5 распространенных проблем удаленной команды и способы их решения

Многие команды перешли на удаленную работу в ответ на пандемию, и многим это понравилось настолько, что с тех пор они продолжают работать удаленно. Есть еще много проблем, которые нужно решить, пока ваша команда адаптируется к удаленной работе. Если у вас было несколько икоты, вы не одиноки. К счастью, вы можете преодолеть все эти трудности и в полной мере воспользоваться преимуществами удаленной работы.

В этом посте мы обсудим пять наиболее распространенных проблем, связанных с удаленной работой. Тогда мы расскажем вам, как с ними справиться.

1. Общение

Hubstaff — это платформа управления персоналом, которая обеспечивает подтверждение работы, отслеживание времени и управление заработной платой как для офисных, так и для удаленных команд. Согласно отчету об управлении проектами за 2021 год, отсутствие связи является самой большой проблемой в управлении удаленной работой.

У удаленных команд меньше возможностей для общения. Когда они общаются, они обычно используют несколько инструментов, таких как Zoom, Skype и Slack.

Из-за того, что они полагаются на несколько средств связи, их общение часто рассредоточено и дезорганизовано. Это может привести к недопониманию и потере времени из-за отсутствия или разрозненности информации.

Трудности в общении могут быть более выраженными в командах, которые работают по гибкому графику. Менеджеры часто изо всех сил стараются держать всех в курсе, когда члены команды начинают и заканчивают свои смены в разное время.

Как это решить:

Начните с определения ожиданий от командного общения. Сообщите членам команды, какое поведение ожидается при общении с остальной частью команды, в том числе:

• Как быстро они должны отвечать на сообщения
• Должны ли они быть доступны для связи в определенное время дня
• Как организовать общение с членами команды, которые работают в разных часовых поясах
  

Кроме того, поощряйте членов команды к чрезмерному общению. Это поможет избежать недоразумений и неопределенности, а также избавит членов команды от необходимости переделывать работу.

Hubstaff поддерживает постоянную связь своей полностью удаленной глобальной команды с помощью набора простых правил, называемых коммуникационным манифестом. Это письменный документ, который устанавливает четкие правила того, как и когда обсуждать вопросы с товарищами по команде.

Коммуникационный манифест работает, потому что его легко понять. Каждый в команде может использовать его в качестве быстрого справочника, чтобы освежить в памяти правила, а менеджеры используют его, чтобы напомнить своим непосредственным подчиненным, что от них ожидается.

Когда вы внедряете новые правила в своей команде, руководство должно быть готово часто усиливать эти правила. В конце концов, люди учатся путем повторения.

2. Планирование

Команды, которые в значительной степени полагаются на посменную работу, могут столкнуться с трудностями при переходе на удаленный стиль работы. Менеджеры могут не заметить, что кто-то не вошел в систему вовремя, пока они не увидят проблемы, вызванные отсутствием этого члена команды, такие как огромное время ожидания вызова или узкое место в производстве.

Даже если ваша команда надежна на 100%, проблемы с расписанием, такие как неравномерное покрытие, может быть труднее обнаружить, когда все работают из дома.

Многие удаленные команды разбросаны по разным часовым поясам. В командах такого типа могут быть члены команды, которые заканчивают свои смены до того, как другие люди в команде даже начнут свои. Это может усложнить процесс планирования совещаний и затруднить команде поиск общего времени для встреч и совместной работы.

Другие проблемы планирования могут выглядеть следующим образом:

• Люди внезапно начинают работать намного больше или намного меньше часов, чем вы ожидаете каждую неделю.
• У вас возникли проблемы с отслеживанием того, когда люди находятся в сети и когда они отсутствуют.
• Вы устанавливаете расписание, но члены вашей команды им не следуют.
  

Если что-то из этого звучит знакомо, вот что с этим делать.

Как это решить:

Начните с определения того, сколько совпадений вам действительно нужно, чтобы ваша команда функционировала. Менеджеры склонны придавать слишком большое значение общению в реальном времени, тогда как асинхронный подход зачастую более продуктивн.

Гибкость — одна из самых сильных сторон удаленной работы, но для того, чтобы добиться надлежащего результата, требуется некоторая корректировка вашего стиля руководства.

По умолчанию используется асинхронная связь с использованием таких инструментов, как Slack. Проводите встречи только в том случае, если они абсолютно необходимы.

В любом случае у большинства команд слишком много встреч. Прежде чем назначать следующую встречу, подумайте, требует ли проблема, которую вы хотите обсудить, встречи. Это что-то, что можно решить с помощью электронной почты или сообщения Slack? Если да, то вам действительно не нужно организовывать встречу.

С другой стороны, если вы решите, что собрание необходимо, обязательно пригласите только тех людей, которым это необходимо. Нет необходимости, чтобы вся команда присутствовала на совещании, если тема касается только трех или четырех человек.

Другие проблемы с расписанием возникают из-за отсутствия видимости. Используйте программное обеспечение, чтобы уведомлять вас, когда члены вашей команды начинают и заканчивают смену. Отличный программный инструмент также может сообщить вам, когда члены команды простаивают дольше, чем вы ожидаете, в рабочее время, и он может автоматически создавать табели учета рабочего времени и обрабатывать платежные ведомости на основе зарегистрированных данных.

3. Управление рабочей нагрузкой

Легко увидеть, когда кто-то перегружен или недогружен, когда вы работаете в том же офисе, что и он. Когда люди работают удаленно, может быть сложнее понять, как работают члены команды и справляются ли они со своей рабочей нагрузкой.

Это может стать более серьезной проблемой, если члены вашей команды не будут активно обсуждать свою рабочую нагрузку и сообщать о риске несоблюдения сроков.

Сбалансированная рабочая нагрузка означает, что каждый в команде вносит свой вклад, и ни у кого нет слишком много или слишком мало работы. Как бы просто это ни звучало, такой баланс не является автоматическим. Требуется постоянное управление, чтобы убедиться, что вы справедливо распределяете задачи и разумно используете свои ресурсы.

Подобно сбоям связи, дисбаланс рабочей нагрузки может резко повлиять на производительность вашей команды.

Проблемы с рабочей нагрузкой также могут вызвать дополнительный стресс в вашей команде. Когда кто-то чувствует, что несет гораздо больший вес, чем его товарищи по команде, он может испытывать выгорание или чувствовать, что им пользуются.

Устранение этой проблемы состоит из двух частей: выявления проблемы и балансировки рабочей нагрузки.

Как это решить:

Инструменты отслеживания времени и управления проектами, такие как Hubstaff и Hubstaff Tasks, помогут вам легче контролировать рабочую нагрузку вашей удаленной команды. Следите за количеством задач, назначенных каждому человеку, работой, которая находится в процессе, и количеством времени, которое требуется каждому члену команды для завершения работы.

Эти инструменты помогут вам понять, что члены команды делают в рабочее время и сколько времени им нужно, чтобы выполнить свои списки дел. Также проще сбалансировать рабочие нагрузки, когда вы используете технологии, чтобы помочь.

В хорошем инструменте управления задачами вы можете изменить члена команды, назначенного для задачи, и им легко наверстать упущенное, потому что вся история находится в одном месте. Используйте данные отслеживания времени, чтобы планировать заранее и убедиться, что у каждого человека достаточно места для новой работы.

Кроме того, не бойтесь работать с фрилансерами. Будут времена, когда ваша удаленная команда не сможет справиться со всей работой, которую необходимо выполнить самостоятельно, будь то из-за плохого планирования или непредвиденных обстоятельств.

В этих ситуациях используйте Fiverr, чтобы найти экспертов, которым вы можете передать задачи и проекты на аутсорсинг.

Иногда у вас просто будет больше работы, чем у вас есть время. Вот почему расстановка приоритетов так важна. Четко сообщайте о приоритете каждой задачи и проекта, чтобы члены вашей удаленной команды могли решать самые важные задачи в первую очередь.

4. Укрепление доверия

Развитие доверия внутри вашей компании требует времени, сосредоточенности и большой работы, даже если вы работаете в одном офисе со своими товарищами по команде.

Из-за меньшего количества возможностей для социального взаимодействия между членами команды может быть сложнее завоевать доверие в удаленной команде.

Однако крайне важно установить доверительные отношения с вашей распределенной командой. Без этого вам будет сложно создавать культуру и поддерживать вовлеченность ваших людей.

Люди, которые работают в командах с высоким уровнем доверия, испытывают меньше стресса и имеют больше энергии на работе. Они также более продуктивны и берут меньше больничных.

Как это решить:

Организуйте виртуальные тимбилдинги, где члены команды могут расслабиться, повеселиться и пообщаться друг с другом в непринужденной обстановке. Некоторые примеры включают виртуальный счастливый час, вечера кино и викторины.

Hubstaff добился больших успехов в организации виртуальных выездных команд. Это онлайн-мероприятия, которые длятся от одного до трех дней, во время которых члены команды вместе участвуют в ряде веселых мероприятий.

На последнем виртуальном ретрите компании члены команды учили друг друга готовить вкусные блюда, соревновались в многопользовательских онлайн-играх и даже устроили вечеринку Murder Mystery.

Эти социальные взаимодействия важны для построения реальных отношений. Но это только начало.

Доверие исходит из надежности. Вы должны доказать, что вам можно доверять, а это значит, что вы делаете то, о чем говорите, вы выполняете, когда люди просят о помощи, и вы все время действуете в интересах своей команды.

Если доверие к вашей команде уже подорвано, начните с создания способа, позволяющего людям общаться с вами анонимно. Hubstaff использует для этого Officevibe.

Затем действуйте в соответствии с полученной обратной связью быстро и решительно. Ваша команда должна видеть, что вы заботитесь об их благополучии и успехе, и вам, возможно, придется приложить дополнительные усилия, пока вы восстанавливаете предыдущий ущерб.

5. Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Когда люди работают из дома, грань между рабочим временем и свободным временем может стираться. Это может привести к переутомлению членов команды и отсутствию баланса между работой и личной жизнью.

Хотя это может не показаться большой проблемой, если ваша команда работает больше часов, эта привычка увеличивает риск выгорания, потому что заставляет вашу команду чувствовать, что они никогда не смогут отключиться и уйти от работы.

Во время пандемии одна из распространенных жалоб во время удаленных переходов с высоким уровнем стресса заключалась в том, что это больше походило на жизнь на работе, чем на работу из дома.

Те, кто проверяет электронную почту в нерабочее время, останавливается, чтобы сделать несколько дел после ужина или работает допоздна, больше рискуют стать трудоголиками. Зависимость от работы является серьезной проблемой и может вызвать проблемы как физического, так и психического здоровья. Это также может негативно сказаться на продуктивности членов команды и удовлетворенности работой.

Если вы заметили, что получаете много сообщений в нерабочее время, или вы заходите и обнаруживаете, что некоторые люди проводят вечер за своим столом вместо того, чтобы наслаждаться своим личным временем, вам следует подумать о том, как улучшить баланс между работой и личной жизнью в вашей компании.

Как это решить:

Начните с того, что предложите членам команды взять отпуск. Большая часть отпуска оказывается неиспользованной, поэтому компании определенно могли бы сделать больше, чтобы побудить сотрудников использовать свои дни отпуска.

Один из способов заставить вашу команду взять отпуск — установить крайний срок для запросов на отпуск. Это должно заставить членов команды взять отпуск как можно скорее. Вы также можете ограничить или запретить перенос отпусков.

Еще один способ помочь членам команды достичь более здорового баланса между работой и личной жизнью — предложить гибкий график работы. Это позволит вашей команде планировать свой день так, как им удобно. Это также позволит им работать в то время, когда они наиболее продуктивны.

Самое главное, подавайте пример сами.

Не отправляйте электронные письма в нерабочее время. Вместо этого запланируйте их отправку в понедельник утром или когда этот человек должен вернуться на работу.

Выделите время и расскажите о том, что вам понравилось во время отпуска. Поощряйте людей проводить дни психического здоровья и будьте честны, когда вам это нужно.

Помните, что вы можете много работать и при этом вести полноценную жизнь вне работы. Вот тут-то и возникает баланс. Найдите свой собственный баланс и помогите своей команде найти его.

Решайте задачи вашей удаленной команды

У удаленной работы есть свои проблемы, но есть способы их решения. Hubstaff и Fiverr — это две платформы, которые вы можете использовать для решения ряда задач вашей удаленной команды.

‍
Воспользуйтесь функциями отслеживания рабочего времени Hubstaff, измерения производительности и управления заработной платой, чтобы упростить управление удаленной командой. Затем используйте Fiverr, чтобы нанять удаленных экспертов, которые помогут вашей команде справиться с нагрузкой и постоянно соблюдать сроки.