วิธีสร้างนโยบาย PTO ของบริษัทมาตรฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การหาสมดุลระหว่างการจัดหา PTO ให้เพียงพอเพื่อให้พนักงานของคุณพึงพอใจและมั่นใจว่าพวกเขาใช้เวลาทำงานเพียงพออาจเป็นเรื่องยาก ขั้นตอนแรกในการสนับสนุนพนักงานในการค้นหาความสมดุลนี้คือการสร้างนโยบาย PTO ที่ยอดเยี่ยม

เมื่อเขียนนโยบาย PTO ของบริษัท คุณอาจมีคำถามมากมาย บทความนี้จะกล่าวถึงวิธีสร้างนโยบายการลาหยุด นโยบาย PTO มาตรฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีลักษณะอย่างไร นโยบาย PTO ต่างๆ และตัวอย่างนโยบาย PTO ของบริษัทที่แข็งแกร่ง

ส่งกำลังออกคืออะไร?

การหยุดงานโดยได้รับค่าจ้าง (PTO) เป็นสวัสดิการที่พนักงานจะได้รับค่าจ้างสำหรับเวลาที่พวกเขาไม่ได้ทำงาน PTO ประเภทต่างๆ อาจรวมถึงเวลาลาพักร้อนโดยได้รับค่าจ้าง การลาเพื่อการสูญเสียโดยได้รับค่าจ้าง หรือการลาส่วนบุคคลประเภทอื่นๆ

ส่งกำลังออกถือเป็นหนึ่งในผลประโยชน์ที่สำคัญที่สุดสำหรับพนักงาน ในการสำรวจครั้งหนึ่ง 80% ของพนักงานกล่าวว่าพวกเขาอยากร่วมงานที่มี PTO จำนวนมาก นอกจากนี้ ผู้จัดการ 78% กล่าวว่าทีมที่ใช้ PTO มีส่วนร่วมมากกว่าทีมที่ไม่ได้ใช้ และ 81% ของผู้จัดการยอมรับว่าการใช้ PTO ที่เพียงพอช่วยลดความเหนื่อยหน่ายระหว่างทีม การเสนอ PTO ช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณ และทำให้มีประสิทธิผลมากขึ้น

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ PTO และวิธีการสะสมได้ที่นี่

นโยบายส่งกำลังออกมาตรฐานของบริษัทคืออะไร?

นโยบายการลาหยุดแบบชำระเงินจะแสดงลักษณะของ PTO ที่มีให้สำหรับพนักงานในองค์กรของคุณ โดยทั่วไปจะรวมถึงจำนวนเงินที่พนักงานส่งกำลังออกมีสิทธิ์ได้รับ วิธีสะสม PTO ของพวกเขา และข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานสามารถขอ PTO ได้

นโยบาย PTO ที่ดีเขียนไว้อย่างชัดเจนและเข้าถึงได้สำหรับเพื่อนร่วมงานทุกคน การพูดคุยผ่านนโยบาย PTO ควรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเตรียมความพร้อมของพนักงาน ดังนั้นพนักงานจึงเข้าใจสิทธิ์ของตนตั้งแต่วันแรก พิจารณารวมนโยบายส่งกำลังออกมาตรฐานของบริษัทไว้ในคู่มือพนักงานเพื่อให้พร้อมใช้งานได้ง่ายเสมอ

กฎหมายกำหนดให้ใช้ PTO หรือไม่

ในกรณีส่วนใหญ่ ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายในการจัดหา PTO ให้กับพนักงาน อย่างไรก็ตาม การให้วันหยุดที่ได้รับค่าจ้างเป็นผลประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่มีความรับผิดชอบทางกฎหมายในการทำเช่นนั้นก็ตาม จะสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นในที่ทำงานและจะเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในท้ายที่สุด

คุณจำเป็นต้องให้วันหยุดตามกฎหมาย หากพนักงานมีสมาชิกในครอบครัวที่ป่วยเรื้อรังและทำงานให้คุณอย่างน้อย 1,250 ชั่วโมงในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา หากเป็นกรณีนี้ พวกเขาจะมีสิทธิลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างภายใต้พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล (FMLA) เพื่อดูแลสมาชิกในครอบครัวคนนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกจ่ายเงินให้พนักงานคนนี้เพื่อสนับสนุนพวกเขาได้

ประเภทของนโยบาย PTO

นโยบาย PTO มีหลายประเภท และทุกนโยบายมีจุดแข็งและจุดอ่อน เมื่อเลือกนโยบาย PTO มาตรฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ สิ่งสำคัญคือคุณต้องพิจารณาก่อนว่านโยบายใดเหมาะสมกับความต้องการของพนักงานและธุรกิจของคุณมากที่สุด พิจารณาทำแบบสำรวจพนักงานเพื่อทำความเข้าใจประเภท PTO ที่พวกเขาใช้บ่อยที่สุด และนโยบายประเภทใดที่พวกเขาอาจต้องการดูเพื่อช่วยกำหนดการตัดสินใจของคุณ

เงินคงค้าง

นโยบายคงค้างเป็นประเภทนโยบาย PTO ที่พบมากที่สุด เป็นที่นิยมในธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นเนื่องจากช่วยให้พนักงานสามารถสะสมค่าเผื่อ PTO ได้ตลอดทั้งปีแทนที่จะเสนอ PTO ทั้งหมดเป็นเงินก้อนเดียว สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กจัดการต้นทุนของ PTO และช่วยให้พนักงานได้หยุดพักอย่างเพียงพอตลอดทั้งปี เนื่องจากพวกเขาได้รับ PTO อย่างสม่ำเสมอ

ด้วยการลาค้าง หากพนักงานเลือกที่จะลาออกจากธุรกิจ นโยบายนี้หมายความว่าพวกเขาจะไม่เป็นหนี้ PTO จำนวนมากคืนให้กับบริษัท พนักงานจะลางานได้เฉพาะเวลาที่ได้รับค่าจ้างเท่านั้น

หากคุณตัดสินใจว่าจะใช้นโยบายการลาหยุดค้างจ่าย ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรพิจารณา

• ปี PTO ของคุณจะดำเนินไปอย่างไร? จะเริ่มตั้งแต่มกราคมถึงมกราคมหรือสอดคล้องกับปีการเงินหรือไม่? ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด อย่าลืมรวมข้อมูลนี้ไว้ในนโยบาย PTO ของคุณเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานแซง PTO โดยไม่ได้ตั้งใจ
• พนักงานจะได้รับ PTO ในอัตราเท่าใด ขึ้นอยู่กับจำนวนงวดการจ่ายเงินที่คุณมีต่อเดือน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีรอบการจ่ายเงิน 2 รอบต่อเดือนช่วยให้พนักงานสามารถสะสม PTO จำนวนน้อยกว่าได้เร็วกว่าธุรกิจที่มีรอบการจ่ายเงิน 1 รอบต่อเดือน
• คุณจะอนุญาตให้พนักงาน ยก PTO ค้างจ่าย จากปีวันหยุดที่ผ่านมาหรือไม่? คุณไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายในการทำเช่นนี้ และนายจ้างจำนวนมากมีนโยบายใช้หรือทำเสีย อย่างไรก็ตาม อาจมีประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพที่อนุญาตให้พนักงานถือวันพักร้อนที่ได้รับค่าจ้าง นโยบายนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานอย่างเข้มข้นตลอดทั้งปีและใช้เวลาพักนานขึ้นและผ่อนคลายมากขึ้นในปีที่สองเมื่อสตาร์ทอัพอาจจ้างพนักงานมากขึ้นหรือช่วงเริ่มต้นการเติบโตของพวกเขาอาจอยู่ในระดับที่ราบเรียบ

ธนาคารส่งกำลังออก

นโยบายส่งกำลังออกทางธนาคารเป็นที่นิยมในหมู่องค์กรภาคเอกชนขนาดใหญ่ ซึ่งมักจะมีความไว้เนื้อเชื่อใจระหว่างผู้จัดการและพนักงานเป็นอย่างมาก นโยบาย PTO ของธนาคารจะคล้ายกับนโยบายคงค้างตรงที่ PTO จะค่อยๆ เกิดขึ้นตลอดทั้งปี

ข้อแตกต่างหลักคือบริษัทให้เงิน PTO จำนวนหนึ่งแก่พนักงานเมื่อต้นปีเป็นเงินก้อน ตัวอย่างเช่น 20% ของค่าเผื่อ PTO ของพวกเขา และอนุญาตให้พนักงานสะสม 80% ที่เหลือในปีที่ดำเนินไป “ธนาคาร” ของ PTO นี้มีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้พนักงานจัดการกับเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่พวกเขาจะมีโอกาสได้รับ PTO ใดๆ

การจ่าย PTO ของพนักงานล่วงหน้า—และโดยสุจริต—สร้างความรู้สึกไว้วางใจระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อขวัญและกำลังใจของทีม อย่างไรก็ตาม นโยบายนี้อาจทำให้เกิดปัญหากับนายจ้างได้ เนื่องจากคุณมีหน้าที่ตามสัญญาที่จะต้องจ่าย PTO ใดๆ ที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับ หากพนักงานออกจากธุรกิจ การจ่าย PTO นี้เป็นก้อนอาจใช้งบประมาณของธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพไม่ได้

หากคุณตัดสินใจว่าจะใช้นโยบายนี้ คุณควรพิจารณาสิ่งเหล่านี้

• คุณจะจัดสรร PTO เท่าไรในช่วงต้นปี? เนื่องจาก PTO นี้มีไว้สำหรับเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลหรือการเจ็บป่วยที่ไม่ได้วางแผนซึ่งพนักงานอาจประสบ ขอแนะนำให้คุณรักษาเปอร์เซ็นต์นี้ให้น้อยที่สุด โดยควรจะต่ำกว่า 20% หากพนักงานต้องออกจากงานระหว่างปี การทำเช่นนี้จะช่วยให้ค่าใช้จ่ายในการจ่ายเงินค่อนข้างต่ำ
• พนักงานจะขอ PTO ได้อย่างไร บริษัทขนาดใหญ่อาจประสบปัญหากับคำขอส่งกำลังออก เนื่องจากพนักงานมักจะต้องการเวลาหยุดที่ใกล้เคียงกัน เช่น ในช่วงวันหยุดหรือช่วงการแข่งขันกีฬา คุณจะทำงานตามลำดับก่อนหลังหรือมีระบบลำดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่น ตามอาวุโสหรือไม่ เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมวิธีอนุมัติ PTO ไว้ในนโยบายของคุณ เพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหน

ลองใช้เครื่องมืออันดับ 1 สำหรับการจัดการเวลาว่าง!

บอกลาเครื่องคิดเลข ปฏิทินแบบกระดาษ และการคาดเดาด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเวลาแบบครบวงจรของ Connecteam

เริ่มเลย

ส่งกำลังออกไม่จำกัด

นโยบาย PTO แบบไม่จำกัดเป็นที่นิยมในหมู่บริษัทเทคโนโลยี โซเชียลมีเดีย และวิศวกรรม ด้วยนโยบายนี้ ในทางทฤษฎีแล้ว พนักงานสามารถรับ PTO ได้มากเท่าที่ต้องการตลอดทั้งปี อย่างไรก็ตาม นายจ้างมักจะกำหนดขอบเขตสำหรับนโยบายนี้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีเวลาเพียงพอในธุรกิจที่จะทำงานได้ดี

นโยบายนี้ช่วยให้พนักงานสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน และยังสามารถช่วยดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ในองค์กรของคุณ บริษัทเทคโนโลยีชั้นนำหลายแห่ง เช่น Google และ Meta เสนอนโยบาย PTO ประเภทนี้

หากคุณตัดสินใจว่าจะใช้นโยบายนี้ คุณควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้

• นโยบายการส่งกำลังออกมาตรฐานของบริษัทของคุณมีขีดจำกัดสูงสุดเท่าใด อย่าลืมกำหนดขีดจำกัดสูงสุดของจำนวนพนักงานส่งกำลังที่รับได้ แม้ว่านโยบายที่ไม่จำกัดคือพนักงานสามารถใช้เวลาได้มากเท่าที่ต้องการ แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าพนักงานมีเวลาเพียงพอในธุรกิจเพื่อทำงานของพวกเขาให้ดี

สิ่งนี้จะดูแตกต่างกันไปสำหรับทุกบริษัท – พูดคุยกับพนักงานของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับนโยบายการหยุดงานแบบไม่จำกัดเวลา คำแนะนำของพวกเขาจะช่วยคุณกำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับนโยบายส่งกำลังออกไม่จำกัดของคุณ

• ขีดจำกัดล่างของนโยบาย PTO ของคุณ บางครั้ง นายจ้างที่มีนโยบายส่งกำลังออกไม่จำกัดพบว่าพนักงานกังวลเกี่ยวกับการรับส่งกำลังออกมากเกินไปจนลงเอยด้วยการไม่รับเลย พนักงานบอกว่าเป็นเพราะพวกเขากังวลว่าการรับประทาน PTO มากเกินไปจะทำให้ดูเกียจคร้านหรือไม่มีแรงจูงใจ

การกำหนดแนวทางสำหรับจำนวน PTO ขั้นต่ำที่คุณคาดหวังให้พนักงานสามารถช่วยลดข้อกังวลเหล่านี้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดให้พนักงานของคุณใช้ PTO อย่างน้อย 2 สัปดาห์ และ PTO สูงสุด 12 สัปดาห์ต่อปี

วิธีเขียนนโยบายส่งกำลังออก

เมื่อคุณได้พิจารณาว่านโยบาย PTO ประเภทใดดีที่สุดแล้วก็ถึงเวลาเขียน เราขอแนะนำให้จัดการส่วนนโยบายทีละส่วน คุณควรดำเนินการแต่ละส่วนโดยผู้จัดการและแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณหลังจากเขียนเพื่อรับข้อมูล

ส่วนที่ 1: บทนำ

ส่วนนี้ควรรวมถึงย่อหน้าเบื้องต้นที่สรุปสิ่งที่พนักงานจะพบในนโยบาย PTO คุณอาจพบว่าเขียนส่วนนี้ได้ง่ายขึ้นหลังจากทำส่วนที่เหลือของนโยบายเสร็จแล้ว เนื่องจากบทนำมักจะเป็นส่วนที่ท้าทายที่สุดในการเขียนโดยไม่ต้องเขียนเนื้อหาก่อน

ใส่คำแนะนำเกี่ยวกับนโยบาย สารบัญ หมายเลขหน้า และวันที่แก้ไขล่าสุด

อย่าลืมระบุสองสามบรรทัดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การติดตาม PTO ของพนักงานของคุณ และให้รายละเอียดว่าทีมของคุณสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ดังกล่าวได้อย่างไร

ส่วนที่ 2: ขอบเขต

ในส่วนนี้ คุณควรอธิบายถึงสิ่งที่นโยบายหวังว่าจะบรรลุผล ตัวอย่างเช่น “นโยบายนี้จะทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความสอดคล้องกันว่าพวกเขามีสิทธิ์ได้รับ PTO มากน้อยเพียงใด พวกเขาสามารถสมัคร PTO ได้อย่างไร และใครจะเป็นผู้อนุมัติคำขอ PTO ของพวกเขา ด้วยเหตุนี้ เรากำลังสร้างกระบวนการที่ยุติธรรมและวัดผลได้สำหรับพนักงานทุกคน”

ส่วนที่ 3: การปฏิบัติ

ส่วนนี้ควรรวมถึงการปฏิบัติจริงของนโยบายใหม่ของคุณ

• พนักงานสามารถรับ PTO ได้เท่าไหร่?
• คุณกำลังใช้นโยบายประเภทใด และสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อพนักงานอย่างไร
• พนักงานสามารถสมัคร PTO ได้อย่างไร
• ใครจะอนุมัติคำขอ PTO ของพวกเขา
• เกณฑ์สำหรับ FMLA
• จะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานใช้ PTO มากเกินไป
• จะเกิดอะไรขึ้นหากพวกเขาออกจากธุรกิจเนื่องจากส่งกำลังออก?

คุณควรอธิบายสิ่งนี้ด้วยภาษาธรรมดาและใช้ตัวอย่างมากมายเพื่อช่วยอธิบายประเด็นของคุณ โปรดจำไว้ว่านี่อาจเป็นงานแรกของพนักงานของคุณ ดังนั้นการอธิบายขั้นตอนด้วยภาษาที่พวกเขาเข้าใจพร้อมตัวอย่างที่ชัดเจนจะทำให้พวกเขารู้สึกมั่นใจในนโยบาย PTO มาตรฐานของบริษัทของคุณมากขึ้น

หลีกเลี่ยงวลีเช่น “คุณจะได้รับ PTO ในอัตราคงที่ตลอดทั้งปี” ให้ลอง “คุณจะได้รับ PTO 4 ชั่วโมงสำหรับทุกๆ งวดการจ่ายค่าจ้าง” แทน

รักษาภาษาของคุณให้สดใสและเป็นบวก ใช้ผังงานสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อน และพยายามหลีกเลี่ยงศัพท์แสงขององค์กร—แสดงให้พนักงานของคุณเห็นว่าคุณอยู่เคียงข้างพวกเขา

ส่วนที่ 4: ข้อ จำกัด

ในส่วนนี้ คุณควรกำหนดข้อจำกัดของนโยบายของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานกับนโยบาย PTO แบบไม่จำกัดหรือแบบ Banked ซึ่งจำเป็นต้องระบุขีดจำกัด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมขีดจำกัดบนและล่างของวันลาป่วยและวันส่วนตัวต่อปีที่พนักงานของคุณสามารถรับได้ และผลที่ตามมาอาจเป็นอย่างไรหากพนักงานเกินค่าเผื่อ อีกครั้ง รักษาน้ำเสียงของคุณให้สว่างและเป็นบวก จุดประสงค์ของส่วนนี้ไม่ใช่เพื่อข่มขู่พนักงาน แต่เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจกระบวนการส่งกำลังออกของคุณ

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตัวอย่างมากมายเพื่อแสดงประเด็นของคุณ นโยบายที่ฟังดูเป็นมืออาชีพแต่พนักงานของคุณอ่านไม่ออกนั้นไม่มีประโยชน์สำหรับใครเลย

ส่วนที่ 5: ข้อสรุป

ในส่วนสุดท้ายนี้ คุณควรระบุข้อมูลสำคัญใดๆ ที่ไม่ได้อยู่ในส่วนใดๆ ข้างต้น แจ้งให้พนักงานทราบว่านโยบายจะได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอให้สอดคล้องกับกฎหมายใหม่ ๆ และนโยบายนั้นพร้อมให้พนักงานทราบตลอดเวลา

หากพนักงานของคุณมีคำถาม เชิญพวกเขาให้ติดต่อผู้จัดการของพวกเขาหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อสงสัยของพวกเขา