Comment créer une politique de prise de force standard pour les petites entreprises

Trouver l'équilibre entre fournir suffisamment de PTO pour que vos employés soient satisfaits et s'assurer qu'ils passent suffisamment de temps au travail peut être délicat. La première étape pour aider les employés à trouver cet équilibre consiste à créer une excellente politique de prise de force.

Lors de la rédaction de la politique de prise de force de votre entreprise, vous aurez probablement beaucoup de questions. Cet article explique comment créer une politique de congé, à quoi ressemble une politique de prise de force standard pour les petites entreprises, différentes politiques de prise de force et des exemples de politiques de prise de force d'entreprise solides.

Qu'est-ce que la prise de force ?

Les congés payés (PTO) sont un avantage où les employés sont payés pour le temps qu'ils ne sont pas au travail. Différents types de prise de force peuvent inclure des congés payés, un congé de deuil payé ou tout autre type de congé personnel payé.

La prise de force est considérée comme l'un des avantages les plus importants pour les employés ; Dans une enquête, 80 % des employés ont déclaré qu'ils seraient attirés par un poste comportant de nombreuses prises de force. De plus, 78 % des managers déclarent que les équipes qui utilisent leur PTO sont plus engagées que celles qui ne le font pas et 81 % des managers conviennent qu'une allocation de PTO suffisante réduit l'épuisement professionnel des équipes. L'offre PTO permet à vos équipes de rester engagées dans votre entreprise et, par conséquent, plus productives.

Vous pouvez en savoir plus sur le PTO et comment il est accumulé ici.

Qu'est-ce qu'une politique standard de prise de force d'entreprise ?

Une politique de congés payés décrit la nature du PTO disponible pour les employés de votre organisation. Il comprend généralement le montant auquel les employés PTO ont droit, comment leur PTO est accumulé et des informations sur la façon dont les employés peuvent demander leur PTO.

Une bonne politique de prise de force est clairement rédigée et accessible à tous les collègues. Parler de la politique de prise de force devrait faire partie du processus d'intégration de vos employés, afin que les employés comprennent leurs droits dès le premier jour. Envisagez d'inclure la politique standard de prise de force de l'entreprise dans le manuel de l'employé afin qu'elle soit toujours facilement disponible.

La prise de force est-elle requise par la loi ?

Dans la plupart des cas, il n'y a aucune obligation légale de fournir aux employés une prise de force. Cependant, offrir des congés payés en tant qu'avantage, même lorsque vous n'êtes pas légalement responsable de le faire, crée de solides relations sur le lieu de travail et, en fin de compte, augmentera l'engagement des employés.

Vous devez légalement accorder un congé si un employé a un membre de la famille souffrant d'une maladie chronique et a travaillé au moins 1 250 heures pour vous au cours des 12 derniers mois. Si tel est le cas, ils auront droit à un congé sans solde en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA) pour s'occuper de ce membre de la famille. Cependant, vous pouvez choisir de payer cet employé pour le soutenir.

Types de politiques de prise de force

Il existe plusieurs types de politiques de prise de force, et elles ont toutes leurs forces et leurs faiblesses. Lors de la sélection d'une politique de prise de force standard pour votre petite entreprise, il est important que vous considériez d'abord quelle politique convient le mieux aux besoins de vos employés et de votre entreprise. Envisagez de mener une enquête auprès des employés pour comprendre les types de prise de force qu'ils utilisent le plus souvent et le type de politique qu'ils aimeraient voir pour vous aider à prendre votre décision.

Accumulation

Une politique de régularisation est le type le plus courant de politique de prise de force. Il est populaire auprès des petites entreprises et des startups car il permet aux employés d'accumuler leur allocation de prise de force tout au long de l'année au lieu d'offrir toutes les prises de force en une seule somme forfaitaire. Cela aide les petites entreprises à gérer le coût de leur prise de force et permet aux employés de prendre suffisamment de pauses tout au long de l'année, car ils accumulent régulièrement de la prise de force.

Avec les congés accumulés, si un employé choisit de quitter l'entreprise, cette politique signifie qu'il ne devra pas de grandes quantités de PTO à l'entreprise. Les salariés ne pourront prendre que les congés payés auxquels ils ont droit.

Si vous décidez d'utiliser une politique de congés accumulés, voici quelques éléments à prendre en compte.

• Comment se déroulera votre année de prise de force ? Fonctionnera-t-il de janvier à janvier ou en fonction de l'exercice ? Quelle que soit l'option que vous choisissez, assurez-vous d'inclure ces informations dans votre politique de prise de force pour empêcher les employés de dépasser leur prise de force par erreur.
• À quel taux les employés accumulent-ils leur prise de force ? Cela dépend du nombre de périodes de paie que vous avez par mois. Par exemple, une entreprise avec deux périodes de paie par mois permet aux employés d'accumuler de plus petites quantités de PTO plus rapidement que les entreprises avec une période de paie par mois.
• Autorisez-vous les employés à reporter les PTO accumulés des années de vacances précédentes ? Vous n'avez aucune obligation légale de le faire, et de nombreux employeurs appliquent une politique d'utilisation ou de perte. Cependant, il peut y avoir des avantages pour les petites entreprises ou les startups qui permettent aux employés de reporter leurs jours de congés payés. Cette politique permettra aux employés de travailler intensément pendant une année entière et de prendre des pauses plus longues et plus relaxantes la deuxième année lorsqu'une startup peut avoir employé plus de personnel ou que sa période de croissance initiale peut avoir atteint un plateau.

Prise de force en banque

Les politiques de prise de force en banque sont populaires parmi les grandes organisations du secteur privé où il y a généralement beaucoup de confiance entre les gestionnaires et les employés. Une politique de prise de force en banque est similaire à une politique de régularisation en ce sens que la prise de force s'accumule lentement tout au long de l'année.

La principale différence est que l'entreprise accorde aux employés un certain montant de prise de force au début de l'année sous forme de somme forfaitaire - par exemple, 20 % de leur indemnité de prise de force - et permet à l'employé d'accumuler les 80 % restants au fur et à mesure que l'année avance. Cette « banque » de PTO est utile car elle permet aux employés de faire face à toute urgence personnelle qui pourrait survenir avant qu'ils n'aient eu la possibilité d'accumuler une prise de force.

Payer à terme la prise de force d'un employé – et de bonne foi – crée un sentiment de confiance entre les employeurs et les employés, ce qui est bénéfique pour le moral de l'équipe. Cependant, cette politique peut causer des problèmes aux employeurs, car vous êtes contractuellement tenu de payer toute prise de force à laquelle l'employé a droit si l'employé quitte l'entreprise. Le paiement de cette prise de force en une somme forfaitaire peut être hors du budget d'une petite entreprise ou d'une start-up.

Si vous décidez d'utiliser cette politique, voici certaines des choses que vous devriez considérer.

• Combien de PTO allouerez-vous en début d'année ? Étant donné que cette prise de force est destinée à toute urgence personnelle ou maladie imprévue que l'employé peut rencontrer, il est recommandé de maintenir ce pourcentage au minimum, idéalement inférieur à 20 %. Si un employé devait partir au cours de l'année, cela aiderait à maintenir les coûts de paiement relativement bas.
• Comment les employés demanderont-ils leur prise de force ? Les grandes entreprises peuvent avoir du mal à répondre aux demandes de prise de force, car les employés souhaitent généralement un congé similaire, c'est-à-dire pendant les vacances ou les événements sportifs. Opérerez-vous selon le principe du premier arrivé, premier servi ou aurez-vous un système de priorité, par exemple, basé sur l'ancienneté ? C'est une bonne idée d'inclure comment le PTO est approuvé dans votre politique, afin que les employés sachent où ils en sont.

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Prise de force illimitée

Les politiques de prise de force illimitée sont populaires parmi les entreprises de technologie, de médias sociaux et d'ingénierie. Avec cette politique, les employés peuvent, en théorie, prendre autant de PTO qu'ils le souhaitent quand ils le souhaitent tout au long de l'année. Cependant, un employeur fixera généralement des limites à cette politique pour s'assurer que les employés ont suffisamment de temps dans l'entreprise pour bien faire leur travail.

Cette politique permet aux employés d'équilibrer leur vie personnelle et professionnelle et peut également aider à attirer et à retenir des employés talentueux dans votre organisation. De nombreuses entreprises technologiques de premier plan, telles que Google et Meta, proposent ce type de politique de prise de force.

Si vous décidez d'utiliser cette politique, voici quelques points que vous devriez considérer.

• Quelle est la limite supérieure de la politique standard de prise de force de votre entreprise ? Assurez-vous de fixer une limite supérieure au nombre de PTO que les employés peuvent prendre. Bien que le but d'une politique illimitée soit que les employés puissent prendre autant de temps qu'ils en ont besoin, vous voulez vous assurer que les employés disposent de suffisamment de temps dans l'entreprise pour bien faire leur travail.

Cela sera différent pour chaque entreprise - parlez à vos employés pour comprendre ce qu'ils pensent d'une politique de congés illimités. Leurs conseils vous aideront à définir des limites sur votre politique de prise de force illimitée.

• La limite inférieure de votre politique de prise de force . Parfois, les employeurs ayant des politiques de prise de force illimitée constatent que les employés sont tellement inquiets de prendre trop de prise de force qu'ils finissent par ne pas en prendre. Les employés disent que c'est parce qu'ils craignent que prendre un excès de prise de force ne les fasse paraître paresseux ou démotivés.

L'établissement de lignes directrices pour le montant minimum de prise de force que vous attendez des employés peut aider à atténuer ces préoccupations. Par exemple, vous pourriez exiger que vos employés prennent un minimum de 2 semaines de PTO et un maximum de 12 semaines de PTO par an.

Comment rédiger une politique de prise de force

Une fois que vous avez considéré quel type de politique de prise de force serait le meilleur, il est temps de l'écrire. Nous recommandons d'aborder la politique section par section. Vous devez également faire exécuter chaque section par vos responsables et votre service des ressources humaines après l'avoir rédigée pour obtenir leur avis.

Section 1 : Présentation

Cette section devrait inclure un paragraphe d'introduction décrivant ce que les employés trouveront dans la politique de prise de force. Vous trouverez peut-être plus facile d'écrire cette section après avoir terminé le reste de la politique, car une introduction est souvent la partie la plus difficile à écrire sans d'abord écrire le contenu.

Inclure une introduction à la politique, une table des matières, les numéros de page et la date de la dernière révision.

Assurez-vous d'inclure quelques lignes sur votre logiciel de suivi de la prise de force des employés et de fournir des détails sur la façon dont votre équipe peut y accéder.

Article 2 : Champ d'application

Dans cette section, vous devez décrire ce que la politique espère réaliser. Par exemple, "Cette politique garantira que tous les employés sont alignés sur le nombre de PTO auxquels ils sont éligibles, comment ils peuvent demander un PTO et qui approuvera leurs demandes de PTO. Grâce à cela, nous créons un processus équitable et mesurable pour tous les employés.

Section 3 : Modalités pratiques

Cette section devrait inclure les aspects pratiques de votre nouvelle police.

• Combien de PTO les employés peuvent-ils prendre ?
• Quel type de politique utilisez-vous et quel impact cela a-t-il sur les employés ?
• Comment les employés peuvent demander une prise de force
• Qui approuvera leurs demandes de prise de force
• Les critères de la FMLA
• Que se passe-t-il si les employés prennent trop de PTO
• Que se passe-t-il s'ils quittent l'entreprise en raison de PTO ?

Vous devez expliquer cela dans un langage simple et utiliser de nombreux exemples pour illustrer votre propos. N'oubliez pas qu'il s'agit peut-être du premier emploi de votre employé. Par conséquent, expliquer le processus dans un langage qui lui convient avec des exemples clairs le rendra plus confiant dans la politique standard de prise de force de votre entreprise.

Évitez les phrases telles que "Vous accumulerez de la prise de force à un rythme constant tout au long de l'année". Au lieu de cela, essayez "Vous accumulerez 4 heures de prise de force pour chaque période de paie travaillée".

Gardez un langage léger et positif, utilisez des organigrammes pour les processus compliqués et essayez d'éviter le jargon de l'entreprise - montrez à votre employé que vous êtes de son côté.

Article 4 : Limites

Dans cette section, vous devez définir les limites de votre police. Ceci est particulièrement important si vous travaillez avec une politique de prise de force illimitée ou en banque où les limites doivent être spécifiées.

Assurez-vous d'inclure les limites supérieures et inférieures des jours de maladie et des jours personnels par an que vos employés peuvent prendre et quelles peuvent être les conséquences si les employés dépassent leur allocation. Encore une fois, gardez un ton léger et positif. Le but de cette section n'est pas d'intimider les employés mais de les aider à comprendre votre processus de prise de force.

Utilisez un langage précis et de nombreux exemples pour illustrer votre propos. Une politique qui semble très professionnelle mais qui est illisible pour vos employés n'est d'aucune utilité pour personne.

Section 5 : Conclusions

Dans cette dernière section, vous devez spécifier toute information importante qui n'est pas tombée dans l'une des sections ci-dessus. Faites savoir aux employés que la politique sera régulièrement mise à jour conformément à toute nouvelle législation et que la politique est facilement accessible aux employés à tout moment.

Si votre employé a des questions, invitez-le à contacter son responsable ou votre service RH pour discuter de ses questions.