Cum să creați o politică standard pentru PTO a companiei pentru întreprinderile mici

Obținerea unui echilibru între furnizarea de suficientă PTO, astfel încât angajații dvs. să fie mulțumiți și, de asemenea, să vă asigurați că petrec suficient timp la locul de muncă poate fi dificil. Primul pas în sprijinirea angajaților în găsirea acestui echilibru este crearea unei politici excelente PTO.

Când scrieți politica PTO a companiei dvs., probabil că veți avea o mulțime de întrebări. Acest articol va discuta cum să creați o politică de timp liber, cum arată o politică standard de PTO pentru întreprinderile mici, diferite politici PTO și exemple puternice de politici PTO ale companiei.

Ce este PTO?

Paid Time Off (PTO) este un beneficiu în care angajații sunt plătiți pentru timpul în care nu sunt la locul de muncă. Diferitele tipuri de PTO pot include timpul de concediu plătit, concediu de doliu plătit sau orice alt tip de concediu personal plătit.

PTO este considerat unul dintre cele mai importante beneficii pentru angajați; Într-un sondaj, 80% dintre angajați au spus că ar fi atrași de un rol cu ​​o mulțime de PTO. În plus, 78% dintre manageri spun că echipele care folosesc PTO sunt mai implicate decât cele care nu o fac și 81% dintre manageri sunt de acord că o alocație amplă pentru PTO reduce epuizarea echipelor. Oferirea PTO menține echipele dvs. implicate cu afacerea dvs. și, prin urmare, mai productive.

Puteți afla mai multe despre PTO și cum se acumulează aici.

Ce este o politică standard de PTO a companiei?

O politică de concediu plătit subliniază natura PTO disponibilă pentru angajații din organizația dumneavoastră. De obicei, include cât de mult au dreptul angajații PTO, cum este acumulat PTO-ul lor și informații despre modul în care angajații își pot solicita PTO.

O politică bună pentru PTO este scrisă clar și accesibilă tuturor colegilor. Discuția despre politica PTO ar trebui să facă parte din procesul de înscriere a angajaților dvs., astfel încât angajații să își înțeleagă dreptul din prima zi. Luați în considerare includerea politicii standard a PTO a companiei în manualul angajaților, astfel încât să fie întotdeauna ușor de disponibil.

PTO este cerut de lege?

În cele mai multe cazuri, nu există o cerință legală de a oferi angajaților PTO. Cu toate acestea, oferirea de concediu plătit ca beneficiu – chiar și atunci când nu aveți nicio responsabilitate legală de a face acest lucru – construiește relații puternice la locul de muncă și, în cele din urmă, va crește implicarea angajaților.

În mod legal, trebuie să acordați timp liber dacă un angajat are un membru de familie bolnav cronic și a lucrat minim 1.250 de ore pentru dvs. în ultimele 12 luni. Dacă acesta este cazul, aceștia vor avea dreptul la concediu fără plată în temeiul Legii privind concediul pentru familie și medical (FMLA) pentru a avea grijă de acest membru al familiei. Cu toate acestea, puteți alege să plătiți acest angajat pentru a-i sprijini.

Tipuri de politici PTO

Există mai multe tipuri de politici PTO și toate au punctele lor forte și punctele slabe. Când selectați o politică standard pentru PTO pentru afacerea dvs. mică, este important să vă gândiți mai întâi care politică se potrivește cel mai bine nevoilor angajaților dvs. și ale afacerii dvs. Luați în considerare efectuarea unui sondaj asupra angajaților pentru a înțelege ce tipuri de PTO folosesc cel mai des și ce fel de politică ar dori să vadă pentru a vă ajuta să vă formați decizia.

Acumulare

O politică de angajamente este cel mai comun tip de politică PTO. Este popular în rândul întreprinderilor mai mici și al startup-urilor, deoarece permite angajaților să-și acumuleze alocația pentru PTO pe tot parcursul anului, în loc să ofere toate PTO într-o singură sumă forfetară. Acest lucru ajută întreprinderile mai mici să gestioneze costul PTO și le permite angajaților să ia suficiente pauze pe parcursul anului, deoarece acumulează în mod constant PTO.

Cu concediul acumulat, dacă un angajat alege să renunțe la afacere, această politică înseamnă că nu ar datora cantități mari de PTO înapoi companiei. Angajații își vor putea lua numai timpul liber plătit la care au dreptul.

Dacă decideți să utilizați o politică de concediu acumulat, iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare.

• Cum va decurge anul tău PTO? Se va desfășura din ianuarie până în ianuarie sau în conformitate cu exercițiul financiar? Indiferent de opțiunea pentru care alegeți, asigurați-vă că includeți aceste informații în politica dvs. PTO pentru a preveni angajații să-și depășească PTO din greșeală.
• În ce rată își acumulează angajații PTO? Aceasta depinde de câte perioade de plată aveți pe lună. De exemplu, o afacere cu două perioade de plată pe lună permite angajaților să acumuleze sume mai mici de PTO mai rapid decât companiile cu o perioadă de plată pe lună.
• Veți permite angajaților să reporteze PTO acumulat din anii de vacanță anteriori? Nu aveți nicio cerință legală de a face acest lucru și mulți angajatori aplică o politică de utilizare sau pierdere. Cu toate acestea, pot exista beneficii pentru întreprinderile mici sau startup-uri care permit angajaților să reporteze zile de concediu plătite. Această politică le va permite angajaților să lucreze intens timp de un an întreg și să ia pauze mai lungi și mai relaxante în al doilea an, când o startup poate să fi angajat mai mult personal sau perioada inițială de creștere s-ar fi putut stabili.

PTO bancar

Politicile PTO bancare sunt populare în rândul organizațiilor mari din sectorul privat, unde tinde să existe multă încredere între manageri și angajați. O politică PTO bancată este similară cu o politică de angajamente, deoarece PTO se acumulează lent pe tot parcursul anului.

Principala diferență este că compania acordă angajaților o anumită sumă de PTO la începutul anului sub formă de sumă forfetară - de exemplu, 20% din indemnizația lor PTO - și permite angajatului să acumuleze restul de 80% pe măsură ce progresează anul. Această „bancă” de PTO este utilă, deoarece le permite angajaților să facă față oricăror urgențe personale care ar putea apărea înainte de a avea șansa de a acumula orice PTO.

Achitarea PTO-ului unui angajat înainte – și cu bună-credință – creează un sentiment de încredere între angajatori și angajați, ceea ce este benefic pentru moralul echipei. Cu toate acestea, această politică poate cauza probleme angajatorilor, deoarece sunteți obligat contractual să plătiți orice PTO pentru care este eligibil angajatul în cazul în care acesta părăsește afacerea. Achitarea acestui PTO într-o sumă forfetară poate fi din bugetul unei afaceri mai mici sau al unui start-up.

Dacă decideți să utilizați această politică, acestea sunt câteva dintre lucrurile pe care ar trebui să le luați în considerare.

• Cât de mult PTO vei aloca la începutul anului? Deoarece acest PTO este destinat oricăror urgențe personale sau boli neplanificate pe care o poate întâmpina angajatul, se recomandă să mențineți acest procent la minimum - în mod ideal, sub 20%. Dacă un angajat ar pleca la jumătatea anului, acest lucru ar ajuta la menținerea costurilor de plată relativ scăzute.
• Cum își vor solicita angajații PTO? Companiile mai mari se pot lupta cu solicitările PTO, deoarece angajații doresc de obicei timp liber similar, adică în preajma sărbătorilor sau a evenimentelor sportive. Veți funcționa pe principiul primul venit, primul servit sau veți avea un sistem de prioritate, de exemplu, bazat pe vechime? Este o idee bună să includeți modul în care este aprobată PTO în polița dvs., astfel încât angajații să știe unde se află.

Încercați instrumentul numărul 1 pentru gestionarea timpului liber!

Spuneți la revedere calculatoarelor, calendarelor pe hârtie și ghiciurilor cu software-ul Connecteam de gestionare a timpului all-in-one.

Începe acum

PTO nelimitat

Politicile PTO nelimitate sunt populare printre companiile de tehnologie, rețelele sociale și de inginerie. Cu această politică, angajații pot, în teorie, să ia câte PTO doresc oricând doresc pe parcursul anului. Cu toate acestea, de obicei, un angajator va stabili limite pentru această politică pentru a se asigura că angajații au suficient timp în afacere pentru a-și face treaba bine.

Această politică permite angajaților să își echilibreze viața personală și cea profesională și, de asemenea, poate ajuta la atragerea și păstrarea angajaților talentați în organizația dvs. Multe companii tehnologice de vârf, cum ar fi Google și Meta, oferă acest tip de politică PTO.

Dacă decideți să utilizați această politică, iată câteva puncte pe care ar trebui să le luați în considerare.

• Care este limita superioară a politicii standard de PTO a companiei dvs.? Asigurați-vă că setați o limită superioară a cantității de angajați ai PTO pe care o pot lua. În timp ce scopul unei politici nelimitate este că angajații pot lua atât timp cât au nevoie, trebuie să vă asigurați că angajații au timp suficient în afacere pentru a-și face treaba bine.

Acest lucru va arăta diferit pentru fiecare companie – discutați cu angajații dvs. pentru a înțelege cum se simt cu privire la o politică de concediu nelimitat. Îndrumările lor vă vor ajuta să stabiliți limitări asupra politicii dvs. de PTO nelimitat.

• Limita inferioară a politicii dvs. PTO . Uneori, angajatorii cu politici PTO nelimitate descoperă că angajații sunt atât de îngrijorați că iau prea mult PTO, încât ajung să nu ia niciunul. Angajații spun că acest lucru se datorează faptului că sunt îngrijorați de faptul că utilizarea unui exces de PTO îi va face să pară leneși sau nemotivați.

Stabilirea liniilor directoare pentru cantitatea minimă de PTO pe care vă așteptați să o ia angajații poate ajuta la atenuarea acestor preocupări. De exemplu, ați putea solicita angajaților dvs. să efectueze PTO minim 2 săptămâni și maxim 12 săptămâni PTO pe an.

Cum se scrie o politică PTO

După ce v-ați gândit ce tip de politică PTO ar fi cel mai bun, este timpul să o scrieți. Vă recomandăm să abordați politica secțiune cu secțiune. De asemenea, ar trebui să rulați fiecare secțiune de către manageri și departamentul de resurse umane după ce ați scris-o pentru a obține contribuția lor.

Secțiunea 1: Introducere

Această secțiune ar trebui să includă un paragraf introductiv care subliniază ce vor găsi angajații în politica PTO. S-ar putea să vă fie mai ușor să scrieți această secțiune după ce ați completat restul politicii, deoarece o introducere este adesea partea cea mai dificilă de scris fără a scrie mai întâi conținutul.

Includeți o introducere în politică, un cuprins, numerele paginilor și data ultimei revizuiri.

Asigurați-vă că includeți câteva rânduri despre software-ul de urmărire a PTO al angajaților dvs. și furnizați detalii despre modul în care echipa dvs. îl poate accesa.

Secțiunea 2: Domeniul de aplicare

În această secțiune, ar trebui să descrieți ceea ce spera să obțină politica. De exemplu, „Această politică va asigura că toți angajații sunt aliniați la cât de mult PTO sunt eligibili, cum pot aplica pentru PTO și cine le va aproba cererile PTO. Prin aceasta, creăm un proces echitabil și măsurabil pentru toți angajații.”

Secțiunea 3: Aspecte practice

Această secțiune ar trebui să includă aspectele practice ale noii dvs. politici.

• Cât de mult PTO pot lua angajații?
• Ce fel de politică utilizați și cum afectează aceasta angajații
• Cum pot aplica angajații pentru PTO
• Cine își va aproba cererile PTO
• Criteriile pentru FMLA
• Ce se întâmplă dacă angajații iau prea mult PTO
• Ce se întâmplă dacă părăsesc afacerea datorită PTO?

Ar trebui să explicați acest lucru într-un limbaj simplu și să folosiți o mulțime de exemple pentru a vă ilustra punctul de vedere. Amintiți-vă, acesta poate fi primul loc de muncă al angajatului dvs., așa că explicarea procesului într-un limbaj care le este confortabil cu exemple clare îi va face să se simtă mai încrezători în politica dvs. standard de PTO a companiei.

Evitați expresiile de genul „Veți acumula PTO la o rată constantă pe tot parcursul anului”. În schimb, încercați „Veți acumula 4 ore de PTO pentru fiecare perioadă de plată lucrată”.

Păstrați-vă limbajul ușor și pozitiv, utilizați diagrame de flux pentru procese complicate și încercați să evitați jargonul corporativ - arată-i angajatului tău că ești de partea lor.

Secțiunea 4: Limitări

În această secțiune, ar trebui să stabiliți limitările politicii dvs. Acest lucru este deosebit de important dacă lucrați cu o politică PTO nelimitată sau bancată în care trebuie specificate limitele.

Asigurați-vă că includeți limitele superioare și inferioare de zile de boală și zile personale pe an pe care le pot lua angajații dvs. și care ar putea fi consecințele dacă angajații își depășesc indemnizația. Din nou, păstrați-vă tonul ușor și pozitiv. Scopul acestei secțiuni nu este de a intimida angajații, ci de a-i ajuta să înțeleagă procesul dvs. PTO.

Folosiți un limbaj precis și o mulțime de exemple pentru a vă ilustra punctul de vedere. O politică care sună foarte profesionistă, dar care nu poate fi citită pentru angajații dvs., nu este de folos nimănui.

Secțiunea 5: Concluzii

În această secțiune finală, ar trebui să specificați orice informație importantă care nu a căzut în niciuna dintre secțiunile de mai sus. Informați angajații că politica va fi actualizată în mod regulat în conformitate cu orice nouă legislație și că politica este disponibilă pentru angajați în orice moment.

Dacă angajatul dvs. are întrebări, invitați-l să-și contacteze managerul sau departamentul de resurse umane pentru a discuta întrebările lor.