Cara Membuat Kebijakan PTO Perusahaan Standar Untuk Usaha Kecil

Mendapatkan keseimbangan antara memberikan PTO yang cukup agar karyawan Anda puas dan juga memastikan mereka menghabiskan cukup waktu di tempat kerja bisa jadi rumit. Langkah pertama dalam mendukung karyawan dalam menemukan keseimbangan ini adalah dengan membuat kebijakan PTO yang baik.

Saat menulis kebijakan PTO perusahaan Anda, Anda mungkin akan memiliki banyak pertanyaan. Artikel ini akan membahas cara membuat kebijakan cuti, seperti apa kebijakan PTO standar untuk usaha kecil, perbedaan kebijakan PTO, dan contoh kebijakan PTO perusahaan yang kuat.

Apa itu PTO?

Paid Time Off (PTO) adalah manfaat di mana karyawan dibayar untuk waktu mereka tidak bekerja. Berbagai jenis PTO dapat mencakup waktu liburan berbayar, cuti berkabung berbayar, atau jenis cuti pribadi berbayar lainnya.

PTO dianggap sebagai salah satu manfaat terpenting bagi karyawan; Dalam satu survei, 80% karyawan mengatakan bahwa mereka tertarik pada peran dengan banyak PTO. Selain itu, 78% manajer mengatakan bahwa tim yang menggunakan PTO mereka lebih terlibat daripada yang tidak dan 81% manajer setuju bahwa tunjangan PTO yang cukup mengurangi kejenuhan di antara tim. Menawarkan PTO membuat tim Anda tetap terlibat dengan bisnis Anda dan—oleh karena itu—lebih produktif.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang PTO dan cara perolehannya di sini.

Apa itu Kebijakan PTO Standar Perusahaan?

Kebijakan cuti berbayar menguraikan sifat PTO yang tersedia bagi karyawan di organisasi Anda. Ini biasanya mencakup berapa banyak hak karyawan PTO, bagaimana PTO mereka diperoleh, dan informasi tentang bagaimana karyawan dapat meminta PTO mereka.

Kebijakan PTO yang baik ditulis dengan jelas dan dapat diakses oleh semua kolega. Membicarakan kebijakan PTO harus menjadi bagian dari proses orientasi karyawan Anda, sehingga karyawan memahami hak mereka sejak hari pertama. Pertimbangkan untuk memasukkan kebijakan PTO perusahaan standar dalam buku pegangan karyawan agar selalu tersedia dengan mudah.

Apakah PTO diwajibkan oleh hukum?

Dalam kebanyakan kasus, tidak ada persyaratan hukum untuk memberikan PTO kepada karyawan. Namun, menawarkan cuti berbayar sebagai keuntungan—bahkan ketika Anda tidak memiliki tanggung jawab hukum untuk melakukannya—membangun hubungan kerja yang kuat dan pada akhirnya akan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Anda secara hukum perlu memberikan cuti jika seorang karyawan memiliki anggota keluarga yang sakit kronis dan telah bekerja minimal 1.250 jam untuk Anda selama 12 bulan terakhir. Jika demikian, mereka berhak atas cuti yang tidak dibayar berdasarkan Family and Medical Leave Act (FMLA) untuk merawat anggota keluarga tersebut. Namun, Anda dapat memilih untuk membayar karyawan ini untuk mendukung mereka.

Jenis Kebijakan PTO

Ada beberapa jenis kebijakan PTO, dan semuanya memiliki kekuatan dan kelemahan. Saat memilih kebijakan PTO standar untuk bisnis kecil Anda, penting bagi Anda untuk terlebih dahulu mempertimbangkan kebijakan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan karyawan dan bisnis Anda. Pertimbangkan untuk menjalankan survei terhadap karyawan untuk memahami jenis PTO apa yang paling sering mereka gunakan dan kebijakan seperti apa yang mungkin ingin mereka lihat untuk membantu menentukan keputusan Anda.

Akrual

Kebijakan akrual adalah jenis kebijakan PTO yang paling umum. Ini populer di kalangan bisnis kecil dan pemula karena memungkinkan karyawan mengumpulkan tunjangan PTO mereka sepanjang tahun alih-alih menawarkan semua PTO sekaligus. Ini membantu bisnis kecil mengelola biaya PTO mereka dan memungkinkan karyawan untuk mengambil istirahat yang cukup sepanjang tahun karena mereka secara konsisten memperoleh PTO.

Dengan cuti yang masih harus dibayar, jika seorang karyawan memilih untuk keluar dari bisnis, kebijakan ini berarti mereka tidak akan berutang sejumlah besar PTO kembali ke perusahaan. Karyawan hanya akan dapat mengambil cuti berbayar yang berhak mereka dapatkan.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan kebijakan cuti yang masih harus dibayar, berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan.

• Bagaimana tahun PTO Anda berjalan? Apakah akan Berjalan dari Januari hingga Januari atau sejalan dengan tahun keuangan? Opsi mana pun yang Anda putuskan, pastikan untuk memasukkan informasi ini ke dalam kebijakan PTO Anda untuk mencegah karyawan salah menyalip PTO mereka.
• Pada tingkat berapa karyawan memperoleh PTO mereka? Ini tergantung pada berapa banyak periode pembayaran yang Anda miliki per bulan. Misalnya, bisnis dengan dua periode pembayaran per bulan memungkinkan karyawan memperoleh jumlah PTO yang lebih kecil lebih cepat daripada bisnis dengan satu periode pembayaran per bulan.
• Apakah Anda mengizinkan karyawan untuk meneruskan PTO yang masih harus dibayar dari tahun-tahun liburan sebelumnya? Anda tidak memiliki persyaratan hukum untuk melakukan ini, dan banyak pemberi kerja menerapkan kebijakan gunakan-atau-hilang. Namun, mungkin ada keuntungan bagi usaha kecil atau pemula yang memungkinkan karyawan untuk melanjutkan hari libur berbayar. Kebijakan ini akan memungkinkan karyawan untuk bekerja secara intens selama satu tahun penuh dan mengambil istirahat yang lebih lama dan lebih santai di tahun kedua ketika sebuah startup mungkin telah mempekerjakan lebih banyak staf atau periode pertumbuhan awal mereka mungkin telah mendatar.

PTO bank

Kebijakan PTO perbankan populer di kalangan organisasi sektor swasta besar di mana cenderung ada banyak kepercayaan antara manajer dan karyawan. Kebijakan Banked PTO mirip dengan kebijakan akrual di mana PTO secara perlahan bertambah sepanjang tahun.

Perbedaan utamanya adalah bahwa perusahaan memberi karyawan sejumlah PTO pada awal tahun sebagai pembayaran sekaligus—misalnya, 20% dari tunjangan PTO mereka—dan mengizinkan karyawan untuk menambah 80% sisanya seiring berjalannya tahun. "Bank" PTO ini sangat membantu karena memungkinkan karyawan menangani keadaan darurat pribadi apa pun yang mungkin timbul sebelum mereka memiliki kesempatan untuk memperoleh PTO apa pun.

Membayar PTO karyawan ke depan—dan dengan itikad baik—membangun rasa percaya antara pemberi kerja dan karyawan, yang bermanfaat bagi moral tim. Namun, kebijakan ini dapat menimbulkan masalah bagi pemberi kerja karena Anda secara kontrak diwajibkan untuk membayar PTO apa pun yang menjadi hak karyawan jika karyawan tersebut meninggalkan bisnis. Membayar PTO ini secara sekaligus mungkin di luar anggaran bisnis atau start-up yang lebih kecil.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan kebijakan ini, ini adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan.

• Berapa PTO yang akan Anda alokasikan di awal tahun? Karena PTO ini ditujukan untuk keadaan darurat pribadi atau penyakit yang tidak direncanakan yang mungkin dialami karyawan, disarankan agar Anda menjaga persentase ini seminimal mungkin—idealnya di bawah 20%. Jika seorang karyawan keluar pada pertengahan tahun, ini akan membantu menjaga biaya pembayaran tetap rendah.
• Bagaimana karyawan meminta PTO mereka? Perusahaan yang lebih besar mungkin kesulitan memenuhi permintaan PTO karena karyawan biasanya menginginkan waktu istirahat yang sama—yaitu, sekitar liburan atau acara olahraga. Apakah Anda akan beroperasi berdasarkan siapa cepat dia dapat atau memiliki sistem prioritas—misalnya, berdasarkan senioritas? Sebaiknya sertakan bagaimana PTO disetujui dalam kebijakan Anda, sehingga karyawan tahu posisi mereka.

Cobalah Alat #1 untuk Mengatur Waktu Istirahat!

Ucapkan selamat tinggal pada kalkulator, kalender berbasis kertas, dan tebak-tebakan dengan perangkat lunak manajemen waktu all-in-one Connecteam.

Mulai sekarang

PTO tidak terbatas

Kebijakan PTO tak terbatas populer di kalangan perusahaan teknologi, media sosial, dan rekayasa. Dengan kebijakan ini, karyawan dapat—secara teori—mengambil PTO sebanyak yang mereka suka kapan pun mereka mau sepanjang tahun. Namun, pemberi kerja biasanya akan menetapkan batasan untuk kebijakan ini untuk memastikan karyawan memiliki cukup waktu dalam bisnis untuk melakukan pekerjaannya dengan baik.

Kebijakan ini memungkinkan karyawan menyeimbangkan kehidupan pribadi dan pekerjaan mereka dan juga dapat membantu menarik dan mempertahankan karyawan berbakat ke organisasi Anda. Banyak perusahaan teknologi terkemuka—seperti Google dan Meta—menawarkan jenis kebijakan PTO ini.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan kebijakan ini, berikut adalah beberapa poin yang harus Anda pertimbangkan.

• Berapa batas atas kebijakan PTO standar perusahaan Anda? Pastikan untuk menetapkan batas atas jumlah yang dapat diambil karyawan PTO. Sementara poin dari kebijakan tak terbatas adalah karyawan dapat mengambil waktu sebanyak yang mereka butuhkan, Anda ingin memastikan bahwa karyawan memiliki waktu yang cukup dalam bisnis untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Ini akan terlihat berbeda untuk setiap perusahaan – bicaralah dengan karyawan Anda untuk memahami perasaan mereka tentang kebijakan cuti tak terbatas. Panduan mereka akan membantu Anda menetapkan batasan pada kebijakan PTO tak terbatas Anda.

• Batas bawah polis PTO Anda . Kadang-kadang, pemberi kerja dengan kebijakan PTO tak terbatas menemukan bahwa karyawan sangat khawatir mengambil terlalu banyak PTO sehingga mereka akhirnya tidak mengambilnya. Karyawan mengatakan ini karena mereka khawatir mengambil PTO secara berlebihan akan membuat mereka terlihat malas atau tidak termotivasi.

Menetapkan pedoman untuk jumlah minimum PTO yang Anda harapkan diambil oleh karyawan dapat membantu mengurangi masalah ini. Misalnya, Anda dapat meminta karyawan Anda mengambil minimal 2 minggu PTO dan maksimal 12 minggu PTO per tahun.

Cara Menulis Kebijakan PTO

Setelah Anda mempertimbangkan jenis kebijakan PTO apa yang terbaik, saatnya untuk menulisnya. Kami merekomendasikan menangani kebijakan bagian demi bagian. Anda juga harus menjalankan setiap bagian oleh manajer dan departemen SDM Anda setelah menulisnya untuk mendapatkan masukan dari mereka.

Bagian 1: Pendahuluan

Bagian ini harus menyertakan paragraf pengantar yang menguraikan apa yang akan ditemukan karyawan dalam kebijakan PTO. Anda mungkin merasa lebih mudah untuk menulis bagian ini setelah Anda menyelesaikan kebijakan lainnya, karena pengantar seringkali merupakan bagian yang paling menantang untuk ditulis tanpa terlebih dahulu menulis isinya.

Cantumkan pengantar kebijakan, daftar isi, nomor halaman, dan tanggal revisi terakhir.

Pastikan untuk menyertakan beberapa baris tentang perangkat lunak pelacakan PTO karyawan Anda dan berikan detail tentang bagaimana tim Anda dapat mengaksesnya.

Bagian 2: Lingkup

Pada bagian ini, Anda harus menjelaskan apa yang ingin dicapai oleh kebijakan tersebut. Misalnya, “Kebijakan ini akan memastikan semua karyawan selaras dengan berapa banyak PTO yang berhak mereka dapatkan, bagaimana mereka dapat mengajukan PTO, dan siapa yang akan menyetujui permintaan PTO mereka. Melalui ini, kami menciptakan proses yang adil dan terukur untuk semua karyawan.”

Bagian 3: Kepraktisan

Bagian ini harus mencakup kepraktisan kebijakan baru Anda.

• Berapa banyak PTO yang dapat diambil karyawan?
• Jenis kebijakan apa yang Anda gunakan, dan bagaimana hal ini memengaruhi karyawan
• Bagaimana karyawan dapat melamar PTO
• Siapa yang akan menyetujui permintaan PTO mereka
• Kriteria FMLA
• Apa yang terjadi jika karyawan terlalu banyak mengambil PTO
• Apa yang terjadi jika mereka meninggalkan bisnis karena PTO?

Anda harus menjelaskan hal ini dalam bahasa sederhana dan menggunakan banyak contoh untuk membantu mengilustrasikan poin Anda. Ingat, ini mungkin pekerjaan pertama karyawan Anda, jadi menjelaskan proses dalam bahasa yang nyaman bagi mereka dengan contoh yang jelas akan membuat mereka merasa lebih percaya diri dengan kebijakan standar PTO perusahaan Anda.

Hindari frasa seperti, "Anda akan memperoleh PTO dengan laju konstan sepanjang tahun." Alih-alih, coba "Anda akan memperoleh 4 jam PTO untuk setiap periode pembayaran yang dikerjakan".

Pertahankan bahasa Anda ringan dan positif, gunakan bagan alur untuk proses yang rumit dan cobalah untuk menghindari jargon perusahaan—tunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda berada di pihak mereka.

Bagian 4: Keterbatasan

Di bagian ini, Anda harus menetapkan batasan kebijakan Anda. Ini sangat penting jika Anda bekerja dengan polis PTO tak terbatas atau bank di mana batasnya perlu ditentukan.

Pastikan untuk memasukkan batas atas dan bawah hari sakit dan hari pribadi per tahun yang dapat diambil oleh karyawan Anda dan apa konsekuensinya jika karyawan melampaui tunjangan mereka. Sekali lagi, pertahankan nada Anda tetap ringan dan positif. Tujuan dari bagian ini bukan untuk mengintimidasi karyawan tetapi untuk membantu mereka memahami proses PTO Anda.

Gunakan bahasa yang tepat dan banyak contoh untuk mengilustrasikan poin Anda. Kebijakan yang terdengar sangat profesional tetapi tidak dapat dibaca oleh karyawan Anda tidak berguna bagi siapa pun.

Bagian 5: Kesimpulan

Di bagian terakhir ini, Anda harus menentukan informasi penting apa pun yang belum termasuk di bagian mana pun di atas. Beri tahu karyawan bahwa kebijakan tersebut akan diperbarui secara berkala sejalan dengan undang-undang baru dan bahwa kebijakan tersebut tersedia untuk karyawan setiap saat.

Jika karyawan Anda memiliki pertanyaan, undang mereka untuk menghubungi manajer mereka atau departemen SDM Anda untuk membahas pertanyaan mereka.