Como criar uma política padrão de PTO da empresa para pequenas empresas

Conseguir o equilíbrio entre fornecer PTO suficiente para que seus funcionários fiquem satisfeitos e também garantir que eles passem tempo suficiente no trabalho pode ser complicado. O primeiro passo para ajudar os funcionários a encontrar esse equilíbrio é criar uma ótima política de tomada de força.

Ao redigir a política de PTO da sua empresa, você provavelmente terá muitas perguntas. Este artigo discutirá como criar uma política de folga, como é uma política de PTO padrão para pequenas empresas, diferentes políticas de PTO e exemplos de políticas fortes de PTO da empresa.

O que é PTO?

A folga remunerada (PTO) é um benefício em que os funcionários são pagos pelo tempo em que não estão no trabalho. Diferentes tipos de PTO podem incluir férias remuneradas, licença por luto remunerada ou qualquer outro tipo de licença pessoal remunerada.

O PTO é considerado um dos benefícios mais importantes para os funcionários; Em uma pesquisa, 80% dos funcionários disseram que seriam atraídos para uma função com muito PTO. Além disso, 78% dos gerentes dizem que as equipes que usam seu PTO são mais engajadas do que aquelas que não o fazem e 81% dos gerentes concordam que um amplo subsídio de PTO reduz o esgotamento entre as equipes. Oferecer PTO mantém suas equipes envolvidas com seus negócios e, portanto, mais produtivas.

Você pode aprender mais sobre o PTO e como ele é acumulado aqui.

O que é uma política padrão de PTO da empresa?

Uma política de folga remunerada descreve a natureza do PTO disponível para os funcionários de sua organização. Normalmente inclui quanto os funcionários da PTO têm direito, como sua PTO é acumulada e informações sobre como os funcionários podem solicitar sua PTO.

Uma boa política de PTO é claramente escrita e acessível a todos os colegas. Falar sobre a política de PTO deve fazer parte do processo de integração do funcionário, para que os funcionários entendam seus direitos desde o primeiro dia. Considere incluir a política de PTO padrão da empresa no manual do funcionário para que esteja sempre disponível facilmente.

A PTO é exigida por lei?

Na maioria dos casos, não há exigência legal de fornecer PTO aos funcionários. No entanto, oferecer folga remunerada como um benefício, mesmo quando você não tem responsabilidade legal de fazê-lo, cria relacionamentos sólidos no local de trabalho e, em última análise, aumenta o envolvimento dos funcionários.

Você precisa legalmente conceder folga se um funcionário tiver um membro da família com doença crônica e tiver trabalhado um mínimo de 1.250 horas para você nos últimos 12 meses. Se for esse o caso, eles terão direito a licença não remunerada de acordo com a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) para cuidar desse membro da família. No entanto, você pode optar por pagar esse funcionário para apoiá-lo.

Tipos de Políticas de PTO

Existem vários tipos de políticas PTO, e todos eles têm seus pontos fortes e fracos. Ao selecionar uma apólice de tomada de força padrão para sua pequena empresa, é importante primeiro considerar qual a apólice que melhor se adapta às necessidades de seus funcionários e negócios. Considere realizar uma pesquisa com os funcionários para entender quais tipos de PTO eles usam com mais frequência e que tipo de política eles gostariam de ver para ajudar a moldar sua decisão.

Provisão

Uma política de acumulação é o tipo mais comum de política PTO. É popular entre empresas menores e startups, pois permite que os funcionários acumulem seu subsídio de PTO ao longo do ano, em vez de oferecer todo o PTO de uma só vez. Isso ajuda as empresas menores a gerenciar o custo de sua PTO e permite que os funcionários façam pausas suficientes ao longo do ano, pois acumulam PTO de forma consistente.

Com licença acumulada, se um funcionário optar por sair do negócio, essa política significa que ele não deve grandes quantias de PTO de volta à empresa. Os funcionários só poderão gozar as férias remuneradas a que têm direito.

Se você decidir usar uma política de folga acumulada, aqui estão algumas coisas que você deve considerar.

• Como será o seu ano de PTO? Será executado de janeiro a janeiro ou de acordo com o ano financeiro? Seja qual for a opção que você decidir, certifique-se de incluir esta informação em sua política de tomada de força para evitar que os funcionários ultrapassem sua tomada de força por engano.
• A que taxa os funcionários acumulam sua PTO? Isso depende de quantos períodos de pagamento você tem por mês. Por exemplo, uma empresa com dois períodos de pagamento por mês permite que os funcionários acumulem quantias menores de PTO mais rapidamente do que empresas com um período de pagamento por mês.
• Você permitirá que os funcionários acumulem PTO acumulada de anos de férias anteriores? Você não tem nenhuma exigência legal para fazer isso, e muitos empregadores operam uma política de usar ou perder. No entanto, pode haver benefícios para pequenas empresas ou startups que permitem que os funcionários acumulem dias de férias remuneradas. Essa política permitirá que os funcionários trabalhem intensamente por um ano inteiro e façam pausas mais longas e relaxantes no segundo ano, quando uma startup pode ter empregado mais funcionários ou seu período inicial de crescimento pode ter estagnado.

PTO inclinada

As políticas de Banked PTO são populares entre grandes organizações do setor privado, onde tende a haver muita confiança entre gerentes e funcionários. Uma apólice de PTO depositada é semelhante a uma apólice de competência, pois a PTO é acumulada lentamente ao longo do ano.

A principal diferença é que a empresa concede aos funcionários uma certa quantia de PTO no início do ano como um montante fixo - por exemplo, 20% de seu subsídio de PTO - e permite que o funcionário acumule os 80% restantes no decorrer do ano. Esse “banco” de PTO é útil, pois permite que os funcionários lidem com qualquer emergência pessoal que possa surgir antes que eles tenham a chance de acumular qualquer PTO.

Pagar antecipadamente a PTO de um funcionário - e de boa fé - cria um sentimento de confiança entre empregadores e funcionários, o que é benéfico para o moral da equipe. No entanto, esta política pode causar problemas para os empregadores, pois você é contratualmente obrigado a pagar qualquer PTO para o qual o funcionário seja elegível, caso o funcionário deixe o negócio. Pagar este PTO em um montante fixo pode estar fora do orçamento de uma pequena empresa ou start-up.

Se você decidir usar esta política, estas são algumas das coisas que você deve considerar.

• Quanto PTO você vai alocar no início do ano? Como esta PTO se destina a qualquer emergência pessoal ou doença não planejada que o funcionário possa ter, é recomendável que você mantenha essa porcentagem no mínimo - idealmente abaixo de 20%. Se um funcionário saísse no meio do ano, isso ajudaria a manter os custos de pagamento relativamente baixos.
• Como os funcionários solicitarão seu PTO? As empresas maiores podem ter dificuldades com as solicitações de PTO, pois os funcionários geralmente desejam folgas semelhantes, ou seja, perto de feriados ou eventos esportivos. Você operará por ordem de chegada ou terá um sistema de prioridade - por exemplo, com base na antiguidade? É uma boa ideia incluir como o PTO é aprovado em sua política, para que os funcionários saibam onde estão.

Experimente a ferramenta nº 1 para gerenciar o tempo livre!

Diga adeus às calculadoras, calendários em papel e adivinhações com o software de gerenciamento de tempo tudo-em-um da Connecteam.

Comece agora

tomada de força ilimitada

Apólices ilimitadas de tomada de força são populares entre empresas de tecnologia, mídia social e engenharia. Com essa política, os funcionários podem, em teoria, tirar o máximo de PTO que quiserem, sempre que quiserem, ao longo do ano. No entanto, um empregador geralmente estabelecerá limites para essa política para garantir que os funcionários tenham tempo suficiente na empresa para fazer bem seu trabalho.

Esta política permite que os funcionários equilibrem suas vidas pessoais e profissionais e também pode ajudar a atrair e reter funcionários talentosos para sua organização. Muitas empresas líderes em tecnologia, como Google e Meta, oferecem esse tipo de política de PTO.

Se você decidir usar esta política, aqui estão alguns pontos que você deve considerar.

• Qual é o limite superior da política de tomada de força padrão da sua empresa? Certifique-se de definir um limite máximo para a quantidade de funcionários da PTO. Embora o objetivo de uma política ilimitada seja que os funcionários possam dedicar o tempo que precisarem, você deseja garantir que os funcionários tenham tempo adequado na empresa para fazer bem o seu trabalho.

Isso parecerá diferente para cada empresa – converse com seus funcionários para entender como eles se sentem sobre uma política de folga ilimitada. A orientação deles ajudará você a definir limitações em sua política de tomada de força ilimitada.

• O limite inferior da sua apólice de PTO . Às vezes, os empregadores com políticas de PTO ilimitadas descobrem que os funcionários estão tão preocupados em tomar muito PTO que acabam não tomando nenhum. Os funcionários dizem que isso ocorre porque estão preocupados com o fato de que o excesso de PTO os fará parecer preguiçosos ou desmotivados.

Definir diretrizes para a quantidade mínima de PTO que você espera que os funcionários assumam pode ajudar a mitigar essas preocupações. Por exemplo, você pode exigir que seus funcionários façam um mínimo de 2 semanas de PTO e um máximo de 12 semanas de PTO por ano.

Como escrever uma política de PTO

Depois de considerar que tipo de política PTO seria melhor, é hora de escrevê-la. Recomendamos abordar a política seção por seção. Você também deve executar cada seção por seus gerentes e departamento de RH depois de escrevê-la para obter sua opinião.

Seção 1: Introdução

Esta seção deve incluir um parágrafo introdutório descrevendo o que os funcionários encontrarão na política de PTO. Você pode achar mais fácil escrever esta seção depois de concluir o restante da política, pois uma introdução geralmente é a parte mais desafiadora de escrever sem primeiro escrever o conteúdo.

Inclua uma introdução à política, um sumário, números de página e a data da última revisão.

Certifique-se de incluir algumas linhas sobre o software de rastreamento PTO do funcionário e fornecer detalhes de como sua equipe pode acessá-lo.

Seção 2: Escopo

Nesta seção, você deve descrever o que a política espera alcançar. Por exemplo, “Esta política garantirá que todos os funcionários estejam alinhados sobre quanto PTO eles são elegíveis, como eles podem se inscrever para PTO e quem aprovará suas solicitações de PTO. Com isso, estamos criando um processo justo e mensurável para todos os funcionários.”

Seção 3: Praticidades

Esta seção deve incluir os aspectos práticos de sua nova política.

• Quanto PTO os funcionários podem levar?
• Que tipo de política você está usando e como isso afeta os funcionários
• Como os funcionários podem se inscrever no PTO
• Quem aprovará suas solicitações de PTO
• Os critérios para FMLA
• O que acontece se os funcionários usarem muito PTO
• O que acontece se eles deixarem o negócio por PTO?

Você deve explicar isso em linguagem simples e usar muitos exemplos para ajudar a ilustrar seu ponto. Lembre-se de que este pode ser o primeiro emprego de seu funcionário, portanto, explicar o processo em uma linguagem que seja confortável para eles com exemplos claros fará com que eles se sintam mais confiantes em sua política de PTO padrão da empresa.

Evite frases como “Você acumulará PTO a uma taxa constante ao longo do ano”. Em vez disso, tente “Você acumulará 4 horas de PTO para cada período de pagamento trabalhado”.

Mantenha sua linguagem leve e positiva, use fluxogramas para processos complicados e tente evitar o jargão corporativo — mostre ao seu funcionário que você está do lado dele.

Seção 4: Limitações

Nesta seção, você deve definir as limitações de sua apólice. Isso é especialmente importante se você estiver trabalhando com uma apólice PTO ilimitada ou em banco, onde os limites precisam ser especificados.

Certifique-se de incluir os limites máximos e mínimos de dias de licença médica e dias pessoais por ano que seus funcionários podem tirar e quais podem ser as consequências se os funcionários ultrapassarem seu subsídio. Mais uma vez, mantenha seu tom leve e positivo. O objetivo desta seção não é intimidar os funcionários, mas ajudá-los a entender seu processo de PTO.

Use uma linguagem precisa e muitos exemplos para ilustrar seu ponto. Uma política que parece muito profissional, mas ilegível para seus funcionários, não serve para ninguém.

Seção 5: Conclusões

Nesta seção final, você deve especificar qualquer informação importante que não tenha caído em nenhuma das seções acima. Informe aos funcionários que a política será atualizada regularmente de acordo com qualquer nova legislação e que a política está prontamente disponível para os funcionários em todos os momentos.

Se seu funcionário tiver dúvidas, convide-o a entrar em contato com o gerente ou o departamento de RH para discutir suas dúvidas.