كيفية إنشاء سياسة PTO القياسية للشركة للشركات الصغيرة

قد يكون تحقيق التوازن بين توفير ما يكفي من PTO حتى يشعر موظفيك بالرضا وكذلك ضمان قضاء وقت كافٍ في العمل أمرًا صعبًا. تتمثل الخطوة الأولى في دعم الموظفين في إيجاد هذا التوازن عن طريق إنشاء سياسة PTO رائعة.

عند كتابة سياسة PTO لشركتك ، من المحتمل أن يكون لديك الكثير من الأسئلة. ستناقش هذه المقالة كيفية إنشاء سياسة الإجازة ، وكيف تبدو سياسة PTO القياسية للشركات الصغيرة ، وسياسات PTO المختلفة ، وأمثلة قوية لسياسة PTO للشركة.

ما هو PTO؟

الإجازة المدفوعة (PTO) هي ميزة حيث يتم دفع أجور الموظفين عن الوقت الذي لا يعملون فيه. قد تتضمن أنواع مختلفة من PTO إجازة مدفوعة الأجر ، أو إجازة وفاة مدفوعة الأجر ، أو أي نوع آخر من الإجازة الشخصية مدفوعة الأجر.

يعتبر PTO أحد أهم الفوائد للموظفين ؛ في أحد الاستطلاعات ، قال 80 ٪ من الموظفين إنهم سينجذبون إلى دور به الكثير من PTO. بالإضافة إلى ذلك ، يقول 78 ٪ من المديرين أن الفرق التي تستخدم PTO الخاصة بهم تكون أكثر تفاعلًا من أولئك الذين لا يفعلون ذلك ، ويوافق 81 ٪ من المديرين على أن بدل PTO الواسع يقلل من الإرهاق بين الفرق. يؤدي تقديم PTO إلى الحفاظ على مشاركة فرقك في عملك وبالتالي زيادة إنتاجيتها.

يمكنك معرفة المزيد حول PTO وكيف يتم استحقاقها هنا.

ما هي سياسة PTO القياسية للشركة؟

تحدد سياسة الإجازة المدفوعة طبيعة PTO المتاحة للموظفين في مؤسستك. يتضمن عادةً مقدار ما يحق لموظفي PTO الحصول عليه ، وكيفية تراكم PTO ، ومعلومات حول كيف يمكن للموظفين طلب PTO الخاص بهم.

سياسة PTO الجيدة مكتوبة بوضوح ويمكن لجميع الزملاء الوصول إليها. يجب أن يكون الحديث من خلال سياسة PTO جزءًا من عملية إعداد الموظف لديك ، حتى يفهم الموظفون استحقاقاتهم منذ اليوم الأول. ضع في اعتبارك تضمين سياسة PTO القياسية للشركة في دليل الموظف بحيث تكون متاحة دائمًا بسهولة.

هل PTO مطلوب بموجب القانون؟

في معظم الحالات ، لا يوجد شرط قانوني لتزويد الموظفين بـ PTO. ومع ذلك ، فإن تقديم إجازة مدفوعة الأجر كميزة - حتى عندما لا تكون لديك مسؤولية قانونية للقيام بذلك - يبني علاقات قوية في مكان العمل ويزيد في نهاية المطاف من مشاركة الموظفين.

تحتاج قانونًا إلى توفير إجازة إذا كان لدى الموظف أحد أفراد أسرته المصاب بمرض مزمن وعمل ما لا يقل عن 1250 ساعة لك على مدار الـ 12 شهرًا الماضية. إذا كانت هذه هي الحالة ، فسيكون من حقهم الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) لرعاية هذا الفرد من الأسرة. ومع ذلك ، يمكنك اختيار الدفع لهذا الموظف لدعمهم.

أنواع سياسات PTO

هناك عدة أنواع من سياسات PTO ، ولكل منها نقاط قوتها وضعفها. عند تحديد سياسة PTO القياسية لشركتك الصغيرة ، من المهم أن تفكر أولاً في السياسة التي تناسب احتياجات موظفيك وأعمالك. ضع في اعتبارك إجراء استبيان للموظفين لفهم أنواع PTO التي يستخدمونها غالبًا ونوع السياسة التي قد يرغبون في رؤيتها للمساعدة في تشكيل قرارك.

الاستحقاق

سياسة الاستحقاق هي النوع الأكثر شيوعًا لسياسة PTO. إنه شائع لدى الشركات الصغيرة والشركات الناشئة لأنه يسمح للموظفين بتجميع بدل PTO الخاص بهم على مدار العام بدلاً من تقديم كل PTO في مبلغ مقطوع واحد. يساعد هذا الشركات الصغيرة على إدارة تكلفة PTO الخاصة بهم ويسمح للموظفين بأخذ فترات راحة كافية على مدار العام حيث يقومون بتجميع PTO باستمرار.

مع الإجازة المتراكمة ، إذا اختار الموظف ترك العمل ، فإن هذه السياسة تعني أنه لن يدين بمبالغ كبيرة من PTO إلى الشركة. سيتمكن الموظفون فقط من أخذ الإجازة المدفوعة التي يحق لهم الحصول عليها.

إذا قررت استخدام سياسة الإجازة المتراكمة ، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.

• كيف سيتم تشغيل عام PTO الخاص بك؟ هل يستمر من يناير إلى يناير أم يتماشى مع السنة المالية؟ أيًا كان الخيار الذي تقرره ، تأكد من تضمين هذه المعلومات في سياسة PTO الخاصة بك لمنع الموظفين من تجاوز PTO عن طريق الخطأ.
• بأي معدل تراكم للموظفين PTO؟ هذا يعتمد على عدد فترات الدفع لديك في الشهر. على سبيل المثال ، تسمح شركة ذات فترتي دفع شهريًا للموظفين بتجميع مبالغ أصغر من PTO بشكل أسرع من الشركات التي لديها فترة دفع واحدة شهريًا.
• هل ستسمح للموظفين بترحيل PTO المستحقة من سنوات الإجازة السابقة؟ ليس لديك أي شرط قانوني للقيام بذلك ، والعديد من أصحاب العمل يطبقون سياسة الاستخدام أو الخسارة. ومع ذلك ، قد تكون هناك فوائد للشركات الصغيرة أو الشركات الناشئة التي تسمح للموظفين بترحيل أيام الإجازة المدفوعة. ستمكّن هذه السياسة الموظفين من العمل بشكل مكثف لمدة عام كامل وتأخذ فترات راحة أطول وأكثر راحة في السنة الثانية عندما تكون الشركة الناشئة قد وظفت عددًا أكبر من الموظفين أو قد تكون فترة نموهم الأولية قد استقرت.

بنك PTO

تحظى سياسات PTO الخاصة بالمصرف بشعبية كبيرة بين مؤسسات القطاع الخاص الكبيرة حيث تميل إلى وجود قدر كبير من الثقة بين المديرين والموظفين. تشبه سياسة PTO المحجوزة في البنك سياسة الاستحقاق من حيث تراكم PTO ببطء على مدار العام.

الاختلاف الرئيسي هو أن الشركة تمنح الموظفين مبلغًا معينًا من PTO في بداية العام كمبلغ مقطوع - على سبيل المثال ، 20٪ من بدل PTO الخاص بهم - وتسمح للموظف بتراكم نسبة 80٪ المتبقية مع تقدم العام. يعد "بنك" PTO مفيدًا لأنه يسمح للموظفين بالتعامل مع أي حالات طوارئ شخصية قد تنشأ قبل أن تتاح لهم فرصة الحصول على أي PTO.

إن الدفع مقدمًا لمكافأة PTO للموظف - وبحسن نية - يبني شعورًا بالثقة بين أصحاب العمل والموظفين ، وهو أمر مفيد للروح المعنوية للفريق. ومع ذلك ، يمكن أن تسبب هذه السياسة مشاكل لأصحاب العمل حيث أنك ملزم تعاقديًا بدفع أي PTO يكون الموظف مؤهلاً للحصول عليه في حالة ترك الموظف للعمل. قد يكون دفع مبلغ PTO هذا في مبلغ مقطوع خارج نطاق الأعمال التجارية الصغيرة أو ميزانية بدء التشغيل.

إذا قررت استخدام هذه السياسة ، فهذه بعض الأشياء التي يجب عليك وضعها في الاعتبار.

• ما مقدار PTO الذي ستخصصه في بداية العام؟ نظرًا لأن PTO هذا مخصص لأي حالات طوارئ شخصية أو مرض غير مخطط قد يتعرض له الموظف ، فمن المستحسن أن تحافظ على هذه النسبة إلى الحد الأدنى - من الناحية المثالية أقل من 20٪. إذا كان الموظف سيغادر جزئيًا خلال العام ، فسيساعد ذلك على إبقاء تكاليف الدفع منخفضة نسبيًا.
• كيف سيطلب الموظفون PTO الخاص بهم؟ قد تواجه الشركات الأكبر حجمًا صعوبة في تلبية طلبات PTO حيث يرغب الموظفون عادةً في الحصول على إجازة مماثلة - أي بالقرب من العطلات أو الأحداث الرياضية. هل ستعمل على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً أم سيكون لديك نظام أولوية - على سبيل المثال ، على أساس الأقدمية؟ من الجيد تضمين كيفية الموافقة على PTO في سياستك ، حتى يعرف الموظفون مكانهم.

جرب الأداة رقم 1 لإدارة الوقت!

قل وداعًا للآلات الحاسبة والتقويمات الورقية والتخمين باستخدام برنامج إدارة الوقت متعدد الإمكانات من Connecteam.

ابدأ الآن

PTO غير محدود

تحظى سياسات PTO غير المحدودة بشعبية كبيرة بين شركات التكنولوجيا ووسائل التواصل الاجتماعي والهندسة. مع هذه السياسة ، يمكن للموظفين - من الناحية النظرية - أن يأخذوا PTO بقدر ما يحلو لهم وقتما يحلو لهم طوال العام. ومع ذلك ، عادةً ما يضع صاحب العمل حدودًا لهذه السياسة لضمان حصول الموظفين على وقت كافٍ في العمل للقيام بوظائفهم بشكل جيد.

تسمح هذه السياسة للموظفين بالموازنة بين حياتهم الشخصية والعملية ويمكن أن تساعد أيضًا في جذب الموظفين الموهوبين والاحتفاظ بهم إلى مؤسستك. تقدم العديد من شركات التكنولوجيا الرائدة - مثل Google و Meta - هذا النوع من سياسة PTO.

إذا قررت استخدام هذه السياسة ، فإليك بعض النقاط التي يجب مراعاتها.

• ما هو الحد الأعلى لسياسة PTO القياسية لشركتك؟ تأكد من تعيين حد أعلى للمقدار الذي يمكن لموظفي PTO القيام به. في حين أن الهدف من السياسة غير المحدودة هو أن الموظفين يمكن أن يأخذوا الوقت الذي يحتاجون إليه ، فأنت تريد التأكد من أن الموظفين لديهم الوقت الكافي في العمل للقيام بعملهم بشكل جيد.

سيبدو هذا مختلفًا لكل شركة - تحدث إلى موظفيك لفهم شعورهم تجاه سياسة الإجازة غير المحدودة. ستساعدك إرشاداتهم في وضع قيود على سياسة PTO غير المحدودة.

• الحد الأدنى لسياسة PTO الخاصة بك . في بعض الأحيان ، يجد أصحاب العمل الذين لديهم سياسات PTO غير محدودة أن الموظفين قلقون للغاية بشأن أخذ الكثير من PTO بحيث ينتهي بهم الأمر بعدم أخذ أي منها. يقول الموظفون إن هذا بسبب قلقهم من أن أخذ فائض من PTO سيجعلهم يبدون كسالى أو غير متحمسين.

يمكن أن يساعد وضع إرشادات للحد الأدنى من PTO الذي تتوقع أن يتخذه الموظفون في التخفيف من هذه المخاوف. على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب من موظفيك أن يأخذوا ما لا يقل عن أسبوعين من PTO و 12 أسبوعًا كحد أقصى من PTO في السنة.

كيفية كتابة سياسة PTO

بمجرد أن تفكر في نوع سياسة PTO الأفضل ، فقد حان الوقت لكتابتها. نوصي بمعالجة قسم السياسة قسمًا تلو الآخر. يجب عليك أيضًا تشغيل كل قسم من قبل المديرين وقسم الموارد البشرية بعد كتابته للحصول على مدخلاتهم.

القسم 1: مقدمة

يجب أن يتضمن هذا القسم فقرة تمهيدية تحدد ما سيجده الموظفون في سياسة PTO. قد تجد أنه من الأسهل كتابة هذا القسم بعد الانتهاء من بقية السياسة ، حيث غالبًا ما تكون المقدمة هي الجزء الأكثر صعوبة في الكتابة دون كتابة المحتويات أولاً.

قم بتضمين مقدمة للسياسة وجدول المحتويات وأرقام الصفحات وتاريخ المراجعة الأخير.

تأكد من تضمين بضعة أسطر حول برنامج تتبع PTO لموظفيك وقدم تفاصيل حول كيفية وصول فريقك إليه.

القسم 2: النطاق

في هذا القسم ، يجب أن تصف ما تأمل السياسة في تحقيقه. على سبيل المثال ، "ستضمن هذه السياسة توافق جميع الموظفين بشأن مقدار PTO الذي يحق لهم الحصول عليه ، وكيف يمكنهم التقدم بطلب للحصول على PTO ، ومن سيوافق على طلبات PTO الخاصة بهم. من خلال هذا ، فإننا نخلق عملية عادلة وقابلة للقياس لجميع الموظفين ".

القسم 3: الجوانب العملية

يجب أن يتضمن هذا القسم الجوانب العملية لسياستك الجديدة.

• كم يمكن للموظفين الحصول على PTO؟
• ما نوع السياسة التي تستخدمها وكيف يؤثر ذلك على الموظفين
• كيف يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على PTO
• من سيوافق على طلبات PTO الخاصة بهم
• معايير FMLA
• ماذا يحدث إذا أخذ الموظفون الكثير من PTO
• ماذا يحدث إذا تركوا العمل بسبب PTO؟

يجب عليك شرح ذلك بلغة واضحة واستخدام الكثير من الأمثلة للمساعدة في توضيح وجهة نظرك. تذكر أن هذه قد تكون الوظيفة الأولى لموظفك ، لذا فإن شرح العملية بلغة مريحة لهم بأمثلة واضحة سيجعلهم يشعرون بمزيد من الثقة في سياسة PTO القياسية لشركتك.

تجنب عبارات مثل ، "سوف تتراكم عليك PTO بمعدل ثابت طوال العام." بدلاً من ذلك ، جرب "سوف تحصل على 4 ساعات من PTO لكل فترة دفع تعمل".

حافظ على لغتك خفيفة وإيجابية ، واستخدم المخططات الانسيابية للعمليات المعقدة وحاول تجنب المصطلحات الخاصة بالشركة - أظهر لموظفك أنك في صفهم.

القسم 4: القيود

في هذا القسم ، يجب أن تحدد قيود سياستك. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تعمل مع سياسة PTO غير محدودة أو مصرفية حيث يجب تحديد الحدود.

تأكد من تضمين الحدود العليا والسفلى للأيام المرضية والأيام الشخصية في السنة التي يمكن لموظفيك أن يأخذوها وما هي العواقب التي قد تترتب إذا تجاوز الموظفون مخصصاتهم. مرة أخرى ، حافظ على نغمتك خفيفة وإيجابية. الغرض من هذا القسم ليس تخويف الموظفين ولكن لمساعدتهم على فهم عملية PTO الخاصة بك.

استخدم لغة دقيقة والعديد من الأمثلة لتوضيح وجهة نظرك. السياسة التي تبدو احترافية للغاية ولكنها غير قابلة للقراءة لموظفيك لا تفيد أي شخص.

القسم الخامس: الاستنتاجات

في هذا القسم الأخير ، يجب تحديد أي معلومات مهمة لم ترد في أي من الأقسام المذكورة أعلاه. أخبر الموظفين أنه سيتم تحديث السياسة بانتظام بما يتماشى مع أي تشريع جديد وأن السياسة متاحة بسهولة للموظفين في جميع الأوقات.

إذا كان لدى موظفك أسئلة ، فدعوه للاتصال بمديره أو بقسم الموارد البشرية لديك لمناقشة استفساراته.