Cómo crear una política de PTO de empresa estándar para pequeñas empresas

Conseguir el equilibrio entre proporcionar suficiente PTO para que sus empleados estén satisfechos y también garantizar que pasen suficiente tiempo en el trabajo puede ser complicado. El primer paso para ayudar a los empleados a encontrar este equilibrio es crear una excelente política de PTO.

Al escribir la política de PTO de su empresa, probablemente tendrá muchas preguntas. Este artículo discutirá cómo crear una política de tiempo libre, cómo se ve una política de PTO estándar para pequeñas empresas, diferentes políticas de PTO y ejemplos sólidos de políticas de PTO de la empresa.

¿Qué es PTO?

El tiempo libre pagado (PTO) es un beneficio en el que se paga a los empleados por el tiempo que no están en el trabajo. Los diferentes tipos de PTO pueden incluir vacaciones pagadas, licencia por duelo pagada o cualquier otro tipo de licencia personal pagada.

PTO se considera uno de los beneficios más importantes para los empleados; En una encuesta, el 80% de los empleados dijeron que se sentirían atraídos por un rol con mucho PTO. Además, el 78 % de los gerentes dice que los equipos que usan su PTO están más comprometidos que los que no lo hacen y el 81 % de los gerentes está de acuerdo en que una asignación amplia de PTO reduce el agotamiento entre los equipos. Ofrecer PTO mantiene a sus equipos comprometidos con su negocio y, por lo tanto, más productivos.

Puede obtener más información sobre PTO y cómo se acumula aquí.

¿Qué es una política estándar de PTO de la empresa?

Una política de tiempo libre pagado describe la naturaleza del PTO disponible para los empleados de su organización. Por lo general, incluye a cuánto tienen derecho los empleados de PTO, cómo se acumula su PTO e información sobre cómo los empleados pueden solicitar su PTO.

Una buena política de PTO está claramente escrita y accesible para todos los colegas. Hablar sobre la política de PTO debe ser parte del proceso de incorporación de sus empleados, para que los empleados entiendan sus derechos desde el primer día. Considere incluir la política de PTO estándar de la empresa en el manual del empleado para que siempre esté fácilmente disponible.

¿Es obligatorio el PTO por ley?

En la mayoría de los casos, no existe un requisito legal para proporcionar PTO a los empleados. Sin embargo, ofrecer tiempo libre pagado como beneficio, incluso cuando no tiene la responsabilidad legal de hacerlo, crea relaciones sólidas en el lugar de trabajo y, en última instancia, aumentará el compromiso de los empleados.

Legalmente debe proporcionar tiempo libre si un empleado tiene un familiar con una enfermedad crónica y ha trabajado un mínimo de 1250 horas para usted durante los últimos 12 meses. Si este es el caso, tendrán derecho a una licencia no remunerada en virtud de la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) para cuidar a este familiar. Sin embargo, puede elegir pagarle a este empleado para que lo mantenga.

Tipos de políticas de PTO

Hay varios tipos de políticas de PTO, y todas tienen sus fortalezas y debilidades. Al seleccionar una política de PTO estándar para su pequeña empresa, es importante que primero considere qué política se adapta mejor a las necesidades de su empleado y del negocio. Considere realizar una encuesta a los empleados para comprender qué tipos de PTO usan con más frecuencia y qué tipo de política les gustaría ver para ayudarlos a tomar una decisión.

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Una política de acumulación es el tipo más común de política de PTO. Es popular entre las empresas más pequeñas y las nuevas empresas, ya que les permite a los empleados acumular su asignación de PTO durante todo el año en lugar de ofrecer todo el PTO en una sola suma. Esto ayuda a las empresas más pequeñas a administrar el costo de su PTO y permite a los empleados tomar suficientes descansos a lo largo del año, ya que acumulan PTO constantemente.

Con la licencia acumulada, si un empleado decide abandonar el negocio, esta política significa que no deberá grandes cantidades de PTO a la empresa. Los empleados sólo podrán disfrutar del tiempo libre remunerado al que tengan derecho.

Si decide utilizar una política de tiempo libre acumulado, aquí hay algunas cosas que debe considerar.

• ¿Cómo será su año de PTO? ¿Funcionará de enero a enero o en línea con el año fiscal? Cualquiera que sea la opción que elija, asegúrese de incluir esta información en su política de PTO para evitar que los empleados rebasen su PTO por error.
• ¿A qué tasa los empleados acumulan su PTO? Esto depende de cuántos períodos de pago tenga por mes. Por ejemplo, una empresa con dos períodos de pago por mes permite a los empleados acumular cantidades más pequeñas de PTO más rápido que las empresas con un período de pago por mes.
• ¿Permitirá que los empleados transfieran el PTO acumulado de años de vacaciones anteriores? No tiene ningún requisito legal para hacer esto, y muchos empleadores operan con una política de úsalo o piérdelo. Sin embargo, puede haber beneficios para las pequeñas empresas o las empresas emergentes que permitan a los empleados transferir los días de vacaciones pagados. Esta política permitirá a los empleados trabajar intensamente durante todo un año y tomar descansos más prolongados y relajantes en el segundo año, cuando una empresa nueva puede haber contratado a más personal o su período de crecimiento inicial puede haberse estancado.

toma de fuerza acumulada

Las políticas de PTO bancarias son populares entre las grandes organizaciones del sector privado donde tiende a haber mucha confianza entre los gerentes y los empleados. Una política de PTO acumulada es similar a una política de acumulación en que el PTO se acumula lentamente a lo largo del año.

La principal diferencia es que la empresa otorga a los empleados una cierta cantidad de PTO al comienzo del año como una suma global, por ejemplo, el 20 % de su asignación de PTO, y permite que el empleado acumule el 80 % restante a medida que avanza el año. Este “banco” de PTO es útil ya que permite a los empleados lidiar con cualquier emergencia personal que pueda surgir antes de que hayan tenido la oportunidad de acumular PTO.

Pagar el PTO de un empleado por adelantado, y de buena fe, genera un sentido de confianza entre empleadores y empleados, lo que es beneficioso para la moral del equipo. Sin embargo, esta política puede causar problemas a los empleadores, ya que está obligado por contrato a pagar cualquier PTO para el que el empleado sea elegible en caso de que el empleado abandone el negocio. Pagar este PTO en una suma global puede estar fuera del presupuesto de una empresa más pequeña o de una empresa nueva.

Si decide usar esta política, estas son algunas de las cosas que debe considerar.

• ¿Cuánto PTO asignará a principios de año? Como este PTO está destinado a cualquier emergencia personal o enfermedad no planificada que el empleado pueda experimentar, se recomienda que mantenga este porcentaje al mínimo, idealmente por debajo del 20%. Si un empleado se fuera a mitad del año, esto ayudaría a mantener los costos de pago relativamente bajos.
• ¿Cómo solicitarán los empleados su PTO? Las empresas más grandes pueden tener problemas con las solicitudes de PTO, ya que los empleados generalmente desean un tiempo libre similar, es decir, durante las vacaciones o los eventos deportivos. ¿Operará por orden de llegada o tendrá un sistema de prioridad, por ejemplo, basado en la antigüedad? Es una buena idea incluir cómo se aprueba el PTO en su política, para que los empleados sepan cuál es su posición.

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Toma de fuerza ilimitada

Las políticas de PTO ilimitadas son populares entre las empresas de tecnología, redes sociales e ingeniería. Con esta política, los empleados pueden, en teoría, tomar tanto PTO como quieran cuando quieran durante todo el año. Sin embargo, un empleador generalmente establecerá límites para esta política para garantizar que los empleados tengan suficiente tiempo en el negocio para hacer bien su trabajo.

Esta política permite a los empleados equilibrar su vida personal y laboral y también puede ayudar a atraer y retener empleados talentosos en su organización. Muchas empresas tecnológicas líderes, como Google y Meta, ofrecen este tipo de política de PTO.

Si decide usar esta política, aquí hay algunos puntos que debe considerar.

• ¿Cuál es el límite superior de la política PTO estándar de su empresa? Asegúrese de establecer un límite superior en la cantidad de empleados de PTO que pueden tomar. Si bien el punto de una política ilimitada es que los empleados pueden tomarse todo el tiempo que necesiten, desea asegurarse de que los empleados tengan el tiempo suficiente en el negocio para hacer bien su trabajo.

Esto se verá diferente para cada empresa: hable con sus empleados para comprender cómo se sienten acerca de una política de tiempo libre ilimitado. Su orientación lo ayudará a establecer limitaciones en su política de PTO ilimitado.

• El límite inferior de su póliza de PTO . A veces, los empleadores con políticas de PTO ilimitado descubren que los empleados están tan preocupados por tomar demasiado PTO que terminan sin tomar ninguno. Los empleados dicen que esto se debe a que les preocupa que tomar un exceso de PTO los haga parecer perezosos o desmotivados.

Establecer pautas para la cantidad mínima de PTO que espera que los empleados tomen puede ayudar a mitigar estas preocupaciones. Por ejemplo, podría exigir que sus empleados tomen un mínimo de 2 semanas de PTO y un máximo de 12 semanas de PTO por año.

Cómo escribir una política de PTO

Una vez que haya considerado qué tipo de política de PTO sería mejor, es hora de escribirla. Recomendamos abordar la política sección por sección. También debe ejecutar cada sección por parte de sus gerentes y el departamento de recursos humanos después de escribirla para obtener su opinión.

Sección 1 Introducción

Esta sección debe incluir un párrafo introductorio que describa lo que los empleados encontrarán en la política de PTO. Puede que le resulte más fácil escribir esta sección después de haber completado el resto de la política, ya que la introducción suele ser la parte más difícil de escribir sin escribir primero el contenido.

Incluya una introducción a la política, una tabla de contenido, números de página y la última fecha de revisión.

Asegúrese de incluir algunas líneas sobre el software de seguimiento de PTO de sus empleados y brinde detalles sobre cómo su equipo puede acceder a él.

Sección 2: Alcance

En esta sección, debe describir lo que la política espera lograr. Por ejemplo, “Esta política garantizará que todos los empleados estén alineados sobre la cantidad de PTO para la que son elegibles, cómo pueden solicitar PTO y quién aprobará sus solicitudes de PTO. A través de esto, estamos creando un proceso justo y medible para todos los empleados”.

Sección 3: Aspectos prácticos

Esta sección debe incluir los aspectos prácticos de su nueva póliza.

• ¿Cuánto PTO pueden tomar los empleados?
• ¿Qué tipo de política está utilizando y cómo afecta esto a los empleados?
• Cómo los empleados pueden solicitar PTO
• Quién aprobará sus solicitudes de PTO
• Los criterios para FMLA
• ¿Qué sucede si los empleados toman demasiado PTO?
• ¿Qué sucede si dejan el negocio debido a PTO?

Debe explicar esto en un lenguaje sencillo y usar muchos ejemplos para ayudar a ilustrar su punto. Recuerde, este puede ser el primer trabajo de su empleado, por lo que explicar el proceso en un lenguaje que sea cómodo para ellos con ejemplos claros los hará sentir más seguros en la política estándar de PTO de su empresa.

Evite frases como: “Acumulará PTO a una tasa constante durante todo el año”. En su lugar, intente "Acumulará 4 horas de PTO por cada período de pago trabajado".

Mantenga un lenguaje ligero y positivo, use diagramas de flujo para procesos complicados y trate de evitar la jerga corporativa: demuéstrele a su empleado que está de su lado.

Sección 4: Limitaciones

En esta sección, debe establecer las limitaciones de su póliza. Esto es especialmente importante si está trabajando con una póliza de PTO ilimitada o acumulada donde se deben especificar los límites.

Asegúrese de incluir los límites superior e inferior de días de enfermedad y días personales por año que sus empleados pueden tomar y cuáles pueden ser las consecuencias si los empleados superan su asignación. Una vez más, mantenga su tono ligero y positivo. El propósito de esta sección no es intimidar a los empleados sino ayudarlos a entender su proceso de PTO.

Use un lenguaje preciso y muchos ejemplos para ilustrar su punto. Una política que suena muy profesional pero que es ilegible para sus empleados no sirve para nadie.

Sección 5: Conclusiones

En esta sección final, debe especificar cualquier información importante que no haya caído en ninguna de las secciones anteriores. Informe a los empleados que la política se actualizará regularmente de acuerdo con cualquier nueva legislación y que la política está disponible para los empleados en todo momento.

Si su empleado tiene preguntas, invítelos a ponerse en contacto con su gerente o su departamento de recursos humanos para discutir sus dudas.