Как создать стандартную политику PTO компании для малого бизнеса

Добиться баланса между предоставлением достаточного количества PTO, чтобы ваши сотрудники были довольны, и обеспечением того, чтобы они проводили достаточно времени на работе, может быть сложно. Первый шаг в поддержке сотрудников в поиске этого баланса — создание отличной политики PTO.

При написании политики PTO вашей компании у вас, вероятно, возникнет множество вопросов. В этой статье мы обсудим, как создать политику отгулов, как выглядит стандартная политика отгулов для малого бизнеса, различные политики отгулов и примеры политики отгулов для компаний.

Что такое ПТО?

Оплачиваемый отпуск (PTO) — это льгота, при которой работникам оплачивается время, когда они не работают. Различные типы PTO могут включать оплачиваемый отпуск, оплачиваемый отпуск в связи с утратой близких или любой другой тип оплачиваемого личного отпуска.

PTO считается одним из самых важных преимуществ для сотрудников; В одном опросе 80% сотрудников заявили, что их привлекла бы должность с большим количеством отгулов. Кроме того, 78% менеджеров говорят, что команды, которые используют отгулы, более вовлечены, чем те, кто этого не делает, а 81% менеджеров согласны с тем, что достаточное количество отгулов снижает выгорание среди команд. Предложение PTO позволяет вашим командам участвовать в бизнесе и, следовательно, работать более продуктивно.

Подробнее узнать о PTO и порядке его начисления можно здесь.

Что такое стандартная политика PTO компании?

Политика оплачиваемого отгула описывает характер отгулов, доступных для сотрудников вашей организации. Как правило, он включает в себя информацию о том, на какие отгулы имеют право сотрудники, как начисляются их отгулы, а также информацию о том, как сотрудники могут запрашивать свои отгулы.

Хорошая политика PTO четко написана и доступна для всех коллег. Обсуждение политики PTO должно быть частью процесса адаптации вашего сотрудника, чтобы сотрудники понимали свои права с первого дня. Подумайте о том, чтобы включить стандартную политику компании в отношении отгулов в справочник для сотрудников, чтобы она всегда была под рукой.

Требуется ли ПТО по закону?

В большинстве случаев закон не требует предоставления работникам ВОМ. Однако предоставление оплачиваемого отпуска в качестве льготы — даже если вы не несете за это юридической ответственности — создает прочные отношения на рабочем месте и в конечном итоге повышает вовлеченность сотрудников.

По закону вы должны предоставить отгулы, если у работника есть хронически больной член семьи, и он отработал на вас не менее 1250 часов за последние 12 месяцев. В этом случае они будут иметь право на неоплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) для ухода за этим членом семьи. Однако вы можете заплатить этому сотруднику за его поддержку.

Типы политик PTO

Существует несколько типов полисов PTO, и все они имеют свои сильные и слабые стороны. При выборе стандартной политики PTO для вашего малого бизнеса важно, чтобы вы сначала рассмотрели, какая политика лучше всего соответствует потребностям вашего сотрудника и бизнеса. Рассмотрите возможность проведения опроса сотрудников, чтобы понять, какие типы отгулов они используют чаще всего и какую политику они хотели бы видеть, чтобы помочь сформировать ваше решение.

Начисление

Политика начисления является наиболее распространенным типом политики PTO. Он популярен среди малых предприятий и стартапов, поскольку позволяет сотрудникам накапливать свои отгулы в течение года вместо того, чтобы предлагать все отгулы единовременно. Это помогает малым предприятиям управлять затратами на отгулы и позволяет сотрудникам делать достаточные перерывы в течение года, поскольку они постоянно накапливают отгулы.

При накопленном отпуске, если сотрудник решит уйти из бизнеса, эта политика означает, что он не будет платить компании большие суммы отгулов. Работники смогут брать только оплачиваемый отпуск, на который они имеют право.

Если вы решите использовать политику накопленного отгула, вот некоторые вещи, которые вы должны учитывать.

• Как пройдёт ваш год PTO? Будет ли он работать с января по январь или в соответствии с финансовым годом? Какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно включите эту информацию в свою политику ВОМ, чтобы сотрудники не могли по ошибке обогнать свои ВОМ.
• По какой ставке сотрудники начисляют PTO? Это зависит от того, сколько периодов оплаты у вас есть в месяц. Например, бизнес с двумя периодами оплаты в месяц позволяет сотрудникам накапливать меньшие суммы отгулов быстрее, чем предприятия с одним периодом оплаты в месяц.
• Будете ли вы разрешать сотрудникам переносить начисленные отгулы за предыдущие годы отпуска? У вас нет законного требования делать это, и многие работодатели придерживаются политики «используй или потеряешь». Однако для малого бизнеса или стартапов могут быть льготы, которые позволяют сотрудникам переносить оплачиваемые дни отпуска. Эта политика позволит сотрудникам интенсивно работать в течение всего года и делать более длительные и расслабляющие перерывы на второй год, когда стартап может нанять больше сотрудников или их первоначальный период роста может застопориться.

Банковский ВОМ

Политики банковского PTO популярны среди крупных организаций частного сектора, где, как правило, между менеджерами и сотрудниками существует большое доверие. Политика банковского PTO аналогична политике начисления в том смысле, что PTO медленно начисляется в течение года.

Основное отличие состоит в том, что компания предоставляет сотрудникам определенную сумму отгулов в начале года в виде единовременной выплаты, например, 20% от их пособия от отгулов, и позволяет сотруднику накапливать оставшиеся 80% в течение года. Этот «банк» отгулов полезен, поскольку он позволяет сотрудникам справляться с любыми личными чрезвычайными ситуациями, которые могут возникнуть до того, как они получат возможность получить отгулы.

Выплата работнику отгулов вперед и добросовестно создает чувство доверия между работодателями и работниками, что благотворно влияет на командный дух. Тем не менее, эта политика может вызвать проблемы у работодателей, поскольку по контракту вы обязаны оплачивать любой PTO, на который сотрудник имеет право, если сотрудник покидает бизнес. Выплата этого PTO единовременно может быть не из бюджета малого бизнеса или стартапа.

Если вы решите использовать эту политику, вот некоторые из вещей, которые вы должны учитывать.

• Сколько PTO вы выделите в начале года? Поскольку этот PTO предназначен для любых личных чрезвычайных ситуаций или незапланированных заболеваний, которые могут возникнуть у сотрудника, рекомендуется свести этот процент к минимуму — в идеале ниже 20%. Если бы сотрудник уволился в середине года, это помогло бы сохранить расходы на выплаты относительно низкими.
• Как сотрудники будут запрашивать свой PTO? Более крупные компании могут испытывать трудности с запросами на отгулы, поскольку сотрудники обычно хотят такой же отпуск, например, во время праздников или спортивных мероприятий. Будете ли вы работать по принципу «первым пришел – первым обслужен» или у вас будет система приоритетов, например, на основе стажа работы? Рекомендуется указать, как утверждается PTO в вашей политике, чтобы сотрудники знали, на каком уровне они находятся.

Попробуйте инструмент № 1 для управления временем!

Попрощайтесь с калькуляторами, бумажными календарями и догадками с помощью универсального программного обеспечения Connecteam для управления временем.

Начинай сейчас

Неограниченный ВОМ

Неограниченные полисы PTO популярны среди технологических, социальных сетей и инженерных компаний. С помощью этой политики сотрудники могут — теоретически — брать столько отгулов, сколько захотят, когда захотят, в течение года. Однако работодатель обычно устанавливает ограничения для этой политики, чтобы у сотрудников было достаточно времени в бизнесе, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Эта политика позволяет сотрудникам сбалансировать свою личную и рабочую жизнь, а также может помочь привлечь и удержать талантливых сотрудников в вашей организации. Многие ведущие технологические компании, такие как Google и Meta, предлагают этот тип политики PTO.

Если вы решите использовать эту политику, вот несколько моментов, которые вы должны учитывать.

• Каков верхний предел стандартной политики PTO вашей компании? Обязательно установите верхний предел количества сотрудников PTO, которые могут взять на себя. Хотя смысл неограниченной политики заключается в том, что сотрудники могут уделять столько времени, сколько им нужно, вы хотите, чтобы у сотрудников было достаточно времени в бизнесе, чтобы хорошо выполнять свою работу.

Для каждой компании это будет выглядеть по-разному — поговорите со своими сотрудниками, чтобы понять, как они относятся к политике неограниченного отгула. Их руководство поможет вам установить ограничения на вашу политику неограниченного PTO.

• Нижний предел вашей политики PTO . Иногда работодатели с неограниченным полисом PTO обнаруживают, что сотрудники настолько беспокоятся о том, чтобы брать слишком много PTO, что в конечном итоге не берут его. Сотрудники говорят, что это потому, что они обеспокоены тем, что избыток PTO заставит их выглядеть ленивыми или немотивированными.

Установка рекомендаций по минимальному количеству отгулов, которые вы ожидаете от сотрудников, может помочь смягчить эти опасения. Например, вы можете потребовать, чтобы ваши сотрудники брали отгулы не менее чем на 2 недели и не более чем на 12 недель в год.

Как написать политику PTO

После того, как вы решили, какой тип полиса PTO будет лучшим, пришло время написать его. Мы рекомендуем рассматривать политику раздел за разделом. Вы также должны проверить каждый раздел вашими менеджерами и отделом кадров после его написания, чтобы получить их мнение.

Раздел 1: Введение

Этот раздел должен включать вводный абзац с описанием того, что сотрудники найдут в политике PTO. Возможно, вам будет легче написать этот раздел после того, как вы закончите остальную часть политики, поскольку введение часто является самой сложной частью для написания без предварительного написания содержания.

Включите введение в политику, оглавление, номера страниц и дату последней редакции.

Обязательно укажите несколько строк о программном обеспечении для отслеживания PTO вашего сотрудника и предоставьте подробную информацию о том, как ваша команда может получить к нему доступ.

Раздел 2: Объем

В этом разделе вы должны описать, чего политика надеется достичь. Например: «Эта политика гарантирует, что все сотрудники будут согласованы в отношении того, на какое количество отгулов они имеют право, как они могут подать заявку на отгул и кто будет утверждать их запросы на отгулы. Благодаря этому мы создаем справедливый и измеримый процесс для всех сотрудников».

Раздел 3: Практические аспекты

Этот раздел должен включать практические аспекты вашей новой политики.

• Сколько PTO могут взять сотрудники?
• Какую политику вы используете и как это влияет на сотрудников
• Как сотрудники могут подать заявление на PTO
• Кто будет утверждать их запросы PTO
• Критерии FMLA
• Что произойдет, если сотрудники возьмут слишком много ВОМ
• Что произойдет, если они покинут бизнес из-за PTO?

Вы должны объяснить это простым языком и использовать множество примеров, чтобы проиллюстрировать свою точку зрения. Помните, что это может быть первая работа вашего сотрудника, поэтому объяснение процесса на удобном для него языке с четкими примерами заставит их чувствовать себя более уверенно в вашей стандартной политике компании в отношении отгулов.

Избегайте таких фраз, как «Вы будете получать PTO по постоянной ставке в течение года». Вместо этого попробуйте «Вы будете получать 4 часа отгулов за каждый отработанный период оплаты».

Говорите легко и позитивно, используйте блок-схемы для сложных процессов и старайтесь избегать корпоративного жаргона — покажите своему сотруднику, что вы на его стороне.

Раздел 4: Ограничения

В этом разделе вы должны указать ограничения вашей политики. Это особенно важно, если вы работаете с неограниченным или накопительным полисом PTO, где необходимо указать ограничения.

Не забудьте указать верхний и нижний пределы количества дней по болезни и личных дней в году, которые могут взять ваши сотрудники, а также последствия, которые могут быть, если сотрудники превысят свои пособия. Опять же, держите свой тон легким и позитивным. Цель этого раздела не в том, чтобы запугать сотрудников, а в том, чтобы помочь им понять ваш процесс PTO.

Используйте точный язык и множество примеров, чтобы проиллюстрировать свою точку зрения. Политика, которая звучит очень профессионально, но непонятна вашим сотрудникам, никому не нужна.

Раздел 5: Выводы

В этом последнем разделе вы должны указать любую важную информацию, которая не попала ни в один из вышеперечисленных разделов. Сообщите сотрудникам, что политика будет регулярно обновляться в соответствии с любым новым законодательством и что политика всегда доступна для сотрудников.

Если у вашего сотрудника есть вопросы, предложите им связаться со своим менеджером или вашим отделом кадров, чтобы обсудить свои вопросы.