中小企業向けの標準的な会社 PTO ポリシーを作成する方法

公開: 2022-12-05

従業員が満足できるように十分な PTO を提供することと、従業員が仕事に十分な時間を費やせるようにすることのバランスを取るのは難しい場合があります。このバランスを見つけるために従業員をサポートするための最初のステップは、優れた PTO ポリシーを作成することです。

会社の PTO ポリシーを作成するとき、おそらく多くの質問があるでしょう。この記事では、休暇ポリシーの作成方法、中小企業向けの標準的な PTO ポリシー、さまざまな PTO ポリシー、強力な企業の PTO ポリシーの例について説明します。

PTOとは？

有給休暇 (PTO) は、従業員が仕事をしていない時間に対して支払われる福利厚生です。 PTO にはさまざまな種類があり、有給休暇、有給忌引休暇、またはその他の種類の有給個人休暇が含まれる場合があります。

PTO は、従業員にとって最も重要な福利厚生の 1 つと考えられています。ある調査では、従業員の 80% が有給休暇の多い役割に惹かれると答えています。さらに、マネージャーの 78% は、PTO を使用しているチームは使用していないチームよりもエンゲージメントが高いと述べており、マネージャーの 81% は、十分な PTO 手当がチーム間の燃え尽き症候群を軽減することに同意しています。 PTO を提供すると、チームはビジネスに関与し続けることができるため、生産性が向上します。

PTO とその発生方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

標準的な会社の PTO ポリシーとは何ですか?

有給休暇ポリシーは、組織内の従業員が利用できる PTO の性質を概説します。これには通常、従業員が取得できる PTO の量、PTO の発生方法、および従業員が PTO を要求する方法に関する情報が含まれます。

優れた PTO ポリシーは明確に書かれており、すべての同僚がアクセスできます。 PTO ポリシーについて話し合うことは、従業員のオンボーディングプロセスの一部である必要があります。これにより、従業員は初日から資格を理解できるようになります。いつでも簡単に利用できるように、従業員ハンドブックに会社の標準 PTO ポリシーを含めることを検討してください。

PTOは法律で義務付けられていますか?

ほとんどの場合、従業員に PTO を提供する法的要件はありません。ただし、福利厚生として有給休暇を提供することは、法的な責任がない場合でも、職場での強力な関係を築き、最終的に従業員のエンゲージメントを高めます。

従業員に慢性疾患のある家族がいて、過去 12 か月間に最低 1,250 時間働いた場合、法的に休暇を与える必要があります。この場合、家族および医療休暇法 (FMLA) に基づいて、この家族の世話をするために無給休暇を取得する権利があります。ただし、この従業員をサポートするために支払うことを選択できます。

PTOポリシーの種類

PTO ポリシーにはいくつかの種類があり、それぞれに長所と短所があります。中小企業向けの標準の PTO ポリシーを選択するときは、従業員とビジネスのニーズに最適なポリシーを最初に検討することが重要です。従業員の調査を実施して、従業員が最も頻繁に使用する PTO の種類と、決定を下すためにどのようなポリシーを確認したいかを理解することを検討してください。

見越

有給休暇ポリシーは、最も一般的なタイプの PTO ポリシーです。従業員は、すべての PTO を一括して提供するのではなく、年間を通じて PTO 手当を積み立てることができるため、中小企業や新興企業に人気があります。これは、中小企業が PTO のコストを管理するのに役立ち、従業員が PTO を一貫して発生させるため、年間を通じて十分な休憩をとることができます。

有給休暇を使用すると、従業員が事業をやめることを選択した場合、このポリシーは、従業員が多額の PTO を会社に返済する義務がないことを意味します。従業員は、資格のある有給休暇のみを取得できます。

有給休暇ポリシーを使用することにした場合は、考慮すべき事項がいくつかあります。

あなたの PTO 年度はどのように進行しますか? それは 1 月から 1 月に実行されますか、それとも会計年度に沿って実行されますか? どちらのオプションを選択する場合でも、従業員が誤って PTO を追い越してしまうのを防ぐために、必ずこの情報を PTO ポリシーに含めてください。
従業員の PTO の発生率はどのくらいですか? これは、月に何回の支払い期間があるかによって異なります。たとえば、月に 2 回の支払い期間があるビジネスでは、従業員は、月に 1 回の支払い期間があるビジネスよりも少ない量の PTO をより早く積み上げることができます。
従業員が前の有給休暇から発生した PTO を繰り越すことを許可しますか? これを行う法的要件はなく、多くの雇用主は使用するか失うかのポリシーを運用しています. ただし、中小企業や新興企業にとっては、従業員が有給休暇を繰り越すことができるという利点があるかもしれません。このポリシーにより、従業員は 1 年間熱心に働き、スタートアップがより多くのスタッフを雇用したか、初期の成長期が頭打ちになった 2 年目には、より長く、よりリラックスした休憩を取ることができます。

バンクPTO

銀行型 PTO ポリシーは、管理者と従業員の間に多くの信頼がある傾向がある大規模な民間組織の間で人気があります。 Banked PTOポリシーは、PTOが年間を通じてゆっくりと発生するという点で発生ポリシーに似ています。

主な違いは、会社が年初に一定額の PTO を従業員に一時金 (たとえば、PTO 手当の 20%) として付与し、年が進むにつれて残りの 80% を従業員に付与することです。この PTO の「バンク」は、従業員が PTO を取得する前に発生する可能性のある個人的な緊急事態に対処できるようにするために役立ちます。

従業員の PTO を誠実に前払いすることで、雇用主と従業員の間に信頼感が生まれ、チームの士気を高めることができます。ただし、従業員が退職した場合、従業員が資格のある PTO を支払うことが契約上義務付けられているため、このポリシーは雇用主に問題を引き起こす可能性があります。この PTO を一括で支払うことは、中小企業や新興企業の予算を超えている可能性があります。

このポリシーを使用する場合は、次の点を考慮する必要があります。

年の初めにどのくらいの PTO を割り当てますか? この PTO は、従業員が経験する可能性のある個人的な緊急事態または予定外の病気を対象としているため、この割合を最小限に抑えることをお勧めします (理想的には 20% 未満)。従業員が年度の途中で退職した場合、これにより支払いコストを比較的低く抑えることができます。
従業員はどのように有給休暇を申請しますか? 大企業は、従業員が通常同様の休暇を望んでいるため、PTO の要求に苦労する場合があります。つまり、休日やスポーツイベントの前後などです。先着順で運営しますか、それとも年功序列などの優先順位システムを採用しますか? ポリシーに PTO の承認方法を含めることをお勧めします。これにより、従業員が自分の立場を理解できるようになります。

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無制限の有給休暇

無制限の PTO ポリシーは、テクノロジー、ソーシャルメディア、およびエンジニアリング企業の間で人気があります。このポリシーにより、従業員は、理論的には、年間を通じて好きなときに好きなだけ PTO を取得できます。ただし、雇用主は通常、このポリシーに境界を設定して、従業員が仕事をうまく行うのに十分な時間を確保できるようにします。

このポリシーは、従業員が私生活と仕事のバランスをとることを可能にし、才能のある従業員を組織に引き付けて維持するのにも役立ちます。 Google や Meta などの多くの大手テクノロジー企業は、このタイプの PTO ポリシーを提供しています。

このポリシーを使用することに決めた場合は、考慮すべき点がいくつかあります。

あなたの標準的な会社の PTO ポリシーの上限は何ですか? PTO従業員が取得できる上限額を必ず設定してください。無制限のポリシーのポイントは、従業員が必要なだけ時間を取ることができるということですが、従業員が仕事をうまく行うためにビジネスで十分な時間を確保する必要があります。

これは企業ごとに異なります。従業員と話し合って、無制限の休暇ポリシーについて従業員がどのように感じているかを理解してください。彼らのガイダンスは、無制限の PTO ポリシーに制限を設定するのに役立ちます。

PTO ポリシーの下限。無制限の有給休暇ポリシーを採用している雇用主は、従業員があまりにも多くの PTO を取得することを心配して、結局まったく取得しないことに気付くことがあります。従業員は、PTO を過剰に取ると、怠け者ややる気のない人に見えるのではないかと心配しているからだと言います。

従業員が取得することを期待する PTO の最低額のガイドラインを設定すると、これらの懸念を軽減するのに役立ちます。たとえば、従業員が年間最低 2 週間の PTO と最大 12 週間の PTO を取得するように要求できます。

PTOポリシーの書き方

どのタイプの PTO ポリシーが最適かを検討したら、次はそれを作成します。セクションごとにポリシーに取り組むことをお勧めします。また、各セクションを作成した後、マネージャーと人事部門が各セクションを実行して、彼らの意見を得る必要があります。

セクション 1: はじめに

このセクションには、従業員が PTO ポリシーで何を見つけるかを概説する導入段落を含める必要があります。最初に内容を書かずに書くのが最も困難な部分であることが多いため、ポリシーの残りの部分を完了した後で、このセクションを書く方が簡単であることに気付くかもしれません。

ポリシーの概要、目次、ページ番号、および最終改訂日を含めます。

従業員の有給休暇追跡ソフトウェアに関する数行を必ず含め、チームがそれにアクセスする方法の詳細を提供してください。

セクション 2: 範囲

このセクションでは、ポリシーが達成したいことを説明する必要があります。たとえば、「このポリシーにより、すべての従業員は、資格のある PTO の量、PTO の申請方法、および PTO 要求を承認する人について足並みをそろえることができます。これにより、すべての従業員にとって公正で測定可能なプロセスを作成しています。」

セクション 3: 実用性

このセクションには、新しいポリシーの実用性を含める必要があります。

従業員はどのくらいの PTO を取得できますか?
使用しているポリシーの種類と、それが従業員に与える影響
従業員が PTO を申請する方法
有給休暇申請の承認者
FMLAの基準
従業員が PTO を取りすぎるとどうなるか
彼らがPTOのために会社を辞めた場合はどうなりますか?

これを平易な言葉で説明し、多くの例を使用して要点を説明する必要があります。これは従業員の最初の仕事である可能性があることを忘れないでください。明確な例を使用してプロセスを快適な言語で説明することで、標準的な会社の PTO ポリシーに自信を持たせることができます。

「有給休暇は年間を通して一定の割合で発生します」などのフレーズは避けてください。代わりに、「有給期間ごとに 4 時間の PTO が発生します」と試してください。

言葉遣いは明るく前向きに保ち、複雑なプロセスにはフローチャートを使用し、社内用語は避けるようにします。従業員の味方であることを示してください。

セクション 4: 制限事項

このセクションでは、ポリシーの制限を設定する必要があります。これは、制限を指定する必要がある無制限または銀行の PTO ポリシーを使用している場合に特に重要です。

従業員が年間に取得できる病気休暇と個人休暇の上限と下限、および従業員が手当を超過した場合にどのような結果が生じるかを必ず含めてください。繰り返しますが、口調は明るく前向きに保ちます。このセクションの目的は、従業員を威圧することではなく、従業員が PTO プロセスを理解できるようにすることです。

正確な表現と多くの例を使用して、要点を説明してください。非常にプロフェッショナルに聞こえますが、従業員には読めないポリシーは、誰にとっても役に立ちません。

セクション 5: 結論

この最後のセクションでは、上記のセクションのいずれにも当てはまらない重要な情報を指定する必要があります。ポリシーは新しい法律に合わせて定期的に更新されること、およびポリシーは従業員がいつでもすぐに利用できることを従業員に知らせてください。

従業員に質問がある場合は、上司または人事部に連絡して質問について話し合うように依頼してください。