Jak stworzyć standardową politykę firmy PTO dla małych firm

Uzyskanie równowagi między zapewnieniem wystarczającej liczby PTO, aby Twoi pracownicy byli zadowoleni, a także zapewnieniem, że spędzają wystarczająco dużo czasu w pracy, może być trudne. Pierwszym krokiem we wspieraniu pracowników w odnalezieniu tej równowagi jest stworzenie świetnej polityki PTO.

Pisząc politykę PTO swojej firmy, prawdopodobnie będziesz mieć wiele pytań. W tym artykule omówimy, jak stworzyć zasady czasu wolnego, jak wygląda standardowa polityka PTO dla małych firm, różne zasady PTO i przykłady silnych zasad PTO firmy.

Co to jest PTO?

Płatny czas wolny (PTO) to świadczenie, w ramach którego pracownicy otrzymują wynagrodzenie za czas, w którym nie są w pracy. Różne rodzaje PTO mogą obejmować płatny urlop, płatny urlop żałobny lub inny rodzaj płatnego urlopu osobistego.

WOM jest uważany za jedną z najważniejszych korzyści dla pracowników; W jednej z ankiet 80% pracowników stwierdziło, że przyciągnęłaby ich rola z dużą ilością PTO. Ponadto 78% menedżerów twierdzi, że zespoły korzystające z PTO są bardziej zaangażowane niż te, które tego nie robią, a 81% menedżerów zgadza się, że duży dodatek PTO zmniejsza wypalenie wśród zespołów. Oferowanie PTO utrzymuje zaangażowanie Twoich zespołów w Twoją firmę, a tym samym zwiększa produktywność.

Możesz dowiedzieć się więcej o PTO i sposobie jego naliczania tutaj.

Co to jest standardowa polityka PTO firmy?

Polityka płatnego czasu wolnego określa charakter PTO dostępnego dla pracowników w Twojej organizacji. Zwykle obejmuje to, do jakich kwot uprawnieni są pracownicy PTO, w jaki sposób naliczane są ich PTO oraz informacje o tym, jak pracownicy mogą ubiegać się o PTO.

Dobra polityka PTO jest jasno napisana i dostępna dla wszystkich współpracowników. Omówienie polityki PTO powinno być częścią procesu wdrażania pracownika, aby pracownicy rozumieli swoje uprawnienia od pierwszego dnia. Rozważ włączenie standardowej polityki PTO firmy do podręcznika pracownika, aby był zawsze łatwo dostępny.

Czy PTO jest wymagane przez prawo?

W większości przypadków nie ma prawnego wymogu zapewnienia pracownikom PTO. Jednak oferowanie płatnego czasu wolnego jako świadczenia — nawet jeśli nie masz do tego prawnego obowiązku — buduje silne relacje w miejscu pracy i ostatecznie zwiększa zaangażowanie pracowników.

Musisz prawnie zapewnić czas wolny, jeśli pracownik ma przewlekle chorego członka rodziny i przepracował dla Ciebie co najmniej 1250 godzin w ciągu ostatnich 12 miesięcy. W takim przypadku będą uprawnieni do bezpłatnego urlopu na mocy Ustawy o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA) w celu opieki nad tym członkiem rodziny. Możesz jednak zapłacić temu pracownikowi za jego wsparcie.

Rodzaje zasad PTO

Istnieje kilka rodzajów polityk PTO i wszystkie mają swoje mocne i słabe strony. Wybierając standardową polisę PTO dla swojej małej firmy, ważne jest, aby najpierw rozważyć, która polisa najlepiej odpowiada potrzebom pracownika i firmy. Rozważ przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, aby dowiedzieć się, jakich typów PTO używają najczęściej i jakie zasady mogą im się spodobać, aby pomóc w podjęciu decyzji.

Narzut

Polityka memoriałowa jest najczęstszym rodzajem polityki PTO. Jest popularny wśród mniejszych firm i start-upów, ponieważ pozwala pracownikom gromadzić dodatek PTO przez cały rok, zamiast oferować wszystkie PTO w jednej kwocie ryczałtowej. Pomaga to mniejszym firmom zarządzać kosztami WOM i umożliwia pracownikom robienie wystarczających przerw w ciągu roku, ponieważ stale naliczają WOM.

W przypadku urlopu naliczonego, jeśli pracownik zdecyduje się odejść z firmy, ta polityka oznacza, że ​​nie byłby on winien firmie dużych kwot PTO. Pracownicy będą mogli wziąć tylko płatny urlop, do którego mają prawo.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z polityki naliczonego czasu wolnego, oto kilka rzeczy, które powinieneś wziąć pod uwagę.

• Jak będzie przebiegał Twój rok PTO? Czy będzie działać od stycznia do stycznia, czy zgodnie z rokiem finansowym? Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, pamiętaj o uwzględnieniu tych informacji w swojej polityce PTO, aby zapobiec przypadkowemu wyprzedzeniu przez pracowników WOM.
• W jakim tempie pracownicy naliczają swoje PTO? To zależy od tego, ile masz okresów rozliczeniowych w miesiącu. Na przykład firma z dwoma okresami rozliczeniowymi miesięcznie umożliwia pracownikom gromadzenie mniejszych kwot PTO szybciej niż firmy z jednym okresem rozliczeniowym miesięcznie.
• Czy zezwolisz pracownikom na przeniesienie naliczonego PTO z poprzednich lat urlopowych? Nie masz prawnego wymogu, aby to zrobić, a wielu pracodawców stosuje politykę „wykorzystaj lub strać”. Mogą jednak istnieć korzyści dla małych firm lub start-upów, które pozwalają pracownikom przenosić płatne dni urlopu. Ta polityka umożliwi pracownikom intensywną pracę przez cały rok i robienie dłuższych, bardziej relaksujących przerw w drugim roku, kiedy startup mógł zatrudniać więcej pracowników lub ich początkowy okres wzrostu ustabilizował się.

Przechylony WOM

Bankowe polisy PTO są popularne wśród dużych organizacji z sektora prywatnego, w których panuje duże zaufanie między menedżerami a pracownikami. Polityka PTO w banku jest podobna do polityki memoriałowej, ponieważ PTO jest naliczane powoli przez cały rok.

Główna różnica polega na tym, że firma przyznaje pracownikom określoną kwotę PTO na początku roku jako kwotę ryczałtową — na przykład 20% ich dodatku na PTO — i umożliwia pracownikowi gromadzenie pozostałych 80% w miarę upływu roku. Ten „bank” PTO jest pomocny, ponieważ umożliwia pracownikom radzenie sobie z wszelkimi osobistymi sytuacjami kryzysowymi, które mogą się pojawić, zanim będą mieli szansę zgromadzić jakikolwiek PTO.

Płacenie PTO pracownika do przodu — iw dobrej wierze — buduje poczucie zaufania między pracodawcami a pracownikami, co jest korzystne dla morale zespołu. Jednak ta polityka może powodować problemy dla pracodawców, ponieważ jesteś umownie zobowiązany do zapłaty PTO, do którego pracownik jest uprawniony, jeśli pracownik odejdzie z firmy. Płacenie tej PTO w formie ryczałtu może być poza budżetem mniejszej firmy lub start-upu.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej polityki, oto niektóre z rzeczy, które powinieneś wziąć pod uwagę.

• Ile WOM przeznaczycie na początek roku? Ponieważ ta PTO jest przeznaczona na wszelkie osobiste sytuacje kryzysowe lub nieplanowaną chorobę, której może doświadczyć pracownik, zaleca się utrzymanie tego odsetka na minimalnym poziomie — najlepiej poniżej 20%. Jeśli pracownik miałby odejść w połowie roku, pomogłoby to utrzymać stosunkowo niskie koszty wypłat.
• W jaki sposób pracownicy będą prosić o PTO? Większe firmy mogą mieć problemy z żądaniami PTO, ponieważ pracownicy zwykle chcą mieć podobny czas wolny, np. w okolicach świąt lub wydarzeń sportowych. Czy będziesz działać na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, czy też będziesz mieć system priorytetów — na przykład oparty na stażu pracy? Dobrym pomysłem jest uwzględnienie sposobu zatwierdzania PTO w swojej polityce, aby pracownicy wiedzieli, na czym stoją.

Wypróbuj narzędzie nr 1 do zarządzania czasem wolnym!

Pożegnaj się z kalkulatorami, papierowymi kalendarzami i zgadywaniem dzięki wszechstronnemu oprogramowaniu do zarządzania czasem Connecteam.

Zacząć teraz

Nieograniczony WOM

Nieograniczone zasady PTO są popularne wśród firm technologicznych, mediów społecznościowych i inżynieryjnych. Dzięki tej polityce pracownicy mogą — teoretycznie — wziąć tyle PTO, ile chcą, kiedy tylko chcą przez cały rok. Jednak pracodawca zwykle ustala granice tej polityki, aby zapewnić pracownikom wystarczająco dużo czasu w firmie, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Ta polityka pozwala pracownikom zrównoważyć życie osobiste i zawodowe, a także może pomóc w przyciąganiu i zatrzymywaniu utalentowanych pracowników w Twojej organizacji. Wiele wiodących firm technologicznych — takich jak Google i Meta — oferuje tego typu politykę PTO.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej polityki, oto kilka punktów, które powinieneś wziąć pod uwagę.

• Jaka jest górna granica standardowej polisy PTO Twojej firmy? Pamiętaj, aby ustawić górny limit liczby pracowników WOM, których mogą przyjąć. Podczas gdy celem nieograniczonej polityki jest to, że pracownicy mogą poświęcić tyle czasu, ile potrzebują, chcesz mieć pewność, że pracownicy mają wystarczająco dużo czasu w firmie, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

W każdej firmie będzie to wyglądało inaczej – porozmawiaj ze swoimi pracownikami, aby zrozumieć, co myślą o polityce nieograniczonego czasu wolnego. Ich wskazówki pomogą Ci ustalić ograniczenia polityki nieograniczonej WOM.

• Dolny limit Twojej polisy PTO . Czasami pracodawcy z nieograniczonymi polisami PTO odkrywają, że pracownicy tak bardzo martwią się przyjmowaniem zbyt dużej liczby PTO, że w końcu nie biorą żadnego. Pracownicy twierdzą, że dzieje się tak, ponieważ obawiają się, że przyjmowanie nadmiaru PTO sprawi, że będą wyglądać na leniwych lub pozbawionych motywacji.

Ustalenie wytycznych dotyczących minimalnej kwoty PTO, której oczekujesz od pracowników, może pomóc złagodzić te obawy. Na przykład możesz wymagać, aby Twoi pracownicy odbywali co najmniej 2 tygodnie PTO i maksymalnie 12 tygodni PTO rocznie.

Jak napisać politykę PTO

Po rozważeniu, jaki rodzaj polisy PTO byłby najlepszy, nadszedł czas, aby ją napisać. Zalecamy zapoznanie się z polityką sekcja po sekcji. Powinieneś także uruchomić każdą sekcję przez swoich menedżerów i dział HR po jej napisaniu, aby uzyskać ich wkład.

Sekcja 1: Wprowadzenie

Ta sekcja powinna zawierać akapit wprowadzający przedstawiający, co pracownicy znajdą w polityce PTO. Napisanie tej sekcji może okazać się łatwiejsze po ukończeniu pozostałej części polisy, ponieważ wprowadzenie jest często najtrudniejszą częścią do napisania bez uprzedniego napisania treści.

Dołącz wprowadzenie do polityki, spis treści, numery stron i datę ostatniej zmiany.

Pamiętaj, aby dołączyć kilka wierszy o oprogramowaniu do śledzenia pracowników PTO i podać szczegółowe informacje o tym, jak Twój zespół może uzyskać do niego dostęp.

Sekcja 2: Zakres

W tej sekcji należy opisać, co polityka ma nadzieję osiągnąć. Na przykład: „Ta polityka zapewni, że wszyscy pracownicy będą zgodni co do tego, ile PTO są uprawnieni, w jaki sposób mogą ubiegać się o PTO i kto zatwierdzi ich wnioski PTO. W ten sposób tworzymy sprawiedliwy i wymierny proces dla wszystkich pracowników”.

Sekcja 3: Praktyczne aspekty

Ta sekcja powinna zawierać praktyczne aspekty nowej polisy.

• Ile PTO może wziąć pracownik?
• Z jakiego rodzaju polityki korzystasz i jaki ma to wpływ na pracowników
• Jak pracownicy mogą ubiegać się o PTO
• Kto zatwierdzi ich wnioski PTO
• Kryteria FMLA
• Co się stanie, jeśli pracownicy wezmą za dużo PTO
• Co się stanie, jeśli opuszczą firmę z powodu WOM?

Powinieneś wyjaśnić to prostym językiem i użyć wielu przykładów, aby zilustrować swój punkt widzenia. Pamiętaj, że może to być pierwsza praca Twojego pracownika, więc wyjaśnienie procesu w wygodnym dla niego języku z jasnymi przykładami sprawi, że poczuje się on bardziej pewny swojej standardowej polityki PTO firmy.

Unikaj zwrotów typu: „Będziesz naliczać PTO w stałym tempie przez cały rok”. Zamiast tego spróbuj „Otrzymasz 4 godziny PTO za każdy przepracowany okres rozliczeniowy”.

Używaj lekkiego i pozytywnego języka, stosuj schematy blokowe dla skomplikowanych procesów i staraj się unikać korporacyjnego żargonu — pokaż swojemu pracownikowi, że jesteś po jego stronie.

Sekcja 4: Ograniczenia

W tej sekcji należy określić ograniczenia polisy. Jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz z polisą WOM bez limitu lub z bankami, w przypadku której należy określić limity.

Pamiętaj, aby uwzględnić górne i dolne limity dni chorobowych i osobistych w ciągu roku, które Twoi pracownicy mogą wykorzystać, oraz jakie mogą być konsekwencje, jeśli pracownicy przekroczą swój zasiłek. Ponownie, zachowaj lekki i pozytywny ton. Celem tej sekcji nie jest zastraszanie pracowników, ale pomoc w zrozumieniu procesu PTO.

Używaj precyzyjnego języka i mnóstwa przykładów, aby zilustrować swój punkt widzenia. Polityka, która brzmi bardzo profesjonalnie, ale jest nieczytelna dla Twoich pracowników, jest bezużyteczna dla nikogo.

Sekcja 5: Wnioski

W tej ostatniej sekcji należy podać wszelkie ważne informacje, które nie znalazły się w żadnej z powyższych sekcji. Poinformuj pracowników, że polityka będzie regularnie aktualizowana zgodnie z wszelkimi nowymi przepisami oraz że jest ona zawsze łatwo dostępna dla pracowników.

Jeśli Twój pracownik ma pytania, poproś go, aby skontaktował się ze swoim przełożonym lub działem HR w celu omówienia swoich pytań.