วิธีสร้างข้อเสนอแนะที่ซื่อสัตย์และสร้างสรรค์จากทีมเล็กๆ

ผู้นำที่ยิ่งใหญ่ต้องการให้ทีมของพวกเขารู้สึกได้รับการสนับสนุนและรับฟัง เพราะเมื่อพนักงานของคุณรู้สึกได้รับการเคารพ พวกเขามักจะอยู่เคียงข้างกัน

ไม่มีธุรกิจใดที่อยากจะสูญเสียสิ่งที่ดีที่สุดและเฉียบแหลมของพวกเขาไป แต่ด้วยการลาออกครั้งใหญ่ส่งผลกระทบต่อภาคเทคโนโลยีมากกว่าภาคส่วนอื่นๆ การรักษาทีมของคุณให้คงอยู่เป็นมากกว่าการจ่ายเงินให้ดีและมอบผลประโยชน์ที่มีคุณภาพ วิธีหนึ่งที่คุณสามารถพิสูจน์ความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อพนักงานคือการขอความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานในปัจจุบันและผลกระทบที่มีต่ออนาคตของธุรกิจของคุณ

แม้ว่าสิ่งนี้จะฟังดูง่าย แต่ผู้นำหลายคนพบว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมขนาดเล็ก—ที่พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาไม่สามารถแบ่งปันความคิดด้วยความซื่อสัตย์ 100% การส่งแบบสำรวจและสัญญาว่าจะไม่เปิดเผยชื่อมีความหมายมากเมื่อมีคนเพียงไม่กี่คนในสำนักงาน

ในทีมขนาดเล็ก พนักงานอาจสงสัย (บางครั้งถูกต้องตามนั้น) ว่าสามารถระบุตัวตนได้ตามรูปแบบการเขียนหรือลักษณะเฉพาะที่พวกเขากล่าวถึงในแบบสำรวจ เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ คุณจะโน้มน้าวทีมของคุณให้เสนอคำวิจารณ์ที่ยากลำบากที่คุณต้องการเพื่อเป็นผู้นำที่ดีขึ้นได้อย่างไร ท้ายที่สุด คุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ หากคุณไม่ทราบว่าปัญหามีอยู่จริง

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อรับคำติชมที่สร้างสรรค์และตรงไปตรงมาจากทีมของคุณ แม้ว่าจะเป็นเพียงบางคนก็ตาม คุณจึงสามารถเติบโตไปพร้อมกับพวกเขาต่อไปได้

ทำให้ตัวเองเข้าถึงได้

หากคุณต้องการรับข้อมูลเชิงลึกที่ดีที่สุดจากพนักงานของคุณ ก่อนอื่นพวกเขาต้องรู้สึกสบายใจที่จะเข้าหาคุณนอกช่วง 1:1 ที่กำหนดไว้หรือช่วงคำติชมอื่นๆ การมีนโยบายเปิดกว้าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดไว้อย่างดีเพื่อให้ทีมของคุณใช้งานได้จริง เป็นความคิดที่ดี!

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดหรือแบบระยะไกลทั้งหมดได้เปลี่ยนวิธีที่เราสร้างช่วงเวลาสร้างความสัมพันธ์ที่ปกติจะเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมในสำนักงาน

การขอข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะผ่านการประชุมอย่างรวดเร็ว ไม่เป็นทางการ หรือแม้แต่อีเมลธรรมดาๆ ก็สามารถสร้างความแตกต่างได้ ก้าวไปอีกขั้นด้วยการให้ไทม์ไลน์ที่ชัดเจนสำหรับพนักงานของคุณเพื่อแสดงความคิดเห็น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลสั้นๆ ถึงทีมว่า "โปรดให้ความคิด คำถาม หรือข้อกังวลใดๆ หรือส่งข้อมูลทั้งหมดให้ชัดเจนภายใน [วันที่]"

การทำเช่นนี้จะช่วยให้พนักงานมีเวลาคิดเกี่ยวกับงานและรวบรวมความคิดเพื่อให้พวกเขาสามารถแสดงคำถามหรือข้อกังวลได้อย่างชัดเจน ซึ่งแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณไม่เพียงแค่สนใจในสิ่งที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย แต่ยังเกี่ยวกับความคิดของพวกเขาเกี่ยวกับโครงการและผลกระทบที่มีต่อเป้าหมายของบริษัทโดยรวม

ถามคำถามที่ถูกต้อง

ไม่ว่าคุณจะขอคำติชมเกี่ยวกับโครงการหรือส่งแบบสำรวจของบริษัททั่วไป คำถามที่คุณถาม—และวิธีที่คุณถาม—จะส่งผลต่อคุณภาพของคำติชมที่คุณได้รับ

ทำให้คำถามของคุณเฉพาะเจาะจงมากพอที่คุณต้องการมากกว่าแค่ใช่หรือไม่ใช่ การเขียนคำถามที่สร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานของคุณพูดอย่างตรงไปตรงมานั้นเป็นเรื่องยาก และคุณอาจต้องทดสอบคำถามต่างๆ เพื่อดูว่าคำถามข้อใดเชื่อมโยงกับทีมของคุณ หัวข้อสำคัญที่คุณถามได้ ได้แก่

• กระบวนการภายในและไม่ว่าจะสามารถปรับปรุงได้หรือไม่
• ค่านิยมของบริษัทและหากกำลังถูกทำให้เป็นจริง
• พนักงานของคุณประสบปัญหาและวิธีที่คุณสามารถช่วยในการเอาชนะพวกเขาได้
• โครงการล่าสุดและวิธีที่พวกเขาสามารถทำได้ดีกว่า
• ไม่ว่าทีมของคุณจะรู้สึกได้รับแรงบันดาลใจในการสร้างผลงานที่ดีที่สุดหรือหากพวกเขากำลังเผชิญกับความเหนื่อยหน่าย

เครื่องมือเช่น 15five สามารถช่วยให้คุณมีนิสัยในการขอคำติชมอย่างสม่ำเสมอ และช่วยให้คุณถามคำถามต่างๆ มากมายโดยไม่ทำให้พนักงานของคุณหนักใจ คุณสามารถกำหนดความถี่ที่คุณต้องการให้พนักงานของคุณเช็คอิน หรือแม้แต่สร้างรายการคำถามหมุนเวียนหมุนเวียน ทำให้ทีมของคุณมีโอกาสที่จะให้ข้อเสนอแนะเล็กน้อยเมื่อเวลาผ่านไป แทนที่จะขอให้พวกเขากรอกแบบสำรวจที่ใช้เวลานานและใช้เวลานาน

ปรับกระบวนการใหม่

พนักงานสามารถรู้สึกตรงประเด็นเมื่อถูกขอให้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบทบาทของตนอย่างตรงไปตรงมา

แทนที่จะส่ง "แบบสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน" ให้เปลี่ยนกรอบกระบวนการเป็น "แบบสำรวจอนาคตของงาน" หรือแบบสอบถาม "การเติบโตของหน่วยงาน"

การวางกรอบกระบวนการเพื่อให้ดีขึ้นในอนาคตแทนเวลาที่จะจมอยู่กับปัญหาในอดีตทำให้ทีมของคุณมีโอกาสไม่เพียงอภิปรายปัญหาเท่านั้น แต่ยังแนะนำวิธีแก้ไขที่คุณอาจไม่ได้พิจารณาอีกด้วย

นอกจากนี้ยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของการแจ้งล่วงหน้าและไทม์ไลน์ที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ เพื่อให้ได้ข้อเสนอแนะที่ดีที่สุด คุณไม่สามารถส่งอีเมลพร้อมแบบสำรวจที่แนบมาด้วย ให้เวลาทีมของคุณไตร่ตรองถึงความสำเร็จและความล้มเหลวของปีที่แล้วไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงว่าพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมอย่างมีความหมายได้อย่างไร และพวกเขาจะได้รับการสนับสนุนที่ดีขึ้นจากคุณในฐานะผู้นำได้อย่างไร นั่นนำเราไปสู่คำแนะนำต่อไป:

มองในแง่ลบด้วยความสง่างาม

การทำความเข้าใจและเห็นอกเห็นใจในประเด็นที่พนักงานของคุณหยิบยกขึ้นมาจะช่วยปรับปรุงความประทับใจของพวกเขาที่มีต่อคุณและธุรกิจของคุณ ท้ายที่สุด ชาวอเมริกันหลายล้านคนลาออกจากงานในปีที่แล้ว และในรายงานตลาดงานของสหรัฐฯ ประจำไตรมาสที่ 3 ของปี 2564 ของ Joblist ระบุว่า 19% รายงานว่าทำเช่นนั้นเพราะพวกเขาไม่พอใจกับวิธีที่นายจ้างปฏิบัติต่อพวกเขาในช่วงการระบาดใหญ่

ดังนั้น หากใครก็ตามที่รายงานให้คุณทราบถึงปัญหา เป้าหมายแรกของคุณควรคือการฟังและทำความเข้าใจ แม้ว่าคุณจะไม่เคยมีประสบการณ์แบบเดียวกันมาก่อน คุณจะไม่ได้รับคะแนนจากการพูดเชิงป้องกันหรือทำให้ความรู้สึกของพวกเขาเป็นโมฆะ บางครั้ง ปัญหาที่พวกเขาหยิบยกขึ้นมาอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เช่น การตั้งค่าการสื่อสาร ซึ่งคุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้ทันที

หากปัญหาร้ายแรงกว่านี้ ให้ใช้เวลาตรวจสอบวิเคราะห์สถานะของคุณ คำง่ายๆ ว่า “ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบ ฉันจะตรวจสอบและกำหนดเวลาติดตามผลกับเราสองคนโดยเร็วที่สุด” ทำหน้าที่ทำให้พนักงานของคุณรู้สึกได้ยินในขณะที่ให้ตัวเอง ใช้เวลาในการแยกแยะและคิดแผนปฏิบัติการ

ทำตามอย่างตั้งใจ

ไม่ว่าคุณจะต้องการหรือคาดหวังว่าจะได้รับคำติชมประเภทใด วิธีติดตามผลก็เป็นสิ่งสำคัญ การขอความคิดเห็นเป็นสิ่งหนึ่ง แต่เมื่อได้รับแล้ว คุณต้องพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาที่ทีมของคุณระบุ พนักงานของคุณเชื่อใจคุณมากพอที่จะบอกคุณเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงาน—คุณเป็นคนเดียวที่มีอำนาจในการแก้ปัญหา

เริ่มต้นด้วยการค้นหาหัวข้อทั่วไปที่ปรากฏขึ้นในการวิจารณ์ หากมีพนักงานหลายคนพบปัญหาเดียวกัน นั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเริ่มทำการเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณระบุปัญหาใหญ่ได้แล้ว ให้กลับไปที่ทีม

ในการประชุมหรืออีเมล ให้ตั้งชื่อปัญหาหรือปัญหาที่ทีมของคุณเผชิญและแบ่งปันแผนของคุณเพื่อแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น หากแบบสำรวจ 6 ใน 15 แบบที่คุณส่งออกไประบุว่าพนักงานรู้สึกหมดไฟ อาจถึงเวลาจ้างความช่วยเหลือเพิ่มเติมเพื่อแบ่งเบาภาระ ในหลายกรณี การเปิดพื้นที่ให้พนักงานและสอบถามความคิดเห็นในขั้นตอนต่อไปจะเป็นประโยชน์ ในฐานะที่เป็นคนที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาเหล่านี้มากที่สุด พวกเขามักจะมีแนวคิดที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้

ให้ทีมของคุณพูด

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อรับคำติชมอย่างตรงไปตรงมาจากพนักงานของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้สึกดีในการทำงาน และคุณสามารถกังวลน้อยลงเกี่ยวกับการสูญเสียบุคคลอันมีค่าที่คุณพึ่งพาความเชี่ยวชาญได้ อ่านบทความเหล่านี้เพื่อดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับทีมเล็กๆ ของคุณ: