Jak generować uczciwą, konstruktywną informację zwrotną od małego zespołu

Wielcy liderzy chcą, aby ich zespoły czuły się wspierane i słyszane, ponieważ kiedy Twoi pracownicy czują się szanowani, są bardziej skłonni do pozostania w pobliżu.

Żadna firma nie chce stracić najlepszych i najzdolniejszych, ale przy wielkiej rezygnacji, która wpływa na sektor technologiczny bardziej niż na inne, utrzymanie zespołu w nienaruszonym stanie to coś więcej niż dobre płacenie i oferowanie wysokiej jakości korzyści. Jednym ze sposobów, w jaki możesz udowodnić swoje zaangażowanie na rzecz swoich pracowników, jest poproszenie ich o wkład w bieżące wyniki i ich wpływ na przyszłość Twojej firmy.

Choć brzmi to łatwo, wielu liderów — zwłaszcza w małych zespołach — uważa, że ​​pracownicy nie mogą dzielić się swoimi przemyśleniami ze stuprocentową szczerością. Wysłanie ankiety i obiecanie anonimowości ma tyle znaczenia, gdy w biurze jest tylko garstka osób.

W małym zespole pracownicy mogą podejrzewać (czasami słusznie), że można ich zidentyfikować na podstawie ich stylu pisania lub specyfiki, o której wspominają w ankiecie. Mając to na uwadze, w jaki sposób przekonasz swój zespół, aby przedstawił ci trudną krytykę, której potrzebujesz, aby być lepszym liderem? W końcu nie możesz naprawić problemu, jeśli nie wiesz, że istnieje.

Skorzystaj z tych wskazówek, aby uzyskać szczere, konstruktywne opinie od swojego zespołu, nawet jeśli jest to tylko kilka osób, abyś mógł dalej rozwijać się razem z nimi.

Bądź przystępny

Jeśli chcesz uzyskać najlepsze informacje od swoich pracowników, najpierw muszą czuć się komfortowo, kontaktując się z Tobą poza zaplanowaną sesją 1:1 lub inną sesją informacji zwrotnych. Posiadanie polityki otwartych drzwi i upewnienie się, że jest ona dobrze zdefiniowana, aby Twój zespół faktycznie z niej korzystał, to świetny pomysł!

Jednak przejście do hybrydowych lub całkowicie zdalnych środowisk pracy zmieniło sposób, w jaki tworzymy momenty budowania relacji, które normalnie miałyby miejsce w środowisku biurowym.

Regularne prośby o wkład, czy to poprzez szybkie, nieformalne spotkania, czy nawet prostą wiadomość e-mail, mogą mieć ogromne znaczenie. Pójdź o krok dalej, zapewniając swoim pracownikom jasny harmonogram, w którym mogą przedstawić swoje przemyślenia. Na przykład możesz wysłać do zespołu krótki e-mail z informacją „proszę podać wszelkie przemyślenia, pytania lub wątpliwości lub wysłać wszystko jasne do [data]”.

Dzięki temu Twoi pracownicy mają czas na przemyślenie swojej pracy i zebranie myśli, aby mogli jasno wyrazić swoje pytania lub wątpliwości. Pokazuje im, że interesuje Cię nie tylko to, co mogą wnieść do produktu końcowego, ale także ich przemyślenia na temat projektu i jego ogólny wpływ na cele Twojej firmy.

Zadawaj właściwe pytania

Niezależnie od tego, czy prosisz o informację zwrotną na temat projektu, czy wysyłasz bardziej ogólną ankietę firmy, zadawane pytania — i sposób ich zadawania — wpłyną na jakość otrzymywanych informacji zwrotnych.

Zadbaj o to, by pytania były na tyle konkretne, aby wymagać czegoś więcej niż prostego „tak” lub „nie”. Pisanie pytań, które inspirują Twoich pracowników do szczerego mówienia, jest trudne i być może będziesz musiał przetestować różne pytania, aby zobaczyć, które z nich łączą się z Twoim zespołem. Niektóre ważne tematy, o które możesz zapytać, to:

• Procesy wewnętrzne i czy można je poprawić
• Wartości firmy i czy są aktualizowane
• Wszelkie zmagania, jakie stoją przed Twoim personelem i jak możesz pomóc w ich przezwyciężeniu
• Ostatnie projekty i jak mogły pójść lepiej
• Niezależnie od tego, czy Twój zespół czuje inspirację do tworzenia swojej najlepszej pracy, czy też stoi w obliczu wypalenia

Narzędzia takie jak 15five mogą pomóc w wyrobieniu nawyku regularnego proszenia o informacje zwrotne i pozwalają zadawać wiele różnych pytań bez przytłaczania pracowników. Możesz ustawić, jak często chcesz, aby Twoi pracownicy się meldowali, a nawet utworzyć rotacyjną listę unikalnych pytań, dając zespołowi możliwość przekazywania informacji zwrotnych w czasie, zamiast proszenia ich o wypełnienie długiej, czasochłonnej ankiety.

Przeformułuj proces

Pracownicy poproszeni o szczerą opinię na temat swojej roli mogą czuć się na miejscu.

Zamiast wysyłać im „ankietę z informacjami zwrotnymi od pracowników”, przeformułuj proces jako „ankietę dotyczącą przyszłości pracy” lub kwestionariusz „rozwoju agencji”.

Sformułowanie procesu jako sposobu na lepsze działanie w przyszłości, zamiast czasu na rozmyślanie nad problemami z przeszłości, daje zespołowi możliwość nie tylko przedyskutowania problemów, ale także zaproponowania rozwiązań, których być może nie brałeś pod uwagę.

Podkreśla to również znaczenie wcześniejszego powiadomienia i hojnej osi czasu. Aby uzyskać najlepszą opinię, nie możesz po prostu wysłać spontanicznej wiadomości e-mail z dołączoną ankietą. Daj swojemu zespołowi czas na zastanowienie się nie tylko nad sukcesami i porażkami z zeszłego roku, ale także nad tym, jak czuli, że byli w stanie wnieść znaczący wkład i jak mogliby być lepiej wspierani przez Ciebie jako lidera. To prowadzi nas do następnej rady:

Z wdziękiem weź negatywy

Zrozumienie i empatia w kwestiach zgłaszanych przez Twoich pracowników znacznie przyczyni się do poprawy ich wrażenia zarówno na Ciebie, jak i na Twoją firmę. W końcu miliony Amerykanów zrezygnowały z pracy w zeszłym roku, a w raporcie Joblist o amerykańskim rynku pracy za trzeci kwartał 2021 r. 19% wyraźnie zgłosiło to, ponieważ byli niezadowoleni z tego, jak ich pracodawca traktował ich podczas pandemii.

Tak więc, jeśli ktoś, kto się do ciebie zgłasza, porusza problem, twoim pierwszym celem powinno być wysłuchanie i zrozumienie. Nawet jeśli nie miałeś tego samego doświadczenia, nie zdobędziesz żadnych punktów, mówiąc defensywnie lub unieważniając ich uczucia. Czasami problem, który podnoszą, może być czymś prostym, na przykład preferencją komunikacyjną, którą możesz podjąć natychmiastowe działania, aby zaradzić.

Jeśli jednak problem jest poważniejszy, poświęć trochę czasu na dołożenie należytej staranności. Proste „dziękuję za zwrócenie mi na to uwagi, przyjrzę się temu i jak najszybciej zaplanuję kontynuację tylko z nami dwojgiem” może sprawić, że pracownik poczuje się słyszany, jednocześnie dając siebie. trochę czasu na przetrawienie i wymyślenie planu działania.

Kontynuuj z zamiarem

Bez względu na to, jakiego rodzaju informacji zwrotnej chcesz lub oczekujesz, sposób, w jaki będziesz postępować, ma kluczowe znaczenie. Proszenie o opinie to jedno, ale gdy już je otrzymasz, musisz być gotowy do rozwiązania problemów, które zidentyfikował Twój zespół. Twoi pracownicy ufali Ci na tyle, by opowiedzieć Ci o swoich problemach w pracy — tylko Ty masz możliwość rozwiązania problemu.

Zacznij od znalezienia wspólnych wątków, które pojawiają się w krytyce. Jeśli wielu pracowników identyfikuje ten sam problem, jest to świetne miejsce do rozpoczęcia wprowadzania zmian. Po zidentyfikowaniu poważnych problemów wróć do zespołu.

Na spotkaniu lub e-mailu nazwij problem lub problemy, przed którymi stoi Twój zespół, i podziel się swoimi planami rozwiązania problemów. Na przykład, jeśli sześć z 15 wysłanych ankiet wspomina, że ​​pracownicy czują się wypaleni, być może nadszedł czas, aby zatrudnić dodatkową pomoc, aby zmniejszyć obciążenie. W wielu przypadkach warto otworzyć głos dla pracowników i poprosić ich o opinie na temat kolejnych kroków. Jako ludzie najbardziej dotknięci tymi problemami, często to oni mają najlepsze pomysły na ich rozwiązanie.

Poproś swój zespół o rozmowę

Skorzystaj z tych wskazówek, aby uzyskać szczere opinie od swoich pracowników, aby mogli czuć się świetnie w pracy i nie martwić się o utratę cennych osób, na których wiedzy polegasz. Zapoznaj się z tymi artykułami, aby uzyskać jeszcze więcej wskazówek dotyczących budowania skutecznej strategii komunikacji z małym zespołem: