كيفية إنشاء ملاحظات بناءة وصادقة من فريق صغير

يريد القادة العظماء أن تشعر فرقهم بالدعم والاستماع ، لأنه عندما يشعر موظفوك بالاحترام ، فمن المرجح أن يظلوا في مكانهم.

لا يريد أي عمل أن يخسر أفضل ما لديه وألمعها ، ولكن مع الاستقالة الكبيرة التي تؤثر على قطاع التكنولوجيا أكثر من غيرها ، فإن الحفاظ على فريقك سليمًا هو أكثر من مجرد الدفع لهم بشكل جيد وتقديم مزايا عالية الجودة. تتمثل إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها إثبات التزامك تجاه موظفيك في طلب مساهماتهم في أدائك الحالي وكيف يؤثر على مستقبل عملك.

في حين أن هذا يبدو سهلاً ، يجد العديد من القادة - خاصة في الفرق الصغيرة - أن الموظفين يشعرون أنهم لا يستطيعون مشاركة أفكارهم بأمانة بنسبة 100٪. لا يعني إرسال استبيان والوعود بإخفاء الهوية الكثير فقط عندما يكون هناك عدد قليل من الأشخاص في المكتب.

في فريق صغير ، قد يشك الموظفون (في بعض الأحيان عن حق) في أنه يمكن تحديد هويتهم بناءً على أسلوب كتابتهم أو التفاصيل التي ذكروها في استبيانهم. مع وضع ذلك في الاعتبار ، كيف تقنع فريقك بتزويدك بالنقد الصعب الذي تحتاجه لتكون قائدًا أفضل؟ بعد كل شيء ، لا يمكنك إصلاح المشكلة إذا كنت لا تعرف أنها موجودة.

استخدم هذه النصائح للحصول على تعليقات صادقة وبناءة من فريقك ، حتى لو كان مجرد عدد قليل من الأشخاص ، حتى تتمكن من الاستمرار في النمو معهم.

اجعل نفسك ودودًا

إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل الأفكار من موظفيك ، فعليهم أولاً أن يشعروا بالراحة في الاقتراب منك خارج جلسة 1: 1 المجدولة أو جلسة ملاحظات أخرى. إن وجود سياسة الباب المفتوح ، والتأكد من تعريفها جيدًا بحيث يستخدمها فريقك بالفعل ، هي فكرة رائعة!

ومع ذلك ، فقد أدى الانتقال إلى بيئات العمل الهجينة أو البعيدة تمامًا إلى تغيير كيفية إنشاء لحظات بناء العلاقات التي تحدث عادةً في بيئة العمل داخل المكتب.

يمكن أن يؤدي طلب المدخلات بانتظام ، سواء من خلال اجتماعات سريعة أو غير رسمية أو حتى عبر بريد إلكتروني بسيط ، إلى إحداث فرق كبير. اذهب إلى أبعد من ذلك من خلال توفير جدول زمني واضح لموظفيك لتقديم أفكارهم. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني قصير إلى الفريق يقول "الرجاء تقديم أي أفكار أو أسئلة أو مخاوف أو إرسال كل ما تريده واضحًا بحلول [التاريخ]."

يؤدي القيام بذلك إلى منح موظفيك وقتًا للتفكير في عملهم وجمع أفكارهم حتى يتمكنوا من التعبير بوضوح عن أسئلتهم أو مخاوفهم. إنه يوضح لهم أنك لست مهتمًا فقط بما يمكنهم المساهمة به في المنتج النهائي ، ولكن أيضًا بأفكارهم حول المشروع وكيف يؤثر على أهداف شركتك بشكل عام.

اطرح الأسئلة الصحيحة

سواء كنت تطلب تعليقات على مشروع أو ترسل استبيانًا عامًا للشركة ، فإن الأسئلة التي تطرحها - وكيف تطرحها - ستؤثر على جودة التعليقات التي تتلقاها.

اجعل أسئلتك محددة بما يكفي بحيث تتطلب أكثر من مجرد نعم أو لا. تعد كتابة الأسئلة التي تلهم موظفيك للتحدث بصراحة أمرًا صعبًا ، وقد تضطر إلى اختبار أسئلة مختلفة لمعرفة أي منها يتصل بفريقك. تتضمن بعض الموضوعات المهمة التي قد تسأل عنها ما يلي:

• العمليات الداخلية وما إذا كان يمكن تحسينها
• قيم الشركة وما إذا كان يتم تحقيقها
• أي صراعات تواجه موظفيك وكيف يمكنك المساعدة في التغلب عليها
• المشاريع الأخيرة وكيف يمكن أن تكون أفضل
• سواء كان فريقك يشعر بالإلهام لإنشاء أفضل أعمالهم أو إذا كانوا يواجهون الإرهاق

يمكن أن تساعدك أدوات مثل 15five في التعود على طلب التعليقات بانتظام وتسمح لك بطرح الكثير من الأسئلة المختلفة دون إرباك موظفيك. يمكنك تعيين عدد المرات التي تريد من موظفيك تسجيل الوصول إليها ، وحتى إنشاء قائمة متناوبة من الأسئلة الفريدة ، مما يمنح فريقك الفرصة لتقديم أجزاء من التعليقات بمرور الوقت بدلاً من مطالبتهم بملء استبيان طويل ويستغرق وقتًا طويلاً.

أعد صياغة العملية

يمكن أن يشعر الموظفون بوضعهم على الفور عندما يُطلب منهم تقديم ملاحظات صادقة حول دورهم.

بدلاً من إرسال "استبيان آراء الموظفين" ، أعد صياغة العملية على أنها "مسح مستقبل العمل" أو استبيان "نمو الوكالة".

إن تأطير العملية كطريقة للقيام بعمل أفضل في المستقبل بدلاً من وقت للتفكير في قضايا الماضي يمنح فريقك الفرصة ليس فقط لمناقشة القضايا ، ولكن أيضًا اقتراح الحلول التي ربما لم تفكر فيها.

وهذا يؤكد أيضًا على أهمية تقديم إشعار مسبق وجدول زمني سخي. للحصول على أفضل الملاحظات ، لا يمكنك فقط إرسال بريد إلكتروني تلقائي مع إرفاق استطلاع. امنح فريقك وقتًا للتفكير ليس فقط في النجاحات والإخفاقات التي حدثت العام الماضي ، ولكن أيضًا كيف شعروا أنهم كانوا قادرين على المساهمة بشكل هادف وكيف يمكن أن يتلقوا دعمًا أفضل من قبلك كقائد. هذا يقودنا إلى النصيحة التالية:

خذ السلبيات برفق

إن فهم القضايا التي أثارها موظفوك والتعاطف معها سيقطع شوطًا طويلاً في المساعدة في تحسين انطباعهم عنك وعن عملك. بعد كل شيء ، ترك الملايين من الأمريكيين وظائفهم العام الماضي ، وفي تقرير سوق الوظائف الأمريكي للربع الثالث من عام 2021 الصادر عن Joblist ، أفاد 19٪ منهم بالتحديد أنهم فعلوا ذلك لأنهم كانوا غير راضين عن الطريقة التي تعامل بها صاحب العمل معهم أثناء الوباء.

لذا ، إذا أثار أحد الأشخاص الذين يرفعون تقارير إليك مشكلة ما ، فيجب أن يكون هدفك الأول هو الاستماع والفهم. حتى لو لم تكن قد مررت بنفس التجربة ، فلن تكسب أي نقاط بالتحدث بشكل دفاعي أو إبطال مشاعرهم. في بعض الأحيان ، قد تكون المشكلة التي يثيرونها شيئًا بسيطًا ، مثل تفضيل الاتصال ، والذي يمكنك اتخاذ إجراء فوري لمعالجته.

إذا كانت المشكلة أكثر خطورة ، فخذ بعض الوقت لبذل العناية الواجبة. يمكن أن تؤدي عبارة بسيطة "شكرًا لك على لفت انتباهي إلى هذا الأمر ، وسأبحث في هذا الأمر وأجدول موعدًا للمتابعة مع اثنين منا فقط في أقرب وقت ممكن" ، بحيث تجعل موظفك يشعر بأنه مسموع بينما تمنح نفسك بعض الوقت لاستيعاب وتحديد خطة عمل.

المتابعة بنية

بغض النظر عن نوع التعليقات التي تريدها أو تتوقع تلقيها ، فإن كيفية متابعتك أمر بالغ الأهمية. يعد طلب التعليقات أمرًا واحدًا ، ولكن بمجرد الحصول عليها ، يجب أن تكون مستعدًا لمعالجة المشكلات التي حددها فريقك. لقد وثق موظفوك بك بدرجة كافية لإخبارك بمشاكلهم في العمل - أنت الوحيد الذي لديه القدرة على تقديم حل.

ابدأ بالبحث عن أي خيوط مشتركة تظهر في النقد. إذا حدد عدة موظفين نفس المشكلة ، فهذا مكان رائع لبدء إجراء التغييرات. بمجرد تحديد المشكلات الكبيرة ، عد إلى الفريق.

في اجتماع أو بريد إلكتروني ، قم بتسمية المشكلة أو المشكلات التي تواجه فريقك وشارك خططك لمعالجة المشكلات. على سبيل المثال ، إذا ذكرت ستة من الاستطلاعات الخمسة عشر التي أرسلتها أن الموظفين يشعرون بالإرهاق ، فقد يكون الوقت قد حان لتوظيف مساعدة إضافية لتخفيف العبء. في كثير من الحالات ، سيكون من المفيد فتح المجال للموظفين وطلب آرائهم حول الخطوات التالية. نظرًا لأن الأشخاص الأكثر تضررًا من هذه المشكلات ، فغالبًا ما يكون لديهم أفضل الأفكار لإصلاحها.

اجعل فريقك يتحدث

استخدم هذه النصائح للحصول على تعليقات صادقة من موظفيك حتى يشعروا بالرضا في العمل ولا تقلق بشأن فقدان الأفراد القيمين الذين تعتمد على خبرتهم. راجع هذه المقالات للحصول على مزيد من النصائح حول بناء استراتيجية اتصال فعالة مع فريقك الصغير: