Bagaimana menghasilkan umpan balik yang jujur ​​dan konstruktif dari tim kecil

Pemimpin yang hebat ingin timnya merasa didukung dan didengar, karena ketika karyawan Anda merasa dihormati, mereka cenderung bertahan.

Tidak ada bisnis yang ingin kehilangan yang terbaik dan tercerdas, tetapi dengan pengunduran diri besar yang berdampak pada sektor teknologi lebih dari yang lain, menjaga tim Anda tetap utuh lebih dari sekadar membayar mereka dengan baik dan menawarkan manfaat berkualitas. Salah satu cara Anda dapat membuktikan komitmen Anda kepada karyawan Anda adalah dengan meminta masukan mereka tentang kinerja Anda saat ini dan bagaimana hal itu memengaruhi masa depan bisnis Anda.

Meskipun ini terdengar mudah, banyak pemimpin menemukan—terutama dalam tim kecil—bahwa karyawan merasa mereka tidak dapat membagikan pemikiran mereka dengan kejujuran 100%. Mengirimkan survei dan menjanjikan anonimitas sangat berarti jika hanya ada segelintir orang di kantor.

Dalam tim kecil, karyawan mungkin curiga (terkadang memang seharusnya demikian) bahwa mereka dapat diidentifikasi berdasarkan gaya penulisan mereka atau hal-hal spesifik yang mereka sebutkan dalam survei mereka. Dengan mengingat hal itu, bagaimana Anda meyakinkan tim Anda untuk memberi Anda kritik sulit yang Anda butuhkan untuk menjadi pemimpin yang lebih baik? Lagi pula, Anda tidak dapat memperbaiki masalah jika Anda tidak mengetahuinya.

Gunakan kiat-kiat ini untuk mendapatkan umpan balik yang jujur ​​dan konstruktif dari tim Anda, meskipun hanya beberapa orang, sehingga Anda dapat terus berkembang bersama mereka.

Jadikan diri Anda mudah didekati

Jika Anda ingin mendapatkan wawasan terbaik dari karyawan Anda, pertama-tama mereka harus merasa nyaman mendekati Anda di luar sesi umpan balik 1:1 yang dijadwalkan atau lainnya. Memiliki kebijakan pintu terbuka, dan memastikannya didefinisikan dengan baik sehingga tim Anda benar-benar menggunakannya, adalah ide bagus!

Namun, transisi ke lingkungan kerja hybrid atau sepenuhnya jarak jauh telah mengubah cara kami menciptakan momen membangun hubungan yang biasanya terjadi di lingkungan kantor.

Meminta masukan secara teratur, baik melalui rapat informal yang cepat atau bahkan email sederhana, dapat membuat perbedaan. Selangkah lebih maju dengan memberikan garis waktu yang jelas bagi karyawan Anda untuk memberikan pemikiran mereka. Misalnya, Anda dapat mengirim email singkat ke tim yang mengatakan "harap berikan pemikiran, pertanyaan, atau masalah apa pun atau kirim semuanya dengan jelas sebelum [tanggal]."

Melakukan hal itu memberi karyawan Anda waktu untuk memikirkan pekerjaan mereka dan mengumpulkan pemikiran mereka sehingga mereka dapat dengan jelas mengungkapkan pertanyaan atau kekhawatiran mereka. Ini menunjukkan kepada mereka bahwa Anda tidak hanya tertarik pada apa yang dapat mereka sumbangkan pada produk akhir, tetapi juga tentang pemikiran mereka tentang proyek dan bagaimana hal itu memengaruhi tujuan perusahaan Anda secara keseluruhan.

Ajukan pertanyaan yang tepat

Baik Anda meminta umpan balik tentang suatu proyek atau mengirimkan survei perusahaan yang lebih umum, pertanyaan yang Anda ajukan—dan cara Anda menanyakannya—akan memengaruhi kualitas umpan balik yang Anda terima.

Buat pertanyaan Anda cukup spesifik sehingga Anda membutuhkan lebih dari sekadar ya atau tidak. Menulis pertanyaan yang menginspirasi karyawan Anda untuk berbicara terus terang itu sulit, dan Anda mungkin harus menguji pertanyaan yang berbeda untuk melihat mana yang terhubung dengan tim Anda. Beberapa topik penting yang dapat Anda tanyakan meliputi:

• Proses internal dan apakah mereka dapat ditingkatkan
• Nilai-nilai perusahaan dan jika itu diaktualisasikan
• Kesulitan apa pun yang dihadapi staf Anda dan bagaimana Anda dapat membantu mengatasinya
• Proyek terbaru dan bagaimana mereka bisa menjadi lebih baik
• Apakah tim Anda merasa terinspirasi untuk menciptakan karya terbaik mereka atau jika mereka menghadapi kelelahan

Alat seperti 15five dapat membantu Anda membiasakan diri meminta umpan balik secara teratur dan memungkinkan Anda mengajukan banyak pertanyaan berbeda tanpa membebani karyawan Anda. Anda dapat mengatur seberapa sering Anda ingin karyawan Anda check-in, dan bahkan membuat daftar pertanyaan unik yang berputar, memberi tim Anda kesempatan untuk memberikan sedikit umpan balik dari waktu ke waktu alih-alih meminta mereka untuk mengisi survei yang panjang dan memakan waktu.

Membingkai ulang proses

Karyawan dapat merasa nyaman ketika diminta untuk memberikan umpan balik yang jujur ​​tentang peran mereka.

Alih-alih mengirimi mereka "survei umpan balik karyawan," membingkai ulang proses tersebut sebagai "survei pekerjaan masa depan" atau kuesioner "pertumbuhan agensi".

Membingkai proses sebagai cara untuk melakukan yang lebih baik di masa depan alih-alih waktu untuk memikirkan masalah masa lalu memberi tim Anda kesempatan untuk tidak hanya mendiskusikan masalah, tetapi juga menyarankan solusi yang mungkin tidak Anda pertimbangkan.

Ini juga menggarisbawahi pentingnya memberikan pemberitahuan terlebih dahulu dan garis waktu yang murah hati. Untuk mendapatkan umpan balik terbaik, Anda tidak bisa hanya mengirim email spontan dengan survei terlampir. Berikan waktu kepada tim Anda untuk merenungkan tidak hanya keberhasilan dan kegagalan tahun lalu, tetapi juga bagaimana mereka merasa dapat berkontribusi secara berarti dan bagaimana mereka dapat didukung dengan lebih baik oleh Anda sebagai seorang pemimpin. Itu membawa kita ke nasihat berikutnya:

Ambil yang negatif dengan anggun

Memahami dan berempati terhadap masalah yang diangkat oleh karyawan Anda akan sangat membantu meningkatkan kesan mereka terhadap Anda dan bisnis Anda. Lagipula, jutaan orang Amerika berhenti dari pekerjaan mereka tahun lalu, dan dalam Joblist's US Job Market Report untuk Q3 tahun 2021, 19% secara khusus melaporkan melakukannya karena mereka tidak senang dengan cara majikan mereka memperlakukan mereka selama pandemi.

Jadi, jika seseorang yang melapor kepada Anda mengemukakan suatu masalah, tujuan pertama Anda adalah mendengarkan dan memahami. Bahkan jika Anda tidak memiliki pengalaman yang sama, Anda tidak akan mendapatkan poin apa pun dengan berbicara membela diri atau menyangkal perasaan mereka. Terkadang, masalah yang mereka kemukakan mungkin sesuatu yang sederhana, seperti preferensi komunikasi, yang dapat segera Anda ambil tindakan untuk memperbaikinya.

Namun, jika masalahnya lebih serius, luangkan waktu untuk melakukan uji tuntas Anda. Ucapan sederhana “terima kasih telah menyampaikan ini kepada saya, saya akan memeriksanya dan menjadwalkan tindak lanjut hanya dengan kami berdua sesegera mungkin”, dapat membuat karyawan Anda merasa didengarkan sambil memberikan diri Anda beberapa waktu untuk mencerna dan mencari tahu rencana tindakan.

Tindak lanjuti dengan niat

Apa pun jenis umpan balik yang Anda inginkan atau harapkan untuk diterima, bagaimana Anda menindaklanjutinya sangat penting. Meminta umpan balik adalah satu hal, tetapi begitu Anda mendapatkannya, Anda harus siap untuk mengatasi masalah yang telah diidentifikasi oleh tim Anda. Karyawan Anda cukup memercayai Anda untuk memberi tahu Anda tentang masalah mereka di tempat kerja—Andalah satu-satunya yang memiliki kekuatan untuk memberikan solusi.

Mulailah dengan menemukan benang merah yang muncul dalam kritik. Jika beberapa karyawan mengidentifikasi masalah yang sama, itu adalah tempat yang bagus untuk mulai membuat perubahan. Setelah Anda mengidentifikasi masalah besar, kembalilah ke tim.

Dalam rapat atau email, sebutkan masalah atau masalah yang dihadapi tim Anda dan bagikan rencana Anda untuk mengatasi masalah tersebut. Misalnya, jika enam dari 15 survei yang Anda kirimkan menyebutkan bahwa karyawan merasa lelah, mungkin sudah waktunya untuk menyewa bantuan tambahan untuk meringankan beban. Dalam banyak kasus, akan bermanfaat untuk membuka kesempatan bagi karyawan dan meminta pendapat mereka tentang langkah selanjutnya. Sebagai orang yang paling terpengaruh oleh masalah ini, seringkali merekalah yang memiliki ide terbaik untuk memperbaikinya.

Buat tim Anda berbicara

Gunakan kiat-kiat ini untuk mendapatkan umpan balik yang jujur ​​dari karyawan Anda sehingga mereka dapat merasa hebat di tempat kerja dan Anda tidak perlu khawatir kehilangan individu berharga yang keahliannya Anda andalkan. Lihat artikel ini untuk mendapatkan lebih banyak tip dalam membangun strategi komunikasi yang efektif dengan tim kecil Anda: