7 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ วิธีจัดการการจัดตารางวันหยุดสำหรับพนักงานของคุณ

เมื่อเทศกาลวันหยุดใกล้เข้ามา การจัดตารางเวลาพนักงานที่มีประสิทธิภาพไม่เคยมีความสำคัญหรือท้าทายมากไปกว่านี้อีกแล้ว

ความพร้อมใช้งานของพนักงานที่จำกัดและการขอเวลาหยุดจำนวนมากในช่วงเวลาที่วุ่นวายของปีอาจทำให้คุณปวดหัวได้ เมื่อจัดการผิดพลาด การจัดตารางวันหยุดที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้คุณขาดพนักงานและส่งผลต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน

แต่ข่าวดีก็คือ—คริสต์มาสมาถึงคุณเร็วกว่ากำหนดในปีนี้ ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าคุณจะทำให้การจัดตารางเวลาวันหยุดของคุณเป็นเรื่องง่ายได้อย่างไรด้วยขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้

ตั้งความคาดหวังแต่เนิ่นๆ

ขั้นตอนแรกในการสร้างตารางการทำงานในวันหยุดที่มีประสิทธิภาพคือการพิจารณาความต้องการทางธุรกิจของคุณ ช่วงเทศกาลวันหยุดเป็นหนึ่งในช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดของปีสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณต้องมีเจ้าหน้าที่กี่คน?

อีกทางเลือกหนึ่งคือโอกาสที่จะชะลอและดำเนินการโดยมีพนักงานจำกัดหรือไม่? ความชัดเจนในเรื่องนี้ทำให้คุณสามารถอธิบายให้พนักงานของคุณทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง—และสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา—เมื่อถึงเทศกาลวันหยุด

เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณต้องการอะไรจากพนักงานของคุณ ให้พัฒนานโยบายและกระบวนการของคุณเกี่ยวกับตารางการทำงานในวันหยุดและการขอลาหยุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดเส้นตายให้พนักงานส่งคำขอลาหยุด หรือกำหนดให้พนักงานแต่ละคนทำงานอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ต่อเดือนในช่วงเทศกาลวันหยุด

พิจารณาวิธีจัดการคำขอเวลานอกแบบปะทะกัน คุณอาจให้ความสำคัญกับพนักงานที่ครอบคลุมช่วงเทศกาลวันหยุดก่อนหน้าหรือกำหนดให้พนักงานที่มีอายุงานน้อยกว่า 1 ปีพร้อมให้บริการ นอกจากนี้ คุณอาจต้องการกำหนดวัน "หยุดงาน" หลายวันเพื่อให้พนักงานทุกคนต้องทำงาน

ทำสิ่งนี้ให้เร็วที่สุด การทราบวันหยุดตั้งแต่ต้นปีจะทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการวางแผนกำหนดวันหยุด

สื่อสารอย่างชัดเจนและบ่อยครั้งกับพนักงานของคุณ

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าจะใช้นโยบายและกระบวนการจัดตารางวันหยุดของคุณอย่างไร ให้แจ้งพนักงานของคุณทราบ ทำสิ่งนี้ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณจะไม่แปลกใจ และเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการภาระหน้าที่ส่วนบุคคลตามกะได้

การสนทนาเกี่ยวกับปัญหาตารางวันหยุดกับพนักงานของคุณช่วยให้พวกเขามีโอกาสแจ้งข้อกังวล เสนอแนะ และถามคำถามใดๆ ที่พวกเขามี การสนับสนุนให้เกิดบทสนทนาอย่างเปิดเผย คุณจะสร้างความรู้สึกสนิทสนมกันในประเด็นนี้ แทนที่จะถูกบังคับให้ทำงาน พนักงานของคุณรู้สึกว่าพวกเขามีส่วนในการตัดสินใจจัดตารางวันหยุด

กระบวนการนี้ยังช่วยให้คุณเรียนรู้เกี่ยวกับความชอบส่วนบุคคลของพนักงาน คุณอาจพบว่าพนักงานบางคนเต็มใจอาสาทำงานกะวันหยุดบางกะเพื่อแลกกับการลาหยุด

การสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับตารางวันหยุดยังช่วยให้คุณและพนักงานของคุณมั่นใจได้ พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการใช้เวลาว่าง (PTO) เมื่อใด และคุณสามารถรักษาแผนธุรกิจของคุณและลดความเสี่ยงของปัญหาเกี่ยวกับพนักงานที่เกิดขึ้นในช่วงวันหยุด

พิจารณาเสนอวันหยุดบริษัท

หากธุรกิจของคุณสามารถจ่ายได้ ให้พิจารณาเสนอวันหยุดให้พนักงานโดยได้รับค่าจ้าง แม้ว่ากฎหมายจะไม่บังคับ แต่นายจ้างจำนวนมากเลือกที่จะเสนอให้พนักงานลาหยุดโดยได้รับค่าจ้างในวันหยุดบางวัน เช่น วันแรงงาน วันประกาศอิสรภาพ วันทหารผ่านศึก วันขอบคุณพระเจ้า วันคริสต์มาสอีฟ (24 ธันวาคม) วันคริสต์มาส (25 ธันวาคม) และวันปีใหม่ วัน.

การปิดทำการในช่วงวันหยุดไม่ใช่ทางเลือกสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการบริการหรือการท่องเที่ยว แต่ถ้าคุณทำได้ วันหยุดบริษัทคือผลประโยชน์เพิ่มเติมของพนักงานที่คุณสามารถเสนอให้พนักงานได้ เป็นวิธีที่ดีในการแสดงความสนใจของคุณในความเป็นอยู่ที่ดีและสร้างความปรารถนาดีกับพนักงานของคุณ

วันหยุดของบริษัทยังอาจกระตุ้นให้พนักงานของคุณอาสาทำงานในวันอื่นในช่วงเทศกาลวันหยุด หรืออย่างน้อยก็สละเวลาบางส่วนออกจากการทำงานในวันหยุดอื่นๆ

ใช้แอพตั้งเวลาพนักงาน

การจัดการความพร้อมของพนักงานและการขอลางานจำนวนมากในช่วงเทศกาลวันหยุดอาจเป็นเรื่องน่าปวดหัว การดำเนินการดังกล่าวด้วยตนเองใช้เวลานานและอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการกำหนดเวลาและการสื่อสารที่ผิดพลาดเมื่อทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการการจัดตารางเวลาวันหยุดของธุรกิจของคุณคือการใช้แอปการจัดตารางเวลาของพนักงาน ด้วยแอปการจัดตารางเวลา พนักงานของคุณสามารถส่งคำขอลาหยุดได้ และคุณสามารถสร้างและสื่อสารตารางการทำงานในวันหยุดของคุณได้จากส่วนกลาง

ด้วยกำหนดการที่พร้อมใช้งานจากอุปกรณ์ใดๆ พนักงานสามารถตรวจสอบบัญชีรายชื่อ สลับกะ และรับการแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีการอัพเดท คุณยังสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าใครว่างบ้างในบางวันและรวมเข้ากับบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อจัดการค่าจ้างวันหยุด

จ่ายอัตราวันหยุด

หากคุณต้องการให้พนักงานทำงานในวันหยุดเฉพาะ ให้พิจารณาเสนออัตราวันหยุดให้พวกเขา คุณสามารถตัดสินใจชดเชยพวกเขาในอัตราที่สูงกว่าปกติได้ เช่น 1.5 เท่าหรือสองเท่าของอัตราการจ่ายปกติ

การทำเช่นนี้ถือเป็นการยอมรับการเสียสละส่วนตัวที่พวกเขาอาจทำเพื่อทำงานในวันนั้น วิธีการนี้อาจจูงใจผู้คนให้เป็นอาสาสมัครในกะที่ไม่เป็นที่นิยม เช่น วันปีใหม่ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะพบว่าตัวเองขาดพนักงานในช่วงที่มีงานยุ่ง
การรับทราบผลงานของพนักงานของคุณในช่วงวันหยุดนั้นไม่จำกัดเฉพาะการจ่ายเงินเท่านั้น คุณอาจพิจารณาให้ของขวัญวันหยุดแก่พนักงาน จัดงานเลี้ยงสังสรรค์ในวันหยุดของสำนักงาน อนุญาตให้ทำงานจากระยะไกลในบางวันเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น หรือเสนอ PTO เพิ่มเติมหลังจากเทศกาลวันหยุด

กำหนดเวลาอย่างมีกลยุทธ์

สำหรับหลายๆ ธุรกิจ ช่วงเทศกาลวันหยุดอาจเป็นช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดของปี การจัดตารางวันหยุดที่มีประสิทธิภาพสำหรับช่วงเวลานี้ไม่เพียงแต่ต้องแน่ใจว่าคุณมีพนักงานเพียงพอ แต่ยังรวมถึงการผสมผสานพนักงานที่เหมาะสมด้วย

เมื่อสร้างตารางการทำงานในวันหยุด ให้คำนึงถึงช่องว่างของทักษะ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่คุณจัดรายการมีทักษะเสริมเพื่อให้ครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจในขณะที่ใช้พนักงานโครงกระดูก วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการจับคู่พนักงานระดับล่างหรือพนักงานตามฤดูกาลกับพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่า

หากคุณกำลังจะทำอะไรกับพนักงานที่น้อยลงในช่วงวันหยุด ให้แน่ใจว่าได้เตรียมผู้ที่มีรายชื่อไว้ ให้การฝึกอบรมที่พวกเขาอาจต้องการล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่ลาเตรียมคำแนะนำในการส่งมอบเมื่อจำเป็น

พิจารณาจ้างพนักงานตามฤดูกาล

หากช่วงเทศกาลวันหยุดหมายความว่าธุรกิจของคุณกำลังเฟื่องฟู ให้พิจารณาจ้างพนักงานตามฤดูกาลเพิ่มเติมเป็นการชั่วคราว หากคุณไปตามถนนสายนี้ คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับนโยบายวันหยุดและกำหนดความคาดหวังในระหว่างกระบวนการจ้างงาน การจ้างพนักงานตามฤดูกาลที่ไม่พร้อมทำงานเมื่อคุณต้องการจะไม่ช่วยจัดตารางวันหยุดของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมพนักงานตามฤดูกาลผ่านกระบวนการรับเข้าทำงานที่ออกแบบมาอย่างดี แม้ว่าสิ่งนี้อาจดัดแปลงมาจากสิ่งที่คุณใช้สำหรับพนักงานประจำ แต่ก็ยังต้องครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
เช่นเดียวกับพนักงานประจำของคุณ คุณสามารถให้พนักงานตามฤดูกาลเข้าถึงแอปการจัดกำหนดการเพื่อลงทะเบียนเวลาว่างได้ จากตรงนั้น คุณสามารถจัดการการแลกเปลี่ยนกะและสื่อสารการอัปเดตกับพนักงานทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย

การจัดตารางวันหยุดไม่จำเป็นต้องทำให้คุณปวดหัว

เมื่อเตรียมตารางการทำงานในวันหยุดปีนี้ โปรดคำนึงถึงเคล็ดลับข้างต้นเพื่อให้ไม่ยุ่งยากมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ด้วยการพัฒนานโยบายและขั้นตอนที่ยุติธรรมเกี่ยวกับการจัดตารางวันหยุดในองค์กรของคุณ คุณสามารถสื่อสารความคาดหวังของคุณกับพนักงานในระยะเริ่มต้นได้

แอพจัดตารางเวลาพนักงานที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนแรกที่ดีในการจัดตารางวันหยุดอย่างมีประสิทธิภาพ การจ้างพนักงานพิเศษตามฤดูกาล เสนอค่าจ้างในวันหยุดหรือสวัสดิการอื่นๆ หรือการปิดสำนักงานและให้วันหยุดบริษัทแก่พนักงานของคุณ สามารถช่วยให้คุณและพนักงานของคุณเพลิดเพลินกับเทศกาลวันหยุดทั้งในเวลาและนอกที่ทำงาน