Как запустить расчет заработной платы для вашего ресторана

Работа с зарплатой сложна. Однако расчет заработной платы для ресторана — это совсем другое дело.

Вы можете быстро застрять в липкой паутине требований к заработной плате, включая федеральную минимальную заработную плату и чаевые, кредит на чаевые, расчет сверхурочных, причитающиеся налоги, политику чаевых и все, что между ними.

Перегруженный? Не будь! Мы здесь, чтобы провести вас через этот процесс и разобрали некоторые из основных проблем, с которыми вы столкнетесь на этом пути!

Вдобавок ко всему, мы выбрали 4 лучших программных решения для расчета заработной платы в ресторанах на рынке сегодня, которые позволят вам управлять всем процессом с полной легкостью и эффективностью.

Давайте приступим!

Что следует учитывать при настройке и запуске расчета заработной платы ресторана

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, убедитесь, что у вас есть эти четыре пункта в порядке:

• Ваш идентификационный номер работодателя (EIN)
• Отдельный банковский счет для оплаты вашего персонала и налогов
• Заполненные формы занятости, такие как форма W-4 и форма I-9.
• График начисления заработной платы

Все готово? Теперь вы готовы погрузиться!

Первое, что нужно иметь в виду, это требования к минимальной заработной плате. В зависимости от штата, в котором находится ваш бизнес, сотрудники, получающие чаевые, могут получать другую минимальную заработную плату, чем другие сотрудники.

Например, минимальная заработная плата штата Флорида составляет 11 долларов в час и 7,98 долларов для работников, получающих чаевые. С другой стороны, в Калифорнии владельцы ресторанов обязаны платить своим сотрудникам, получающим чаевые, полную минимальную заработную плату, которая составляет 14 или 15 долларов, в зависимости от количества сотрудников. И это при том, что федеральная минимальная заработная плата составляет 7,25 доллара в час и 2,13 доллара для работников, получающих чаевые.

Поэтому очень важно проверить, существуют ли местные требования к минимальной заработной плате там, где расположен ваш бизнес, которые могут преобладать над федеральными требованиями.

Вам нужно будет создать надлежащую систему отчетности чаевых, чтобы правильно рассчитать заработную плату.

Если вы берете кредит на чаевые — то есть вы подсчитываете чаевые определенных сотрудников в соответствии с требованиями к минимальной заработной плате — ваш персонал, получающий чаевые, должен ежедневно сообщать вам о своих чаевых, чтобы вы могли правильно их выплачивать.

Все остальные сотрудники, получающие чаевые, могут ежемесячно сообщать вам о чаевых, чтобы обеспечить точность налоговых платежей. Ведите учет всех заявленных советов, которые нужно представить во время аудита IRS или жалобы сотрудников.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы должны предоставить персоналу, получившему чаевые, следующую информацию в устной или письменной форме, чтобы использовать чаевые:

• Их заработная плата, которая не может быть ниже 2,13 доллара в час.
• Максимальный кредит чаевых, который вы можете получить, составляет 5,12 доллара в час.
• Сумма чаевых не может быть больше, чем количество чаевых, заработанных работником.
• Как работодатель вы несете ответственность за то, чтобы заработная плата каждого работника соответствовала требованиям минимальной заработной платы.
• Вы должны покрыть разницу, если кредит на чаевые не соответствует требованиям минимальной заработной платы.
• Федеральный закон запрещает вам вычитать заработную плату сотрудников за любую поломку или нехватку реестра.
• Чаевые вычитаются из стандартной минимальной заработной платы при расчете сверхурочной работы.

Если ваш ресторанный бизнес не расположен на Аляске, в Калифорнии, Гуаме, Миннесоте, Монтане, Неваде, Орегоне или Вашингтоне, где чаевые запрещены, вам необходимо убедиться, что вы правильно рассчитываете заработную плату.

Давайте посмотрим на следующий расчет для сотрудника, получающего чаевые, работающего в штате, который позволяет начислять чаевые, чтобы лучше понять, как работает фонд заработной платы в ресторане.

Джаннет в настоящее время зарабатывает 2,13 доллара в час. На этой неделе она отработала 38 часов и заработала 160 долларов чаевых. Вот шаги, которые вы предпримете, чтобы рассчитать ее зарплату:

Во-первых, мы вычисляем ее обычную заработную плату за неделю на основе количества отработанных часов: 38 x 2,13 доллара = 80,94 доллара.

Наш следующий шаг — добавить ее чаевые к ее зарплате: 80,94 доллара + 160,00 доллара = 240,94 доллара.

Далее нам нужно рассчитать, покрывают ли чаевые Джаннет разницу между федеральной минимальной заработной платой и минимальной заработной платой с чаевыми. Ее федеральная минимальная заработная плата составляет 38 x 7,25 доллара = 275,50 доллара.

Итак, Джаннет должна платить не менее 275,50 долларов, чтобы соответствовать федеральным требованиям к минимальной заработной плате. Поскольку она зарабатывала всего 240,94 доллара, ее зарплата была меньше на 275,50 доллара — 240,94 доллара = 34,56 доллара.

Поскольку чаевые Джаннет не покрыли разницу между двумя зарплатами, вам нужно будет добавить к ее зарплате 34,56 доллара, чтобы компенсировать разницу.

Расчет оплаты сверхурочных для сотрудников, получивших чаевые, требует особого расчета.

Давайте используем пример, чтобы лучше понять, как рассчитать оплату за сверхурочную работу.

Джош — бармен, который на прошлой неделе отработал 46 часов. Он живет и работает в Техасе, где чаевые составляют 2,13 доллара.

Во-первых, обычная зарплата Джоша составляет 40 x 2,13 доллара = 85,20 доллара.

Далее следует рассчитать стандартную оплату сверхурочной работы: 7,25 доллара x 1,5 = 10,88 доллара в час.

Затем вы вычтете разрешенный в вашем штате совет на чаевые. Поскольку в этом примере мы используем Техас, вы можете брать чаевые в размере 5,12 доллара в час. Это выходит в $ 10,88 - $ 5,12 = $ 5,76 в час за сверхурочную работу.

Джош отработал 46 часов, так что он имеет право на 6 сверхурочных часов. Расчет для этого: 6 x 5,76 доллара США = 34,56 доллара США.

Таким образом, недельная зарплата Джоша составляет 85,20 доллара + 34,56 доллара = 119,76 доллара.

Последним шагом к выяснению его окончательной зарплаты за неделю является подсчет заработанных им чаевых, который определит, нужно ли вам добавить дополнительную сумму к его зарплате.

У сотрудников ресторана обычно есть несколько ролей, и эти роли обычно имеют разные ставки оплаты. Поэтому важно отдельно отслеживать, сколько часов ваши сотрудники работают в каждой роли. Если в них участвуют сотрудники, получающие чаевые, вам нужно будет отслеживать заработную плату с чаевыми по сравнению с федеральной минимальной заработной платой в дополнение к часам, отработанным на другой должности.

Если вы живете в штате, который требует, чтобы вы рассчитывали разницу между минимальной заработной платой вашего сотрудника, получающего чаевые, и обычной минимальной заработной платой, вам решать, как именно следует обращаться с чаевыми в вашем ресторане.

Некоторые варианты для этого:

• Каждый получивший чаевые сотрудник держит свои чаевые.
• Чаевые распределяются между всеми сотрудниками, получившими чаевые.
• Чаевые распределяются в зависимости от позиций. Это может быть, например, 15% для официантов, 25% для барменов и 60% для официантов.
• Чаевые распределяются между всеми сотрудниками.

Здесь нужно учитывать некоторые вещи:

• Если ваша политика позволяет делиться чаевыми между всеми сотрудниками, вы должны платить всем своим сотрудникам полную минимальную заработную плату, а не уменьшенную заработную плату.
• Если вы придерживаетесь политики, которая требует, чтобы все сотрудники делились чаевыми, вам следует ознакомиться с законами вашего штата об объединении чаевых.
• Если вы решите не вводить политику чаевых, ваши сотрудники просто сохранят свои чаевые.

Как вести расчет заработной платы в ресторане

Если вы платите сотрудникам, получающим чаевые, уменьшенную заработную плату, выполните следующие действия, чтобы подготовить и запустить платежную ведомость:

1. Соберите табели учета рабочего времени ваших сотрудников и рассчитайте валовую заработную плату.
2. Соберите отчеты о чаевых от всех сотрудников, получивших чаевые.
3. Рассчитайте разницу между сниженной и требуемой минимальной заработной платой и введите разницу, если это необходимо.
4. Рассчитайте все причитающиеся налоги, включая федеральный подоходный налог, налог на Medicare и налог на социальное обеспечение (FICA), исходя из заработной платы и чаевых.
5. Обязательно сохраните записи о чаевых, о которых сообщил каждый сотрудник, в их личном деле.

Вы несете ответственность за уплату следующих налогов как работодатель:

• Налоги с заработной платы в Службу внутренних доходов (IRS). К ним относятся как федеральные налоги, так и часть FICA для сотрудников и работодателей.
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA) налог для федерального правительства. Платежи FUTA должны производиться каждые три месяца.
• Закон штата о налоге на безработицу (SUTA) налог для вашего штата.
• Любые городские, окружные или местные налоги, в зависимости от местоположения вашего ресторана.

Кроме того, вы обязаны подавать ФОРМУ IRS 941, в которой сообщается об общей сумме федерального подоходного налога, а также налога FICA как с работника, так и с работодателя, каждый квартал, а также ФОРМА IRS 940, чтобы сообщить ваш налог в соответствии с Федеральным законом о налоге на безработицу (FUTA). ежегодно.

Если вы берете зачет чаевых, вы также можете подать форму IRS 8846 «Зачет налогов работодателя по социальному обеспечению и программе Medicare, уплаченных с определенных чаевых сотрудников», чтобы потребовать зачет суммы налогов на социальное обеспечение и программу Medicare, уплаченных вами от имени вашего сотрудника.

Лучшие варианты программного обеспечения для расчета заработной платы в ресторанах 2023 года

Лучшее универсальное решение для расчета заработной платы ресторана.

Connecteam — это комплексное решение для управления расчетом заработной платы в ресторане, которое предоставляет вам все инструменты, необходимые для подготовки точных табелей учета рабочего времени для расчета заработной платы.

Он включает в себя полностью автоматизированные часы , с помощью которых ваши сотрудники могут отмечать приход и уход со своей смены с помощью мобильного приложения.

Система автоматически записывает все отслеженные часы в цифровой табель учета рабочего времени, где вы, как менеджер, можете быстро просмотреть и просмотреть все зарегистрированные данные. Это включает в себя общее количество рабочих часов в день, количество часов, отработанных в течение периода выплаты заработной платы, сверхурочную работу, перерывы, отгулы и любые нарушения.

Пользователи могут просматривать свои расписания, запрашивать любые изменения и отправлять свое одобрение непосредственно через приложение. Администраторы могут при необходимости редактировать записи в табеле учета рабочего времени и блокировать их после завершения. Это позволяет убедиться, что вся информация является полной, точной и не содержит расхождений.

Когда все будет готово, вы можете легко обрабатывать расчет заработной платы с помощью интеграции Connecteam Gusto или Quickbooks Online или экспортировать табели учета рабочего времени непосредственно в любое дополнительное программное обеспечение для расчета заработной платы.

В целом, Connecteam предлагает интуитивно понятный пользовательский интерфейс, отличное обслуживание клиентов и комплексное решение для оптимизации повседневных процессов управления сотрудниками.

Ключевая особенность

• Интеграция системы расчета заработной платы (Quickbooks и Gusto)

• GPS-учет рабочего времени

• Управление расписанием

• PTO и управление отсутствием

• Управление сверхурочной работой

• Выделение ошибок/несоответствий в табеле учета рабочего времени

За и против

• Интуитивно понятный и простой в использовании

• Комплексное решение

• Отличная поддержка клиентов

• Бюджетный

• Дополнительные интеграции в разработке

Цены

• Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей.

• Бесплатная 14-дневная пробная версия

• Доступен бесплатный план

Подходит для: автоматизации процессов расчета заработной платы.

Gusto — это комплексное программное обеспечение для расчета заработной платы для ресторанов, цель которого — помочь малым предприятиям позаботиться о своих командах.

Эта система начисления заработной платы позволяет легко вести расчет заработной платы для наемных работников и подрядчиков. Вы также можете автоматически обрабатывать налоги на заработную плату, обрабатывать медицинские и другие льготы для сотрудников, вносить прямые депозиты и многое другое.

Услуги Gusto по расчету заработной платы — хороший выбор для владельцев небольших ресторанов и предпринимателей, которые хотят автоматизировать свои процессы расчета заработной платы и тем самым сократить административные расходы и направить свои ресурсы на развитие своего бизнеса.

Узнать больше о Густо

Ключевая особенность

• Управление преимуществами

• Печать чеков

• Прямой депозит

• Электронные формы

За и против

• Легко использовать

• Многофункциональный

  
• Плохая поддержка клиентов

• Ограниченные возможности отчетности

Цены

• От 40 долларов в месяц + 6 долларов в месяц за пользователя.

• Бесплатная пробная версия: Нет

• Бесплатный план: Нет

Подходит для: Автоматизация регулярного расчета заработной платы.

RUN от ADP — это программное обеспечение для расчета заработной платы в ресторанах, которое предназначено для обработки «мельчайших деталей» расчета заработной платы, чтобы вы могли сосредоточиться на ведении своего бизнеса.

Этот инструмент содержит пошаговые экраны, инструкции и советы по управлению платежной ведомостью. Он позволяет вам настраивать автоматизацию для регулярного начисления заработной платы и предлагает несколько вариантов оплаты, включая прямой депозит и ADPCheck. RUN также включает надстройки для администрирования льгот и подачи налоговых деклараций за дополнительные сборы.

Это программное обеспечение для расчета заработной платы специально разработано для предприятий с численностью сотрудников до 50 человек.

Узнайте больше о RUN от ADP

Ключевая особенность

• Отслеживание преимуществ

• Печать чеков

• Управление компенсациями

• Прямой депозит

• База данных сотрудников

• Отчетность по заработной плате

За и против

• Хорошая настраиваемость

• Легко использовать

• Ограниченные возможности импорта данных

• Трудно настроить

Цены

• Цены не в открытом доступе

• Бесплатная пробная версия: Да

• Бесплатный план: Нет

Подходит для: автоматизации подачи налоговых деклараций штата и федеральных налогов.

Quickbooks — это отличное программное решение для расчета заработной платы в ресторанах, которое призвано предоставить малым и средним предприятиям более интеллектуальные бизнес-инструменты.

Он предлагает основные функции расчета заработной платы, такие как наложение ареста на заработную плату, медицинское страхование и управление другими льготами, а также автоматизированную подачу налоговых деклараций штата и федерального уровня. Также можно настроить автоматический расчет заработной платы, чтобы вы могли сосредоточиться на управлении своим бизнесом.

Узнайте больше о Intuit QuickBooks

Ключевая особенность

• Панель активности

• Автоматический биллинг

• Выставление счетов и выставление счетов

• Бюджетирование/прогнозирование

• Отслеживание расходов

• Управление заработной платой

• Отслеживание запасов

За и против

• Многофункциональный

• Легко использовать

• Кривая обучения

• Плохая поддержка клиентов

Цены

• От 20 долларов в месяц + 8 долларов за пользователя.

• Бесплатная пробная версия: Да

• Бесплатный план: Да

Итог по управлению заработной платой в ресторане

При расчете заработной платы для вашего ресторана нужно иметь много дел — от правильного расчета заработной платы до подачи налогов и всего, что между ними.

К счастью, вы можете управлять рестораном, не будучи специалистом по расчету заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы в ресторанах может помочь вам управлять всем процессом с полной легкостью и эффективностью, чтобы вы могли вернуться к любимому делу и сосредоточиться на развитии своего бизнеса.