Come eseguire il libro paga per il tuo ristorante

Gestire il libro paga è complicato. Gestire il libro paga per un ristorante , tuttavia, è tutta un'altra partita.

Puoi rimanere rapidamente bloccato nella rete appiccicosa dei requisiti del libro paga, inclusi salari minimi federali e di mancia, credito di mancia, calcoli degli straordinari, tasse dovute, politiche di mancia e tutto il resto.

Sopraffatto? Non essere! Siamo qui per guidarti attraverso il processo e abbiamo analizzato alcune delle principali sfide che dovrai affrontare lungo il percorso!

Inoltre, abbiamo messo in fila 4 delle migliori soluzioni software per le buste paga dei ristoranti oggi sul mercato che ti permetteranno di gestire l'intero processo con totale facilità ed efficienza.

Andiamo subito al punto!

Cosa considerare quando si imposta e si gestisce il libro paga del ristorante

Prima di affrontare il libro paga, assicurati di avere questi quattro elementi in ordine:

• Il tuo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
• Un conto bancario separato per pagare il personale e le tasse
• Moduli di lavoro compilati, come il modulo W-4 e il modulo I-9
• Un programma di buste paga

Tutto stabilito? Ora sei pronto per tuffarti!

La prima cosa da tenere a mente sono i requisiti salariali minimi. A seconda dello stato in cui si trova la tua attività, i dipendenti che ricevono mance possono guadagnare un salario minimo diverso rispetto al resto del personale.

Ad esempio, il salario minimo statale della Florida è di $ 11,00 l'ora e $ 7,98 per i lavoratori con mancia. D'altra parte, in California, i proprietari di ristoranti sono tenuti a pagare ai dipendenti con la mancia l'intero salario minimo, che è di $ 14,00 o $ 15,00, a seconda del numero di dipendenti. E tutto questo mentre il salario minimo federale è di $ 7,25 l'ora e di $ 2,13 per i lavoratori con mance.

È quindi essenziale verificare se esistono requisiti salariali minimi locali dove si trova la tua attività che potrebbero prevalere sui requisiti federali.

Dovrai creare un adeguato sistema di segnalazione delle mance per calcolare correttamente le buste paga.

Se stai prendendo un credito di mancia, il che significa che stai contando le mance di determinati dipendenti per il loro salario minimo richiesto, il tuo personale con mance deve segnalarti le mance ogni giorno in modo che tu possa pagarle correttamente.

Tutti gli altri dipendenti con mance possono segnalarti mance su base mensile per garantire che i pagamenti delle tasse siano accurati. Tenere un registro di tutti i suggerimenti segnalati da presentare durante un audit IRS o un reclamo del dipendente.

Ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA), sei tenuto a fornire al personale con mancia le seguenti informazioni oralmente o per iscritto per utilizzare il credito di mancia:

• Il loro salario, che non può essere inferiore a 2,13 dollari l'ora.
• Il credito massimo che puoi prendere per la mancia è di $ 5,12 all'ora.
• Il credito di mancia preso non può essere superiore al numero di mance guadagnate dal dipendente.
• In qualità di datore di lavoro, è tua responsabilità garantire che la retribuzione di ogni dipendente soddisfi i requisiti salariali minimi.
• Devi coprire la differenza se il credito di mancia non soddisfa i requisiti salariali minimi.
• La legge federale ti impedisce di detrarre i salari dei dipendenti per eventuali rotture o carenze di registro.
• Il credito di mancia viene sottratto dal salario minimo standard durante il calcolo degli straordinari.

A meno che la tua attività di ristorazione non si trovi in ​​Alaska, California, Guam, Minnesota, Montana, Nevada, Oregon o Washington, dove il credito di mancia è vietato, dovrai essere sicuro di calcolare correttamente i salari.

Diamo un'occhiata al seguente calcolo per un dipendente con mance che lavora in uno stato che consente il credito di mancia per capire meglio come funziona il libro paga del ristorante.

Jannet attualmente guadagna $ 2,13 l'ora. Ha lavorato 38 ore questa settimana e ha guadagnato $ 160 in mance. Ecco i passaggi da seguire per calcolare il suo stipendio:

Innanzitutto, calcoliamo la sua paga regolare per la settimana in base al numero di ore lavorate: 38 x $ 2,13 = $ 80,94

Il nostro prossimo passo è aggiungere le sue mance al suo stipendio: $ 80,94 + $ 160,00 = $ 240,94

Successivamente, dovremo calcolare se le mance di Jannet coprono la differenza tra il salario minimo federale e quello con mancia. Il suo salario minimo federale è 38 x $ 7,25 = $ 275,50

Quindi, Jannet deve essere pagato almeno $ 275,50 per soddisfare i requisiti del salario minimo federale. Dal momento che ha guadagnato solo $ 240,94, la sua paga è stata inferiore di $ 275,50 - $ 240,94 = $ 34,56

Poiché le mance di Jannet non coprivano la differenza tra i due stipendi, dovrai aggiungere $ 34,56 al suo stipendio per compensare la differenza.

Il calcolo della retribuzione degli straordinari per i dipendenti con mance richiede un calcolo particolare.

Usiamo un esempio per capire meglio come calcolare la retribuzione degli straordinari.

Josh è un barista che ha lavorato 46 ore la scorsa settimana. Vive e lavora in Texas, dove la mancia è di $ 2,13.

Prima di tutto, la paga regolare di Josh è 40 x $ 2,13 = $ 85,20

Il prossimo passo è calcolare la retribuzione standard per gli straordinari: $ 7,25 x 1,5 = $ 10,88 l'ora

Quindi sottrarrai il credito di mancia consentito dal tuo stato. Dal momento che stiamo usando il Texas per questo esempio, puoi prendere $ 5,12 l'ora in credito di mancia. Questo risulta a $ 10,88 - $ 5,12 = $ 5,76 l'ora per gli straordinari.

Josh ha lavorato 46 ore, quindi ha diritto a 6 ore di straordinario. Il calcolo per questo è 6 x $ 5,76 = $ 34,56

Questo pone la paga di Josh per la settimana a $ 85,20 + $ 34,56 = $ 119,76

Il passaggio finale per calcolare la sua paga finale per la settimana è calcolare le mance che ha guadagnato, che determineranno se è necessario aggiungere un importo aggiuntivo alla sua busta paga.

I dipendenti del ristorante hanno comunemente più ruoli da ricoprire e questi ruoli di solito hanno tariffe diverse. È quindi essenziale tenere traccia separatamente di quante ore i tuoi dipendenti lavorano in ciascun ruolo. Se questi coinvolgono dipendenti con mance, dovrai tenere traccia dei salari con mance rispetto al salario minimo federale oltre alle ore lavorate in un'altra posizione.

Se vivi in ​​uno stato che richiede di calcolare la differenza tra il salario minimo del tuo dipendente con mancia e il salario minimo regolare, spetta a te determinare esattamente come devono essere gestite le mance nel tuo ristorante.

Alcune opzioni per farlo sono:

• Ogni dipendente con mance mantiene le proprie mance.
• Le mance vengono condivise tra tutti i dipendenti con mance.
• I suggerimenti sono condivisi in base alle posizioni. Questo può, ad esempio, essere del 15% per gli autobus, del 25% per i baristi e del 60% per i camerieri.
• I suggerimenti sono condivisi tra tutti i membri dello staff.

Ci sono alcune cose da prendere in considerazione qui:

• Se la tua politica consente di condividere le mance tra tutti i dipendenti, devi pagare a tutti i tuoi dipendenti l'intero salario minimo anziché il salario ridotto.
• Se scegli una politica che richieda a tutti i dipendenti di condividere suggerimenti, dovresti controllare le leggi del tuo stato sui suggerimenti di pooling.
• Se scegli di non istituire una politica sulle mance, i tuoi dipendenti manterranno semplicemente le loro mance.

Come eseguire il libro paga del ristorante

Se stai pagando ai tuoi dipendenti con mance uno stipendio ridotto, questi sono i passaggi da seguire per preparare ed eseguire il libro paga:

1. Raccogli le schede attività dei tuoi dipendenti e calcola la retribuzione lorda.
2. Raccogli i rapporti sulle mance di tutti i dipendenti con mance.
3. Calcolare la differenza tra il salario minimo ridotto e quello richiesto e inserire la differenza, se pertinente.
4. Calcola tutte le tasse dovute, inclusa l'imposta federale sul reddito, l'imposta Medicare e l'imposta sulla previdenza sociale (FICA), in base a salari e mance.
5. Assicurati di salvare un registro delle mance segnalate da ciascun membro del personale nel file del dipendente.

Sei responsabile del pagamento delle seguenti tasse come datore di lavoro:

• Imposte sui salari all'Internal Revenue Service (IRS). Questi includono sia le tasse federali che la parte dei dipendenti e dei datori di lavoro della FICA.
• Federal Unemployment Tax Act (FUTA) imposta al governo federale. I pagamenti FUTA sono dovuti ogni tre mesi.
• State Unemployment Tax Act (SUTA) imposta al tuo stato.
• Eventuali imposte cittadine, provinciali o locali, a seconda dell'ubicazione del ristorante.

Inoltre, sei responsabile della presentazione del MODULO 941 dell'IRS, che riporta la ritenuta d'acconto federale totale e dell'imposta FICA sui dipendenti e sul datore di lavoro, ogni trimestre, nonché il MODULO 940 dell'IRS, per segnalare la tua imposta FUTA (Federal Unemployment Tax Act) - annualmente.

Se accetti crediti di mancia, puoi anche presentare il modulo IRS 8846 Credit for Employer Social Security and Medicare Taxes paid on Certain Employee Tips per richiedere un credito per l'importo delle tasse di Social Security e Medicare che hai pagato per conto del tuo dipendente.

Le migliori opzioni software per le buste paga dei ristoranti del 2023

La migliore soluzione all-in-one per il libro paga del ristorante.

Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione delle buste paga dei ristoranti che ti fornisce tutti gli strumenti necessari per preparare schede attività accurate per le buste paga.

Include un Time Clock completamente automatizzato con il quale i tuoi dipendenti possono timbrare in entrata e in uscita dai loro turni utilizzando l'app mobile.

Il sistema registra automaticamente tutte le ore registrate su una scheda attività digitale , dove tu, in qualità di manager, puoi vedere e rivedere rapidamente tutti i dati registrati. Ciò include le ore di lavoro giornaliere totali, il numero di ore lavorate durante un periodo di busta paga, straordinari, pause, permessi ed eventuali irregolarità.

Gli utenti possono rivedere le proprie schede attività, richiedere eventuali modifiche e inviare la propria approvazione direttamente tramite l'app. Gli amministratori possono modificare le voci della scheda attività, se necessario, e bloccarle una volta completate. Ciò consente di garantire che tutte le informazioni siano complete, precise e prive di discrepanze.

Quando sei pronto, puoi elaborare facilmente le buste paga utilizzando le integrazioni Gusto o Quickbooks Online di Connecteam o esportare le schede attività direttamente in qualsiasi altro software di buste paga preferito.

Nel complesso, Connecteam offre un'esperienza utente intuitiva, un servizio clienti eccezionale e una soluzione all-in-one per semplificare i processi quotidiani di gestione dei dipendenti.

Caratteristiche principali

• Integrazioni del sistema di gestione stipendi (Quickbooks e Gusto)

• Monitoraggio delle ore di lavoro tramite GPS

• Gestione delle schede attività

• PTO e gestione delle assenze

• Gestione degli straordinari

• Evidenzia errori/irregolarità della scheda attività

Pro e contro

• Intuitivo e facile da usare

• Soluzione tutto in uno

• Ottimo supporto clienti

• Economico

• Ulteriori integrazioni in fase di sviluppo

Prezzi

• A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti

• Prova gratuita di 14 giorni

• Piano gratuito disponibile

Ideale per: automatizzare i processi di gestione stipendi.

Gusto è un software di buste paga a servizio completo per ristoranti che mira ad aiutare le piccole imprese a prendersi cura dei propri team.

Questo sistema di buste paga ti consente di gestire facilmente le buste paga per dipendenti e appaltatori stipendiati. Puoi anche elaborare automaticamente le imposte sui salari, gestire l'assistenza sanitaria e altri benefici per i dipendenti, effettuare versamenti diretti e altro ancora.

I servizi di libro paga di Gusto sono una buona scelta per i proprietari di piccoli ristoranti e gli imprenditori che desiderano automatizzare i propri processi di libro paga e, in tal modo, ridurre i costi amministrativi e indirizzare le proprie risorse verso la crescita delle proprie attività.

Scopri di più su Gusto

Caratteristiche principali

• Gestione dei benefici

• Stampa di assegni

• Deposito diretto

• Moduli elettronici

Pro e contro

• Facile da usare

• Ricco di funzionalità

  
• Assistenza clienti scadente

• Opzioni di segnalazione limitate

Prezzi

• A partire da $40/mese + $6/mese per utente

• Prova gratuita: no

• Piano gratuito: no

Ideale per: automatizzare le buste paga ricorrenti.

RUN di ADP è un software per il libro paga del ristorante che mira a gestire il "nocciolo duro" dell'elaborazione del libro paga in modo che tu possa concentrarti sulla gestione della tua attività.

Questo strumento offre schermate dettagliate, indicazioni e suggerimenti per la gestione delle buste paga. Ti consente di impostare automazioni per le buste paga ricorrenti e offre molteplici opzioni di pagamento, tra cui deposito diretto e ADPCheck. RUN include anche componenti aggiuntivi per l'amministrazione dei benefici e l'archiviazione di moduli fiscali per costi aggiuntivi.

Questo software per le buste paga è specificamente progettato per le aziende con un massimo di 50 dipendenti.

Ulteriori informazioni su RUN di ADP

Caratteristiche principali

• Monitoraggio dei benefici

• Stampa di assegni

• Gestione compensi

• Deposito diretto

• Banca dati dei dipendenti

• Reportistica sulle buste paga

Pro e contro

• Buona personalizzazione

• Facile da usare

• Capacità di importazione dati limitate

• Difficile da configurare

Prezzi

• I prezzi non sono pubblicamente disponibili

• Prova gratuita: sì

• Piano gratuito: no

Ideale per: automatizzare le dichiarazioni fiscali statali e federali.

Quickbooks è un'ottima soluzione software per le buste paga dei ristoranti che mira a fornire alle piccole e medie imprese strumenti di business più intelligenti.

Offre le funzionalità principali del libro paga, come i pignoramenti salariali, l'assicurazione sanitaria e l'amministrazione di altri benefici e la dichiarazione dei redditi statale e federale automatizzata. È anche possibile impostare il libro paga in modo che venga eseguito automaticamente in modo da poterti concentrare sulla gestione della tua attività.

Ulteriori informazioni su Intuit QuickBooks

Caratteristiche principali

• Cruscotto attività

• Fatturazione automatica

• Fatturazione e fatturazione

• Budget/previsione

• Monitoraggio delle spese

• Gestione buste paga

• Monitoraggio dell'inventario

Pro e contro

• Ricco di funzionalità

• Facile da usare

• Curva di apprendimento

• Assistenza clienti scadente

Prezzi

• A partire da $ 20 al mese + $ 8 per utente

• Prova gratuita: sì

• Piano gratuito: sì

Linea di fondo sulla gestione del libro paga del ristorante

C'è molto da affrontare quando si gestiscono le buste paga per il tuo ristorante: dal calcolo corretto dei salari alla dichiarazione delle tasse e tutto il resto.

Fortunatamente, puoi gestire un ristorante senza essere un esperto di buste paga. Il software per le buste paga dei ristoranti può aiutarti a gestire l'intero processo con estrema facilità ed efficienza, in modo che tu possa tornare a fare ciò che ami e concentrarti sulla crescita della tua attività.