Jak prowadzić listę płac w swojej restauracji

Prowadzenie listy płac jest trudne. Prowadzenie listy płac w restauracji to jednak zupełnie inna gra.

Możesz szybko utknąć w lepkiej sieci wymagań płacowych, w tym płacy minimalnej federalnej i napiwków, kredytu napiwkowego, obliczeń nadgodzin, należnych podatków, zasad napiwków i wszystkiego pomiędzy.

Przytłoczony? nie bądź! Jesteśmy tutaj, aby przeprowadzić Cię przez ten proces i opisaliśmy niektóre z głównych wyzwań, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć!

Ponadto zestawiliśmy 4 najlepsze dostępne obecnie na rynku rozwiązania programowe do obsługi płac w restauracjach, które pozwolą Ci zarządzać całym procesem z całkowitą łatwością i wydajnością.

Przejdźmy do rzeczy!

Co należy wziąć pod uwagę podczas konfigurowania i prowadzenia listy płac w restauracji

Zanim zajmiesz się listą płac, upewnij się, że masz uporządkowane cztery elementy:

• Twój numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
• Oddzielne konto bankowe do płacenia pracownikom i podatkom
• Wypełnione formularze zatrudnienia, takie jak formularz W-4 i formularz I-9
• Harmonogram listy płac

Wszystko gotowe? Jesteś teraz gotowy do nurkowania!

Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać, są wymagania dotyczące płacy minimalnej. W zależności od stanu, w którym znajduje się Twoja firma, pracownicy otrzymujący napiwki mogą zarabiać inną płacę minimalną niż pozostali pracownicy.

Na przykład stanowa płaca minimalna na Florydzie wynosi 11,00 USD za godzinę i 7,98 USD dla pracowników otrzymujących napiwki. Z drugiej strony w Kalifornii właściciele restauracji są zobowiązani do płacenia pracownikom otrzymującym napiwki pełnej płacy minimalnej, która wynosi 14,00 USD lub 15,00 USD, w zależności od liczby pracowników. I to wszystko, podczas gdy federalna płaca minimalna wynosi 7,25 dolara za godzinę i 2,13 dolara dla pracowników otrzymujących napiwki.

Dlatego konieczne jest sprawdzenie, czy w miejscu lokalizacji Twojej firmy istnieją lokalne wymagania dotyczące płacy minimalnej, które mogą mieć pierwszeństwo przed wymogami federalnymi.

Będziesz musiał stworzyć odpowiedni system raportowania napiwków, aby poprawnie obliczyć listę płac.

Jeśli bierzesz napiwki – co oznacza, że ​​wliczasz napiwki niektórych pracowników do ich minimalnego wynagrodzenia – Twój napiwek musi codziennie zgłaszać Ci napiwki, abyś mógł je prawidłowo wypłacić.

Wszyscy pozostali pracownicy otrzymujący napiwki mogą co miesiąc zgłaszać Ci napiwki, aby upewnić się, że płatności podatkowe są prawidłowe. Prowadź rejestr wszystkich zgłoszonych wskazówek, które należy przedstawić podczas audytu IRS lub skargi pracowniczej.

Zgodnie z ustawą o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA), aby skorzystać z kredytu napiwkowego, należy ustnie lub pisemnie przekazać personelowi otrzymującemu napiwki następujące informacje:

• Ich płaca, która nie może być niższa niż 2,13 dolara za godzinę.
• Maksymalny kredyt napiwkowy, jaki możesz wziąć, wynosi 5,12 USD za godzinę.
• Pobrany napiwek nie może być większy niż liczba napiwków zdobytych przez pracownika.
• Jako pracodawca masz obowiązek upewnić się, że wynagrodzenie każdego pracownika spełnia wymagania płacy minimalnej.
• Musisz pokryć różnicę, jeśli kredyt napiwkowy nie spełnia wymagań płacy minimalnej.
• Prawo federalne zabrania potrącania wynagrodzeń pracowników za jakiekolwiek uszkodzenia lub braki w rejestrach.
• Napiwek jest odejmowany od standardowej płacy minimalnej przy obliczaniu nadgodzin.

Jeśli Twoja firma restauracyjna nie znajduje się na Alasce, w Kalifornii, Guam, Minnesocie, Montanie, Nevadzie, Oregonie lub Waszyngtonie, gdzie dawanie napiwków jest zabronione, musisz mieć pewność, że poprawnie obliczasz wynagrodzenie.

Przyjrzyjmy się poniższym wyliczeniom dla pracownika, który otrzymał napiwek, pracującego w stanie, który pozwala na kredyt na napiwek, aby lepiej zrozumieć, jak działa lista płac w restauracji.

Jannet zarabia obecnie 2,13 dolara na godzinę. Pracowała 38 godzin w tym tygodniu i zarobiła 160 dolarów napiwków. Oto kroki, które należy wykonać, aby obliczyć jej wypłatę:

Najpierw obliczamy jej regularne wynagrodzenie za tydzień na podstawie liczby przepracowanych godzin: 38 x 2,13 USD = 80,94 USD

Następnym krokiem jest dodanie jej napiwków do jej wynagrodzenia: 80,94 USD + 160,00 USD = 240,94 USD

Następnie musimy obliczyć, czy napiwki Jannet pokrywają różnicę między federalną a napiwkową płacą minimalną. Jej federalna płaca minimalna wynosi 38 x 7,25 USD = 275,50 USD

Tak więc Jannet musi otrzymać co najmniej 275,50 USD, aby spełnić federalne wymagania dotyczące płacy minimalnej. Ponieważ zarobiła tylko 240,94 USD, jej pensja była niższa o 275,50 USD – 240,94 USD = 34,56 USD

Ponieważ wskazówki Jannet nie pokryły różnicy między dwoma zarobkami, będziesz musiał dodać 34,56 $ do jej wypłaty, aby nadrobić różnicę.

Obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników napiwkowych wymaga szczególnej kalkulacji.

Użyjmy przykładu, aby lepiej zrozumieć, jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny.

Josh jest barmanem, który w zeszłym tygodniu przepracował 46 godzin. Mieszka i pracuje w Teksasie, gdzie stawka napiwkowa wynosi 2,13 dolara.

Po pierwsze, regularne wynagrodzenie Josha wynosi 40 x 2,13 USD = 85,20 USD

Następnie obliczamy standardową stawkę za nadgodziny: 7,25 USD x 1,5 = 10,88 USD za godzinę

Następnie odejmiesz dozwolony kredyt na napiwki w swoim stanie. Ponieważ w tym przykładzie używamy Teksasu, możesz wziąć 5,12 USD za godzinę napiwku. Daje to 10,88 USD – 5,12 USD = 5,76 USD za nadgodziny.

Josh przepracował 46 godzin, więc ma prawo do 6 nadgodzin. Kalkulacja dla tego to 6 x 5,76 USD = 34,56 USD

Oznacza to, że wynagrodzenie Josha za tydzień wynosi 85,20 USD + 34,56 USD = 119,76 USD

Ostatnim krokiem do ustalenia jego ostatecznej wypłaty za tydzień jest obliczenie wszelkich napiwków, które zarobił, co określi, czy musisz dodać dodatkową kwotę do jego wypłaty.

Pracownicy restauracji zwykle mają do wypełnienia wiele ról, a role te zwykle wiążą się z różnymi stawkami wynagrodzenia. Dlatego ważne jest, aby oddzielnie śledzić, ile godzin Twoi pracownicy przepracowują w każdej roli. Jeśli dotyczy to pracowników otrzymujących napiwki, oprócz godzin przepracowanych na innym stanowisku konieczne będzie śledzenie płac napiwków w porównaniu z federalną płacą minimalną.

Jeśli mieszkasz w stanie, który wymaga obliczenia różnicy między płacą minimalną pracownika, który daje napiwek, a regularną płacą minimalną, od Ciebie zależy, jak dokładnie należy traktować napiwki w Twojej restauracji.

Niektóre opcje wykonania tej czynności to:

• Każdy pracownik, który otrzymał napiwek, zachowuje swoje napiwki.
• Napiwki są gromadzone między wszystkimi pracownikami, którzy otrzymali napiwki.
• Wskazówki są udostępniane na podstawie pozycji. Może to być na przykład 15% dla busserów, 25% dla barmanów i 60% dla kelnerów.
• Wskazówki są wspólne dla wszystkich członków personelu.

Należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Jeśli Twoja polityka zezwala na dzielenie się napiwkami między wszystkich pracowników, musisz płacić wszystkim swoim pracownikom pełną płacę minimalną, a nie płacę obniżoną.
• Jeśli zdecydujesz się na politykę, która wymaga od wszystkich pracowników dzielenia się napiwkami, powinieneś sprawdzić przepisy swojego stanu dotyczące łączenia napiwków.
• Jeśli zdecydujesz się nie wprowadzać polityki napiwków, Twoi pracownicy po prostu zatrzymają napiwki.

Jak prowadzić listę płac w restauracji

Jeśli płacisz swoim napiwkom pracownikom obniżoną pensję, wykonaj następujące kroki, aby przygotować i uruchomić listę płac:

1. Zbierz karty czasu pracy swoich pracowników i oblicz wynagrodzenie brutto.
2. Zbierz raporty napiwków od wszystkich pracowników, którzy otrzymali napiwki.
3. Oblicz różnicę między obniżoną a wymaganą płacą minimalną i w razie potrzeby wprowadź różnicę.
4. Oblicz wszystkie należne podatki, w tym federalny podatek dochodowy, podatek Medicare i podatek na ubezpieczenie społeczne (FICA), na podstawie wynagrodzeń i napiwków.
5. Pamiętaj o zapisywaniu napiwków zgłoszonych przez każdego członka personelu w ich aktach pracowniczych.

Jesteś odpowiedzialny za opłacenie następujących podatków jako pracodawca:

• Podatki od wynagrodzeń do Internal Revenue Service (IRS). Obejmują one zarówno podatki federalne, jak i część FICA dla pracowników i pracodawców.
• Ustawa o federalnym podatku od bezrobocia (FUTA) podatek na rzecz rządu federalnego. Płatności FUTA są płatne co trzy miesiące.
• Ustawa o podatku od bezrobocia (SUTA) w twoim stanie.
• Wszelkie podatki miejskie, powiatowe lub lokalne, w zależności od lokalizacji Twojej restauracji.

Ponadto jesteś odpowiedzialny za składanie co kwartał formularza IRS FORM 941, w którym zgłaszany jest całkowity federalny podatek potrącany u źródła oraz podatek FICA zarówno od pracownika, jak i pracodawcy, a także formularz IRS FORM 940 — w celu zgłaszania podatku na podstawie federalnej ustawy o podatku od bezrobotnych (FUTA) — rocznie.

Jeśli przyjmujesz kredyty napiwkowe, możesz również złożyć formularz IRS 8846 Credit for Employer Social Security and Medicare Taxes opłacony z tytułu niektórych napiwków pracowniczych, aby ubiegać się o kredyt na kwotę podatków Social Security i Medicare zapłaconych w imieniu swojego pracownika.

Najlepsze opcje oprogramowania do obsługi płac w restauracjach w 2023 r

Najlepsze kompleksowe rozwiązanie do obsługi płac w restauracjach.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania listą płac w restauracji, które zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do przygotowania dokładnych grafików do listy płac.

Zawiera w pełni zautomatyzowany zegar czasu , za pomocą którego Twoi pracownicy mogą rejestrować i kończyć swoje zmiany za pomocą aplikacji mobilnej.

System automatycznie rejestruje wszystkie śledzone godziny w cyfrowej karcie czasu pracy, gdzie jako kierownik możesz szybko zobaczyć i przejrzeć wszystkie zarejestrowane dane. Obejmuje to całkowity dzienny czas pracy, liczbę godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym, nadgodziny, przerwy, czas wolny i wszelkie nieprawidłowości.

Użytkownicy mogą przeglądać swoje karty czasu pracy, żądać zmian i przesyłać swoje zatwierdzenia bezpośrednio przez aplikację. Administratorzy mogą w razie potrzeby edytować wpisy grafiku i blokować je po ich ukończeniu. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie informacje są kompletne, precyzyjne i wolne od rozbieżności.

Gdy wszystko jest gotowe, możesz łatwo przetwarzać listę płac za pomocą integracji Connecteam Gusto lub Quickbooks Online lub eksportować karty czasu pracy bezpośrednio do dowolnego dodatkowego preferowanego oprogramowania płacowego.

Ogólnie rzecz biorąc, Connecteam oferuje intuicyjną obsługę, wyjątkową obsługę klienta i kompleksowe rozwiązanie usprawniające codzienne procesy zarządzania pracownikami.

Kluczowe cechy

• Integracje systemów płacowych (Quickbooks i Gusto)

• Śledzenie godzin pracy GPS

• Zarządzanie kartami czasu pracy

• WOM i zarządzanie nieobecnościami

• Zarządzanie nadgodzinami

• Podkreślenie błędów/nieprawidłowości w grafiku

Za I przeciw

• Intuicyjny i łatwy w użyciu

• Kompleksowe rozwiązanie

• Świetna obsługa klienta

• Przyjazny dla budżetu

• Dodatkowe integracje w rozwoju

cennik

• Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników

• Bezpłatny 14-dniowy okres próbny

• Dostępny bezpłatny plan

Najlepsze dla: Automatyzacja procesów płacowych.

Gusto to kompleksowe oprogramowanie płacowe dla restauracji, którego celem jest pomoc małym firmom w opiece nad ich zespołami.

Ten system płac umożliwia łatwe prowadzenie listy płac dla pracowników najemnych i kontrahentów. Możesz także automatycznie przetwarzać podatki od wynagrodzeń, obsługiwać opiekę zdrowotną i inne świadczenia pracownicze, dokonywać bezpośrednich wpłat i nie tylko.

Usługi płacowe Gusto to dobry wybór dla właścicieli małych restauracji i przedsiębiorców, którzy chcą zautomatyzować procesy płacowe, a tym samym obniżyć koszty administracyjne i skierować swoje zasoby na rozwój swojej firmy.

Więcej informacji o: Gusto

Kluczowe cechy

• Zarządzanie korzyściami

• Sprawdź drukowanie

• Bezpośredni depozyt

• Formularze elektroniczne

Za I przeciw

• Łatwy w użyciu

• Bogaty w funkcje

  
• Słaba obsługa klienta

• Ograniczone możliwości raportowania

cennik

• Zaczyna się od 40 USD miesięcznie + 6 USD miesięcznie za użytkownika

• Bezpłatna wersja próbna: Nie

• Bezpłatny plan: Nie

Najlepsze dla: Automatyzacja cyklicznej listy płac.

RUN by ADP to oprogramowanie do obsługi płac w restauracjach, które ma na celu obsłużyć „drobiazgowe” przetwarzanie listy płac, abyś mógł skupić się na prowadzeniu firmy.

To narzędzie zawiera ekrany krok po kroku, wskazówki i wskazówki dotyczące zarządzania listą płac. Pozwala skonfigurować automatyzację cyklicznej listy płac i oferuje wiele opcji płatności, w tym bezpośrednią wpłatę i ADPCheck. RUN zawiera również dodatki do zarządzania świadczeniami i składania formularzy podatkowych za dodatkowe opłaty.

To oprogramowanie płacowe jest specjalnie zaprojektowane dla firm zatrudniających do 50 pracowników.

Dowiedz się więcej o RUN firmy ADP

Kluczowe cechy

• Śledzenie korzyści

• Sprawdź drukowanie

• Zarządzanie kompensacja

• Bezpośredni depozyt

• Baza pracowników

• Raportowanie listy płac

Za I przeciw

• Dobra personalizacja

• Łatwy w użyciu

• Ograniczone możliwości importu danych

• Trudne do skonfigurowania

cennik

• Ceny nie są publicznie dostępne

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Bezpłatny plan: Nie

Najlepszy dla: Automatyzacja stanowych i federalnych rozliczeń podatkowych.

Quickbooks to świetne oprogramowanie do obsługi płac w restauracjach, którego celem jest zapewnienie małym i średnim firmom inteligentniejszych narzędzi biznesowych.

Oferuje podstawowe funkcje listy płac, takie jak dodatki do wynagrodzeń, ubezpieczenie zdrowotne i inne administrowanie świadczeniami oraz zautomatyzowane składanie podatków stanowych i federalnych. Możliwe jest również skonfigurowanie automatycznej listy płac, dzięki czemu możesz skupić się na zarządzaniu swoją firmą.

Dowiedz się więcej o Intuit QuickBooks

Kluczowe cechy

• Pulpit aktywności

• Automatyczne rozliczanie

• Rozliczanie i fakturowanie

• Budżetowanie/prognozowanie

• Śledzenie wydatków

• Zarządzanie płacami

• Śledzenie zapasów

Za I przeciw

• Bogaty w funkcje

• Łatwy w użyciu

• Krzywa uczenia się

• Słaba obsługa klienta

cennik

• Zaczyna się od 20 USD miesięcznie + 8 USD za użytkownika

• Bezpłatna wersja próbna: Tak

• Darmowy abonament: tak

Konkluzja dotycząca zarządzania listą płac w restauracji

Podczas obsługi listy płac w Twojej restauracji jest wiele do zrobienia – od prawidłowego obliczania wynagrodzeń po składanie podatków i wszystko pomiędzy.

Na szczęście możesz prowadzić restaurację, nie będąc ekspertem od płac. Oprogramowanie do obsługi płac w restauracjach może pomóc Ci zarządzać całym procesem z pełną łatwością i wydajnością, dzięki czemu możesz wrócić do robienia tego, co kochasz i skupić się na rozwoju swojej firmy.