Cómo ejecutar la nómina para su restaurante

Ejecutar la nómina es complicado. Sin embargo, ejecutar la nómina de un restaurante es otro juego de pelota.

Puede quedar atrapado rápidamente en la red pegajosa de los requisitos de nómina, incluidos los salarios mínimos federales y de propinas, el crédito de propinas, los cálculos de horas extra, los impuestos adeudados, las políticas de propinas y todo lo demás.

¿Abrumado? ¡No seas! ¡Estamos aquí para guiarlo a través del proceso y hemos desglosado algunos de los principales desafíos que enfrentará en el camino!

Además de eso, hemos alineado 4 de las mejores soluciones de software de nómina de restaurantes en el mercado actual que le permitirán administrar todo el proceso con total facilidad y eficiencia.

¡Vamos a hacerlo!

Qué considerar al configurar y ejecutar la nómina de restaurante

Antes de abordar la nómina, asegúrese de tener estos cuatro elementos en orden:

• Su número de identificación de empleador (EIN)
• Una cuenta bancaria separada para pagar a su personal e impuestos
• Formularios de empleo completos, como el formulario W-4 y el formulario I-9
• Un calendario de nómina

¿Todo listo? ¡Ya estás listo para sumergirte!

Lo primero a tener en cuenta son los requisitos de salario mínimo. Según el estado en el que esté ubicada su empresa, los empleados que reciben propinas pueden ganar un salario mínimo diferente al del resto del personal.

Por ejemplo, el salario mínimo del estado de Florida es de $11.00 por hora y $7.98 para los trabajadores que reciben propinas. Por otro lado, en California, los dueños de restaurantes deben pagar a sus empleados que reciben propinas el salario mínimo completo, que es de $14.00 o $15.00, según la cantidad de empleados. Y todo esto mientras el salario mínimo federal se mantiene en $7.25 por hora y en $2.13 para los trabajadores que reciben propinas.

Por lo tanto, es esencial verificar si existen requisitos locales de salario mínimo donde se encuentra su negocio que pueden anular los requisitos federales.

Deberá crear un sistema de informes de propinas adecuado para calcular la nómina correctamente.

Si está tomando un crédito de propinas, lo que significa que está contando las propinas de ciertos empleados para su requisito de salario mínimo, su personal que recibe propinas debe informarle sus propinas diariamente para que pueda pagarlas correctamente.

Todos los demás empleados que reciben propinas pueden informarle las propinas mensualmente para garantizar que los pagos de impuestos sean precisos. Mantenga un registro de todas las propinas reportadas para presentarlas durante una auditoría del IRS o una queja de un empleado.

Según la Ley de normas laborales justas (FLSA), debe proporcionar al personal que recibe propinas la siguiente información oralmente o por escrito para usar el crédito de propinas:

• Su salario, que no puede ser inferior a $2.13 por hora.
• El crédito de propina máximo que puede tomar es de $5.12 por hora.
• El crédito de propinas tomado no puede ser mayor que el número de propinas ganadas por el empleado.
• Como empleador, es su responsabilidad asegurarse de que los salarios de todos los empleados cumplan con el requisito de salario mínimo.
• Debe cubrir la diferencia si el crédito de propina no cumple con los requisitos de salario mínimo.
• La ley federal le prohíbe deducir los salarios de los empleados por cualquier rotura o falta de registro.
• El crédito de propina se resta del salario mínimo estándar al calcular las horas extra.

A menos que su negocio de restaurante esté ubicado en Alaska, California, Guam, Minnesota, Montana, Nevada, Oregón o Washington, donde está prohibido el crédito de propinas, deberá asegurarse de que está calculando los salarios correctamente.

Veamos el siguiente cálculo para un empleado que recibe propinas que trabaja en un estado que permite el crédito de propinas para comprender mejor cómo funciona la nómina de restaurantes.

Jannet actualmente gana $2.13 por hora. Trabajó 38 horas esta semana y ganó $160 en propinas. Estos son los pasos que seguiría para calcular su cheque de pago:

Primero, calculamos su pago regular de la semana según la cantidad de horas que trabajó: 38 x $2.13 = $80.94

Nuestro próximo paso es agregar sus propinas a su salario: $80.94 + $160.00 = $240.94

A continuación, tendremos que calcular si las propinas de Jannet cubren la diferencia entre el salario mínimo federal y el que recibe propinas. Su salario mínimo federal es 38 x $7,25 = $275,50

Entonces, a Jannet se le debe pagar al menos $275.50 para cumplir con los requisitos federales de salario mínimo. Como ganó solo $ 240,94, su salario fue inferior en $ 275,50 – $ 240,94 = $ 34,56

Dado que las propinas de Jannet no cubrieron la diferencia entre los dos salarios, deberá agregar $34.56 a su cheque de pago para compensar la diferencia.

Calcular el pago de horas extras para los empleados que reciben propinas requiere un cálculo particular.

Usemos un ejemplo para comprender mejor cómo calcular el pago de horas extras.

Josh es un cantinero que trabajó 46 horas la semana pasada. Vive y trabaja en Texas, donde el salario de propina es de $2.13.

En primer lugar, el salario regular de Josh es 40 x $2,13 = $85,20

El siguiente paso es calcular el salario estándar de horas extras: $7,25 x 1,5 = $10,88 por hora

Luego restará el crédito de propinas permitido en su estado. Como estamos usando Texas para este ejemplo, puede tomar $5.12 por hora en crédito de propinas. Esto sale a $ 10,88 - $ 5,12 = $ 5,76 por hora por horas extras.

Josh trabajó 46 horas, por lo que tiene derecho a 6 horas extra. El cálculo para esto es 6 x $5,76 = $34,56

Esto pone el salario de Josh por semana en $85,20 + $34,56 = $119,76

El paso final para calcular su pago final de la semana es calcular las propinas que ganó, lo que determinará si necesita agregar una cantidad adicional a su cheque de pago.

Los empleados de restaurantes suelen tener múltiples roles que desempeñar, y estos roles generalmente vienen con diferentes tarifas de pago. Por lo tanto, es esencial realizar un seguimiento por separado de cuántas horas trabajan sus empleados en cada función. Si se trata de empleados que reciben propinas, deberá realizar un seguimiento de los salarios que reciben propinas frente al salario mínimo federal, además de las horas trabajadas en otro puesto.

Si vive en un estado que requiere que calcule la diferencia entre el salario mínimo de su empleado que recibe propinas y el salario mínimo regular, depende de usted determinar exactamente cómo deben manejarse las propinas en su restaurante.

Algunas opciones para hacer esto son:

• Cada empleado que recibe propinas se aferra a sus propinas.
• Las propinas se agrupan entre todos los empleados que reciben propinas.
• Las propinas se comparten en función de las posiciones. Esto puede ser, por ejemplo, un 15 % para los camareros, un 25 % para los camareros y un 60 % para los meseros.
• Las propinas se comparten entre todos los miembros del personal.

Hay algunas cosas a tener en cuenta aquí:

• Si su política permite que las propinas se compartan entre todos los empleados, debe pagar a todos sus empleados el salario mínimo completo en lugar del salario reducido.
• Si opta por una política que requiera que todos los empleados compartan propinas, debe consultar las leyes de su estado sobre la agrupación de propinas.
• Si elige no instituir una política de propinas, sus empleados simplemente mantendrán sus propinas.

Cómo ejecutar la nómina del restaurante

Si está pagando a sus empleados que reciben propinas un salario reducido, estos son los pasos a seguir para preparar y ejecutar la nómina:

1. Recopile las hojas de tiempo de sus empleados y calcule el salario bruto.
2. Recopile informes de propinas de todos los empleados que reciben propinas.
3. Calcule la diferencia entre el salario mínimo reducido y el requerido e ingrese la diferencia, si corresponde.
4. Calcule todos los impuestos adeudados, incluido el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de Medicare y el impuesto del Seguro Social (FICA), según los salarios y las propinas.
5. Asegúrese de guardar un registro de las propinas reportadas por cada miembro del personal en su archivo de empleado.

Usted es responsable de pagar los siguientes impuestos como empleador:

• Impuestos sobre la nómina al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Estos incluyen tanto los impuestos federales como la parte de FICA del empleado y del empleador.
• Impuesto de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) al gobierno federal. Los pagos de FUTA vencen cada tres meses.
• Impuesto de la Ley Estatal de Impuestos sobre el Desempleo (SUTA) a su estado.
• Cualquier impuesto municipal, del condado o local, según la ubicación de su restaurante.

Además, usted es responsable de presentar el FORMULARIO 941 del IRS, que informa el impuesto de retención federal total y el impuesto FICA tanto del empleado como del empleador, cada trimestre, así como el FORMULARIO 940 del IRS, para informar su impuesto de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA): anualmente.

Si toma créditos de propinas, también puede presentar el Formulario 8846 del IRS Crédito por impuestos de Seguro Social y Medicare del empleador pagados en ciertas propinas de empleados para reclamar un crédito por la cantidad de impuestos de Seguro Social y Medicare que pagó en nombre de su empleado.

Las mejores opciones de software de nómina para restaurantes de 2023

La mejor solución de nómina de restaurante todo en uno.

Connecteam es una solución de administración de nómina de restaurantes todo en uno que le brinda todas las herramientas que necesita para preparar hojas de tiempo precisas para la nómina.

Incluye un reloj registrador totalmente automatizado con el que sus empleados pueden fichar la entrada y la salida de sus turnos mediante la aplicación móvil.

El sistema registra automáticamente todas las horas rastreadas en una hoja de tiempo digital , donde usted, como gerente, puede ver y revisar rápidamente todos los datos registrados. Esto incluye el total de horas de trabajo diarias, la cantidad de horas trabajadas durante un período de nómina, horas extra, descansos, tiempo libre y cualquier irregularidad.

Los usuarios pueden revisar sus hojas de tiempo, solicitar cualquier cambio y enviar su aprobación directamente a través de la aplicación. Los administradores pueden editar las entradas de la hoja de tiempo si es necesario y bloquearlas una vez que estén completas. Esto le permite asegurarse de que toda la información sea completa, precisa y libre de discrepancias.

Cuando esté listo, puede procesar fácilmente la nómina utilizando las integraciones Gusto o Quickbooks Online de Connecteam o exportar las hojas de tiempo directamente a cualquier software de nómina preferido adicional.

En general, Connecteam ofrece una experiencia de usuario intuitiva, un excelente servicio al cliente y una solución todo en uno para agilizar los procesos diarios de gestión de empleados.

Características clave

• Integraciones del sistema de nómina (Quickbooks y Gusto)

• Seguimiento de horas de trabajo por GPS

• Gestión de hojas de tiempo

• PTO y gestión de ausencias

• Gestión de horas extras

• Aspectos destacados de los errores/irregularidades de las hojas de tiempo

Pros contras

• Intuitivo y fácil de usar

• Solución todo en uno

• Gran atención al cliente

• Económico

• Integraciones adicionales en desarrollo

Precios

• Comienza en solo $ 29 / mes para los primeros 30 usuarios

• Prueba gratuita de 14 días

• Plan gratuito disponible

Lo mejor para: Automatizar los procesos de nómina.

Gusto es un software de nómina de servicio completo para restaurantes que tiene como objetivo ayudar a las pequeñas empresas a cuidar de sus equipos.

Este sistema de nómina le permite ejecutar la nómina fácilmente para empleados asalariados y contratistas. También puede procesar automáticamente los impuestos sobre la nómina, manejar la atención médica y otros beneficios para empleados, hacer depósitos directos y más.

Los servicios de nómina de Gusto son una buena elección para los propietarios de pequeños restaurantes y los empresarios que buscan automatizar sus procesos de nómina y, al hacerlo, reducir los costos administrativos y dirigir sus recursos hacia el crecimiento de sus negocios.

Más información sobre Gusto

Características clave

• Gestión de beneficios

• Impresión de cheques

• Deposito directo

• Formularios electrónicos

Pros contras

• Fácil de usar

• rico en funciones

  
• Mala atención al cliente

• Opciones de informes limitadas

Precios

• Desde $40/mes + $6/mes por usuario

• Prueba gratuita: Sí

• Plan Gratis: No

Lo mejor para: Automatizar la nómina recurrente.

RUN by ADP es un software de nómina de restaurantes que tiene como objetivo manejar el "meollo de la cuestión" del procesamiento de la nómina para que pueda concentrarse en administrar su negocio.

Esta herramienta tiene pantallas paso a paso, orientación y consejos para administrar la nómina. Le permite configurar automatizaciones para la nómina recurrente y ofrece múltiples opciones de pago, incluido el depósito directo y ADPCheck. RUN también incluye complementos para la administración de beneficios y la presentación de formularios de impuestos por tarifas adicionales.

Este software de nómina está diseñado específicamente para empresas con hasta 50 empleados.

Más información sobre RUN de ADP

Características clave

• Seguimiento de beneficios

• Impresión de cheques

• Gestión de la compensación

• Deposito directo

• Base de datos de empleados

• Informes de nómina

Pros contras

• Buena personalización

• Fácil de usar

• Capacidades limitadas de importación de datos

• Difícil de configurar

Precios

• El precio no está disponible públicamente

• Prueba gratuita: Sí

• Plan Gratis: No

Lo mejor para: Automatizar las declaraciones de impuestos estatales y federales.

Quickbooks es una excelente solución de software de nómina para restaurantes que tiene como objetivo proporcionar a las pequeñas y medianas empresas herramientas comerciales más inteligentes.

Ofrece las funciones básicas de nómina, como embargos de salario, seguro de salud y administración de otros beneficios, y declaración automática de impuestos estatales y federales. También es posible configurar la nómina para que se ejecute automáticamente para que pueda concentrarse en administrar su negocio.

Más información sobre QuickBooks de Intuit

Características clave

• Panel de actividades

• facturación automática

• Facturación y facturación

• Presupuesto/pronóstico

• Seguimiento de gastos

• Gestión de nóminas

• Seguimiento de inventario

Pros contras

• rico en características

• Fácil de usar

• Curva de aprendizaje

• Mala atención al cliente

Precios

• Comienza en $20/mes + $8 por usuario

• Prueba gratuita: Sí

• Plan Gratis: Si

Conclusión sobre la gestión de nómina de restaurantes

Hay mucho con lo que lidiar al manejar la nómina de su restaurante, desde calcular los salarios correctamente hasta declarar impuestos y todo lo demás.

Afortunadamente, puedes administrar un restaurante sin ser un experto en nóminas. El software de nómina para restaurantes puede ayudarlo a administrar todo el proceso con total facilidad y eficiencia para que pueda volver a hacer lo que ama y concentrarse en hacer crecer su negocio.