Como executar a folha de pagamento do seu restaurante

Executar a folha de pagamento é complicado. Executar a folha de pagamento de um restaurante , no entanto, é um jogo totalmente diferente.

Você pode rapidamente ficar preso na teia pegajosa de requisitos de folha de pagamento, incluindo salários mínimos federais e gorjetas, crédito de gorjeta, cálculos de horas extras, impostos devidos, políticas de gorjeta e tudo mais.

Sobrecarregado? Não seja! Estamos aqui para orientá-lo no processo e detalhar alguns dos principais desafios que você enfrentará ao longo do caminho!

Além disso, alinhamos 4 das melhores soluções de software de folha de pagamento para restaurantes do mercado atualmente, que permitirão que você gerencie todo o processo com total facilidade e eficiência.

Vamos direto ao assunto!

O que considerar ao configurar e executar a folha de pagamento do restaurante

Antes de abordar a folha de pagamento, certifique-se de ter estes quatro itens em ordem:

• Seu Número de Identificação do Empregador (EIN)
• Uma conta bancária separada para pagar sua equipe e impostos
• Formulários de emprego preenchidos, como o Formulário W-4 e o Formulário I-9
• Um cronograma de folha de pagamento

Tudo pronto? Agora você está pronto para mergulhar!

A primeira coisa a ter em mente são os requisitos de salário mínimo. Dependendo do estado em que sua empresa está localizada, os funcionários que recebem gorjetas podem ganhar um salário mínimo diferente dos outros funcionários.

Por exemplo, o salário mínimo do estado da Flórida é de $ 11,00 por hora e $ 7,98 para trabalhadores com gorjeta. Por outro lado, na Califórnia, os donos de restaurantes são obrigados a pagar aos funcionários que recebem gorjeta o salário mínimo completo, que é de US$ 14,00 ou US$ 15,00, dependendo do número de funcionários. E tudo isso enquanto o salário mínimo federal é de US$ 7,25 por hora e US$ 2,13 para trabalhadores com gorjeta.

Portanto, é essencial verificar se existem requisitos locais de salário mínimo onde sua empresa está localizada que possam substituir os requisitos federais.

Você precisará criar um sistema de relatório de gorjeta adequado para calcular a folha de pagamento corretamente.

Se você está recebendo um crédito de gorjeta – o que significa que está contando as gorjetas de certos funcionários para o requisito de salário mínimo – seu pessoal com gorjeta deve relatar as gorjetas a você diariamente para que você possa pagá-las corretamente.

Todos os outros funcionários que recebem gorjetas podem relatar gorjetas a você mensalmente para garantir que os pagamentos de impostos sejam precisos. Mantenha um registro de todas as dicas relatadas para apresentar durante uma auditoria do IRS ou reclamação de funcionário.

De acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA), você é obrigado a fornecer gorjeta ao pessoal com as seguintes informações oralmente ou por escrito para usar o crédito de gorjeta:

• Seu salário, que não pode ser inferior a US$ 2,13 por hora.
• O crédito máximo de gorjeta que você pode receber é de US$ 5,12 por hora.
• O crédito de gorjeta obtido não pode ser maior do que o número de gorjetas recebidas pelo funcionário.
• Como empregador, é sua responsabilidade garantir que os salários de todos os funcionários atendam ao requisito de salário mínimo.
• Você deve cobrir a diferença se o crédito de gorjeta não atender aos requisitos de salário mínimo.
• A lei federal proíbe você de deduzir os salários dos funcionários por qualquer quebra ou falta de registro.
• O crédito de gorjeta é subtraído do salário mínimo padrão ao calcular as horas extras.

A menos que seu restaurante esteja localizado no Alasca, Califórnia, Guam, Minnesota, Montana, Nevada, Oregon ou Washington, onde o crédito de gorjeta é proibido, você precisará ter certeza de que está calculando os salários corretamente.

Vejamos o cálculo a seguir para um funcionário com gorjeta trabalhando em um estado que permite crédito de gorjeta para entender melhor como funciona a folha de pagamento do restaurante.

Atualmente, Jannet ganha US$ 2,13 por hora. Ela trabalhou 38 horas esta semana e ganhou $ 160 em gorjetas. Aqui estão as etapas que você seguiria para calcular o contracheque dela:

Primeiro, calculamos seu pagamento regular semanal com base no número de horas que ela trabalhou: 38 x US$ 2,13 = US$ 80,94

Nosso próximo passo é adicionar as gorjetas ao salário: $ 80,94 + $ 160,00 = $ 240,94

Em seguida, precisaremos calcular se as gorjetas de Jannet cobrem a diferença entre o salário mínimo federal e o de gorjeta. Seu salário mínimo federal é de 38 x $ 7,25 = $ 275,50

Portanto, Jannet deve receber pelo menos $ 275,50 para atender aos requisitos federais de salário mínimo. Como ela ganhou apenas US$ 240,94, seu salário foi reduzido em US$ 275,50 – US$ 240,94 = US$ 34,56

Como as gorjetas de Jannet não cobrem a diferença entre os dois salários, você precisará adicionar $ 34,56 ao contracheque dela para compensar a diferença.

O cálculo do pagamento de horas extras para funcionários com gorjeta requer um cálculo específico.

Vamos usar um exemplo para entender melhor como calcular o pagamento de horas extras.

Josh é um barman que trabalhou 46 horas na semana passada. Ele mora e trabalha no Texas, onde a gorjeta salarial é de US$ 2,13.

Em primeiro lugar, o salário normal de Josh é 40 x $ 2,13 = $ 85,20

O próximo passo é calcular o salário padrão de horas extras: US$ 7,25 x 1,5 = US$ 10,88 por hora

Em seguida, você subtrairá o crédito de gorjeta permitido do seu estado. Como estamos usando o Texas para este exemplo, você pode receber $ 5,12 por hora em crédito de gorjeta. Isso sai em $ 10,88 - $ 5,12 = $ 5,76 por hora para horas extras.

Josh trabalhou 46 horas, então ele tem direito a 6 horas extras. O cálculo para isso é 6 x $ 5,76 = $ 34,56

Isso coloca o pagamento semanal de Josh em $ 85,20 + $ 34,56 = $ 119,76

A etapa final para descobrir o pagamento final da semana é calcular as gorjetas que ele ganhou, o que determinará se você precisa adicionar um valor adicional ao contracheque.

Os funcionários do restaurante geralmente têm várias funções a preencher, e essas funções geralmente vêm com diferentes taxas de pagamento. Portanto, é essencial rastrear separadamente quantas horas seus funcionários trabalham em cada função. Se isso envolver funcionários com gorjeta, você precisará acompanhar os salários com gorjeta em relação ao salário mínimo federal, além das horas trabalhadas em outro cargo.

Se você mora em um estado que exige que você calcule a diferença entre o salário mínimo do funcionário que recebe gorjeta e o salário mínimo regular, cabe a você determinar exatamente como as gorjetas devem ser tratadas em seu restaurante.

Algumas opções para fazer isso são:

• Cada funcionário com gorjeta mantém suas gorjetas.
• As gorjetas são compartilhadas entre todos os funcionários que recebem gorjetas.
• As dicas são compartilhadas com base nas posições. Isso pode ser, por exemplo, 15% para bussers, 25% para bartenders e 60% para servidores.
• As gorjetas são compartilhadas entre todos os membros da equipe.

Há algumas coisas a serem levadas em consideração aqui:

• Se a sua política permitir que as gorjetas sejam compartilhadas entre todos os funcionários, você deve pagar a todos os seus funcionários o salário mínimo completo, em vez do salário reduzido.
• Se você optar por uma política que exija que todos os funcionários compartilhem gorjetas, verifique as leis do seu estado sobre o compartilhamento de gorjetas.
• Se você optar por não instituir uma política de gorjetas, seus funcionários simplesmente manterão suas gorjetas.

Como executar a folha de pagamento do restaurante

Se você está pagando um salário reduzido a seus funcionários com gorjeta, estas são as etapas a seguir para preparar e executar a folha de pagamento:

1. Colete as planilhas de horas de seus funcionários e calcule o salário bruto.
2. Reúna relatórios de gorjetas de todos os funcionários que receberam gorjetas.
3. Calcule a diferença entre o salário mínimo reduzido e o exigido e insira a diferença, se relevante.
4. Calcule todos os impostos devidos, incluindo imposto de renda federal, imposto do Medicare e imposto do Seguro Social (FICA), com base em salários e gorjetas.
5. Certifique-se de salvar um registro das gorjetas relatadas por cada membro da equipe em seu arquivo de funcionário.

Você é responsável pelo pagamento dos seguintes impostos como empregador:

• Impostos sobre a folha de pagamento para o Internal Revenue Service (IRS). Isso inclui os impostos federais, bem como a parte do FICA para funcionários e empregadores.
• Federal Unemployment Tax Act (FUTA) para o governo federal. Os pagamentos da FUTA vencem a cada três meses.
• State Unemployment Tax Act (SUTA) para o seu estado.
• Qualquer imposto municipal, municipal ou local, dependendo da localização do seu restaurante.

Além disso, você é responsável por preencher o FORMULÁRIO 941 do IRS – que informa o imposto retido na fonte federal total e o imposto FICA do funcionário e do empregador – a cada trimestre, bem como o FORMULÁRIO 940 do IRS – para relatar o imposto da Lei Federal de Imposto de Desemprego (FUTA) – anualmente.

Se você receber créditos de gorjeta, também poderá preencher o Formulário 8846 do IRS para crédito para impostos do seguro social e do Medicare do empregador pagos em certas gorjetas de funcionários para reivindicar um crédito pelo valor dos impostos do seguro social e do Medicare que você pagou em nome de seu funcionário.

As melhores opções de software de folha de pagamento para restaurantes de 2023

A melhor solução de folha de pagamento de restaurante tudo-em-um.

O Connecteam é uma solução completa de gerenciamento de folha de pagamento de restaurante que fornece todas as ferramentas necessárias para preparar quadros de horários precisos para folha de pagamento.

Ele inclui um relógio de ponto totalmente automatizado com o qual seus funcionários podem entrar e sair de seus turnos usando o aplicativo móvel.

O sistema registra automaticamente todas as horas rastreadas em um quadro de horários digital , onde você, como gerente, pode ver e revisar rapidamente todos os dados registrados. Isso inclui o total de horas diárias de trabalho, o número de horas trabalhadas durante um período de folha de pagamento, horas extras, pausas, folgas e quaisquer irregularidades.

Os usuários podem revisar seus quadros de horários, solicitar alterações e enviar sua aprovação diretamente pelo aplicativo. Os administradores podem editar as entradas do quadro de horários, se necessário, e bloqueá-las assim que estiverem concluídas. Isso permite que você garanta que todas as informações sejam completas, precisas e sem discrepâncias.

Quando estiver pronto, você pode facilmente processar a folha de pagamento usando as integrações Gusto ou Quickbooks Online da Connecteam ou exportar planilhas de horas diretamente para qualquer software adicional de folha de pagamento preferencial.

No geral, o Connecteam oferece uma experiência de usuário intuitiva, excelente atendimento ao cliente e uma solução completa para simplificar seus processos diários de gerenciamento de funcionários.

Características principais

• Integrações do sistema de folha de pagamento (Quickbooks & Gusto)

• Rastreamento de horas de trabalho por GPS

• gerenciamento de quadro de horários

• PTO e gestão de ausências

• Gerenciamento de horas extras

• Destaques de erros/irregularidades do quadro de horários

Prós e contras

• Intuitivo e fácil de usar

• Solução completa

• Ótimo suporte ao cliente

• Econômico

• Integrações adicionais em desenvolvimento

Preços

• A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários

• Teste gratuito de 14 dias

• Plano gratuito disponível

Melhor para: Automatizar processos de folha de pagamento.

Gusto é um software de folha de pagamento de serviço completo para restaurantes que visa ajudar pequenas empresas a cuidar de suas equipes.

Este sistema de folha de pagamento permite executar a folha de pagamento facilmente para funcionários assalariados e contratados. Você também pode processar automaticamente os impostos sobre a folha de pagamento, cuidar da saúde e outros benefícios dos funcionários, fazer depósitos diretos e muito mais.

Os serviços de folha de pagamento da Gusto são uma boa escolha para pequenos proprietários de restaurantes e empreendedores que buscam automatizar seus processos de folha de pagamento e, ao fazer isso, reduzir custos administrativos e direcionar seus recursos para o crescimento de seus negócios.

Saiba mais sobre Gusto

Características principais

• gestão de benefícios

• Verifique a impressão

• Depósito direto

• Formulários eletrônicos

Prós e contras

• Fácil de usar

• Rico em recursos

  
• Péssimo suporte ao cliente

• Opções limitadas de relatórios

Preços

• A partir de US$ 40/mês + US$ 6/mês por usuário

• Avaliação Gratuita: Não

• Plano Gratuito: Não

Melhor para: Automatizar a folha de pagamento recorrente.

O RUN by ADP é um software de folha de pagamento para restaurantes que visa lidar com o “meio da questão” do processamento da folha de pagamento, para que você possa se concentrar na administração do seu negócio.

Essa ferramenta possui telas passo a passo, orientações e dicas para o gerenciamento da folha de pagamento. Ele permite configurar automações para folha de pagamento recorrente e oferece várias opções de pagamento, incluindo depósito direto e ADPCheck. O RUN também inclui complementos para administração de benefícios e preenchimento de formulários de impostos para taxas adicionais.

Este software de folha de pagamento foi projetado especificamente para empresas com até 50 funcionários.

Saiba mais sobre o RUN by ADP

Características principais

• Rastreamento de benefícios

• Verifique a impressão

• Gestão de compensação

• Depósito direto

• Banco de dados de funcionários

• Relatórios de folha de pagamento

Prós e contras

• Boa personalização

• Fácil de usar

• Recursos limitados de importação de dados

• Difícil de configurar

Preços

• O preço não está disponível publicamente

• Avaliação Gratuita: Sim

• Plano Gratuito: Não

Melhor para: Automatizar declarações de impostos estaduais e federais.

O Quickbooks é uma ótima solução de software de folha de pagamento para restaurantes que visa fornecer às pequenas e médias empresas ferramentas de negócios mais inteligentes.

Ele oferece os principais recursos de folha de pagamento, como penhora de salário, seguro saúde e administração de outros benefícios, além de declaração automatizada de impostos estaduais e federais. Também é possível configurar a folha de pagamento para ser executada automaticamente para que você possa se concentrar na gestão do seu negócio.

Saiba mais sobre Intuit QuickBooks

Características principais

• Painel de atividades

• Cobrança automática

• Cobrança e faturamento

• Orçamento/previsão

• Rastreamento de despesas

• gestão de folha de pagamento

• Rastreamento de estoque

Prós e contras

• Rico em recursos

• Fácil de usar

• Curva de aprendizado

• Péssimo suporte ao cliente

Preços

• A partir de US$ 20/mês + US$ 8 por usuário

• Avaliação Gratuita: Sim

• Plano Gratuito: Sim

Conclusão sobre o gerenciamento da folha de pagamento do restaurante

Há muito o que lidar ao lidar com a folha de pagamento do seu restaurante - desde o cálculo correto dos salários até o preenchimento de impostos e tudo mais.

Felizmente, você pode administrar um restaurante sem ser um especialista em folha de pagamento. O software de folha de pagamento para restaurantes pode ajudá-lo a gerenciar todo o processo com total facilidade e eficiência, para que você possa voltar a fazer o que ama e se concentrar no crescimento de seus negócios.