Comment exécuter la paie pour votre restaurant

La gestion de la paie est délicate. Gérer la paie d'un restaurant , cependant, est un tout autre jeu de balle.

Vous pouvez rapidement vous retrouver coincé dans la toile collante des exigences en matière de paie, y compris le salaire minimum fédéral et pourboire, le crédit pour pourboire, le calcul des heures supplémentaires, les taxes dues, les politiques de pourboire et tout le reste.

Dépassé? Ne soyez pas! Nous sommes là pour vous guider tout au long du processus et avons décomposé certains des principaux défis auxquels vous serez confrontés en cours de route !

En plus de cela, nous avons aligné 4 des meilleures solutions logicielles de paie pour restaurants sur le marché aujourd'hui qui vous permettront de gérer l'ensemble du processus avec une facilité et une efficacité totales.

Allons droit au but !

Éléments à prendre en compte lors de la configuration et de l'exécution de la paie du restaurant

Avant de vous attaquer à la paie, assurez-vous d'avoir ces quatre éléments dans l'ordre :

• Votre numéro d'identification d'employeur (EIN)
• Un compte bancaire séparé pour payer votre personnel et vos impôts
• Formulaires d'emploi remplis, tels que le formulaire W-4 et le formulaire I-9
• Un calendrier de paie

Tout est prêt ? Vous êtes maintenant prêt à plonger !

La première chose à garder à l'esprit est les exigences du salaire minimum. Selon l'état dans lequel se trouve votre entreprise, les employés qui reçoivent des pourboires peuvent gagner un salaire minimum différent de celui des autres employés.

Par exemple, le salaire minimum de l'État de Floride est de 11,00 $ de l'heure et de 7,98 $ pour les travailleurs à pourboire. D'autre part, en Californie, les restaurateurs sont tenus de verser à leurs employés à pourboire le salaire minimum complet, qui est de 14,00 $ ou 15,00 $, selon le nombre d'employés. Et tout cela alors que le salaire minimum fédéral s'élève à 7,25 $ de l'heure et à 2,13 $ pour les travailleurs à pourboire.

Il est donc essentiel de vérifier s'il existe des exigences locales en matière de salaire minimum là où se trouve votre entreprise qui peuvent l'emporter sur les exigences fédérales.

Vous devrez créer un système de rapport de pourboire approprié pour calculer correctement la masse salariale.

Si vous bénéficiez d'un crédit de pourboire, c'est-à-dire que vous comptez les pourboires de certains employés dans le calcul de leur salaire minimum, vos employés doivent vous signaler leurs pourboires quotidiennement afin que vous puissiez les payer correctement.

Tous les autres employés qui reçoivent des pourboires peuvent vous signaler des pourboires sur une base mensuelle pour s'assurer que les paiements d'impôts sont exacts. Conservez une trace de tous les pourboires signalés à présenter lors d'un audit du SRI ou d'une plainte d'un employé.

En vertu du Fair Labor Standards Act (FLSA), vous devez fournir oralement ou par écrit au personnel concerné les informations suivantes pour utiliser le crédit de pourboire :

• Leur salaire, qui ne peut être inférieur à 2,13 $ de l'heure.
• Le crédit de pourboire maximum que vous pouvez prendre est de 5,12 $ par heure.
• Le crédit de pourboire pris ne peut pas être supérieur au nombre de pourboires gagnés par l'employé.
• En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que le salaire de chaque employé respecte l'exigence de salaire minimum.
• Vous devez couvrir la différence si le crédit pour pourboire ne répond pas aux exigences du salaire minimum.
• La loi fédérale vous interdit de déduire les salaires des employés pour toute rupture ou pénurie de registre.
• Le crédit pour pourboire est soustrait du salaire minimum standard lors du calcul des heures supplémentaires.

À moins que votre entreprise de restauration ne soit située en Alaska, en Californie, à Guam, au Minnesota, au Montana, au Nevada, en Oregon ou à Washington, où le crédit de pourboire est interdit, vous devrez vous assurer que vous calculez correctement les salaires.

Examinons le calcul suivant pour un employé à pourboire travaillant dans un état qui autorise le crédit de pourboire afin de mieux comprendre le fonctionnement de la paie du restaurant.

Jannet gagne actuellement 2,13 $ de l'heure. Elle a travaillé 38 heures cette semaine et a gagné 160 $ ​​en pourboires. Voici les étapes à suivre pour calculer son salaire :

Premièrement, nous calculons son salaire régulier pour la semaine en fonction du nombre d'heures travaillées : 38 x 2,13 $ = 80,94 $

Notre prochaine étape consiste à ajouter ses pourboires à son salaire : 80,94 $ + 160,00 $ = 240,94 $

Ensuite, nous devrons calculer si les pourboires de Jannet couvrent la différence entre le salaire minimum fédéral et le pourboire. Son salaire minimum fédéral est de 38 x 7,25 $ = 275,50 $

Ainsi, Jannet doit être payé au moins 275,50 $ pour répondre aux exigences fédérales en matière de salaire minimum. Puisqu'elle ne gagnait que 240,94 $, son salaire était court de 275,50 $ - 240,94 $ = 34,56 $

Étant donné que les pourboires de Jannet ne couvraient pas la différence entre les deux salaires, vous devrez ajouter 34,56 $ à son chèque de paie pour combler la différence.

Le calcul de la rémunération des heures supplémentaires pour les employés à pourboire nécessite un calcul particulier.

Prenons un exemple pour mieux comprendre comment calculer la rémunération des heures supplémentaires.

Josh est un barman qui a travaillé 46 heures la semaine dernière. Il vit et travaille au Texas, où le salaire pourboire est de 2,13 $.

Tout d'abord, le salaire régulier de Josh est de 40 x 2,13 $ = 85,20 $

La prochaine étape consiste à calculer le salaire standard des heures supplémentaires : 7,25 $ x 1,5 = 10,88 $ de l'heure

Vous soustrairez ensuite le crédit de pourboire autorisé par votre état. Puisque nous utilisons le Texas pour cet exemple, vous pouvez prendre 5,12 $ par heure en crédit de pourboire. Cela revient à 10,88 $ - 5,12 $ = 5,76 $ de l'heure pour les heures supplémentaires.

Josh a travaillé 46 heures, il a donc droit à 6 heures supplémentaires. Le calcul pour cela est 6 x 5,76 $ = 34,56 $

Cela met le salaire de Josh pour la semaine à 85,20 $ + 34,56 $ = 119,76 $

La dernière étape pour déterminer son salaire final pour la semaine consiste à calculer les pourboires qu'il a gagnés, ce qui déterminera si vous devez ajouter un montant supplémentaire à son chèque de paie.

Les employés de restaurant ont généralement plusieurs rôles à remplir, et ces rôles sont généralement assortis de taux de rémunération différents. Il est donc essentiel de suivre séparément le nombre d'heures de travail de vos employés dans chaque rôle. S'il s'agit d'employés à pourboire, vous devrez suivre les salaires à pourboire par rapport au salaire minimum fédéral en plus des heures travaillées dans un autre poste.

Si vous vivez dans un État qui vous oblige à calculer la différence entre le salaire minimum de votre employé à pourboire et le salaire minimum normal, c'est à vous de déterminer exactement comment les pourboires doivent être traités dans votre restaurant.

Certaines options pour ce faire sont :

• Chaque employé à pourboire conserve ses pourboires.
• Les pourboires sont mis en commun entre tous les employés à pourboire.
• Les pourboires sont partagés en fonction des positions. Cela peut, par exemple, être de 15 % pour les bus, 25 % pour les barmans et 60 % pour les serveurs.
• Les pourboires sont partagés entre tous les membres du personnel.

Il y a certaines choses à prendre en considération ici :

• Si votre politique permet le partage des pourboires entre tous les employés, vous devez payer à tous vos employés le salaire minimum complet plutôt que le salaire réduit.
• Si vous optez pour une politique qui oblige tous les employés à partager les pourboires, vous devriez consulter les lois de votre état sur la mise en commun des pourboires.
• Si vous choisissez de ne pas mettre en place une politique de pourboire, vos employés conserveront simplement leurs pourboires.

Comment exécuter la paie du restaurant

Si vous payez un salaire réduit à vos employés pourboires, voici les étapes à suivre pour préparer et exécuter la paie :

1. Collectez les feuilles de temps de vos employés et calculez le salaire brut.
2. Rassemblez les rapports de pourboire de tous les employés à pourboire.
3. Calculez la différence entre le salaire minimum réduit et le salaire minimum requis et saisissez la différence, le cas échéant.
4. Calculez toutes les taxes dues, y compris l'impôt fédéral sur le revenu, la taxe Medicare et la taxe de sécurité sociale (FICA), en fonction des salaires et des pourboires.
5. Assurez-vous de conserver un enregistrement des pourboires signalés par chaque membre du personnel dans leur dossier d'employé.

Vous êtes responsable du paiement des impôts suivants en tant qu'employeur :

• Charges sociales à l'Internal Revenue Service (IRS). Ceux-ci comprennent à la fois les impôts fédéraux ainsi que la part des employés et des employeurs du FICA.
• Impôt fédéral sur la taxe de chômage (FUTA) au gouvernement fédéral. Les paiements FUTA sont dus tous les trois mois.
• Impôt sur la taxe sur le chômage de l'État (SUTA) à votre État.
• Toute taxe de ville, de comté ou locale, selon l'emplacement de votre restaurant.

De plus, vous êtes responsable du dépôt du formulaire IRS 941 - qui indique le total de la retenue d'impôt fédéral et de l'impôt FICA de l'employé et de l'employeur - chaque trimestre, ainsi que du formulaire IRS 940 - pour déclarer votre impôt fédéral sur l'impôt sur le chômage (FUTA) - annuellement.

Si vous prenez des crédits pour pourboire, vous pouvez également remplir le formulaire IRS Form 8846 Credit for Employer Social Security and Medicare Taxes Payed on Certain Employee Tips pour demander un crédit pour le montant des taxes de sécurité sociale et Medicare que vous avez payées au nom de votre employé.

Les meilleures options de logiciel de paie pour les restaurants de 2023

Meilleure solution de paie tout-en-un pour les restaurants.

Connecteam est une solution tout-en-un de gestion de la paie pour les restaurants qui vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour préparer des feuilles de temps précises pour la paie.

Il comprend une horloge entièrement automatisée avec laquelle vos employés peuvent pointer leurs quarts de travail à l'aide de l'application mobile.

Le système enregistre automatiquement toutes les heures suivies sur une feuille de temps numérique , où vous, en tant que responsable, pouvez rapidement voir et revoir toutes les données enregistrées. Cela comprend le nombre total d'heures de travail quotidiennes, le nombre d'heures travaillées pendant une période de paie, les heures supplémentaires, les pauses, les congés et toute irrégularité.

Les utilisateurs peuvent consulter leurs feuilles de temps, demander des modifications et envoyer leur approbation directement via l'application. Les administrateurs peuvent modifier les entrées de la feuille de temps si nécessaire et les verrouiller une fois qu'elles sont terminées. Cela vous permet de vous assurer que toutes les informations sont complètes, précises et sans anomalie.

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez facilement traiter la paie à l'aide des intégrations Gusto ou Quickbooks Online de Connecteam ou exporter les feuilles de temps directement vers n'importe quel autre logiciel de paie préféré.

Dans l'ensemble, Connecteam offre une expérience utilisateur intuitive, un service client exceptionnel et une solution tout-en-un pour rationaliser vos processus quotidiens de gestion des employés.

Principales caractéristiques

• Intégrations du système de paie (Quickbooks & Gusto)

• Suivi des heures de travail par GPS

• Gestion des feuilles de temps

• Prise de force et gestion des absences

• Gestion des heures supplémentaires

• Faits saillants des erreurs/irrégularités de la feuille de temps

Avantages et inconvénients

• Intuitif et facile à utiliser

• Solution tout-en-un

• Excellent support client

• Économique

• Intégrations supplémentaires en développement

Tarification

• À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs

• Essai gratuit de 14 jours

• Forfait gratuit disponible

Idéal pour : Automatiser les processus de paie.

Gusto est un logiciel de paie à service complet pour les restaurants qui vise à aider les petites entreprises à prendre soin de leurs équipes.

Ce système de paie vous permet de gérer facilement la paie des employés et des sous-traitants. Vous pouvez également traiter automatiquement les charges sociales, gérer les soins de santé et autres avantages sociaux, effectuer des dépôts directs, etc.

Les services de paie de Gusto sont un bon choix pour les petits restaurateurs et les entrepreneurs qui cherchent à automatiser leurs processus de paie et, ce faisant, à réduire les coûts administratifs et à orienter leurs ressources vers la croissance de leur entreprise.

En savoir plus sur Gousto

Principales caractéristiques

• Gestion des avantages

• Impression de chèques

• Dépôt direct

• Formulaires électroniques

Avantages et inconvénients

• Facile à utiliser

  
• Riche en fonctionnalités

• Mauvais support client

• Options de rapport limitées

Tarification

• À partir de 40 $/mois + 6 $/mois par utilisateur

• Essai gratuit : Non

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : Automatiser la paie récurrente.

RUN by ADP est un logiciel de paie pour restaurant qui vise à gérer le « détail » du traitement de la paie afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Cet outil comporte des écrans étape par étape, des conseils et des astuces pour gérer la paie. Il vous permet de configurer des automatisations pour la paie récurrente et offre plusieurs options de paiement, y compris le dépôt direct et ADPCheck. RUN comprend également des modules complémentaires pour l'administration des avantages et le dépôt des formulaires fiscaux moyennant des frais supplémentaires.

Ce logiciel de paie est spécialement conçu pour les entreprises comptant jusqu'à 50 employés.

En savoir plus sur RUN by ADP

Principales caractéristiques

• Suivi des avantages

• Impression de chèques

• Gestion de la rémunération

• Dépôt direct

• Base de données des employés

• Rapports de paie

Avantages et inconvénients

• Bonne personnalisation

• Facile à utiliser

• Capacités d'importation de données limitées

• Difficile à mettre en place

Tarification

• Le prix n'est pas accessible au public

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : Non

Idéal pour : automatiser les déclarations de revenus des États et du gouvernement fédéral.

Quickbooks est une excellente solution logicielle de paie pour les restaurants qui vise à fournir aux petites et moyennes entreprises des outils commerciaux plus intelligents.

Il offre les fonctionnalités de base de la paie, telles que les saisies sur salaire, l'assurance maladie et l'administration d'autres avantages sociaux, ainsi que les déclarations de revenus fédérales et étatiques automatisées. Il est également possible de configurer la paie pour qu'elle s'exécute automatiquement afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

En savoir plus sur Intuit QuickBooks

Principales caractéristiques

• Tableau de bord d'activité

• Facturation automatique

• Facturation et facturation

• Budgétisation/prévisions

• Suivi des dépenses

• Gestion de la paie

• Suivi des stocks

Avantages et inconvénients

• Riche en fonctionnalités

• Facile à utiliser

• Courbe d'apprentissage

• Mauvais support client

Tarification

• À partir de 20 $/mois + 8 $ par utilisateur

• Essai gratuit : Oui

• Forfait gratuit : Oui

Conclusion sur la gestion de la paie des restaurants

Il y a beaucoup de choses à gérer lors de la gestion de la paie de votre restaurant - du calcul correct des salaires à la déclaration des impôts et tout le reste.

Heureusement, vous pouvez gérer un restaurant sans être un expert en paie. Le logiciel de paie pour restaurant peut vous aider à gérer l'ensemble du processus avec une facilité et une efficacité totales afin que vous puissiez recommencer à faire ce que vous aimez et vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.