3 шаблона писем с приглашением на встречу для ваших лидов и клиентов

Когда вы отправляете электронное письмо с приглашением на встречу потенциальному или существующему клиенту, полезно правильно подобрать слова. Как вы попросите кого-нибудь найти время в их напряженном дне, чтобы прочитать вашу электронную почту, назначить время встречи и отметить свой календарь для вас?

В этой статье мы покажем вам лучшие методы приглашения на встречу для потенциальных, ведущих и существующих клиентов.

Советы по составлению электронного письма с приглашением на встречу (которые действительно работают)

Вот некоторые из наиболее важных вещей, которые следует учитывать при создании нового электронного письма с приглашением на собрание, независимо от того, кто является получателем.

1. Напишите привлекательную тему письма для повышения открываемости
2. Убедитесь, что вы связываетесь с лицом, принимающим решения, с правильной контактной информацией.
3. Всегда обращайтесь к приглашенным лично
4. Отправляйте письмо в удобное время суток
5. Четко определите цель встречи
6. Сообщите четкие ожидания в теле письма
7. Настройте для себя календарь электронной почты (чтобы лучше отслеживать доступность)
8. Используйте онлайн-инструмент планирования, чтобы указать даты потенциальных встреч
9. Повысьте скорость отклика с помощью предложения ответить на любые нерешенные вопросы.

Почему планирование онлайн так важно

Первое, что нужно учитывать при написании электронного письма с приглашением на собрание, — насколько лучше оно работает, когда вы используете планировщик встреч, такой как Appointlet, Calendly или ScheduleOnce.

Онлайн-приложение для планирования гарантирует, что люди могут видеть вашу доступность и сразу же бронировать время, которое они хотят. В большинстве случаев это позволит получить ответ на ваше сообщение в течение нескольких минут или даже секунд! Это также снижает вероятность того, что кто-то еще запланирует встречу на совпадающее время — распространенная проблема со старыми методами планирования.

Как подготовить электронные письма с приглашением на холодную встречу

Как правило, электронные письма с приглашением на встречу требуют дополнительной подготовки, если у вас еще не сформировались существующие отношения. Они должны быть персонализированными, конкретными, лаконичными и полезными. Лучшие холодные сообщения — о событии, о котором ваши потенциальные клиенты, возможно, еще не слышали, но которые, по вашему мнению, будут им интересны, потому что они каким-то образом принесут им пользу или помогут решить проблему, которую они пытаются решить.

Ранние перспективы могут прийти откуда угодно. Они могут использовать свои мобильные устройства для просмотра вашего веб-сайта, LinkedIn или страниц в социальных сетях. Если у вас есть немного информации о потенциальном клиенте, вы можете использовать ее для создания более персонализированного сообщения. Вместо того, чтобы отправлять их на мероприятие, такое как вебинар, компании с достойным клиентским LTV могут инвестировать в демонстрации продаж с высоким уровнем взаимодействия. Одни и те же автоматизированные решения для планирования электронной почты можно использовать на всех этапах послепродажного обслуживания и встреч с клиентами.

Обычные приглашения на встречи немного отличаются. Для существующих клиентов или потенциальных клиентов, которым необходимо пройти несколько раундов встреч, требуется меньше персонализации.

Иногда люди предпочитают регулярные электронные письма с приглашением на встречу, в которых вы просто кратко описываете цель вашей встречи, а затем просто спрашиваете, хотят ли они присоединиться в любое удобное для обеих сторон время. Вы также можете добавить одно или два предложения, объясняющих, почему это важно (например: «Я с нетерпением жду встречи с вами и ваших отзывов о нашем новом продукте!»).

Когда клиент очень любезен, электронное письмо может состоять из одного предложения. Но помните, что независимо от того, с кем вы связываетесь, вы всегда должны:

• Сформулируйте цель вашей встречи.

• Укажите несколько мест, которые они могут выбрать, прежде чем выбрать время встречи. Это должно управляться приложением планирования, а не в теле письма.

• Необязательно: предложите им сообщить о своей доступности, чтобы вы знали, возможно ли это для обеих сторон, прежде чем продолжить разговор. Вы всегда можете составить расписание от их имени, если им так будет проще.

Как написать сообщение для потенциальных, потенциальных или существующих клиентов

Поскольку написание сообщения теплым клиентам требует гораздо меньше усилий, мы собираемся сосредоточиться на написании шаблонов писем с приглашением на встречу для холодных потенциальных клиентов и горячих потенциальных клиентов.

Холодная перспектива

Попробуйте поставить себя на место потенциальных клиентов, которые получат ваше письмо. Если они не знают вас лично, им нужно предложить сильное ценностное предложение, чтобы привлечь их. Сосредоточьтесь на решении их основных проблем. Иначе зачем бы они выделяли драгоценное время, чтобы встретиться с вами?

Чтобы создать свой шаблон, вы должны помнить о следующих вещах:

• Представьтесь и упомяните, почему это важно для них. Попробуйте настроить сообщение, указав его должность, чтобы они знали, что вы настроились на них напрямую.

• Предложите два варианта: дайте им ссылку, чтобы запланировать первую встречу с вами. Но если люди еще не убеждены, предложите сначала ответить на любые вопросы, которые у них возникнут. Как только на них будет дан ответ, вы отправите электронное письмо с ответом.

• Прежде чем отправлять что-либо, дважды проверьте письмо, прочитав его вслух, чтобы убедиться, что оно звучит как разговорный и дружелюбный, а не как рекламный ход.

Если вы сомневаетесь, как использовать этот контент на своем сайте или в блоге, свяжитесь с нами, и мы будем рады предоставить дополнительную информацию!

Каковы некоторые из лучших способов найти первую встречу с потенциальными клиентами?

Сосредоточьтесь на том, чтобы обещать им ценность и создать ощущение безотлагательности. Важно упомянуть, почему планирование звонка так полезно для них прямо сейчас.

Чтобы убедиться, что это звучит как разговорный и дружелюбный, а не как рекламный ход, попробуйте использовать такие фразы, как «Я надеюсь, что мы могли бы найти свободное место в наших календарях» или «Могу ли я зайти?» вместо чего-то более прямого, например: «Могу ли я назначить встречу с вами на следующий вторник?»

Кроме того, вы можете упомянуть, как встреча будет продуктивной и полезной для них. Например: «Я рад показать вам, сколько времени и денег мы можем сэкономить вашей компании с помощью этого решения».

Это может показаться очевидным, но лучше не задавать слишком много личных вопросов во время первого разговора по электронной почте. Сохраняйте легкость, не вдаваясь в несущественные детали, такие как их любимый цвет или место, где они выросли. Это может вызвать у них дискомфорт и привести к неловким разговорам на будущих встречах. Помните, профессионализм и формальный язык являются ключевыми!

Наконец, всегда старайтесь завершать свои электронные письма с холодными потенциальными клиентами на позитивной ноте. Это отличный способ поддерживать заинтересованность и волнение потенциального клиента до последнего момента.

Электронное письмо с приглашением на встречу № 1: Горячее руководство

Если вы уже встречались с кем-то ранее или несколько раз общались по электронной почте, вы можете использовать другой подход к электронному письму с приглашением на деловую встречу. Это не должно быть столь формальным, но ценность звонка все равно должна быть четко указана. И, как и раньше, вы захотите использовать онлайн-инструмент для планирования, чтобы ускорить фактический процесс планирования. Это помогает упростить процесс регистрации.

Вот шаблон электронного письма, который вы можете буквально скопировать и вставить, хотя мы рекомендуем вносить необходимые изменения в соответствии с вашей бизнес-моделью.

Уважаемый {client-name},

Было приятно поговорить с вами на прошлой неделе. Изучив веб-сайт {company-name}, я уверен, что мы сможем помочь вам сэкономить время и быстро развить свой бизнес, внеся всего несколько обновлений.

На самом деле, ранее в этом году мы помогли другому клиенту с аналогичной проблемой оптимизировать свои операции и увеличить продажи более чем на 250% за первые три месяца. Мы можем работать с вами, чтобы добиться аналогичных результатов.

Поскольку у вас уже есть общее представление о том, как работают наши услуги, я хотел бы позвонить вам на следующей неделе, чтобы предоставить полную демонстрацию продукта.

Пожалуйста , нажмите здесь, чтобы запланировать быстрый чат и обсудить эту возможность более подробно.

Если у вас есть другие вопросы, прежде чем мы перезвоним, просто дайте мне знать!

Электронное письмо с приглашением на встречу № 2: теплый клиент

Среднестатистический клиент уже знает, кто вы и какую ценность он должен получить от ваших услуг.

Образец электронного письма с запросом на встречу со службой поддержки

Обычно электронное письмо с приглашением на встречу отправляется, когда служба поддержки клиентов передается менеджеру по работе с клиентами. Краткое, но профессиональное электронное письмо может выглядеть примерно так:

Имя,

Это звучит неплохо.

Давайте зарезервируем время для разговора, чтобы мы могли рассмотреть все детали вашего запроса. Как только у нас будет вся эта информация, я буду работать с нашей командой, чтобы позаботиться об этом.

Пожалуйста , нажмите здесь, чтобы запланировать встречу.

Говори скорее!

Электронное письмо с приглашением на встречу № 3: существующий клиент

Вы также можете настроить автоматизацию электронной почты, чтобы обращаться к клиентам, которым грозит отток. Повторно привлеките их, выделив функции, которые недостаточно используются, или вы можете предложить более высокий уровень функций. Ваша команда успеха должна решить, что подходит. Если у вас есть четкая стратегия, вы можете использовать электронное письмо с приглашением на встречу, подобное этому.

Привет, имя,

Я надеюсь, что вам нравится продукт ____!

Мы всегда ищем способы сделать наших клиентов успешными, и я заметил, что вашему аккаунту может понадобиться дополнительная помощь. В рамках вашего плана доступно обновление, которое может удовлетворить ваши потребности лучше, чем то, что у нас уже есть. Вы хотите, чтобы я отправил по электронной почте подробности об этом?

Пожалуйста , нажмите здесь, чтобы запланировать встречу, чтобы мы могли обсудить это вместе.

Говори скорее!

Закрытие цикла запланированных встреч

После того, как вы успешно забронировали встречу с конечным пользователем, убедитесь, что встреча запланирована в вашем календаре. Если ваша онлайн-служба планирования включает в себя приглашения из календаря Google или Microsoft для участника, вы можете проверить, есть ли у него ответ на приглашение, и выбрать «да». Это позволяет вам узнать, что событие календаря было подтверждено и принято ими.

Рассмотрите возможность настройки автоматических напоминаний по электронной почте о событии, если оно запланировано заранее. Они не должны быть такими же подробными, как ваше первоначальное письмо с приглашением на встречу. Просто убедитесь, что дата, время и место ясны, чтобы они знали, как и когда присоединиться к вам.