3 Modelos de e-mail de solicitação de reunião para seus leads e clientes

Quando você está enviando um e-mail de solicitação de reunião para um cliente potencial frio ou cliente existente, é útil acertar suas palavras. Como você pede a alguém que tire um tempo do seu dia atarefado para ler seu e-mail, marcar um horário para se encontrar e marcar sua agenda para você?

Neste artigo, mostraremos as melhores técnicas de convite para reuniões para clientes potenciais, leads e clientes existentes.

Dicas para compor um email de solicitação de reunião (que realmente funciona)

Aqui estão algumas das coisas mais importantes a serem lembradas ao criar um novo email de solicitação de reunião, independentemente de quem seja o destinatário.

1. Escreva uma linha de assunto de e-mail atraente para melhores taxas de abertura
2. Certifique-se de entrar em contato com um tomador de decisões com as informações de contato corretas
3. Sempre dirija-se aos convidados pessoalmente
4. Envie seu e-mail em um horário conveniente do dia
5. Mantenha o objetivo da reunião bem definido
6. Comunique expectativas claras no corpo do seu e-mail
7. Configure um calendário de e-mail para você (para acompanhar melhor sua disponibilidade)
8. Use uma ferramenta de agendamento online para apresentar possíveis datas de reuniões
9. Melhore suas taxas de resposta com uma oferta para responder a quaisquer perguntas persistentes

Por que agendar online é tão importante

A primeira coisa que você deve saber ao escrever um e-mail de solicitação de reunião é o quão melhor ele funciona quando você usa um agendador de compromissos como Appointlet, Calendly ou ScheduleOnce.

Um aplicativo de agendamento online garante que as pessoas possam ver sua disponibilidade e reservar o horário que quiserem imediatamente. Na maioria dos casos, isso fará com que sua mensagem seja respondida em minutos ou até segundos! Também reduz a chance de outra pessoa agendar uma reunião para horários sobrepostos – um problema comum com os métodos de agendamento da velha escola.

Como preparar e-mails de solicitação de reunião fria

Como regra geral, os e-mails de solicitação de reunião exigem mais preparação quando você não tem um relacionamento existente. Eles devem ser personalizados, específicos, concisos e úteis. As melhores mensagens frias são sobre um evento do qual seu prospect pode ainda não ter ouvido falar, mas que você acha que ele achará interessante porque irá beneficiá-lo de alguma forma ou ajudá-lo a resolver um problema que está tentando superar.

As primeiras perspectivas podem vir de qualquer lugar. Eles podem estar em seus dispositivos móveis navegando em seu site, LinkedIn ou páginas de mídia social. Se você tiver um pouco de informação sobre o cliente em potencial, poderá usá-la para criar uma mensagem mais personalizada. Em vez de enviá-los para um evento como um webinar, as empresas com LTV decente do cliente podem investir em demonstrações de vendas de alto toque. As mesmas soluções automatizadas de agendamento de e-mail podem ser usadas durante todo o processo de pós-vendas, reuniões de integração de clientes.

As solicitações de reuniões regulares são um pouco diferentes. Para clientes ou leads existentes que precisam passar por várias rodadas de reuniões, é necessária menos personalização.

Às vezes, as pessoas preferem e-mails de solicitação de reunião regulares, onde você apenas descreve brevemente o objetivo do seu encontro e, em seguida, simplesmente pergunta se eles desejam participar em qualquer momento que faça sentido para ambas as partes. Você também pode adicionar uma ou duas frases explicando por que isso é importante (por exemplo: “Estou ansioso para conhecê-lo e receber seu feedback sobre nosso novo produto!”).

Quando um cliente é muito caloroso, o e-mail pode se tornar tão simples quanto uma única frase. Mas lembre-se de que, não importa com quem você esteja se conectando, você deve sempre:

• Resuma o objetivo da sua reunião.

• Forneça alguns locais que eles podem escolher antes de escolher um horário de reunião. Isso deve ser gerenciado pelo aplicativo de agendamento, não no corpo do e-mail.

• Opcional: convide-os a enviar de volta sua disponibilidade, para que você saiba se é possível para ambas as partes antes de continuar a conversa. Você sempre pode agendar em nome deles, se isso for mais fácil para eles.

Como escrever sua mensagem para prospects, leads ou clientes existentes

Como escrever uma mensagem para clientes calorosos exige muito menos esforço, vamos nos concentrar em escrever modelos de e-mail de solicitação de reunião para clientes potenciais frios e leads quentes.

A perspectiva fria

Tente se colocar no lugar de clientes em potencial que receberiam seu e-mail. Se eles não o conhecem pessoalmente, é preciso haver uma forte proposta de valor para atraí-los. Concentre-se em resolver seus principais pontos problemáticos. Caso contrário, por que eles reservariam um tempo precioso para se encontrar com você?

Para criar seu modelo, você deve ter em mente o seguinte:

• Apresente-se e mencione por que isso é importante para eles. Tente personalizar a mensagem apontando o cargo deles, para que eles saibam que você está sintonizado diretamente com eles.

• Ofereça duas opções: Dê a eles um link para agendar uma reunião inicial com você. Mas caso as pessoas ainda não estejam convencidas, faça uma oferta para responder a quaisquer perguntas que elas tenham primeiro. Assim que elas forem respondidas, você enviará um e-mail de acompanhamento.

• Antes de enviar qualquer coisa, verifique o e-mail lendo-o em voz alta para garantir que ele soe amigável e conversacional, não como um discurso de vendas.

Se você estiver em dúvida sobre como usar este conteúdo para seu site ou postagem de blog, entre em contato conosco e teremos o maior prazer em fornecer mais informações!

Quais são algumas das melhores maneiras de encontrar uma reunião inicial com clientes em potencial?

Concentre-se em prometer valor e criar um senso de urgência. É importante mencionar por que agendar uma ligação é tão útil para eles imediatamente.

Para ter certeza de que soa conversacional e amigável, não como um discurso de vendas, tente usar frases como “Espero que possamos encontrar algum espaço livre em nossos calendários” ou “Posso passar aqui?” em vez de algo mais direto como “Posso agendar uma reunião com você na próxima terça?”

Além disso, você pode mencionar como a reunião será produtiva e útil para eles. Por exemplo: “Estou animado para mostrar quanto tempo e dinheiro podemos economizar para sua empresa com esta solução”.

Isso pode parecer óbvio, mas é melhor não fazer muitas perguntas pessoais durante sua primeira conversa por e-mail. Mantenha um toque leve, sem entrar em detalhes sem importância como sua cor favorita ou onde cresceram. Isso pode deixá-los desconfortáveis ​​e levar a conversas embaraçosas em reuniões futuras. Lembre-se, profissionalismo e linguagem formal são fundamentais!

Por fim, sempre tente concluir seus e-mails de prospects frios com uma nota positiva. Essa é uma ótima maneira de manter o prospect engajado e animado até o último momento.

E-mail de solicitação de reunião nº 1: o lead quente

Se você já se encontrou com alguém anteriormente ou teve algumas interações por e-mail, pode adotar uma abordagem diferente para o e-mail de solicitação de reunião de negócios. Não precisa ser tão formal, mas o valor da ligação ainda deve ser claramente declarado. E assim como antes, você vai querer usar uma ferramenta de agendamento online para acelerar o processo real de agendamento. Isso ajuda a agilizar o processo de registro.

Aqui está um modelo de e-mail que você pode literalmente copiar e colar, embora seja recomendável fazer alterações conforme necessário para se adequar ao seu modelo de negócios.

Prezado {client-name},

Foi bom falar com você na semana passada. Depois de analisar o website da {company-name}, tenho certeza de que podemos ajudar você a economizar tempo e expandir seus negócios rapidamente com apenas algumas atualizações.

Na verdade, no início deste ano ajudamos outro cliente com um problema semelhante a otimizar suas operações e aumentar as vendas em mais de 250% nos primeiros três meses. Podemos trabalhar com você para criar resultados semelhantes.

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Se você tiver outras dúvidas antes de entrarmos em uma ligação, é só me avisar!

E-mail de solicitação de reunião nº 2: o cliente caloroso

O cliente médio já sabe quem você é e o valor que eles deveriam obter do seu serviço.

A amostra de e-mail de solicitação de reunião de suporte ao cliente

Normalmente, um e-mail de solicitação de reunião é enviado quando o suporte ao cliente é escalado para um gerente de sucesso. Um e-mail breve, mas profissional, pode ser algo assim:

primeiro nome,

Isso soa bem.

Vamos marcar um horário para conversarmos para que possamos analisar todos os detalhes do seu pedido. Assim que tivermos todas essas informações, trabalharei com nossa equipe para resolver isso.

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E-mail de solicitação de reunião nº 3: cliente existente

Você também pode configurar a automação de e-mail para alcançar clientes que correm o risco de desistência. Envolva-os novamente destacando os recursos que são subutilizados ou você pode lançar um nível mais alto de recursos. Cabe à sua equipe de sucesso decidir o que é apropriado. Depois de ter uma estratégia clara, você pode usar um e-mail de solicitação de reunião como este.

Olá nome,

Espero que você esteja gostando do produto ____!

Estamos sempre procurando maneiras de tornar nossos clientes bem-sucedidos e notamos que sua conta poderia precisar de mais ajuda. Há um upgrade disponível como parte do seu plano que pode se adequar ao que você precisa melhor do que o que já temos em vigor. Você gostaria que eu enviasse um e-mail com detalhes sobre isso?

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Fechando o ciclo em suas reuniões agendadas

Depois de agendar uma reunião com seu usuário final, verifique se a reunião foi agendada em seu calendário. Se o seu serviço de agendamento online inclui convites de calendário do Google ou da Microsoft para o participante, você pode verificar se ele respondeu e selecionou "sim". Isso permite que você saiba que o evento do calendário foi reconhecido e aceito por eles.

Considere configurar lembretes de e-mail automatizados para o evento se for com muita antecedência. Eles não precisam ser tão detalhados quanto sua carta de solicitação de reunião inicial. Apenas certifique-se de que a data, hora e local estejam claros para que eles saibam como e quando se juntar a você.