3 modèles d'e-mails de demande de réunion pour vos prospects et clients

Lorsque vous envoyez un e-mail de demande de réunion à un prospect froid ou à un client existant, il est utile de bien formuler vos mots. Comment demandez-vous à quelqu'un de prendre du temps dans sa journée chargée pour lire votre e-mail, planifier une heure de rendez-vous et marquer son calendrier pour vous ?

Dans cet article, nous vous montrerons les meilleures techniques d'invitation à des réunions pour les prospects, les prospects et les clients existants.

Conseils pour composer un e-mail de demande de réunion (qui fonctionne réellement)

Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l'esprit lorsque vous créez un nouvel e-mail de demande de réunion, quel que soit le destinataire.

1. Rédigez une ligne d'objet d'e-mail engageante pour de meilleurs taux d'ouverture
2. Assurez-vous de contacter un décideur avec les bonnes coordonnées
3. Adressez-vous toujours personnellement aux invités
4. Envoyez votre e-mail à un moment opportun de la journée
5. Gardez le but de la réunion bien défini
6. Communiquez des attentes claires dans le corps de votre e-mail
7. Configurez un calendrier de messagerie pour vous-même (pour mieux suivre votre disponibilité)
8. Utiliser un outil de planification en ligne pour présenter les dates de réunion potentielles
9. Améliorez vos taux de réponse avec une offre pour répondre à toutes les questions persistantes

Pourquoi la planification en ligne est si importante

La première chose à savoir lors de la rédaction d'un e-mail de demande de réunion est de savoir à quel point cela fonctionne mieux lorsque vous utilisez un planificateur de rendez-vous comme Appointlet, Calendly ou ScheduleOnce.

Une application de planification en ligne garantit que les gens peuvent voir votre disponibilité et réserver immédiatement l'heure qu'ils souhaitent. Dans la plupart des cas, vous obtiendrez une réponse à votre message en quelques minutes, voire quelques secondes ! Cela réduit également le risque que quelqu'un d'autre planifie une réunion à des heures qui se chevauchent - un problème courant avec les méthodes de planification à l'ancienne.

Comment préparer des e-mails de demande de réunion à froid

En règle générale, les e-mails de demande de réunion nécessitent plus de préparation lorsque vous n'avez pas de relation existante. Ils doivent être personnalisés, spécifiques, concis et utiles. Les meilleurs messages froids concernent un événement dont votre prospect n'a peut-être pas encore entendu parler, mais que vous pensez qu'il trouvera intéressant car cela lui sera bénéfique d'une manière ou d'une autre ou l'aidera à résoudre un problème qu'il essaie de surmonter.

Les premières perspectives peuvent provenir de n'importe où. Ils peuvent être sur leurs appareils mobiles en train de parcourir votre site Web, LinkedIn ou vos pages de médias sociaux. Si vous avez quelques informations sur le prospect, vous pouvez les utiliser pour créer un message plus personnalisé. Au lieu de les envoyer à un événement comme un webinaire, les entreprises avec une LTV client décente peuvent investir dans des démonstrations de vente hautement tactiles. Les mêmes solutions automatisées de planification des e-mails peuvent être utilisées tout au long des réunions après-vente et d'intégration des clients.

Les demandes de réunion régulières sont un peu différentes. Pour les clients existants ou les prospects qui doivent passer par plusieurs séries de réunions, moins de personnalisation est nécessaire.

Parfois, les gens préfèrent les e-mails de demande de réunion réguliers où vous décrivez brièvement le but de votre rencontre, puis demandez simplement s'ils veulent se joindre à n'importe quel moment qui a du sens pour les deux parties. Vous pouvez également ajouter une phrase ou deux expliquant pourquoi c'est important (par exemple : « J'ai hâte de vous rencontrer et d'avoir vos commentaires sur notre nouveau produit ! »).

Lorsqu'un client est très chaleureux, l'e-mail peut devenir aussi simple qu'une simple phrase. Mais rappelez-vous que peu importe avec qui vous vous connectez, vous devez toujours :

• Résumez le but de votre réunion.

• Fournissez quelques endroits qu'ils peuvent choisir avant de choisir une heure de réunion. Cela devrait être géré par l'application de planification, et non dans le corps de l'e-mail.

• Facultatif : Invitez-les à renvoyer leur disponibilité, afin de savoir si c'est possible pour les deux parties avant de poursuivre la conversation. Vous pouvez toujours programmer en leur nom, si c'est plus facile pour eux.

Comment rédiger votre message pour les prospects, les prospects ou les clients existants

Étant donné que la rédaction d'un message destiné aux clients chaleureux demande beaucoup moins d'efforts, nous allons nous concentrer sur la rédaction de modèles d'e-mails de demande de réunion pour les prospects froids et les prospects chauds.

La perspective froide

Essayez de vous mettre à la place des clients potentiels qui recevraient votre e-mail. S'ils ne vous connaissent pas personnellement, il doit y avoir une proposition de valeur solide pour les attirer. Concentrez-vous sur la résolution de leurs points faibles. Sinon, pourquoi consacreraient-ils un temps précieux pour vous rencontrer ?

Pour créer votre modèle, vous devez garder ces éléments à l'esprit :

• Présentez-vous et dites pourquoi c'est important pour eux. Essayez de personnaliser le message en indiquant le titre de leur poste, afin qu'ils sachent que vous êtes directement à leur écoute.

• Offrez deux options : Donnez-leur un lien pour planifier une première rencontre avec vous. Mais au cas où les gens ne seraient pas encore convaincus, faites un suivi avec une offre pour répondre à toutes les questions qu'ils ont d'abord. Une fois celles-ci répondues, vous enverrez un e-mail de suivi.

• Avant d'envoyer quoi que ce soit, vérifiez l'e-mail en le lisant à haute voix pour vous assurer qu'il semble conversationnel et amical, et non comme un argumentaire de vente.

Si vous avez des doutes sur la façon d'utiliser ce contenu pour votre site ou votre article de blog, veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous fournir plus d'informations !

Quels sont les meilleurs moyens de trouver une première rencontre avec des prospects ?

Concentrez-vous sur leur promesse de valeur et créez un sentiment d'urgence. Il est important de mentionner pourquoi la planification d'un appel est si utile pour eux tout de suite.

Afin de vous assurer que cela semble conversationnel et convivial, et non comme un argumentaire de vente, essayez d'utiliser des phrases telles que « J'espère que nous pourrions trouver de l'espace libre dans nos calendriers » ou « Puis-je passer ? » au lieu de quelque chose de plus direct comme "Puis-je programmer une réunion avec vous mardi prochain ?"

De plus, vous pouvez mentionner comment la réunion sera productive et utile pour eux. Par exemple : "Je suis ravi de vous montrer combien de temps et d'argent nous pouvons faire économiser à votre entreprise grâce à cette solution."

Cela peut sembler évident, mais il est préférable de ne pas poser trop de questions personnelles lors de votre première conversation par e-mail. Gardez une touche légère, sans entrer dans des détails sans importance comme leur couleur préférée ou l'endroit où ils ont grandi. Cela pourrait les mettre mal à l'aise et entraîner des conversations gênantes lors de réunions futures. N'oubliez pas que le professionnalisme et le langage formel sont essentiels !

Enfin, essayez toujours de conclure vos e-mails de prospects froids sur une note positive. C'est un excellent moyen de garder le prospect engagé et excité jusqu'au dernier moment.

E-mail de demande de réunion n° 1 : le prospect chaleureux

Si vous avez déjà rencontré quelqu'un auparavant ou si vous avez eu quelques interactions par e-mail, vous pouvez adopter une approche différente de l'e-mail de demande de réunion d'affaires. Il n'a pas besoin d'être aussi formel, mais la valeur de l'appel doit quand même être clairement indiquée. Et comme avant, vous voudrez utiliser un outil de planification en ligne pour accélérer le processus de planification proprement dit. Cela permet de rationaliser le processus d'inscription.

Voici un modèle d'e-mail que vous pouvez littéralement copier et coller, bien que nous vous recommandons d'apporter les modifications nécessaires pour s'adapter à votre modèle d'entreprise.

Cher {nom-client},

C'était agréable de parler avec vous la semaine dernière. Après avoir examiné le site Web de {company-name}, je suis convaincu que nous pouvons vous aider à gagner du temps et à développer rapidement votre entreprise avec seulement quelques mises à jour.

En fait, plus tôt cette année, nous avons aidé un autre client avec un problème similaire à rationaliser ses opérations et à augmenter ses ventes de plus de 250 % au cours des trois premiers mois. Nous pouvons travailler avec vous pour créer des résultats similaires.

Étant donné que vous avez déjà une idée générale du fonctionnement de nos services, j'aimerais passer un coup de fil avec vous la semaine prochaine pour vous fournir une démonstration complète du produit.

Veuillez cliquer ici pour planifier une conversation rapide et discuter de cette opportunité plus en détail.

Si vous avez d'autres questions avant de passer à un appel, faites-le moi savoir !

E-mail de demande de réunion #2 : le client chaleureux

Le client moyen sait déjà qui vous êtes et la valeur qu'il devrait retirer de votre service.

Exemple d'e-mail de demande de réunion d'assistance client

Généralement, un e-mail de demande de réunion est envoyé lorsque le support client a été transmis à un responsable de la réussite. Un e-mail bref mais professionnel pourrait ressembler à ceci :

prénom,

Ça sonne bien.

Prenons rendez-vous pour discuter afin que nous puissions examiner tous les détails de votre demande. Une fois que nous aurons toutes ces informations, je travaillerai avec notre équipe pour que cela soit pris en charge.

Veuillez cliquer ici pour programmer votre réunion.

Parlez bientôt!

E-mail de demande de réunion #3 : client existant

Vous pouvez également configurer l'automatisation des e-mails pour contacter les clients qui risquent de se désabonner. Réengagez-les en mettant en évidence les fonctionnalités sous-utilisées ou vous pouvez proposer un niveau supérieur de fonctionnalités. C'est à votre équipe de succès de décider ce qui est approprié. Une fois que vous avez une stratégie claire, vous pouvez utiliser un e-mail de demande de réunion comme celui-ci.

Salut prénom,

J'espère que vous appréciez le produit ____ !

Nous recherchons toujours des moyens d'assurer le succès de nos clients, et j'ai remarqué que votre compte aurait besoin d'un peu plus d'aide. Il existe une mise à niveau disponible dans le cadre de votre plan qui pourrait mieux répondre à vos besoins que ce que nous avons déjà en place. Souhaitez-vous que je vous envoie un e-mail pour plus de détails à ce sujet ?

Veuillez cliquer ici pour planifier une réunion afin que nous puissions en discuter ensemble.

Parlez bientôt!

Boucler la boucle sur vos réunions planifiées

Une fois que vous avez réussi à réserver une réunion avec votre utilisateur final, assurez-vous que la réunion a été planifiée sur votre calendrier. Si votre service de planification en ligne inclut des invitations de calendrier Google ou Microsoft pour le participant, vous pouvez vérifier s'il a répondu et sélectionné "oui". Cela vous permet de savoir que l'événement de calendrier a été reconnu et accepté par eux.

Envisagez de configurer des rappels automatisés par e-mail pour l'événement s'il est longtemps à l'avance. Ils n'ont pas besoin d'être aussi détaillés que votre lettre de demande de réunion initiale. Assurez-vous simplement que la date, l'heure et le lieu sont clairs afin qu'ils sachent comment et quand vous rejoindre.