3 szablony e-maili z zaproszeniami na spotkanie dla Twoich potencjalnych klientów i potencjalnych klientów

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail z wezwaniem na spotkanie do zimnego potencjalnego lub istniejącego klienta, dobrze jest dobrać właściwe słowa. Jak poprosić kogoś, aby poświęcił czas na przeczytanie wiadomości e-mail, zaplanowanie spotkania i zaznaczenie swojego kalendarza za Ciebie?

W tym artykule pokażemy najlepsze techniki zaproszeń na spotkania dla potencjalnych, potencjalnych i obecnych klientów.

Wskazówki dotyczące tworzenia wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie (które faktycznie działają)

Oto kilka najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie, niezależnie od tego, kto jest odbiorcą.

1. Napisz interesujący wiersz tematu wiadomości e-mail, aby uzyskać lepsze wskaźniki otwarć
2. Upewnij się, że kontaktujesz się z decydentem z odpowiednimi danymi kontaktowymi
3. Zawsze zwracaj się do zaproszonych osobiście
4. Wyślij e-mail o dogodnej porze dnia
5. Dbaj o to, aby cel spotkania był dobrze zdefiniowany
6. Przekaż jasne oczekiwania w treści wiadomości e-mail
7. Skonfiguruj dla siebie kalendarz e-mailowy (aby lepiej śledzić swoją dostępność)
8. Użyj narzędzia do planowania online, aby przedstawić potencjalne daty spotkań
9. Popraw swoje wskaźniki odpowiedzi dzięki ofercie odpowiedzi na wszelkie pytania

Dlaczego planowanie online jest tak ważne

Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać podczas pisania wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie, jest to, o ile lepiej działa, gdy używasz harmonogramu spotkań, takiego jak Appointlet, Calendly lub ScheduleOnce.

Aplikacja do planowania online zapewnia, że ​​ludzie od razu widzą Twoją dostępność i rezerwują terminy. W większości przypadków otrzymasz odpowiedź w ciągu kilku minut, a nawet sekund! Zmniejsza to również prawdopodobieństwo, że ktoś inny zaplanuje spotkanie w nakładających się terminach — częsty problem ze starymi szkolnymi metodami planowania.

Jak przygotować e-maile z prośbą o spotkanie na zimno

Z reguły wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkanie wymagają większego przygotowania, jeśli nie masz już istniejącej relacji. Powinny być spersonalizowane, konkretne, zwięzłe i użyteczne. Najlepsze zimne wiadomości dotyczą wydarzenia, o którym Twój potencjalny klient mógł jeszcze nie słyszał, ale myślisz, że uzna go za interesujące, ponieważ przyniesie mu to w jakiś sposób korzyść lub pomoże rozwiązać problem, który próbuje przezwyciężyć.

Wczesne perspektywy mogą pochodzić z dowolnego miejsca. Mogą być na swoich urządzeniach mobilnych i przeglądać Twoją witrynę, LinkedIn lub strony mediów społecznościowych. Jeśli masz trochę informacji o potencjalnym kliencie, możesz je wykorzystać do stworzenia bardziej spersonalizowanej wiadomości. Zamiast wysyłać je na wydarzenie, takie jak webinar, firmy z przyzwoitym LTV dla klientów mogą zainwestować w wysokiej jakości demonstracje sprzedaży. Te same rozwiązania do automatycznego planowania poczty e-mail mogą być używane przez cały czas podczas posprzedażowych spotkań z klientami onboardingowymi.

Regularne wezwania na spotkania są nieco inne. W przypadku obecnych klientów lub potencjalnych klientów, którzy muszą przejść przez kilka rund spotkań, potrzebna jest mniejsza personalizacja.

Czasami ludzie wolą regularne e-maile z wezwaniami na spotkanie, w których po prostu krótko opisujesz cel spotkania, a następnie po prostu pytasz, czy chcą dołączyć w dowolnym momencie, który ma sens dla obu stron. Możesz również dodać zdanie lub dwa wyjaśniające, dlaczego tak się dzieje (na przykład: „Nie mogę się doczekać spotkania z Tobą i otrzymania Twojej opinii na temat naszego nowego produktu!”).

Gdy klient jest bardzo ciepły, e-mail może być tak prosty, jak jedno zdanie. Pamiętaj jednak, że bez względu na to, z kim się łączysz, zawsze powinieneś:

• Podsumuj cel spotkania.

• Podaj kilka lokalizacji, które mogą wybrać przed wybraniem terminu spotkania. Powinno to być zarządzane przez aplikację do planowania, a nie w treści wiadomości e-mail.

• Opcjonalnie: poproś ich o odesłanie swojej dostępności, aby wiedzieć, czy jest to możliwe dla obu stron przed kontynuowaniem rozmowy. Zawsze możesz zaplanować w ich imieniu, jeśli jest to dla nich łatwiejsze.

Jak napisać wiadomość dla potencjalnych klientów, potencjalnych klientów lub istniejących klientów

Ponieważ pisanie wiadomości do ciepłych klientów wymaga znacznie mniej wysiłku, skupimy się na pisaniu szablonów e-maili z wezwaniami na spotkanie dla zimnych potencjalnych klientów i ciepłych potencjalnych klientów.

Zimna perspektywa

Spróbuj postawić się w sytuacji potencjalnych klientów, którzy otrzymaliby Twój e-mail. Jeśli nie znają cię osobiście, potrzebna jest mocna propozycja wartości, która ich przyciągnie. Skoncentruj się na rozwiązywaniu ich podstawowych problemów. W przeciwnym razie dlaczego mieliby poświęcać cenny czas na spotkanie z tobą?

Aby stworzyć swój szablon, pamiętaj o następujących rzeczach:

• Przedstaw się i powiedz, dlaczego jest to dla nich ważne. Postaraj się dostosować komunikat, wskazując ich stanowisko, aby wiedziały, że jesteś z nimi bezpośrednio dostrojony.

• Zaproponuj dwie opcje: Daj im link do umówienia się na wstępne spotkanie z Tobą. Ale jeśli ludzie nie są jeszcze przekonani, najpierw złóż ofertę odpowiedzi na wszelkie pytania, które mają. Po udzieleniu na nie odpowiedzi wyślesz e-mail uzupełniający.

• Zanim cokolwiek wyślesz, dokładnie sprawdź wiadomość e-mail, czytając ją na głos, aby upewnić się, że brzmi ona przyjaźnie i komunikacyjnie, a nie jak reklama.

Jeśli masz wątpliwości, jak wykorzystać te treści w swojej witrynie lub poście na blogu, skontaktuj się z nami, a chętnie udzielimy więcej informacji!

Jakie są najlepsze sposoby na znalezienie pierwszego spotkania z potencjalnymi klientami?

Skoncentruj się na obiecywaniu im wartości i tworzeniu poczucia pilności. Ważne jest, aby od razu wspomnieć, dlaczego zaplanowanie połączenia jest dla nich tak pomocne.

Aby upewnić się, że brzmiało to konwersacyjnie i przyjaźnie, a nie jak reklama sprzedażowa, spróbuj użyć wyrażeń takich jak „Mam nadzieję, że uda nam się znaleźć trochę wolnego miejsca w naszych kalendarzach” lub „Czy mógłbym się zatrzymać?” zamiast czegoś bardziej bezpośredniego, jak „Czy mogę umówić się z tobą na spotkanie w przyszły wtorek?”

Dodatkowo możesz wspomnieć, że spotkanie będzie dla nich produktywne i pomocne. Na przykład: „Cieszę się, że mogę pokazać, ile czasu i pieniędzy możemy zaoszczędzić Twojej firmie dzięki temu rozwiązaniu”.

Może się to wydawać oczywiste, ale podczas pierwszej rozmowy e-mailowej najlepiej nie zadawać zbyt wielu osobistych pytań. Zachowaj lekki dotyk, bez wchodzenia w nieistotne szczegóły, takie jak ulubiony kolor lub miejsce, w którym się wychowali. To może sprawić, że poczują się niekomfortowo i prowadzić do niezręcznych rozmów na przyszłych spotkaniach. Pamiętaj, profesjonalizm i język formalny są kluczowe!

Wreszcie, zawsze staraj się kończyć swoje zimne wiadomości e-mail z pozytywnym akcentem. To świetny sposób, aby potencjalny klient był zaangażowany i podekscytowany do ostatniej chwili.

E-mail z prośbą o spotkanie #1: Ciepły lider

Jeśli spotkałeś się już z kimś wcześniej lub miałeś kilka interakcji za pośrednictwem poczty e-mail, możesz zastosować inne podejście do wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie biznesowe. Nie musi to być aż tak formalne, ale wartość zaproszenia nadal powinna być jasno określona. I tak jak wcześniej, będziesz chciał użyć narzędzia do planowania online, aby przyspieszyć rzeczywisty proces planowania. Pomaga to usprawnić proces rejestracji.

Oto szablon wiadomości e-mail, który możesz dosłownie skopiować i wkleić, ale zalecamy wprowadzanie zmian w razie potrzeby, aby dopasować je do modelu biznesowego.

Drogi {imię-klienta},

Miło było z tobą porozmawiać w zeszłym tygodniu. Po przejrzeniu witryny {company-name} jestem przekonany, że wystarczy kilka aktualizacji, aby pomóc Ci zaoszczędzić czas i szybko rozwinąć firmę.

W rzeczywistości na początku tego roku pomogliśmy innemu klientowi z podobnym problemem usprawnić jego działalność i zwiększyć sprzedaż o ponad 250% w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Możemy z Tobą współpracować, aby stworzyć podobne wyniki.

Ponieważ masz już ogólne pojęcie o tym, jak działają nasze usługi, chętnie zadzwonię z Tobą w przyszłym tygodniu, aby przedstawić pełną wersję demonstracyjną produktu.

Kliknij tutaj, aby umówić się na krótką rozmowę i omówić tę możliwość bardziej szczegółowo.

Jeśli masz jeszcze jakieś pytania, zanim zadzwonimy, po prostu daj mi znać!

E-mail z prośbą o spotkanie nr 2: Ciepły klient

Przeciętny klient już wie, kim jesteś i jaką wartość powinien czerpać z Twojej usługi.

Przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie z obsługą klienta

Zazwyczaj wiadomość e-mail z wezwaniem na spotkanie jest wysyłana, gdy obsługa klienta została eskalowana do menedżera ds. sukcesu. Krótki, ale profesjonalny e-mail może wyglądać mniej więcej tak:

Imię,

To brzmi dobrze.

Zarezerwuj czas na rozmowę, abyśmy mogli przejrzeć wszystkie szczegóły Twojej prośby. Gdy zdobędziemy wszystkie te informacje, będę współpracować z naszym zespołem, aby się tym zająć.

Kliknij tutaj, aby zaplanować spotkanie.

Porozmawiamy wkrótce!

E-mail z prośbą o spotkanie #3: Istniejący klient

Możesz także skonfigurować automatyzację poczty e-mail, aby dotrzeć do klientów zagrożonych odejściem. Zaangażuj ich ponownie, wyróżniając funkcje, które są niewystarczająco używane lub możesz zaproponować wyższy poziom funkcji. To od Twojego zespołu sukcesu zależy, co jest odpowiednie. Gdy masz jasną strategię, możesz użyć wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie w ten sposób.

Cześć imię,

Mam nadzieję, że podoba Ci się produkt ____!

Zawsze szukamy sposobów, aby nasi klienci odnieśli sukces, i zauważyliśmy, że Twojemu kontu przydałaby się dodatkowa pomoc. W ramach Twojego planu dostępne jest uaktualnienie, które może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom niż to, co już mamy. Czy mam wysłać e-mailem ze szczegółami na ten temat?

Kliknij tutaj, aby umówić się na spotkanie, abyśmy mogli wspólnie o tym porozmawiać.

Porozmawiamy wkrótce!

Zamykanie pętli na zaplanowanych spotkaniach

Po pomyślnym zarezerwowaniu spotkania z użytkownikiem końcowym upewnij się, że spotkanie zostało zaplanowane w Twoim kalendarzu. Jeśli Twoja usługa planowania online obejmuje zaproszenia z kalendarza Google lub Microsoft dla uczestnika, możesz sprawdzić, czy uczestnik otrzymał potwierdzenie i zaznaczył „tak”. Dzięki temu dowiesz się, że wydarzenie w kalendarzu zostało przez nich uznane i zaakceptowane.

Zastanów się nad skonfigurowaniem automatycznych przypomnień e-mail o wydarzeniu, jeśli ma to miejsce z dużym wyprzedzeniem. Nie muszą być tak szczegółowe, jak list z prośbą o spotkanie. Po prostu upewnij się, że data, godzina i lokalizacja są jasne, aby wiedzieli, jak i kiedy do Ciebie dołączyć.