Инструменты тайм-менеджмента для занятых профессионалов в 2021 году

Инструменты тайм-менеджмента необходимы, если вы хотите оставаться продуктивным на современном рабочем месте. Всегда есть еще одна статья для чтения, социальная страница для прокрутки и текстовое сообщение для отправки. Но правильное программное обеспечение может помочь вам не сбиться с пути, несмотря на все окружающие отвлекающие факторы.

Даже деятельность, связанная с бизнесом, может превратиться в ненужную занятую работу. Согласно отчету Harvard Business Review, средний сотрудник тратит 28% рабочего дня на чтение и ответы на электронные письма. Насколько важны все эти электронные письма?

С ростом присутствия искусственного интеллекта стало проще, чем когда-либо, управлять собраниями, электронной почтой, организовывать задачи, проекты и многое другое. Все это возможно с высокоэффективными приложениями для планирования и управления проектами.

В этой статье перечислены 8 лучших инструментов учета рабочего времени, которые помогут вам оптимизировать рабочий процесс и сосредоточиться на том, что важно — на получении дохода. Прежде чем перейти к списку, вот несколько полезных советов о лучших вариантах управления задачами!

Каковы лучшие инструменты тайм-менеджмента?

В Интернете так много приложений для тайм-менеджмента, что выбрать одно из них может быть довольно сложно. Чтобы помочь вам решить эту дилемму, в этой статье приведен контрольный список функций, которые делают лучшие инструменты отслеживания времени.

Эффективный инструмент тайм-менеджмента обязательно будет иметь:

• Функция отслеживания в реальном времени, сравнимая со встроенным секундомером.
• Функции, аналогичные инструменту управления проектами, такие как списки задач, чаты и разделы комментариев.
• Функции автоматизации, помогающие планировать встречи, ежемесячно отправлять электронные письма и т. д.
• Интеграция с другими полезными платформами и инструментами повышения производительности.
• Расширения браузера могут быть доступны для быстрого доступа к основным функциям
• Совместимость с несколькими устройствами и поддержка других функций, таких как многозадачность.

Это лишь краткий список функций, которые вы можете ожидать от идеального инструмента управления временем. Но, в конце концов, вам придется судить о том, что работает для вас.

Лучшее программное обеспечение для управления временем, в конечном счете, заключается в том, чтобы найти приложение, которое соответствует вашим конкретным потребностям. Это зависит от таких факторов, как ваше устройство, цена, размер работы, поддерживаемые платформы, интеграции и т. д. Взглянуть!

Что следует учитывать при выборе приложений для тайм-менеджмента

Рабочий размер

Одним из основных факторов, который следует учитывать при выборе лучшего приложения для управления временем, является объем вашей работы.

Например, внештатные подрядчики могут принимать решения, полностью основываясь на том, что им подходит. Поскольку управление временем тесно связано с тем, как они получают оплату, подрядчики могут предпочесть приложение, которое включает в себя оплачиваемое время и функции отчетности.

Команды могут различаться по размеру, и эти различия могут иметь большое значение. Например, у вас небольшой бизнес с несколькими членами команды? Если это так, то, возможно, у вас ограниченный бюджет, и вам нужно разработать наилучшую стратегию управления временем, которую вы можете найти, используя любые инструменты, которые вы можете найти.

Или вы можете строить управление операциями в корпоративной компании с почти неограниченным бюджетом. В этом случае вы можете попытаться найти более дорогое, но точно настроенное решение для своей команды.

Устройства и платформы

Тип работы, которую вы выполняете, многое говорит о типах устройств, которые вы и ваша команда будете использовать. Если ваша работа требует, чтобы вы работали вне офиса большую часть времени, вы можете в значительной степени полагаться на смартфон для связи.

Хорошей новостью является то, что нет недостатка в мобильных приложениях для управления временем для iOS и Android. На самом деле, большинство мобильных устройств имеют встроенные приложения для календаря и секундомера, которые являются действенными способами улучшить управление временем!

С другой стороны, мобильные приложения могут столкнуться с такими проблемами, как простота использования. Некоторые мобильные приложения имеют ограниченный набор функций по сравнению с их аналогами в веб-приложениях. Так что, если вы можете заниматься тайм-менеджментом из офиса, выберите инструмент, который лучше всего работает на рабочем столе, чтобы получить доступ к еще большему количеству опций.

Облачные сервисы на основе подписки стали новым золотым стандартом для инструментов управления временем. Но если вы ищете программное обеспечение, которое можно установить локально в сети вашей компании, обязательно проверьте его наличие на Windows и Mac.

Интеграции

Небольшие приложения, такие как секундомер или хронометр, могут подойти для простого отслеживания времени. Но более надежные инструменты управления временем обычно предлагают интеграцию с другими приложениями. Это может быть полезно в сценариях, когда ваши личные результаты отслеживания времени должны быть подключены к более широким инструментам управления командой. Например, приложения для отслеживания времени, интегрированные с Zapier, могут отправлять данные о производительности в Trello, Asana и т. д.

В качестве альтернативы вы можете подключить отслеживание времени к информации о клиенте с помощью программного обеспечения CRM. Это может улучшить рабочий процесс, связанный с выставлением счетов, электронными письмами и другими задачами клиентов.

Особенности и функциональность

Итак, какие функции вы ищете в идеальном приложении для управления временем?

Это основная тема статьи, поэтому мы не будем быстро портить тему. Но скажем так, вам обязательно стоит обратить внимание на такие вещи, как возможность создания отчетов, синхронизация с приложениями календаря и поддержка часовых поясов. Помимо этого, приложение должно быть достаточно простым в использовании для вас и членов вашей команды. Основные функции вашего инструмента тайм-менеджмента должны соответствовать другим важным задачам вашего бизнеса.

Бюджет

Вы, вероятно, знаете, каков ваш бюджет, более или менее. В зависимости от типа вашего бизнеса вам, вероятно, потребуется установить лимит на то, что вы можете потратить на программное обеспечение. Убедитесь, что выбранный вами вариант соответствует тому, что может себе позволить команда, исходя из ежемесячного или годового плана затрат. Большинство инструментов предлагают некоторые из своих функций бесплатно — их может оказаться более чем достаточно!

Лучшие инструменты тайм-менеджмента 2021 — краткий обзор

Toggl для отслеживания времени, планирования и управления проектами в одном месте. Лучшее приложение для управления временем и проектами для бизнеса и фрилансеров.

Trello для управления важными задачами в наилучшей визуальной форме. Лучший инструмент тайм-менеджмента для управления задачами.

Apppointlet для интеллектуального планирования и интеграции, включая сбор платежей. Лучший инструмент управления временем для планирования встреч и интеграции с календарем.

Asana для оптимизации командной работы, управления проектами и анализа прогресса. Лучшее приложение для тайм-менеджмента для совместной работы в команде и автоматизированного управления проектами

Evernote для создания идей и заметок с текстами, изображениями и документами. Лучший инструмент управления временем для личной организации работы и создания заметок.

Календарь Google для добавления событий календаря вручную и автоматически с изображениями и тегами. Лучший инструмент планирования для управления событиями и собраниями.

Todoist для списков дел, делегирования задач и организации расписаний. Лучший инструмент для создания списков задач и совместной работы в команде.

Slack для обсуждений, управления, интеграции и общения. Лучший инструмент для управления проектами и совместной работы в команде

SocialPilot для управления социальными сетями и аналитики социальных сетей. Лучший инструмент тайм-менеджмента для маркетинговых агентств, которые хотят сократить свое время и усилия за счет простого социального планирования.

Обзоры лучших приложений для тайм-менеджмента

Переключение

Хотя интеграция нескольких приложений помогает оптимизировать рабочий процесс, получить все эти функции в одном программном обеспечении, безусловно, проще. Toggl предлагает несколько способов совместной работы команд, планирования задач, ведения обзора проектов, отслеживания времени и многого другого в одном месте.

Благодаря таким продуктам, как Toggl Track и Toggl Plan, вы можете отслеживать свои кампании, контролировать рабочий процесс и объединять команду. Это, безусловно, похоже на приложение для управления мечтами маркетолога.

Еще одна особенность, которая выделяет его, — это техника Pomodoro. Это один из лучших инструментов повышения производительности, который также помогает вам планировать проекты. Теперь, если вы работаете над оплачиваемым проектом, вы можете включить эту функцию в Toggl Track и упростить выставление счетов.

Кроме того, его удивительные функции позволяют подключаться к другим полезным инструментам, включая Slack, GitHub, Trello и Google Calendar. Более того, расширения для Google Chrome и Firefox — это как вишенка на торте.

В целом, Toggl — довольно полезный инструмент с простым интерфейсом. Вы можете использовать его с macOS, Windows, iOS и Android.

Цена: 9 долларов США за пользователя в месяц для Teams и 15 долларов США за пользователя в месяц для бизнеса.

Трелло

Trello — это ваш инструмент для тщательного отслеживания работы вашей команды. От назначения проектов и работы со сроками до быстрого просмотра прогресса — он идеально подходит для руководителей проектов.

Это визуально привлекательный инструмент управления проектами, который аккуратно упорядочивает все текущие и текущие задачи на панели инструментов. Вы можете создавать бесчисленные списки задач, обмениваться изображениями и файлами, обновлять через комментарии и упорядочивать списки по приоритету.

Самое лучшее в Trello — это его бесчисленные варианты интеграции. Вы можете подключить его к таким приложениям, как Clockify и Toggl Track, чтобы отслеживать время на самой доске.

Благодаря цветному фону, панелям задач и профилям, отображающим списки дел каждого члена команды, Trello является одной из лучших платформ визуального управления задачами. Кроме того, он поставляется с множеством привлекательных готовых к использованию шаблонов, перед которыми невозможно устоять.

Его описательные карточки, параметры перетаскивания и простой интерфейс делают инструмент чрезвычайно простым в использовании. Кроме того, он доступен на всех устройствах и системах, включая iOS, Android, macOS и Windows.

Вы также можете воспользоваться 14-дневной бесплатной пробной версией без кредитной карты, чтобы проверить, насколько Trello соответствует вашим целям управления временем.

Цена: 12,50 в месяц для бизнес-класса и 17,50 в месяц для предприятия.

Назначение

Какое отношение планирование встреч имеет к тайм-менеджменту?

Согласно опросу Adobe, специалисты тратят 3,1 часа в день на проверку электронных писем и ответы на них. Это составляет почти 15,5 часов в неделю и 20 недель в году! Это довольно шокирующая цифра. Большая часть этой неэффективности связана с ненужными электронными письмами.

Функции автоматизации Appointlet могут значительно сократить время, затрачиваемое на проверку электронной почты. Это один из лучших инструментов тайм-менеджмента для эффективного выполнения задач. Это также отличный способ поднять настроение перегруженным сотрудникам, которые устали от беспорядочных рабочих процессов планирования.

Это просто. Вам просто нужно настроить страницу бронирования и расписание встреч в соответствии с вашим свободным временем. Затем вы можете встроить его на свои целевые страницы, социальные сети, веб-сайт и другие платформы, чтобы ваши заинтересованные стороны могли получить к ним доступ.

Теперь, когда какие-либо клиенты или партнеры захотят назначить встречу, они будут бронировать ее прямо на странице. Вам больше не нужно останавливать работу, чтобы ответить на их электронные письма, просто чтобы назначить время встречи.

Помимо экономии времени, это упрощает вашу жизнь благодаря прямой интеграции с Office 365 и Календарем Google, гарантируя, что у вас не будет избыточного бронирования. Вы также можете подключить его к таким платформам, как Stripe и Paypal, для приема платежей.

Если вы хотите попробовать его бесплатно, ознакомьтесь с бесплатной пробной версией на 15 дней с политикой без кредитной карты.

Стоимость: 8 долларов США в месяц за участника.

Асана

Если бы совместная работа в команде и управление проектами объединились в одном месте, Asana была бы именно такой. Это один из самых простых инструментов для объединения вашей команды и улучшения операций.

Приложение позволяет создавать списки задач для назначения задач, чтобы каждый человек сразу знал о своих обязанностях. Кроме того, вы можете создавать временные рамки и дорожные карты, чтобы обеспечить бесперебойную работу без дублирования задач.

Asana также предлагает рабочие доски, поэтому каждый человек знает о незавершенной работе, списке дел и выполненных задачах.

Помимо управления обычным рабочим процессом, Asana также позволяет маркетологам и менеджерам проектов, таким как вы, отслеживать прогресс. С помощью интеллектуальной аналитики вы можете обеспечить своевременное достижение целей, достижение контрольных точек и разработку стратегий роста, когда это необходимо.

И если вы хотите интегрировать приложение с другими инструментами, не беспокойтесь об этом, потому что оно предлагает более 100 интеграций. От Microsoft Teams и Slack до Google Sheets, Drive и Mail — они помогут вам. Кроме того, он работает с iOS, Android, браузером и Chrome, поэтому вы можете выполнять задачи, где бы вы ни находились.

Одной из выдающихся особенностей Asana является режим фокусировки. Благодаря этому вы можете сосредоточиться на одной важной задаче, избегая прокрастинации или перегруженности многозадачностью.

Цена: 13,49 долларов США за пользователя в месяц для Премиум и 30,49 долларов США за пользователя в месяц для Бизнеса.

Эверноут

Для некоторых людей Evernote стал синонимом онлайн-заметок. Если вы хотите планировать свои маркетинговые кампании, проекты или личные планы, Evernote, кажется, покрывает все это.

Возможно, это не самый эстетичный инструмент, но, безусловно, один из самых эффективных. Evernote позволяет создавать планы и идеи с текстом, изображениями, URL-адресами и файлами в одном месте. Думайте об этом как о своем минималистичном онлайн-дневнике, в котором все ваши планы хранятся в организованном месте.

От создания планов проектов в табличной форме до добавления голосовых заметок, вырезок и многого другого — приложение действительно упрощает рабочий день.

Что выделяет его, так это его расширенные функции, включая поддержку рукописного ввода, преобразование рукописного текста в текст и сканирование документов. Кроме того, его веб-клиппер позволяет выбирать изображения и текстовые выдержки из онлайн-документов и сохранять их в своих заметках.

Цена: 7,99 долларов США за пользователя в месяц для Премиум и 14,99 долларов США за пользователя в месяц для Бизнеса.

Календарь Google

Это приложение действительно не нуждается в представлении. Календарь Google – это удобное приложение для работы с календарем для всех, кто использует Gmail. От назначения личных дат до деловых встреч — в этом инструменте есть все, что вам нужно, чтобы оставаться организованным.

Календарь Google легко связать с любым другим приложением Google, но вы также можете интегрироваться с Outlook, Trello, Slack, Todoist и другими инструментами. Приложение доступно на компьютере, а также на любых устройствах Apple и Android, поэтому вам не нужно беспокоиться о доступности.

Одна из лучших особенностей этого инструмента тайм-менеджмента — возможность создавать события с привлекательными изображениями. Теперь вы сразу узнаете, что будет дальше, просто взглянув на картинку. Кроме того, вы можете отмечать места, время и даже людей для каждого события.

Делитесь подробностями о событии с другими одним щелчком мыши. Как только члены вашей команды подключатся к событию, Календарь Google отправит всем напоминания.

Календарь Google является частью бесплатного пакета Gmail. Для профессиональных планов Календаря Google вы можете получить 15-дневную бесплатную пробную версию, а затем выбрать одну из платных подписок.

Цена: 1,68 доллара США за пользователя в месяц для Business Starter, 9,04 доллара США за пользователя в месяц для Business Standard и 16,95 доллара США за пользователя в месяц для Business Plus.

Todoist

Ваш разум постоянно заполнен задачами, которые необходимо выполнить? Если да, то приготовьтесь облегчить свою умственную нагрузку. От личных до профессиональных дел — Todoist поможет вам.

Todoist позволяет аккуратно организовать все ваши идеи и повседневные дела. Устанавливайте напоминания, расставляйте приоритеты задач и добавляйте всю информацию, связанную с проектом, индивидуально. Кроме того, приложение предлагает доски и темы для привлекательного отображения всей вашей информации. Вы также можете выбрать один из множества шаблонов, доступных на платформе, и начать добавлять задачи.

Хотя подготовка списков дел — это одна часть, самая захватывающая функция — это делегирование задач другим. Да, приложение позволяет вам сотрудничать с вашей командой и работать с легкостью. Вы и ваши коллеги можете комментировать задачи, чтобы все члены команды были в курсе хода выполнения.

Более того, вы можете интегрировать его с календарями, почтой, файлами и многим другим. Это переносит всю вашу работу на одну платформу и улучшает рабочий процесс.

Еще одна интересная функция — отслеживание активности и анализ прогресса. Todoist предлагает варианты визуального анализа производительности, чтобы отслеживать работу вашей команды на ходу.

Цена: 4 доллара за пользователя в месяц для Pro и 6 долларов за пользователя в месяц для бизнеса.

Слабый

Мы тусовались друг с другом в офисе. Теперь, когда рабочая сила становится все более удаленной, мы общаемся в Slack. И, честно говоря, еще до того, как начался карантин, десятки тысяч команд использовали это программное обеспечение для чата, чтобы оставаться на связи в течение дня. Менеджмент может сойти с ума без надлежащего общения, и именно для этого существует Slack.

Этот популярный инструмент общения предлагает специальное место для обсуждения задач с командой. Вы можете создать несколько каналов для управления проектами по отдельности и избежать беспорядка. Slack считается одним из лучших бизнес-приложений для командного чата в реальном времени. Он позволяет отправлять прямые сообщения и подключаться к голосовым или видеовызовам. Это действительно универсальное решение для всех разговоров, связанных с работой.

Помимо основных бесед, он позволяет вам проводить отзывы, опросы, обмениваться файлами и использовать другие полезные инструменты для принятия необходимых решений. Инструмент также позволяет вам искать все, что обсуждалось в прошлом, и находить все в истории чата.

Вы можете держать клиентов и партнеров в курсе, связываясь с ними по выделенному каналу. Slack означает, что все ваше рабочее общение организовано на одной платформе. Или, если вам нужно отправить данные в резерв для оповещений, вы можете сделать это с помощью более чем 2000 интеграций, включая Google Calendar, DailyBots и инструменты управления проектами, такие как Clubhouse.

Цена: 2,67 доллара США за пользователя в месяц для Pro и 5 долларов США за пользователя в месяц для бизнеса.

Изящный

С Nifty вы управляете проектами, а не инструментами. Чатом, задачами, документами, календарем и групповыми собраниями можно управлять в одном простом, но мощном приложении. Вы также можете создать четкий план действий для своих проектов и автоматизировать отслеживание прогресса.

Ставить цели и сроки еще никогда не было так просто. Вы можете установить визуальную временную шкалу для своих общих целей и создать сплоченность команды, автоматизируя прогресс по мере выполнения задач. Совместная работа над задачами также очень проста с Nifty. Легко гибко организовывать, расставлять приоритеты и управлять повседневной работой с высоким уровнем детализации, используя представления Kanban, List, Calendar и Swimlane.

Расширение прав и возможностей участников — еще одна важная особенность Nifty. Вы можете создать центр знаний, где участники могут обмениваться идеями, дорабатывать спецификации и собирать отзывы в режиме реального времени с помощью чатов и собраний Zoom одним щелчком мыши.

Создавайте красивые документы, заметки и вики для своих проектов и делитесь ими с кем угодно. Nifty также имеет полезную интеграцию с Google Docs. Балансировка рабочих нагрузок может быть проблемой для команд, и Nifty позволяет вам легко сделать это с помощью автоматизированных отчетов о ходе работы по всем вашим проектам и групповым действиям, чтобы обеспечить операционную ясность.

Цены: 5 долларов США за участника в месяц для Starter, 10 долларов США за участника в месяц для Pro и 16 долларов США за участника в месяц для Business. Есть также планы Free и Enterprise.

Социальный пилот

Использование стратегии ручной публикации может привести к краже времени и ресурсов. Это связано с тем, что ручная публикация потребует, чтобы вы всегда были начеку, чтобы публиковать сообщения в подходящих часовых поясах для привлечения глобального внимания.

И вот как SocialPilot меняет правила игры! Это один из лучших инструментов управления социальными сетями, который позволяет всего за несколько минут запланировать месячную стоимость для 7+ популярных социальных сетей.

Если у вас заканчиваются идеи для поддержания ваших полос в социальных сетях, не волнуйтесь. SocialPilot также позволяет бесплатно курировать неограниченное количество популярных и актуальных материалов. Вы можете сотрудничать со своими товарищами по команде и клиентами по всему миру, чтобы оптимизировать общие усилия по маркетингу в социальных сетях с помощью нескольких функций совместной работы.

Это еще больше повышает уровень вашей игры в социальных сетях, получая важные показатели производительности и вовлеченности. Вы можете скачать или поделиться этими информативными аналитическими отчетами прямо с платформы.

Помимо этого, SocialPilot — это идеальный инструмент управления социальными сетями для занятых маркетологов, которым нужны быстрые результаты с минимальными усилиями.

Цена: 50 долларов в месяц для небольшой команды, 100 долларов для студии и 150 долларов для агентства.

Часто задаваемые вопросы

По прогнозам, к 2023 году глобальный доход от приложений для управления задачами достигнет колоссальных 4,33 миллиарда долларов. Хотя это отражает высокую доступность этого программного обеспечения, это увеличивает путаницу при выборе лучших из них. Вот несколько вопросов, которые помогут вам выбрать наиболее подходящий инструмент тайм-менеджмента.

Какой лучший инструмент управления временем для iPhone?

Календарь Google, без сомнения, является одним из лучших инструментов управления временем для iPhone. Если вам нужно запланировать встречи с другими людьми, мы рекомендуем использовать Appointlet. Любые заказы, которые вы получаете, могут быть автоматически отправлены в Календарь Google, а благодаря двусторонней синхронизации вы точно не получите избыточного бронирования.

Что должен делать инструмент тайм-менеджмента?

Надежный инструмент управления временем помогает оптимизировать рабочий процесс и сократить время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи. Это позволяет вам автоматизировать повседневную деятельность и организовать обязанности по управлению проектами, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных решениях, таких как разработка стратегии. Хорошие инструменты тайм-менеджмента также могут помочь улучшить существующие коммуникации.

Как помогает тайм-менеджмент?

По сути, тайм-менеджмент означает, что вы можете сделать больше за более короткий промежуток времени. Таким образом, вы можете перенаправить свое внимание на более важные задачи в компании. Вы будете быстрее достигать целей, более эффективно сотрудничать с членами команды и сможете сосредоточиться на будущем своей компании.

Какой лучший инструмент управления временем для Android?

Toggl — один из лучших инструментов тайм-менеджмента для Android. Вы можете загрузить бесплатное приложение Toggl Track из Play Store и отслеживать свое время в пути. Это поможет вам гарантировать, что вы выполняете работу в срок и всегда придерживаетесь своих целей.

Есть ли хороший инструмент управления временем для Windows?

Большинство лучших инструментов тайм-менеджмента доступны для Windows, iOS, Android и macOS. Некоторые из лучших включают Appointlet, Toggl, Todoist, Trello и Asana. Каждое из этих приложений помогает избежать задержек и оптимизировать рабочий процесс, автоматизируя планирование встреч, управление задачами, общение и многое другое.

Оптимизируйте рабочий процесс с помощью лучшего инструмента тайм-менеджмента

Хотя навыки тайм-менеджмента необходимы для обеспечения безупречного рабочего процесса, вы, вероятно, сможете какое-то время обходиться без них. Дело в том, что хороший инструмент тайм-менеджмента может значительно облегчить вашу работу.

Правильно настроив приложения, вы сможете автоматизировать повторяющиеся задачи и сосредоточиться на важнейших целях и принятии решений. Кроме того, эти платформы оптимизируют рабочий процесс, устраняют задержки и гарантируют, что члены вашей команды будут стараться изо всех сил, а не откладывать на потом.

Создавая рабочие доски и расписания для всех ваших проектов, вы можете обеспечить максимальную производительность на работе. Кроме того, благодаря этим инструментам, доступным на всех устройствах Apple, Windows и Android, выполнение задач становится проще.

Используете ли вы какие-либо из этих инструментов тайм-менеджмента? Мы будем рады услышать ваши истории и советы по тайм-менеджменту. Оставьте их в комментариях!