3 plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión para sus clientes potenciales y clientes

Cuando envía un correo electrónico de solicitud de reunión a un cliente potencial o cliente existente, es útil decir las palabras correctamente. ¿Cómo le pides a alguien que se tome un tiempo de su ajetreado día para leer tu correo electrónico, programar un horario para reunirse y marcar su calendario por ti?

En este artículo, le mostraremos las mejores técnicas de invitación a reuniones para clientes potenciales, clientes potenciales y clientes existentes.

Sugerencias para redactar un correo electrónico de solicitud de reunión (que realmente funcionan)

Estas son algunas de las cosas más importantes que debe tener en cuenta cuando está elaborando un nuevo correo electrónico de solicitud de reunión, independientemente de quién sea el destinatario.

1. Escriba una línea de asunto de correo electrónico atractiva para mejores tasas de apertura
2. Asegúrese de ponerse en contacto con un tomador de decisiones con la información de contacto correcta
3. Diríjase siempre personalmente a los invitados.
4. Envíe su correo electrónico a una hora conveniente del día
5. Mantener el propósito de la reunión bien definido
6. Comunique expectativas claras en el cuerpo de su correo electrónico
7. Configure un calendario de correo electrónico para usted (para realizar un mejor seguimiento de su disponibilidad)
8. Use una herramienta de programación en línea para presentar posibles fechas de reuniones
9. Mejore sus tasas de respuesta con una oferta para responder cualquier pregunta persistente

Por qué programar en línea es tan importante

Lo primero que debe tener en cuenta al escribir un correo electrónico de solicitud de reunión es cuánto mejor funciona cuando utiliza un programador de citas como Appointlet, Calendly o ScheduleOnce.

Una aplicación de programación en línea garantiza que las personas puedan ver su disponibilidad y reservar el tiempo que deseen de inmediato. En la mayoría de los casos, su mensaje será respondido en minutos, ¡o incluso en segundos! También reduce la posibilidad de que otra persona programe una reunión con horarios superpuestos, un problema común con los métodos de programación de la vieja escuela.

Cómo preparar correos electrónicos de solicitud de reunión en frío

Como regla general, los correos electrónicos de solicitud de reunión requieren más preparación cuando no tiene una relación existente formada. Deben ser personalizados, específicos, concisos y útiles. Los mejores mensajes fríos son sobre un evento del que su cliente potencial aún no ha oído hablar, pero que cree que le resultará interesante porque lo beneficiará de alguna manera o lo ayudará a resolver un problema que está tratando de superar.

Las primeras perspectivas pueden provenir de cualquier lugar. Pueden estar en sus dispositivos móviles navegando por su sitio web, LinkedIn o páginas de redes sociales. Si tiene un poco de información sobre el cliente potencial, puede usarla para crear un mensaje más personalizado. En lugar de enviarlos a un evento como un seminario web, las empresas con LTV de clientes decentes pueden invertir en demostraciones de ventas de alto contacto. Las mismas soluciones automatizadas de programación de correos electrónicos se pueden utilizar en todas las reuniones posteriores a la venta y de incorporación de clientes.

Las solicitudes de reuniones regulares son un poco diferentes. Para clientes existentes o clientes potenciales que necesitan pasar por varias rondas de reuniones, se necesita menos personalización.

A veces, las personas prefieren los correos electrónicos regulares de solicitud de reunión en los que simplemente describe brevemente el propósito de su reunión y luego simplemente pregunta si desea unirse en cualquier momento que tenga sentido para ambas partes. También puede agregar una o dos oraciones que expliquen por qué es importante (por ejemplo: "¡Espero conocerlo y recibir sus comentarios sobre nuestro nuevo producto!").

Cuando un cliente es muy cálido, el correo electrónico puede volverse tan simple como una sola oración. Pero recuerda que no importa con quién te estés conectando, siempre debes:

• Resuma el propósito de su reunión.

• Proporcione algunas ubicaciones que puedan elegir antes de elegir una hora de reunión. Esto debe ser administrado por la aplicación de programación, no en el cuerpo del correo electrónico.

• Opcional: invítelos a enviar su disponibilidad, para que sepa si es posible para ambas partes antes de continuar con la conversación. Siempre puede programar en su nombre, si les resulta más fácil.

Cómo escribir su mensaje para prospectos, clientes potenciales o clientes existentes

Dado que escribir un mensaje para clientes cálidos requiere mucho menos esfuerzo, nos centraremos en escribir plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión para prospectos fríos y prospectos cálidos.

La perspectiva fría

Trate de ponerse en el lugar de los clientes potenciales que recibirían su correo electrónico. Si no te conocen personalmente, es necesario que haya una propuesta de valor sólida para atraerlos. Concéntrate en resolver sus principales puntos débiles. De lo contrario, ¿por qué apartarían un tiempo precioso para reunirse con usted?

Para crear tu plantilla, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Preséntese y mencione por qué esto es importante para ellos. Trate de personalizar el mensaje señalando el título de su trabajo, para que sepan que está sintonizado con ellos directamente.

• Ofrezca dos opciones: Déles un enlace para programar una reunión inicial con usted. Pero en caso de que las personas aún no estén convencidas, haga un seguimiento con una oferta para responder cualquier pregunta que tengan primero. Una vez que se hayan respondido, enviará un correo electrónico de seguimiento.

• Antes de enviar algo, verifique dos veces el correo electrónico leyéndolo en voz alta para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta.

Si tiene dudas sobre cómo usar este contenido para su sitio o publicación de blog, comuníquese con nosotros y estaremos encantados de brindarle más información.

¿Cuáles son algunas de las mejores maneras en que puedo encontrar una reunión inicial con prospectos?

Concéntrese en prometerles valor y crear un sentido de urgencia. Es importante mencionar por qué programar una llamada es tan útil para ellos de inmediato.

Para asegurarse de que suene conversacional y amigable, no como un argumento de venta, intente usar frases como "Espero que podamos encontrar un espacio libre en nuestros calendarios" o "¿Podría pasar por aquí?" en lugar de algo más directo como "¿Puedo programar una reunión contigo el próximo martes?"

Además, puede mencionar cómo la reunión será productiva y útil para ellos. Por ejemplo: "Estoy emocionado de mostrarle cuánto tiempo y dinero podemos ahorrarle a su empresa con esta solución".

Esto puede parecer obvio, pero es mejor no hacer demasiadas preguntas personales durante su primera conversación por correo electrónico. Mantén un toque ligero, sin entrar en detalles sin importancia como su color favorito o el lugar donde crecieron. Esto podría hacer que se sientan incómodos y generar conversaciones incómodas sobre futuras reuniones. Recuerda, ¡la profesionalidad y el lenguaje formal son la clave!

Finalmente, siempre trate de concluir sus correos electrónicos de prospectos fríos con una nota positiva. Esta es una excelente manera de mantener al prospecto comprometido y entusiasmado hasta el último momento.

Correo electrónico de solicitud de reunión n .° 1: El líder tibio

Si ya se reunió con alguien anteriormente o tuvo algunas interacciones por correo electrónico, puede adoptar un enfoque diferente al correo electrónico de solicitud de reunión de negocios. No es necesario que sea tan formal, pero el valor de la llamada aún debe establecerse claramente. Y al igual que antes, querrá utilizar una herramienta de programación en línea para acelerar el proceso de programación real. Esto ayuda a agilizar el proceso de registro.

Aquí hay una plantilla de correo electrónico que literalmente puede copiar y pegar, aunque le recomendamos que haga los cambios necesarios para que se ajuste a su modelo de negocio.

Estimado {nombre-del-cliente},

Fue agradable hablar contigo la semana pasada. Después de revisar el sitio web de {company-name}, estoy seguro de que podemos ayudarlo a ahorrar tiempo y hacer crecer su negocio rápidamente con solo unas pocas actualizaciones.

De hecho, a principios de este año ayudamos a otro cliente con un problema similar a optimizar sus operaciones y aumentar las ventas en más de un 250 % en los primeros tres meses. Podemos trabajar con usted para crear resultados similares.

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Si tiene alguna otra pregunta antes de que saltemos a una llamada, ¡hágamelo saber!

Correo electrónico de solicitud de reunión n.º 2: El cliente cálido

El cliente promedio ya sabe quién es usted y el valor que debería obtener de su servicio.

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión de atención al cliente

Por lo general, se envía un correo electrónico de solicitud de reunión cuando la atención al cliente se ha escalado a un administrador de éxito. Un correo electrónico breve pero profesional podría verse así:

primer nombre,

Eso suena bien.

Reservemos un tiempo para hablar para que podamos revisar todos los detalles de su solicitud. Una vez que tengamos toda esa información, trabajaré con nuestro equipo para solucionarlo.

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¡Hablar pronto!

Correo electrónico de solicitud de reunión n.º 3: cliente existente

También puede configurar la automatización del correo electrónico para comunicarse con los clientes que corren el riesgo de abandonar. Vuelva a involucrarlos resaltando las funciones que están infrautilizadas o puede presentar un nivel más alto de funciones. Depende de su equipo de éxito decidir qué es apropiado. Una vez que tenga una estrategia clara, puede usar un correo electrónico de solicitud de reunión como este.

Hola primer nombre,

¡Espero que estés disfrutando del producto ____!

Siempre estamos buscando formas de hacer que nuestros clientes tengan éxito, y he notado que su cuenta necesita más ayuda. Hay una actualización disponible como parte de su plan que podría adaptarse mejor a lo que necesita que lo que ya tenemos. ¿Quieres que te envíe un correo electrónico con más detalles al respecto?

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¡Hablar pronto!

Cerrando el ciclo de sus reuniones programadas

Una vez que haya reservado correctamente una reunión con su usuario final, asegúrese de que la reunión se haya programado en su calendario. Si su servicio de programación en línea incluye invitaciones de calendario de Google o Microsoft para el asistente, puede comprobar si han confirmado su asistencia y han seleccionado "sí". Esto le permite saber que el evento del calendario ha sido reconocido y aceptado por ellos.

Considere configurar recordatorios automáticos por correo electrónico para el evento si es con mucha anticipación. No es necesario que sean tan detallados como la carta de solicitud de reunión inicial. Solo asegúrese de que la fecha, la hora y el lugar estén claros para que sepan cómo y cuándo unirse a usted.