見込み客とクライアント向けの 3 つの会議出席依頼メール テンプレート
公開: 2021-07-27
見込みのない見込み客や既存の顧客に会議出席依頼メールを送信する場合、言葉を正しく伝えることが役立ちます。 忙しい一日の合間に、メールを読んだり、会う時間をスケジュールしたり、カレンダーに印を付けたりする時間を誰かに頼むにはどうすればよいでしょうか?
この記事では、見込み客、リード、および既存の顧客に最適な会議招待テクニックを紹介します。
会議出席依頼メールを作成するためのヒント (実際に機能します)
受信者が誰であるかに関係なく、新しい会議出席依頼メールを作成するときに留意すべき最も重要な点をいくつか紹介します。
- より良い開封率のために、魅力的なメールの件名を書きましょう
- 正しい連絡先情報を使用して意思決定者に連絡していることを確認してください
- 招待者には必ず個人的に話しかける
- 1 日の都合のよい時間にメールを送信する
- 会議の目的を明確に定義する
- メールの本文で明確な期待を伝える
- 自分用のメール カレンダーを設定する (空き状況をよりよく追跡するため)
- オンライン スケジューリング ツールを使用して、会議の予定日を提示する
- 長引く質問への回答を提供して、回答率を向上させます
オンラインでのスケジューリングが重要な理由
会議出席依頼メールを作成するときに最初に注意することは、Appointlet、Calendly、ScheduleOnce などの予定スケジューラを使用すると、どれだけうまく機能するかということです。
オンライン スケジューリング アプリを使用すると、人々はあなたの空室状況を確認して、希望する時間をすぐに予約できます。 ほとんどの場合、これにより、数分または数秒でメッセージに回答が得られます。 また、他の誰かが重複する時間に会議をスケジュールする可能性も減らします。これは、古い学校のスケジュール方法でよくある問題です。
コールドミーティングリクエストメールの準備方法
原則として、既存の関係が形成されていない場合、会議出席依頼メールにはより多くの準備が必要です。 それらは、パーソナライズされ、具体的で、簡潔で、役立つものでなければなりません。 最高のコールドメッセージは、見込み客がまだ聞いたことがないかもしれないが、何らかの形で彼らに利益をもたらすか、彼らが克服しようとしている問題を解決するのに役立つので、彼らが興味を持っていると思うイベントに関するものです.
初期の見通しはどこからでも得られます。 彼らはモバイル デバイスであなたの Web サイト、LinkedIn、またはソーシャル メディアのページを閲覧している可能性があります。 見込み客に関する情報が少しあれば、それを使用して、よりパーソナライズされたメッセージを作成できます。 ウェビナーのようなイベントに彼らを送る代わりに、まともな顧客LTVを持つ企業は、ハイタッチセールスのデモに投資することができます. 同じ自動化された電子メール スケジューリング ソリューションは、販売後の顧客オンボーディング ミーティング全体で使用できます。
通常の会議出席依頼は少し異なります。 数回の会議を行う必要がある既存の顧客または見込み客の場合、パーソナライズはあまり必要ありません。
ミートアップの目的を簡単に説明し、双方にとって意味のある時間に参加したいかどうかを尋ねる定期的なミーティング リクエスト メールを好む人がいます。 また、この問題の理由を説明する文を 1 つか 2 つ追加することもできます (たとえば、「お会いして、当社の新製品についてフィードバックをいただけるのを楽しみにしています!」)。
顧客が非常に好意的である場合、メールは 1 文のようにシンプルになることがあります。 ただし、誰と接続していても、常に次のことを行う必要があることを忘れないでください。
- 会議の目的を要約します。
- 会議の時間を選ぶ前に、選択できるいくつかの場所を提供します。 これは、メール本文ではなく、スケジュール アプリで管理する必要があります。
- オプション: 会話を続ける前に、両方の当事者にとって可能かどうかを確認できるように、空き状況を返信するように招待します。 彼らにとって簡単な場合は、いつでも彼らに代わってスケジュールを立てることができます。
見込み客、リード、または既存の顧客へのメッセージの書き方
好意的な顧客にメッセージを書くのはそれほど手間がかからないため、見込みのない見込み客と見込み客向けの会議出席依頼メール テンプレートの作成に焦点を当てます。
冷たい見通し
あなたのメールを受け取る見込み客の立場になってみてください。 彼らがあなたのことを個人的に知らないのであれば、彼らを惹きつける強力な価値提案が必要です。 そうでなければ、なぜ彼らはあなたに会うために貴重な時間を割くのでしょうか?
テンプレートを作成するには、次の点に注意してください。
- 自己紹介をし、なぜこれが彼らにとって重要なのかを述べてください。 役職を指摘してメッセージをカスタマイズしてみてください。そうすれば、あなたが彼らに直接耳を傾けていることがわかります。
- 2 つのオプションを提供します。最初のミーティングをスケジュールするためのリンクを提供します。 しかし、人々がまだ納得していない場合は、最初に彼らの質問に答えるという申し出をフォローアップしてください. 回答が得られたら、フォローアップ メールを送信します。
- 何かを送信する前に、電子メールを声に出して読んで再確認し、売り込みのようなものではなく、会話的で親しみやすいものに聞こえるようにします。
サイトやブログ投稿でこのコンテンツを使用する方法について疑問がある場合は、お問い合わせください。詳細情報を提供させていただきます。
見込み客との最初のミーティングを見つけるための最良の方法は何ですか?
彼らに価値を約束し、切迫感を生み出すことに集中してください。 通話のスケジュール設定がすぐに役立つ理由を説明することが重要です。
セールストークのようにではなく、会話的で親しみやすいものにするために、「カレンダーに空きがあればいいのですが」や「立ち寄ってもらえますか?」などのフレーズを使用してみてください。 「来週の火曜日にあなたとのミーティングをスケジュールできますか?」のようなより直接的なものではなく、
さらに、会議がどのように生産的で役立つかについて言及することもできます。 例: 「このソリューションでどれだけの時間とお金を節約できるかをお見せできることをうれしく思います。」
当たり前のことのように思えるかもしれませんが、最初のメールでの会話では個人的な質問をしすぎないようにすることをお勧めします。 好きな色や育った場所などの重要でない詳細に立ち入ることなく、軽いタッチを保ちます。 これは彼らを不快にさせ、将来の会議でぎこちない会話につながる可能性があります. プロフェッショナリズムと正式な言葉遣いが鍵となることを忘れないでください。
最後に、見込みのない見込み客の電子メールは、常に肯定的なメモで締めくくるようにしてください。 これは、最後の瞬間まで見込み客を引き付け、興奮させ続けるための優れた方法です。
会議出席依頼メール#1: ウォーム リード
以前に誰かと会ったことがある場合、または電子メールでいくつかのやり取りをしたことがある場合は、ビジネス会議の要求電子メールに対して別のアプローチを取ることができます. それほど正式である必要はありませんが、呼び出しの価値は明確に述べる必要があります。 また、前と同じように、オンライン スケジューリング ツールを使用して、実際のスケジューリング プロセスを高速化することもできます。 これにより、登録プロセスが合理化されます。
これは文字通りコピーして貼り付けることができるメール テンプレートですが、ビジネス モデルに合わせて必要に応じて変更することをお勧めします。
親愛なる {client-name} 様
先週あなたと話せてよかったです。 {company-name} のウェブサイトを確認した結果、いくつかの更新を行うだけで、時間を節約し、ビジネスを迅速に成長させることができると確信しています。
実際、今年初めに、同様の問題を抱えた別のクライアントが業務を合理化し、最初の 3 か月で売上が 250% 以上増加するのを支援しました。 私たちはあなたと協力して、同様の結果を生み出すことができます.
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ここをクリックして、簡単なチャットをスケジュールし、この機会について詳しく話し合ってください。
電話に出る前に他に質問があれば、お知らせください。
ミーティング要請メール#2: 温かいお客様
平均的な顧客は、あなたが誰であるか、そしてあなたのサービスから得られるべき価値をすでに知っています。
カスタマー サポート ミーティング リクエストの電子メール サンプル
通常、カスタマー サポートがサクセス マネージャーにエスカレートされると、会議出席依頼の電子メールが送信されます。 簡潔だがプロフェッショナルな電子メールは、次のようになります。
ファーストネーム、
いいですね。
お客様のリクエストの詳細をすべて確認できるように、お話しする時間を予約しましょう。 情報がすべて揃ったら、チームと協力して問題を解決します。
会議のスケジュールを設定するには、ここをクリックしてください。
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ミーティング リクエスト メール#3: 既存のお客様
メールの自動化を設定して、チャーンのリスクがある顧客に連絡することもできます。 十分に活用されていない機能を強調するか、上位層の機能を売り込むことで、彼らを再び引き付けます。 適切なものを決定するのは、成功チーム次第です。 戦略が明確になったら、次のような会議出席依頼メールを使用できます。
ファーストネームさん、こんにちは。
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スケジュールされた会議のループを閉じる
エンド ユーザーとの会議を正常に予約したら、その会議がカレンダーでスケジュールされていることを確認してください。 オンライン スケジューリング サービスに出席者向けの Google または Microsoft カレンダーの招待状が含まれている場合、出席者が出欠確認を行って [はい] を選択したかどうかを確認できます。 これにより、カレンダー イベントが承認され、承認されたことがわかります。
イベントがかなり前になる場合は、イベントの自動メール リマインダーを設定することを検討してください。 最初の会議出席依頼レターほど詳細である必要はありません。 日付、時間、場所が明確であることを確認して、いつどのように参加するかを知ってください.