3 E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen für Ihre Leads und Kunden

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage an einen kalten Interessenten oder bestehenden Kunden senden, ist es hilfreich, Ihre Worte richtig zu treffen. Wie bitten Sie jemanden, sich an seinem arbeitsreichen Tag Zeit zu nehmen, um Ihre E-Mails zu lesen, einen Termin für ein Treffen zu vereinbaren und seinen Kalender für Sie zu markieren?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die besten Einladungstechniken für Interessenten, Leads und Bestandskunden.

Tipps zum Verfassen einer Besprechungsanfrage-E-Mail (die tatsächlich funktionieren)

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie beim Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage-E-Mail beachten sollten, unabhängig davon, wer der Empfänger ist.

1. Schreiben Sie eine ansprechende E-Mail-Betreffzeile für bessere Öffnungsraten
2. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Entscheidungsträger mit den richtigen Kontaktinformationen kontaktieren
3. Sprechen Sie die Eingeladenen immer persönlich an
4. Senden Sie Ihre E-Mail zu einer günstigen Tageszeit
5. Halten Sie den Zweck des Meetings gut definiert
6. Kommunizieren Sie klare Erwartungen im Text Ihrer E-Mail
7. Richten Sie einen E-Mail-Kalender für sich selbst ein (um Ihre Verfügbarkeit besser zu verfolgen)
8. Verwenden Sie ein Online-Planungstool, um potenzielle Besprechungstermine zu präsentieren
9. Verbessern Sie Ihre Rücklaufquoten mit einem Angebot zur Beantwortung offener Fragen

Warum die Online-Terminplanung so wichtig ist

Das erste, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreiben, ist, wie viel besser es funktioniert, wenn Sie einen Terminplaner wie Appointlet, Calendly oder ScheduleOnce verwenden.

Eine Online-Planungs-App stellt sicher, dass die Leute Ihre Verfügbarkeit sehen und sofort die gewünschte Zeit buchen können. In den meisten Fällen wird Ihre Nachricht dadurch innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden beantwortet! Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass jemand anderes ein Meeting zu sich überschneidenden Zeiten ansetzt – ein häufiges Problem bei Planungsmethoden der alten Schule.

So bereiten Sie E-Mails mit Anfragen für kalte Besprechungen vor

Als allgemeine Regel gilt, dass E-Mails mit Besprechungsanfragen mehr Vorbereitung erfordern, wenn Sie keine bestehende Beziehung aufgebaut haben. Sie sollten personalisiert, spezifisch, prägnant und nützlich sein. Die besten kalten Nachrichten handeln von einem Ereignis, von dem Ihr potenzieller Kunde vielleicht noch nichts gehört hat, von dem Sie jedoch glauben, dass er es interessant finden wird, weil es ihm in irgendeiner Weise zugute kommt oder ihm hilft, ein Problem zu lösen, das er zu überwinden versucht.

Frühe Interessenten können von überall kommen. Sie können auf ihren Mobilgeräten Ihre Website, LinkedIn- oder Social-Media-Seiten durchsuchen. Wenn Sie ein paar Informationen über den potenziellen Kunden haben, können Sie diese verwenden, um eine persönlichere Nachricht zu erstellen. Anstatt sie zu einer Veranstaltung wie einem Webinar zu schicken, können Unternehmen mit einem angemessenen Kunden-LTV in High-Touch-Verkaufsdemos investieren. Die gleichen automatisierten E-Mail-Planungslösungen können bis hin zu Post-Sales- und Kunden-Onboarding-Meetings verwendet werden.

Reguläre Besprechungsanfragen sind etwas anders. Für bestehende Kunden oder Leads, die mehrere Besprechungsrunden durchlaufen müssen, ist weniger Personalisierung erforderlich.

Manchmal bevorzugen Leute E-Mails mit regelmäßigen Besprechungsanfragen, in denen Sie nur kurz den Zweck Ihres Treffens beschreiben und dann einfach fragen, ob sie teilnehmen möchten, wann immer es für beide Seiten sinnvoll ist. Sie können auch einen oder zwei Sätze hinzufügen, die erklären, warum dies wichtig ist (z. B.: „Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen und Ihr Feedback zu unserem neuen Produkt zu erhalten!“).

Wenn ein Kunde sehr herzlich ist, könnte die E-Mail so einfach wie ein einziger Satz werden. Aber denken Sie daran, egal mit wem Sie sich verbinden, Sie sollten immer:

• Fassen Sie den Zweck Ihres Meetings zusammen.

• Geben Sie ein paar Orte an, die sie auswählen können, bevor sie eine Besprechungszeit auswählen. Dies sollte von der Planungs-App verwaltet werden, nicht im E-Mail-Text.

• Optional: Bitten Sie sie, ihre Verfügbarkeit zurückzusenden, damit Sie wissen, ob es für beide Seiten möglich ist, bevor Sie das Gespräch fortsetzen. Sie können jederzeit in ihrem Namen planen, wenn das für sie einfacher ist.

So schreiben Sie Ihre Nachricht für Interessenten, Leads oder Bestandskunden

Da das Schreiben einer Nachricht an treue Kunden viel weniger Aufwand erfordert, werden wir uns darauf konzentrieren, E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen für kalte Interessenten und treue Leads zu schreiben.

Die kalte Aussicht

Versuchen Sie, sich in die Lage potenzieller Kunden zu versetzen, die Ihre E-Mail erhalten würden. Wenn sie Sie nicht persönlich kennen, muss es ein starkes Wertversprechen geben, um sie anzuziehen. Konzentrieren Sie sich darauf, ihre Kernprobleme zu lösen. Warum sollten sie sich sonst wertvolle Zeit nehmen, um sich mit Ihnen zu treffen?

Um Ihre Vorlage zu erstellen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Stellen Sie sich vor und erwähnen Sie, warum dies für sie wichtig ist. Versuchen Sie, die Nachricht anzupassen, indem Sie auf ihre Berufsbezeichnung hinweisen, damit sie wissen, dass Sie direkt auf sie eingestellt sind.

• Bieten Sie zwei Optionen an: Geben Sie ihnen einen Link, um ein erstes Treffen mit Ihnen zu vereinbaren. Aber falls die Leute noch nicht überzeugt sind, folgen Sie mit einem Angebot, zuerst alle Fragen zu beantworten, die sie haben. Sobald diese beantwortet wurden, senden Sie eine Folge-E-Mail.

• Bevor Sie etwas abschicken, überprüfen Sie die E-Mail noch einmal, indem Sie sie laut vorlesen, um sicherzustellen, dass sie gesprächig und freundlich klingt und nicht wie ein Verkaufsgespräch.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diesen Inhalt für Ihre Website oder Ihren Blogbeitrag verwenden können, kontaktieren Sie uns bitte und wir geben Ihnen gerne weitere Informationen!

Was sind einige der besten Möglichkeiten, um ein erstes Treffen mit potenziellen Kunden zu finden?

Konzentrieren Sie sich darauf, ihnen Wert zu versprechen und ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen. Es ist wichtig zu erwähnen, warum es für sie so hilfreich ist, sofort einen Anruf zu planen.

Um sicherzustellen, dass es gesprächig und freundlich klingt und nicht wie ein Verkaufsgespräch, versuchen Sie es mit Sätzen wie „Ich hoffe, wir könnten etwas freien Platz in unseren Kalendern finden“ oder „Könnte ich vorbeischauen?“. Anstelle von etwas direkterem wie „Kann ich nächsten Dienstag einen Termin mit Ihnen vereinbaren?“

Darüber hinaus können Sie erwähnen, wie produktiv und hilfreich das Meeting für sie sein wird. Zum Beispiel: „Ich freue mich darauf, Ihnen zu zeigen, wie viel Zeit und Geld wir Ihrem Unternehmen mit dieser Lösung sparen können.“

Das mag offensichtlich erscheinen, aber es ist am besten, während Ihres ersten E-Mail-Gesprächs nicht zu viele persönliche Fragen zu stellen. Behalten Sie eine leichte Note bei, ohne auf unwichtige Details wie ihre Lieblingsfarbe oder wo sie aufgewachsen sind, einzugehen. Dies könnte ihnen unangenehm sein und zu unangenehmen Gesprächen bei zukünftigen Meetings führen. Denken Sie daran, Professionalität und formale Sprache sind der Schlüssel!

Versuchen Sie schließlich, Ihre E-Mails mit kalten Interessenten immer positiv abzuschließen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Interessenten bis zum letzten Moment zu beschäftigen und zu begeistern.

Besprechungsanfrage E-Mail Nr. 1: Der warme Lead

Wenn Sie sich bereits zuvor mit jemandem getroffen oder einige Interaktionen per E-Mail hatten, können Sie die E-Mail mit der Anfrage für ein Geschäftstreffen anders angehen. Es muss nicht ganz so förmlich sein, aber der Wert des Anrufs sollte dennoch klar zum Ausdruck gebracht werden. Und genau wie zuvor sollten Sie ein Online-Planungstool verwenden, um den eigentlichen Planungsprozess zu beschleunigen. Dies hilft, den Registrierungsprozess zu optimieren.

Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die Sie buchstäblich kopieren und einfügen können, obwohl wir empfehlen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen, um sie an Ihr Geschäftsmodell anzupassen.

Sehr geehrter {Kundenname},

Es war schön, letzte Woche mit Ihnen zu sprechen. Nachdem ich die Website von {company-name} überprüft habe, bin ich zuversichtlich, dass wir Ihnen helfen können, Zeit zu sparen und Ihr Geschäft mit nur wenigen Updates schnell auszubauen.

Tatsächlich haben wir Anfang dieses Jahres einem anderen Kunden mit einem ähnlichen Problem geholfen, seine Abläufe zu rationalisieren und den Umsatz in den ersten drei Monaten um mehr als 250 % zu steigern. Wir können mit Ihnen zusammenarbeiten, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen.

Da Sie bereits einen allgemeinen Eindruck davon haben, wie unsere Dienstleistungen funktionieren, würde ich Sie gerne nächste Woche anrufen, um Ihnen eine vollständige Produktdemo zu geben.

Bitte klicken Sie hier , um ein kurzes Gespräch zu vereinbaren und diese Gelegenheit ausführlicher zu besprechen.

Wenn Sie weitere Fragen haben, bevor wir uns auf einen Anruf stürzen, lassen Sie es mich einfach wissen!

Besprechungsanfrage E-Mail Nr. 2: Der herzliche Kunde

Der durchschnittliche Kunde weiß bereits, wer Sie sind und welchen Wert er aus Ihrem Service ziehen sollte.

E-Mail-Beispiel für Besprechungsanfragen des Kundensupports

Normalerweise wird eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage versendet, wenn der Kundensupport an einen Erfolgsmanager eskaliert wurde. Eine kurze, aber professionelle E-Mail könnte etwa so aussehen:

Vorname,

Das klingt gut.

Lassen Sie uns einen Gesprächstermin vereinbaren, damit wir alle Details Ihrer Anfrage besprechen können. Sobald wir alle diese Informationen haben, werde ich mit unserem Team zusammenarbeiten, um uns darum zu kümmern.

Bitte klicken Sie hier , um Ihr Meeting zu planen.

Wir reden später!

Besprechungsanfrage E-Mail Nr. 3: Bestandskunde

Sie können auch eine E-Mail-Automatisierung einrichten, um Kunden zu erreichen, bei denen das Risiko einer Abwanderung besteht. Binden Sie sie erneut ein, indem Sie Funktionen hervorheben, die zu wenig genutzt werden, oder Sie können eine höhere Ebene von Funktionen anbieten. Es liegt an Ihrem Erfolgsteam, zu entscheiden, was angemessen ist. Sobald Sie eine klare Strategie haben, können Sie eine Besprechungsanfrage-E-Mail wie diese verwenden.

Hallo Vorname,

Ich hoffe, dass Ihnen das ____ Produkt gefällt!

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere Kunden erfolgreicher zu machen, und ich habe festgestellt, dass Ihr Konto etwas mehr Hilfe gebrauchen könnte. Im Rahmen Ihres Plans ist ein Upgrade verfügbar, das Ihren Anforderungen möglicherweise besser entspricht als das, was wir bereits haben. Möchten Sie, dass ich Ihnen Einzelheiten dazu per E-Mail schicke?

Bitte klicken Sie hier , um ein Treffen zu vereinbaren, damit wir dies gemeinsam besprechen können.

Wir reden später!

Schließen Sie den Kreis Ihrer geplanten Besprechungen

Nachdem Sie erfolgreich ein Meeting mit Ihrem Endbenutzer gebucht haben, vergewissern Sie sich, dass das Meeting in Ihrem Kalender angesetzt wurde. Wenn Ihr Online-Planungsdienst Google- oder Microsoft-Kalendereinladungen für den Teilnehmer enthält, können Sie überprüfen, ob er zugesagt und „Ja“ ausgewählt hat. Dadurch wissen Sie, dass das Kalenderereignis von ihnen bestätigt und akzeptiert wurde.

Erwägen Sie, automatische E-Mail-Erinnerungen für das Ereignis einzurichten, wenn es weit im Voraus liegt. Sie müssen nicht so detailliert sein wie Ihr erstes Schreiben mit der Besprechungsanfrage. Stellen Sie einfach sicher, dass Datum, Uhrzeit und Ort klar sind, damit sie wissen, wie und wann sie zu Ihnen kommen können.