3 Șabloane de e-mail pentru solicitări de întâlnire pentru clienții dvs. potențiali

Când trimiteți un e-mail de solicitare a întâlnirii unui client potențial sau unui client existent, este util să vă înțelegeți corect cuvintele. Cum îi ceri cuiva să-și ia timp din ziua aglomerată pentru a-ți citi e-mailul, a programa o oră de întâlnire și a-și marca calendarul pentru tine?

În acest articol, vă vom arăta cele mai bune tehnici de invitare la întâlniri pentru potențiali, clienți potențiali și clienți existenți.

Sfaturi pentru alcătuirea unui e-mail de solicitare a întâlnirii (care funcționează de fapt)

Iată câteva dintre cele mai importante lucruri de reținut atunci când creați un nou e-mail de solicitare a întâlnirii, indiferent de destinatarul.

1. Scrieți un subiect captivant pentru e-mail pentru tarife de deschidere mai bune
2. Asigurați-vă că contactați un factor de decizie cu informațiile de contact corecte
3. Adresați-vă întotdeauna invitaților personal
4. Trimiteți-vă e-mailul la un moment convenabil al zilei
5. Păstrați scopul întâlnirii bine definit
6. Comunicați așteptări clare în corpul e-mailului dvs
7. Configurați un calendar de e-mail pentru dvs. (pentru a vă urmări mai bine disponibilitatea)
8. Utilizați un instrument de programare online pentru a prezenta date potențiale ale întâlnirilor
9. Îmbunătățiți-vă ratele de răspuns cu o ofertă pentru a răspunde la orice întrebări persistente

De ce este atât de importantă programarea online

Primul lucru de care trebuie să fiți conștient atunci când scrieți un e-mail de solicitare a întâlnirii este cât de bine funcționează atunci când utilizați un programator de întâlniri precum Appointlet, Calendly sau ScheduleOnce.

O aplicație de programare online asigură că oamenii vă pot vedea disponibilitatea și pot rezerva imediat ora dorită. În cele mai multe cazuri, acest lucru va primi răspuns la mesajul dvs. în minute sau chiar secunde! De asemenea, reduce șansa ca altcineva să programeze o întâlnire pentru ore suprapuse - o problemă comună cu metodele de programare de la școala veche.

Cum să pregătiți e-mailuri de solicitare a întâlnirilor la rece

Ca regulă generală, e-mailurile de solicitare a întâlnirilor necesită mai multă pregătire atunci când nu aveți o relație existentă. Acestea ar trebui să fie personalizate, specifice, concise și utile. Cele mai bune mesaje reci sunt despre un eveniment despre care s-ar putea ca prospectul tău să nu fi auzit încă, dar despre care crezi că îl va găsi interesant, deoarece îi va beneficia într-un fel sau îi va ajuta să rezolve o problemă pe care încearcă să o depășească.

Perspectivele timpurii pot veni de oriunde. Ei s-ar putea afla pe dispozitivele lor mobile, navigând pe site-ul dvs., LinkedIn sau paginile de rețele sociale. Dacă aveți puține informații despre prospect, le puteți folosi pentru a crea un mesaj mai personalizat. În loc să-i trimită la un eveniment precum un webinar, companiile cu client decent LTV pot investi în demonstrații de vânzări cu atingere ridicată. Aceleași soluții automate de programare a e-mailului pot fi utilizate până la capăt prin întâlniri post-vânzare, de integrare a clienților.

Solicitările obișnuite de întâlnire sunt puțin diferite. Pentru clienții existenți sau clienții potențiali care trebuie să treacă prin mai multe runde de întâlniri, este nevoie de mai puțină personalizare.

Uneori, oamenii preferă e-mailurile obișnuite de solicitare a întâlnirilor în care descrieți pe scurt scopul întâlnirii dvs. și apoi întrebați dacă doresc să se alăture oricând are sens pentru ambele părți. De asemenea, puteți adăuga o propoziție sau două care explică de ce contează (de exemplu: „Abia aștept să vă cunosc și să primesc feedback-ul dumneavoastră despre noul nostru produs!”).

Când un client este foarte cald, e-mailul poate deveni la fel de simplu ca o singură propoziție. Dar amintiți-vă că, indiferent cu cine vă conectați, ar trebui să:

• Rezumați scopul întâlnirii dvs.

• Furnizați câteva locații pe care le pot alege înainte de a alege o oră de întâlnire. Acest lucru ar trebui să fie gestionat de aplicația de programare, nu în corpul e-mailului.

• Opțional: invitați-i să trimită înapoi disponibilitatea lor, astfel încât să știți dacă este posibil pentru ambele părți înainte de a continua conversația. Vă puteți programa oricând în numele lor, dacă le este mai ușor.

Cum să vă scrieți mesajul pentru potențiali, clienți potențiali sau clienți existenți

Întrucât scrierea unui mesaj pentru clienții caldi necesită mult mai puțin efort, ne vom concentra pe scrierea șabloanelor de e-mail pentru solicitări de întâlnire pentru clienții potențiali rece și clienții potențiali.

Perspectiva rece

Încearcă să te pui în pielea potențialilor clienți care ar primi email-ul tău. Dacă nu te cunosc personal, trebuie să existe o propunere de valoare puternică în care să-i atragă. Concentrează-te pe rezolvarea punctelor principale de durere. Altfel, de ce și-ar pune deoparte timp prețios pentru a se întâlni cu tine?

Pentru a vă crea șablonul, ar trebui să aveți în vedere următoarele lucruri:

• Prezentați-vă și menționați de ce acest lucru este important pentru ei. Încercați să personalizați mesajul subliniind titlul postului, astfel încât să știe că sunteți conectat direct la el.

• Oferă două opțiuni: da-le un link pentru a programa o întâlnire inițială cu tine. Dar în cazul în care oamenii nu sunt încă convinși, continuați cu o ofertă pentru a răspunde mai întâi la întrebările pe care le au. Odată ce s-a răspuns la acestea, veți trimite un e-mail de urmărire.

• Înainte de a trimite ceva, verificați e-mailul citindu-l cu voce tare pentru a vă asigura că sună conversațional și prietenos, nu ca un argument de vânzare.

Dacă aveți îndoieli cu privire la modul de utilizare a acestui conținut pentru site-ul sau postarea de blog, vă rugăm să ne contactați și vom fi bucuroși să vă oferim mai multe informații!

Care sunt unele dintre cele mai bune moduri prin care pot găsi o întâlnire inițială cu potențiali?

Concentrează-te pe a le promite valoare și a crea un sentiment de urgență. Este important să menționăm de ce programarea unui apel este atât de utilă pentru ei imediat.

Pentru a vă asigura că sună conversațional și prietenos, nu ca un argument de vânzare, încercați să utilizați expresii precum „Sper că am putea găsi ceva spațiu liber în calendarele noastre” sau „Aș putea să trec pe aici?” în loc de ceva mai direct de genul „Pot programa o întâlnire cu tine marțea viitoare?”

În plus, puteți menționa cum întâlnirea va fi productivă și utilă pentru ei. De exemplu: „Sunt încântat să vă arăt cât de mult timp și bani vă putem economisi compania cu această soluție.”

Acest lucru poate părea evident, dar este mai bine să nu puneți prea multe întrebări personale în timpul primei conversații prin e-mail. Păstrați o atingere ușoară, fără a intra în detalii neimportante, cum ar fi culoarea lor preferată sau locul în care a crescut. Acest lucru i-ar putea face să se simtă inconfortabil și să conducă conversații incomode cu privire la întâlnirile viitoare. Nu uitați, profesionalismul și limbajul formal sunt cheia!

În cele din urmă, încercați întotdeauna să încheiați e-mailurile cu perspective reci pe o notă pozitivă. Aceasta este o modalitate excelentă de a menține prospectul angajat și entuziasmat până în ultimul moment.

E-mailul pentru cererea de întâlnire nr. 1: Pilotul cald

Dacă v-ați întâlnit deja cu cineva anterior sau ați avut câteva interacțiuni prin e-mail, atunci puteți adopta o abordare diferită a e-mailului de solicitare a întâlnirii de afaceri. Nu trebuie să fie la fel de formal, dar valoarea apelului ar trebui totuși precizată în mod clar. Și la fel ca înainte, veți dori să utilizați un instrument de programare online pentru a accelera procesul real de programare. Acest lucru ajută la eficientizarea procesului de înregistrare.

Iată un șablon de e-mail pe care îl puteți copia și lipi, deși vă recomandăm să faceți modificări după cum este necesar pentru a se potrivi modelului dvs. de afaceri.

Stimate {client-name},

A fost plăcut să vorbesc cu tine săptămâna trecută. După ce am examinat site-ul web {company-name}, sunt încrezător că vă putem ajuta să economisiți timp și să vă dezvoltați rapid afacerea cu doar câteva actualizări.

De fapt, la începutul acestui an, am ajutat un alt client cu o problemă similară să-și eficientizeze operațiunile și să crească vânzările cu peste 250% în primele trei luni. Putem lucra cu tine pentru a crea rezultate similare.

Deoarece aveți deja o idee generală despre modul în care funcționează serviciile noastre, mi-ar plăcea să iau un telefon cu dvs. săptămâna viitoare pentru a vă oferi o demonstrație completă a produsului.

Vă rugăm să faceți clic aici pentru a programa o conversație rapidă și pentru a discuta această oportunitate mai detaliat.

Dacă aveți alte întrebări înainte de a trece la un apel, anunțați-mă!

E-mail pentru cererea de întâlnire nr. 2: Clientul cald

Clientul mediu știe deja cine sunteți și valoarea pe care ar trebui să o primească din serviciul dvs.

Exemplu de e-mail pentru solicitarea întâlnirii de asistență pentru clienți

De obicei, un e-mail de solicitare a întâlnirii iese atunci când asistența pentru clienți a fost transferată la un manager de succes. Un e-mail scurt, dar profesional, ar putea arăta cam așa:

Nume,

Asta suna bine.

Să ne rezervăm un timp pentru a vorbi, astfel încât să putem analiza toate detaliile solicitării dvs. Odată ce vom avea toate aceste informații, voi lucra cu echipa noastră pentru a avea grijă de asta.

Vă rugăm să faceți clic aici pentru a vă programa întâlnirea.

Vorbim curand!

E-mail pentru cererea de întâlnire nr. 3: client existent

De asemenea, puteți configura automatizarea e-mailului pentru a ajunge la clienții care sunt expuși riscului de schimbare. Reangajați-le prin evidențierea funcțiilor care sunt subutilizate sau puteți prezenta un nivel superior de funcții. Depinde de echipa ta de succes să decidă ce este potrivit. Odată ce aveți o strategie clară, puteți utiliza un e-mail de solicitare de întâlnire ca acesta.

Salut prenume,

Sper că vă place produsul ____!

Căutăm mereu modalități de a face clienții noștri de succes și am observat că contul dvs. ar putea folosi mai mult ajutor. Există un upgrade disponibil ca parte a planului dvs., care s-ar putea să se potrivească mai bine cu ceea ce aveți nevoie decât ceea ce avem deja în vigoare. Doriți să trimit un e-mail cu detalii despre el?

Vă rugăm să faceți clic aici pentru a programa o întâlnire, astfel încât să putem discuta despre asta împreună.

Vorbim curand!

Închiderea buclei întâlnirilor programate

După ce ați rezervat cu succes o întâlnire cu utilizatorul final, asigurați-vă că întâlnirea a fost programată în calendarul dvs. Dacă serviciul dvs. de programare online include invitații din calendar Google sau Microsoft pentru participant, puteți verifica pentru a vedea dacă au răspuns și a selectat „da”. Acest lucru vă permite să știți că evenimentul din calendar a fost recunoscut și acceptat de către aceștia.

Luați în considerare configurarea mementourilor automate prin e-mail pentru eveniment, dacă este cu mult timp înainte. Nu trebuie să fie la fel de detaliate ca scrisoarea de solicitare a întâlnirii inițiale. Asigurați-vă că data, ora și locația sunt clare, astfel încât aceștia să știe cum și când să vă alăture.