3 Template Email Permintaan Rapat untuk Prospek & Klien Anda

Saat Anda mengirim email permintaan rapat ke calon pelanggan atau pelanggan yang sudah ada, akan sangat membantu jika kata-kata Anda benar. Bagaimana Anda meminta seseorang untuk meluangkan waktu dari hari sibuk mereka untuk membaca email Anda, menjadwalkan waktu untuk bertemu, dan menandai kalender mereka untuk Anda?

Dalam artikel ini kami akan menunjukkan kepada Anda teknik undangan rapat terbaik untuk prospek, prospek, dan pelanggan yang sudah ada.

Kiat untuk membuat Email Permintaan Rapat (yang benar-benar berfungsi)

Berikut adalah beberapa hal terpenting yang perlu diingat saat Anda membuat email permintaan rapat baru, terlepas dari siapa penerimanya.

1. Tulis baris subjek email yang menarik untuk tarif terbuka yang lebih baik
2. Pastikan Anda menghubungi pembuat keputusan dengan informasi kontak yang tepat
3. Selalu menyapa para undangan secara pribadi
4. Kirim email Anda pada waktu yang nyaman
5. Jaga agar tujuan rapat tetap terdefinisi dengan baik
6. Komunikasikan harapan yang jelas di badan email Anda
7. Siapkan kalender email untuk Anda sendiri (untuk melacak ketersediaan Anda dengan lebih baik)
8. Gunakan alat penjadwalan online untuk menyajikan tanggal pertemuan potensial
9. Tingkatkan tingkat respons Anda dengan tawaran untuk menjawab pertanyaan apa pun yang tersisa

Mengapa penjadwalan online sangat penting

Hal pertama yang harus diperhatikan saat menulis email permintaan rapat adalah seberapa jauh lebih baik kerjanya saat Anda menggunakan penjadwal janji temu seperti Appointlet, Calendly, atau ScheduleOnce.

Aplikasi penjadwalan online memastikan bahwa orang dapat melihat ketersediaan Anda dan memesan waktu yang mereka inginkan segera. Dalam kebanyakan kasus, ini akan membuat pesan Anda dijawab dalam hitungan menit-atau bahkan detik! Ini juga mengurangi kemungkinan orang lain menjadwalkan rapat untuk waktu yang tumpang tindih — masalah umum dengan metode penjadwalan sekolah lama.

Cara menyiapkan email permintaan rapat dingin

Sebagai aturan umum, email permintaan rapat memerlukan lebih banyak persiapan saat Anda tidak memiliki hubungan yang sudah terbentuk. Mereka harus dipersonalisasi, spesifik, ringkas dan berguna. Pesan dingin terbaik adalah tentang suatu peristiwa yang mungkin belum pernah didengar oleh calon pelanggan Anda, tetapi menurut Anda mereka akan menganggapnya menarik karena itu akan menguntungkan mereka dalam beberapa hal atau membantu mereka memecahkan masalah yang mereka coba atasi.

Prospek awal bisa datang dari mana saja. Mereka mungkin menggunakan perangkat seluler mereka untuk menjelajahi situs web Anda, LinkedIn, atau halaman media sosial. Jika Anda memiliki sedikit informasi tentang prospek, Anda dapat menggunakannya untuk membuat pesan yang lebih personal. Alih-alih mengirim mereka ke acara seperti webinar, perusahaan dengan LTV pelanggan yang layak dapat berinvestasi dalam demo penjualan sentuhan tinggi. Solusi penjadwalan email otomatis yang sama dapat digunakan sepenuhnya melalui pertemuan orientasi pelanggan pasca-penjualan.

Permintaan pertemuan reguler sedikit berbeda. Untuk pelanggan atau prospek yang sudah ada yang perlu melalui beberapa putaran pertemuan, personalisasi lebih sedikit diperlukan.

Kadang-kadang orang lebih suka email permintaan pertemuan reguler di mana Anda hanya menjelaskan secara singkat tujuan pertemuan Anda dan kemudian hanya menanyakan apakah mereka ingin bergabung pada waktu apa pun yang masuk akal bagi kedua belah pihak. Anda juga dapat menambahkan satu atau dua kalimat yang menjelaskan mengapa hal ini penting (misalnya: “Saya berharap dapat bertemu dengan Anda dan mendapatkan tanggapan Anda tentang produk baru kami!”).

Ketika pelanggan sangat hangat, email bisa menjadi sesederhana satu kalimat. Tetapi ingat bahwa tidak peduli dengan siapa Anda terhubung, Anda harus selalu:

• Ringkaslah tujuan pertemuan Anda.

• Sediakan beberapa lokasi yang bisa mereka pilih sebelum memilih waktu rapat. Ini harus dikelola oleh aplikasi penjadwalan, bukan di badan email.

• Opsional: Undang mereka untuk mengirim kembali ketersediaan mereka, jadi Anda tahu apakah mungkin bagi kedua belah pihak sebelum melanjutkan percakapan. Anda selalu dapat menjadwalkan atas nama mereka, jika itu lebih mudah bagi mereka.

Cara Menulis Pesan Anda untuk Prospek, Prospek, atau Pelanggan yang Ada

Karena menulis pesan kepada pelanggan yang hangat membutuhkan usaha yang jauh lebih sedikit, kami akan fokus pada penulisan template email permintaan rapat untuk prospek dingin dan prospek hangat.

Prospek Dingin

Cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi klien potensial yang akan menerima email Anda. Jika mereka tidak mengenal Anda secara pribadi, perlu ada proposisi nilai yang kuat untuk menarik perhatian mereka. Fokuslah pada pemecahan masalah inti mereka. Kalau tidak, mengapa mereka menyisihkan waktu yang berharga untuk bertemu dengan Anda?

Untuk membuat template Anda, Anda harus mengingat hal-hal ini:

• Perkenalkan diri Anda dan sebutkan mengapa ini penting bagi mereka. Cobalah untuk menyesuaikan pesan dengan menunjukkan jabatan mereka, sehingga mereka tahu bahwa Anda mendengarkan mereka secara langsung.

• Tawarkan dua opsi: Beri mereka tautan untuk menjadwalkan pertemuan awal dengan Anda. Tetapi jika orang belum yakin, tindak lanjuti dengan tawaran untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki terlebih dahulu. Setelah itu dijawab, Anda akan mengirim email tindak lanjut.

• Sebelum mengirim sesuatu, periksa kembali email dengan membacanya keras-keras untuk memastikan kedengarannya seperti percakapan dan ramah, tidak seperti promosi penjualan.

Jika Anda ragu tentang cara menggunakan konten ini untuk situs atau posting blog Anda, silakan hubungi kami dan kami akan dengan senang hati memberikan informasi lebih lanjut!

Apa saja cara terbaik untuk menemukan pertemuan awal dengan prospek?

Fokus pada menjanjikan nilai kepada mereka dan menciptakan rasa urgensi. Penting untuk menyebutkan mengapa menjadwalkan panggilan sangat membantu mereka segera.

Untuk memastikan kedengarannya percakapan dan ramah, tidak seperti promosi penjualan, coba gunakan frasa seperti "Saya harap kami dapat menemukan ruang kosong di kalender kami" atau "Bisakah saya mampir?" alih-alih sesuatu yang lebih langsung seperti "Bisakah saya menjadwalkan pertemuan dengan Anda Selasa depan?"

Selain itu, Anda dapat menyebutkan bagaimana pertemuan akan menjadi produktif dan bermanfaat bagi mereka. Misalnya: “Saya senang menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu dan uang yang dapat kami hemat dari perusahaan Anda dengan solusi ini.”

Ini mungkin tampak jelas, tetapi sebaiknya jangan terlalu banyak mengajukan pertanyaan pribadi selama percakapan email pertama Anda. Pertahankan sentuhan ringan, tanpa membahas detail yang tidak penting seperti warna favorit mereka atau tempat mereka dibesarkan. Ini bisa membuat mereka tidak nyaman dan menyebabkan percakapan canggung di pertemuan mendatang. Ingat, profesionalisme dan bahasa formal adalah kuncinya!

Terakhir, selalu coba untuk menyimpulkan email prospek dingin Anda dengan nada positif. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat prospek tetap terlibat dan bersemangat sampai saat terakhir.

Email Permintaan Rapat #1: Pemimpin yang Hangat

Jika Anda sudah pernah bertemu dengan seseorang sebelumnya atau memiliki beberapa interaksi melalui email, maka Anda dapat mengambil pendekatan yang berbeda dengan email permintaan pertemuan bisnis. Tidak perlu seformal itu, tetapi nilai panggilan tetap harus dinyatakan dengan jelas. Dan seperti sebelumnya, Anda akan ingin menggunakan alat penjadwalan online untuk mempercepat proses penjadwalan yang sebenarnya. Ini membantu merampingkan proses pendaftaran.

Berikut adalah template email yang benar-benar dapat Anda salin dan tempel, meskipun kami menyarankan untuk membuat perubahan sesuai kebutuhan agar sesuai dengan model bisnis Anda.

{nama-klien} yang terhormat,

Senang berbicara dengan Anda minggu lalu. Setelah meninjau situs web {company-name}, saya yakin kami dapat membantu Anda menghemat waktu dan mengembangkan bisnis Anda dengan cepat hanya dengan beberapa pembaruan.

Faktanya, awal tahun ini kami membantu klien lain dengan masalah serupa merampingkan operasi mereka dan meningkatkan penjualan lebih dari 250% dalam tiga bulan pertama. Kami dapat bekerja dengan Anda untuk membuat hasil yang serupa.

Karena Anda sudah memiliki pemahaman umum tentang cara kerja layanan kami, saya ingin menelepon Anda minggu depan untuk memberikan demo produk lengkap.

Silakan klik di sini untuk menjadwalkan obrolan singkat dan mendiskusikan peluang ini secara lebih rinci.

Jika Anda memiliki pertanyaan lain sebelum kami menelepon, beri tahu saya!

Email Permintaan Rapat #2: Pelanggan yang Hangat

Rata-rata pelanggan sudah tahu siapa Anda dan nilai yang seharusnya mereka dapatkan dari layanan Anda.

Contoh email permintaan rapat dukungan pelanggan

Biasanya email permintaan rapat keluar saat dukungan pelanggan telah diteruskan ke manajer sukses. Email singkat namun profesional mungkin terlihat seperti ini:

nama depan,

Boleh juga.

Mari pesan waktu untuk berbicara sehingga kami dapat meninjau semua detail permintaan Anda. Setelah kami memiliki semua informasi itu, saya akan bekerja dengan tim kami untuk menyelesaikannya.

Silakan klik di sini untuk menjadwalkan pertemuan Anda.

Segera berbicara!

Email Permintaan Rapat #3: Pelanggan yang Ada

Anda juga dapat mengatur otomatisasi email untuk menjangkau pelanggan yang berisiko mengalami churn. Libatkan kembali mereka dengan menyorot fitur yang kurang digunakan atau Anda dapat menawarkan fitur yang lebih tinggi. Terserah tim sukses Anda untuk memutuskan apa yang sesuai. Setelah Anda memiliki strategi yang jelas, Anda dapat menggunakan email permintaan rapat seperti ini.

Hai nama depan,

Saya harap Anda menikmati produk ____!

Kami selalu mencari cara untuk membuat pelanggan kami sukses, dan saya melihat bahwa akun Anda dapat menggunakan lebih banyak bantuan. Ada peningkatan yang tersedia sebagai bagian dari paket Anda yang mungkin lebih sesuai dengan apa yang Anda butuhkan daripada yang sudah kami miliki. Apakah Anda ingin saya mengirim email tentang detailnya?

Silakan klik di sini untuk menjadwalkan pertemuan sehingga kita bisa membicarakan ini bersama.

Segera berbicara!

Menutup loop pada pertemuan terjadwal Anda

Setelah Anda berhasil memesan rapat dengan pengguna akhir, pastikan rapat telah dijadwalkan di kalender Anda. Jika layanan penjadwalan online Anda menyertakan undangan kalender Google atau Microsoft untuk peserta, Anda dapat memeriksa untuk melihat apakah mereka memiliki RSVP dan memilih "ya". Ini memberi tahu Anda bahwa acara kalender telah diakui dan diterima oleh mereka.

Pertimbangkan untuk menyiapkan pengingat email otomatis untuk acara tersebut jika jauh sebelumnya. Mereka tidak perlu sedetail surat permintaan pertemuan awal Anda. Pastikan tanggal, waktu, dan lokasinya jelas sehingga mereka tahu bagaimana dan kapan harus bergabung dengan Anda.