3 個會議請求電子郵件模板，供您的潛在客戶和客戶使用
已發表: 2021-07-27
當您向冷漠的潛在客戶或現有客戶發送會議請求電子郵件時，正確措辭會很有幫助。 您如何要求某人在忙碌的一天中抽出時間閱讀您的電子郵件，安排見面時間並為您標記他們的日曆？
在本文中，我們將向您展示針對潛在客戶、潛在客戶和現有客戶的最佳會議邀請技巧。
撰寫會議請求電子郵件的提示（實際有效）
無論收件人是誰，在製作新的會議請求電子郵件時，請牢記以下一些最重要的事項。
- 撰寫引人入勝的電子郵件主題行以獲得更好的打開率
- 確保您使用正確的聯繫信息聯繫決策者
- 始終親自與受邀者交談
- 在一天中方便的時間發送您的電子郵件
- 明確會議目的
- 在電子郵件正文中傳達明確的期望
- 為自己設置電子郵件日曆（以更好地跟踪您的可用性）
- 使用在線日程安排工具來展示潛在的會議日期
- 提供回答任何揮之不去的問題的提議，提高您的回复率
為什麼在線安排如此重要
編寫會議請求電子郵件時要注意的第一件事是，當您使用像 Apppointlet、Calendly 或 ScheduleOnce 這樣的約會計劃程序時，它的工作效果會好得多。
在線日程安排應用程序可確保人們可以看到您的空閒時間並立即預訂他們想要的時間。 在大多數情況下，這將使您的消息在幾分鐘甚至幾秒鐘內得到答复！ 它還減少了其他人在重疊時間安排會議的機會——這是老式學校安排方法的常見問題。
如何準備冷會議請求電子郵件
作為一般規則，當您沒有建立現有關係時，會議請求電子郵件需要更多準備。 它們應該是個性化的、具體的、簡潔的和有用的。 最好的冷漠信息是關於您的潛在客戶可能還沒有聽說過但您認為他們會覺得有趣的事件，因為這會以某種方式使他們受益或幫助他們解決他們試圖克服的問題。
早期的前景可以來自任何地方。 他們可能在移動設備上瀏覽您的網站、LinkedIn 或社交媒體頁面。 如果您有一些關於潛在客戶的信息，您可以使用它來創建更個性化的信息。 與其將他們發送到網絡研討會之類的活動中，擁有良好客戶 LTV 的公司可以投資於高接觸銷售演示。 可以在售後、客戶入職會議中一直使用相同的自動電子郵件調度解決方案。
定期會議要求有點不同。 對於需要通過幾輪會議的現有客戶或潛在客戶，需要較少的個性化。
有時人們更喜歡定期的會議請求電子郵件，您只需簡要描述聚會的目的，然後簡單地詢問他們是否想在對雙方都有意義的任何時間加入。 您還可以添加一兩句話來解釋這件事的原因（例如：“我期待與您見面並獲得您對我們新產品的反饋！”）。
當客戶非常熱情時，電子郵件可能會變得像一句話一樣簡單。 但請記住，無論您與誰聯繫，您都應該始終：
- 總結會議的目的。
- 在選擇會議時間之前，提供他們可以選擇的幾個地點。 這應該由調度應用程序管理，而不是在電子郵件正文中。
- 可選：邀請他們發回他們的可用性，以便在繼續對話之前知道雙方是否有可能。 如果這對他們來說更容易，您可以隨時代表他們安排時間。
如何為潛在客戶、潛在客戶或現有客戶撰寫信息
由於向熱情的客戶寫消息需要更少的努力，我們將專注於為冷淡的潛在客戶和熱情的潛在客戶編寫會議請求電子郵件模板。
寒冷的前景
試著設身處地為可能會收到您的電子郵件的潛在客戶著想。 如果他們不認識你，就需要有一個強大的價值主張來吸引他們。專注於解決他們的核心痛點。 不然他們為什麼要抽出寶貴的時間來見你？
要創建模板，您應該牢記以下幾點：
- 自我介紹並提及為什麼這對他們很重要。 嘗試通過指出他們的職位來定制信息，這樣他們就知道你直接關注他們了。
- 提供兩個選項：給他們一個鏈接以安排與您的初次會議。 但是，如果人們還不相信，請跟進提出要先回答他們提出的任何問題。 回答完這些問題後，您將發送一封跟進電子郵件。
- 在發送任何東西之前，請通過大聲朗讀來仔細檢查電子郵件，以確保它聽起來像對話和友好，而不是像推銷一樣。
如果您對如何將此內容用於您的網站或博客文章有疑問，請聯繫我們，我們很樂意提供更多信息！
我可以找到與潛在客戶初次見面的最佳方式有哪些？
專注於向他們承諾價值並營造緊迫感。 重要的是要提到為什麼立即安排通話對他們很有幫助。
為了確保它聽起來像對話和友好，而不是像推銷一樣，請嘗試使用諸如“我希望我們可以在日曆中找到一些空閒空間”或“我可以停下來嗎？”這樣的短語。 而不是像“我可以安排下週二與你會面嗎？”這樣更直接的內容。
此外，您可以提及會議將如何對他們富有成效和幫助。 例如：“我很高興向您展示我們可以通過此解決方案為您的公司節省多少時間和金錢。”
這似乎很明顯，但最好不要在您的第一次電子郵件對話中問太多私人問題。 保持輕鬆的接觸，不要涉及不重要的細節，比如他們最喜歡的顏色或他們長大的地方。 這可能會讓他們感到不舒服，並在未來的會議上引發尷尬的對話。 請記住，專業精神和正式語言是關鍵！
最後，始終嘗試以積極的態度結束您冷淡的潛在客戶電子郵件。 這是讓潛在客戶保持參與和興奮直到最後一刻的好方法。
會議請求電子郵件＃1：熱情的領導
如果您之前已經與某人會面或通過電子郵件進行過幾次互動，那麼您可以對商務會議請求電子郵件採取不同的方法。 它不需要那麼正式，但調用的價值仍應明確說明。 和以前一樣，您需要使用在線調度工具來加快實際調度過程。 這有助於簡化註冊過程。
這是一個您可以直接複製和粘貼的電子郵件模板，但我們建議您根據需要進行更改以適應您的業務模型。
親愛的{客戶名稱}，
上週與你交談很愉快。 在查看了 {company-name} 網站後，我相信我們可以幫助您節省時間並通過一些更新快速發展您的業務。
事實上，今年早些時候，我們幫助另一個有類似問題的客戶簡化了他們的運營，並在前三個月將銷售額提高了 250% 以上。 我們可以與您一起創造類似的結果。
由於您已經大致了解我們的服務如何運作，因此我很樂意在下週與您通電話，提供完整的產品演示。
請單擊此處安排快速聊天並更詳細地討論此機會。
如果您在我們接聽電話之前還有其他問題，請告訴我！
會議請求電子郵件＃2：熱情的客戶
普通客戶已經知道您是誰以及他們應該從您的服務中獲得的價值。
客戶支持會議請求電子郵件樣本
通常，當客戶支持升級到成功經理時，會發出會議請求電子郵件。 一封簡短但專業的電子郵件可能如下所示：
名，
聽起來不錯。
讓我們約個時間談談，這樣我們就可以查看您請求的所有詳細信息。 一旦我們掌握了所有這些信息，我將與我們的團隊一起解決這個問題。
請點擊這里安排您的會議。
一會再聊！
會議請求電子郵件＃3：現有客戶
您還可以設置電子郵件自動化以聯繫有流失風險的客戶。 通過突出顯示未充分使用的功能重新吸引他們，或者您可以推銷更高級別的功能。 由您的成功團隊決定什麼是合適的。 一旦你有了明確的策略，你就可以使用這樣的會議請求電子郵件。
嗨，名字，
我希望您喜歡____產品！
我們一直在尋找使我們的客戶成功的方法，我注意到您的帳戶可以使用更多幫助。 作為您計劃的一部分，您可以進行升級，這可能比我們已有的更適合您的需求。 您希望我通過電子郵件發送有關它的詳細信息嗎？
請單擊此處安排會議，以便我們一起討論。
一會再聊！
結束已安排會議的循環
成功預訂與最終用戶的會議後，請確保會議已安排在您的日曆上。 如果您的在線日程安排服務包括參加者的 Google 或 Microsoft 日曆邀請，您可以檢查他們是否已回复並選擇“是”。 這讓您知道日曆事件已被他們確認和接受。
如果活動提前很久，請考慮為活動設置自動電子郵件提醒。 它們不需要像您的初始會議請求信那樣詳細。 只需確保日期、時間和地點清晰，以便他們知道如何以及何時加入您。