3 เทมเพลตอีเมลคำขอประชุมสำหรับลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2021-07-27
เมื่อคุณส่งอีเมลการเรียกประชุมไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่เย็นชาหรือลูกค้าปัจจุบัน การพูดให้ถูกต้องจะเป็นประโยชน์ คุณจะขอให้ใครสักคนสละเวลาในวันที่ยุ่งๆ ของพวกเขาเพื่ออ่านอีเมล กำหนดเวลาพบปะ และทำเครื่องหมายในปฏิทินของพวกเขาให้คุณได้อย่างไร
ในบทความนี้เราจะแสดงเทคนิคการเชิญประชุมที่ดีที่สุดสำหรับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย และลูกค้าปัจจุบัน
เคล็ดลับในการเขียนอีเมลขอประชุม (ที่ใช้งานได้จริง)
ต่อไปนี้คือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณสร้างอีเมลการเรียกประชุมใหม่ ไม่ว่าผู้รับจะเป็นใครก็ตาม
- เขียนหัวเรื่องอีเมลที่น่าสนใจเพื่ออัตราการเปิดที่ดีขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจพร้อมข้อมูลการติดต่อที่ถูกต้อง
- พูดกับผู้ได้รับเชิญเป็นการส่วนตัวเสมอ
- ส่งอีเมลของคุณในเวลาที่สะดวกของวัน
- กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน
- สื่อสารความคาดหวังที่ชัดเจนในเนื้อหาของอีเมลของคุณ
- ตั้งค่าปฏิทินอีเมลสำหรับตัวคุณเอง (เพื่อติดตามความพร้อมของคุณได้ดียิ่งขึ้น)
- ใช้เครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์เพื่อนำเสนอวันประชุมที่เป็นไปได้
- ปรับปรุงอัตราการตอบกลับของคุณด้วยข้อเสนอเพื่อตอบคำถามที่ยังค้างอยู่
ทำไมการจัดตารางเวลาออนไลน์จึงสำคัญมาก
สิ่งแรกที่ต้องระวังเมื่อเขียนอีเมลการเรียกประชุมคือมันทำงานได้ดีเพียงใดเมื่อคุณใช้ตัวกำหนดเวลาการนัดหมาย เช่น Appointlet, Calendly หรือ ScheduleOnce
แอปตั้งเวลาออนไลน์ช่วยให้มั่นใจว่าผู้คนสามารถเห็นห้องว่างของคุณและจองเวลาที่พวกเขาต้องการได้ทันที ในกรณีส่วนใหญ่ จะได้รับข้อความตอบกลับในไม่กี่นาทีหรือไม่กี่วินาที! นอกจากนี้ยังช่วยลดโอกาสที่คนอื่นจะจัดกำหนดการประชุมสำหรับเวลาที่ทับซ้อนกัน ซึ่งเป็นปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการจัดตารางเวลาของโรงเรียนเก่า
วิธีเตรียม อีเมลเรียกประชุมเย็น
ตามกฎทั่วไป อีเมลการเรียกประชุมจำเป็นต้องมีการจัดเตรียมมากขึ้นเมื่อคุณไม่มีความสัมพันธ์ที่มีอยู่ ควรเป็นแบบเฉพาะตัว เฉพาะเจาะจง รัดกุม และมีประโยชน์ ข้อความเย็นที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณอาจไม่เคยได้ยินมาก่อน แต่คุณคิดว่าพวกเขาจะสนใจเพราะจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในทางใดทางหนึ่งหรือช่วยพวกเขาแก้ปัญหาที่พวกเขาพยายามจะเอาชนะ
ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในช่วงต้นสามารถมาจากที่ใดก็ได้ พวกเขาอาจอยู่ในอุปกรณ์มือถือที่เรียกดูเว็บไซต์ LinkedIn หรือหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ หากคุณมีข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อสร้างข้อความที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น แทนที่จะส่งพวกเขาไปงานอีเวนต์อย่างการสัมมนาทางเว็บ บริษัทที่มี LTV ที่เป็นลูกค้าที่ดีสามารถลงทุนในการสาธิตการขายที่มีการสัมผัสสูง โซลูชันการจัดกำหนดการอีเมลอัตโนมัติแบบเดียวกันนี้สามารถใช้ได้ตลอดทางหลังการขาย การประชุมการเตรียมความพร้อมกับลูกค้า
การเรียกประชุมปกติจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย สำหรับลูกค้าปัจจุบันหรือลีดที่ต้องการผ่านการประชุมหลายรอบ การปรับให้เป็นส่วนตัวน้อยลง
บางครั้ง ผู้คนมักชอบอีเมลการเรียกประชุมปกติที่คุณเพียงแค่อธิบายสั้นๆ ถึงจุดประสงค์ของการมีตติ้ง แล้วถามพวกเขาว่าต้องการเข้าร่วมในเวลาใดก็ตามที่เหมาะสมสำหรับทั้งสองฝ่าย คุณยังสามารถเพิ่มประโยคหนึ่งหรือสองประโยคเพื่ออธิบายว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น (เช่น: "ฉันรอคอยที่จะได้พบคุณและรับความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ของเรา!")
เมื่อลูกค้าอบอุ่นมาก อีเมลอาจกลายเป็นเรื่องง่ายๆ ได้เพียงประโยคเดียว แต่จำไว้ว่าไม่ว่าคุณจะติดต่อกับใคร คุณควร:
- สรุปวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ
- ระบุสถานที่บางแห่งที่พวกเขาสามารถเลือกได้ก่อนที่จะเลือกเวลานัดพบ สิ่งนี้ควรได้รับการจัดการโดยแอปการตั้งเวลา ไม่ใช่ในเนื้อหาอีเมล
- ไม่บังคับ: เชิญพวกเขาให้ส่งความพร้อมใช้งานกลับมา เพื่อให้คุณรู้ว่าเป็นไปได้สำหรับทั้งสองฝ่ายก่อนที่จะสนทนาต่อไป คุณสามารถกำหนดเวลาในนามของพวกเขาได้เสมอ ถ้ามันง่ายกว่าสำหรับพวกเขา
วิธีเขียนข้อความถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย หรือลูกค้าปัจจุบัน
เนื่องจากการเขียนข้อความถึงลูกค้าที่อบอุ่นนั้นใช้ความพยายามน้อยกว่ามาก เราจะเน้นที่การเขียนเทมเพลตอีเมลการขอประชุมสำหรับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่เย็นชาและโอกาสในการขายที่อบอุ่น
อนาคตที่หนาวเย็น
พยายามทำให้ตัวเองอยู่ในรองเท้าของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่จะได้รับอีเมลของคุณ หากพวกเขาไม่รู้จักคุณเป็นการส่วนตัว จำเป็นต้องมีข้อเสนอด้านคุณค่าที่แข็งแกร่งเพื่อดึงพวกเขาเข้ามา มุ่งเน้นที่การแก้ไขจุดปวดหลักของพวกเขา มิฉะนั้นพวกเขาจะจัดสรรเวลาอันมีค่าเพื่อพบกับคุณทำไม?
ในการสร้างเทมเพลต คุณควรคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้:
- แนะนำตัวเองและพูดถึงว่าทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญสำหรับพวกเขา พยายามปรับแต่งข้อความโดยระบุตำแหน่งงานของพวกเขา เพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณเหมาะกับพวกเขาโดยตรง
- เสนอสองตัวเลือก: ให้ลิงก์เพื่อกำหนดเวลาการประชุมครั้งแรกกับคุณ แต่ในกรณีที่ผู้คนยังไม่มั่นใจ ให้ติดตามข้อเสนอเพื่อตอบคำถามที่พวกเขาสงสัยก่อน เมื่อได้รับคำตอบแล้ว คุณจะส่งอีเมลติดตามผล
- ก่อนส่งอะไรออกไป ให้ตรวจสอบอีเมลอีกครั้งโดยอ่านออกเสียงเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลฟังดูเป็นกันเองและเป็นกันเอง ไม่เหมือนกับการขาย
หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้เนื้อหานี้สำหรับไซต์หรือบล็อกโพสต์ของคุณ โปรดติดต่อเรา และเรายินดีที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติม!
วิธีที่ดีที่สุดที่ฉันสามารถพบการประชุมเบื้องต้นกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าคืออะไร
มุ่งเน้นไปที่การให้คุณค่าและสร้างความรู้สึกเร่งด่วน สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าเหตุใดการกำหนดเวลาการโทรจึงเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาในทันที
เพื่อให้แน่ใจว่าจะฟังดูเป็นบทสนทนาและเป็นกันเอง ไม่เหมือนกับการเสนอขาย ให้ลองใช้วลีเช่น “ฉันหวังว่าเราจะสามารถหาพื้นที่ว่างในปฏิทินของเราได้” หรือ “ฉันขอแวะได้ไหม” แทนที่จะพูดตรงๆ เช่น “ฉันขอนัดพบคุณในวันอังคารหน้าได้ไหม”
นอกจากนี้ คุณสามารถพูดถึงว่าการประชุมจะเกิดประสิทธิผลและเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น: “ฉันตื่นเต้นที่จะแสดงให้คุณเห็นว่าเราสามารถประหยัดเวลาและเงินให้กับบริษัทของคุณได้มากเพียงใดด้วยโซลูชันนี้”
นี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่เป็นการดีที่สุดที่จะไม่ถามคำถามส่วนตัวมากเกินไประหว่างการสนทนาอีเมลครั้งแรกของคุณ ให้สัมผัสที่บางเบาโดยไม่ต้องไปดูรายละเอียดที่ไม่สำคัญ เช่น สีโปรดหรือที่ที่พวกเขาเติบโต การทำเช่นนี้อาจทำให้พวกเขาไม่สบายใจและนำไปสู่การสนทนาที่น่าอึดอัดใจในการประชุมในอนาคต จำไว้ว่าความเป็นมืออาชีพและภาษาทางการเป็นกุญแจสำคัญ!
สุดท้าย พยายามสรุปอีเมลของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในแง่บวกเสมอ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามีส่วนร่วมและตื่นเต้นจนวินาทีสุดท้าย
อีเมลคำขอประชุม #1: The Warm Lead
หากคุณเคยพบปะกับใครบางคนมาก่อนหรือมีปฏิสัมพันธ์ผ่านอีเมลบ้าง คุณสามารถใช้แนวทางอื่นในอีเมลคำขอประชุมทางธุรกิจได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมากนัก แต่ควรระบุคุณค่าของการโทรไว้อย่างชัดเจน และเหมือนเมื่อก่อน คุณจะต้องใช้เครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์เพื่อเร่งกระบวนการจัดกำหนดการจริงให้เร็วขึ้น ซึ่งจะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการลงทะเบียน
นี่คือเทมเพลตอีเมลที่คุณสามารถคัดลอกและวางได้ แม้ว่าเราจะแนะนำให้ทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นเพื่อให้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจของคุณ
เรียน {ชื่อลูกค้า}
ดีใจที่ได้คุยกับคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว หลังจากตรวจสอบเว็บไซต์ {company-name} แล้ว ฉันมั่นใจว่าเราสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างรวดเร็วด้วยการอัปเดตเพียงไม่กี่ครั้ง
อันที่จริง เมื่อต้นปีนี้ เราได้ช่วยลูกค้ารายอื่นที่มีปัญหาคล้ายกันปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มยอดขายมากกว่า 250% ในช่วงสามเดือนแรก เราสามารถทำงานร่วมกับคุณเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกัน
เนื่องจากคุณมีความรู้สึกทั่วไปว่าบริการของเราทำงานอย่างไร ฉันชอบที่จะโทรหาคุณในสัปดาห์หน้าเพื่อจัดเตรียมการสาธิตผลิตภัณฑ์ฉบับสมบูรณ์
โปรด คลิกที่นี่ เพื่อกำหนดเวลาการแชทอย่างรวดเร็วและหารือเกี่ยวกับโอกาสนี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม
หากคุณมีคำถามอื่นๆ ก่อนที่เราจะโทรไป โปรดแจ้งให้เราทราบ!
อีเมลคำขอประชุม #2: ลูกค้าที่อบอุ่น
ลูกค้าทั่วไปรู้อยู่แล้วว่าคุณเป็นใครและคุณค่าที่พวกเขาควรได้รับจากบริการของคุณ
ตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมฝ่ายสนับสนุนลูกค้า
โดยปกติ อีเมลการเรียกประชุมจะดับไปเมื่อมีการส่งต่อการสนับสนุนลูกค้าไปยังผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จ อีเมลสั้นๆ แต่เป็นมืออาชีพอาจมีลักษณะดังนี้:
ชื่อจริง,
นั่นฟังดูดี
มาจองเวลาพูดคุยกันเพื่อที่เราจะได้ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับคำขอของคุณ เมื่อเราได้ข้อมูลทั้งหมดแล้ว ฉันจะทำงานร่วมกับทีมของเราเพื่อจัดการเรื่องนี้
กรุณา คลิกที่นี่ เพื่อกำหนดเวลาการประชุมของคุณ
คุยกันเร็วๆ นี้!
อีเมลคำขอประชุม #3: ลูกค้าปัจจุบัน
คุณยังสามารถตั้งค่าระบบอีเมลอัตโนมัติเพื่อเข้าถึงลูกค้าที่เสี่ยงต่อการเลิกใช้งาน ดึงดูดพวกเขาให้กลับมาอีกครั้งโดยเน้นคุณสมบัติที่ไม่ค่อยได้ใช้งานหรือคุณสามารถนำเสนอคุณสมบัติระดับสูงขึ้นได้ ทีมที่ประสบความสำเร็จของคุณจะตัดสินใจว่าสิ่งใดเหมาะสม เมื่อคุณมีกลยุทธ์ที่ชัดเจนแล้ว คุณสามารถใช้อีเมลการเรียกประชุมแบบนี้ได้
สวัสดี ชื่อ
ฉันหวังว่าคุณจะเพลิดเพลินกับผลิตภัณฑ์ ____!
เรามองหาวิธีที่จะทำให้ลูกค้าของเราประสบความสำเร็จอยู่เสมอ และฉันสังเกตเห็นว่าบัญชีของคุณอาจใช้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้บ้าง มีการอัปเกรดเป็นส่วนหนึ่งของแผนของคุณซึ่งอาจเหมาะกับสิ่งที่คุณต้องการมากกว่าสิ่งที่เรามีอยู่แล้ว คุณต้องการให้ฉันส่งอีเมลถึงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่
กรุณา คลิกที่นี่ เพื่อกำหนดเวลาการประชุมเพื่อให้เราสามารถพูดคุยกันในเรื่องนี้
คุยกันเร็วๆ นี้!
ปิดรอบการประชุมตามกำหนดของคุณ
เมื่อคุณจองการประชุมกับผู้ใช้ปลายทางเรียบร้อยแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเวลาการประชุมในปฏิทินของคุณแล้ว หากบริการจัดกำหนดการออนไลน์ของคุณมีคำเชิญในปฏิทินของ Google หรือ Microsoft สำหรับผู้เข้าร่วม คุณสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่าพวกเขาตอบรับคำเชิญและเลือก "ใช่" หรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณทราบว่ากิจกรรมในปฏิทินได้รับการยอมรับและยอมรับจากพวกเขาแล้ว
พิจารณาตั้งค่าการเตือนอีเมลอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมหากเป็นการล่วงหน้า ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดเท่ากับจดหมายเรียกประชุมครั้งแรกของคุณ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ เวลา และสถานที่ชัดเจนเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะเข้าร่วมกับคุณได้อย่างไรและเมื่อใด