3 Modelli di e-mail di richiesta di riunione per i tuoi contatti e clienti

Quando invii un'e-mail di richiesta di riunione a un potenziale cliente freddo oa un cliente esistente, è utile esprimere le tue parole nel modo giusto. Come chiedi a qualcuno di prendersi del tempo per leggere la tua e-mail, programmare un incontro e segnare il calendario per te?

In questo articolo ti mostreremo le migliori tecniche di invito alle riunioni per potenziali clienti, potenziali clienti e clienti esistenti.

Suggerimenti per la composizione di un'e-mail di richiesta di riunione (che funziona effettivamente)

Ecco alcune delle cose più importanti da tenere a mente quando crei una nuova e-mail di richiesta di riunione, indipendentemente dal destinatario.

1. Scrivi una riga dell'oggetto e-mail accattivante per migliori tassi di apertura
2. Assicurati di contattare un decisore con le informazioni di contatto corrette
3. Rivolgiti sempre agli invitati personalmente
4. Invia la tua e-mail in un momento conveniente della giornata
5. Mantieni ben definito lo scopo della riunione
6. Comunica aspettative chiare nel corpo della tua email
7. Imposta un calendario e-mail per te (per monitorare meglio la tua disponibilità)
8. Utilizza uno strumento di pianificazione online per presentare le potenziali date delle riunioni
9. Migliora i tuoi tassi di risposta con un'offerta per rispondere a qualsiasi domanda persistente

Perché la pianificazione online è così importante

La prima cosa da tenere presente quando si scrive un'e-mail di richiesta di riunione è quanto funziona meglio quando si utilizza un'utilità di pianificazione degli appuntamenti come Appointlet, Calendly o ScheduleOnce.

Un'app di pianificazione online assicura che le persone possano vedere la tua disponibilità e prenotare subito il tempo che desiderano. Nella maggior parte dei casi, questo riceverà risposta al tuo messaggio in pochi minuti o addirittura secondi! Riduce anche la possibilità che qualcun altro pianifichi una riunione per orari sovrapposti, un problema comune con i metodi di pianificazione della vecchia scuola.

Come preparare e-mail di richiesta di riunione a freddo

Come regola generale, le e-mail di richiesta di riunione richiedono una maggiore preparazione quando non si è formata una relazione esistente. Dovrebbero essere personalizzati, specifici, concisi e utili. I migliori messaggi freddi riguardano un evento di cui il tuo potenziale cliente potrebbe non aver ancora sentito parlare, ma che pensi che troverà interessante perché ne trarrà beneficio in qualche modo o li aiuterà a risolvere un problema che stanno cercando di superare.

Le prime prospettive possono provenire da qualsiasi luogo. Potrebbero essere sui loro dispositivi mobili a navigare nel tuo sito Web, LinkedIn o nelle pagine dei social media. Se hai un po' di informazioni sul potenziale cliente, puoi usarle per creare un messaggio più personalizzato. Invece di inviarli a un evento come un webinar, le aziende con un LTV decente per i clienti possono investire in demo di vendita di alto livello. Le stesse soluzioni di pianificazione e-mail automatizzate possono essere utilizzate durante tutto il processo di post-vendita e le riunioni di inserimento dei clienti.

Le richieste di riunione regolari sono leggermente diverse. Per i clienti esistenti o i lead che devono affrontare diversi round di riunioni, è necessaria una minore personalizzazione.

A volte le persone preferiscono e-mail di richiesta di riunione regolari in cui descrivi brevemente lo scopo del tuo meetup e poi chiedi semplicemente se vogliono partecipare in qualsiasi momento abbia senso per entrambe le parti. Puoi anche aggiungere una o due frasi che spieghino il motivo di questo problema (ad esempio: "Non vedo l'ora di incontrarti e di ricevere il tuo feedback sul nostro nuovo prodotto!").

Quando un cliente è molto caloroso, l'e-mail potrebbe diventare semplice come una singola frase. Ma ricorda che, indipendentemente dalla persona con cui ti stai connettendo, dovresti sempre:

• Riassumi lo scopo del tuo incontro.

• Fornisci alcune posizioni che possono scegliere prima di scegliere l'ora della riunione. Questo dovrebbe essere gestito dall'app di pianificazione, non nel corpo dell'e-mail.

• Facoltativo: invitali a restituire la loro disponibilità, in modo da sapere se è possibile per entrambe le parti prima di continuare la conversazione. Puoi sempre programmare per loro conto, se è più facile per loro.

Come scrivere il tuo messaggio per potenziali clienti, potenziali clienti o clienti esistenti

Dal momento che scrivere un messaggio per riscaldare i clienti richiede molto meno sforzo, ci concentreremo sulla scrittura di modelli di email di richiesta di riunione per potenziali clienti freddi e lead caldi.

La prospettiva fredda

Prova a metterti nei panni di potenziali clienti che riceverebbero la tua email. Se non ti conoscono personalmente, deve esserci una proposta di valore forte per attirarli. Concentrati sulla risoluzione dei loro punti deboli. Altrimenti perché dovrebbero mettere da parte del tempo prezioso per incontrarti?

Per creare il tuo modello, dovresti tenere a mente queste cose:

• Presentati e spiega perché questo è importante per loro. Prova a personalizzare il messaggio indicando il loro titolo di lavoro, in modo che sappiano che sei sintonizzato su di loro direttamente.

• Offri due opzioni: fornisci loro un link per programmare un primo incontro con te. Ma nel caso in cui le persone non siano ancora convinte, segui prima un'offerta per rispondere a tutte le domande che hanno. Una volta che hanno ricevuto risposta, invierai un'e-mail di follow-up.

• Prima di inviare qualcosa, ricontrolla l'e-mail leggendola ad alta voce per assicurarti che suoni colloquiale e amichevole, non come un discorso di vendita.

Se hai dei dubbi su come utilizzare questo contenuto per il tuo sito o post del blog, contattaci e saremo lieti di fornirti maggiori informazioni!

Quali sono alcuni dei modi migliori per trovare un incontro iniziale con i potenziali clienti?

Concentrati sulla promessa di valore e sulla creazione di un senso di urgenza. È importante menzionare il motivo per cui la pianificazione di una chiamata è così utile per loro subito.

Per assicurarti che suoni colloquiale e amichevole, non come un discorso di vendita, prova a usare frasi come "Spero che potremmo trovare spazio libero nei nostri calendari" o "Posso passare?" invece di qualcosa di più diretto come "Posso programmare un incontro con te martedì prossimo?"

Inoltre, puoi menzionare come la riunione sarà produttiva e utile per loro. Ad esempio: "Sono entusiasta di mostrarti quanto tempo e denaro possiamo far risparmiare alla tua azienda con questa soluzione".

Può sembrare ovvio, ma è meglio non fare troppe domande personali durante la tua prima conversazione via e-mail. Mantieni un tocco leggero, senza entrare in dettagli non importanti come il loro colore preferito o dove sono cresciuti. Questo potrebbe metterli a disagio e condurre a conversazioni imbarazzanti su incontri futuri. Ricorda, professionalità e linguaggio formale sono fondamentali!

Infine, cerca sempre di concludere le tue e-mail di potenziali clienti freddi con una nota positiva. Questo è un ottimo modo per mantenere il potenziale cliente impegnato ed eccitato fino all'ultimo momento.

E-mail di richiesta di incontro n. 1: il vantaggio

Se hai già incontrato qualcuno in precedenza o hai avuto alcune interazioni via e-mail, puoi adottare un approccio diverso all'e-mail di richiesta di riunione di lavoro. Non è necessario che sia così formale, ma il valore della chiamata dovrebbe comunque essere chiaramente indicato. E proprio come prima, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di pianificazione online per accelerare il processo di pianificazione effettivo. Questo aiuta a semplificare il processo di registrazione.

Ecco un modello di email che puoi letteralmente copiare e incollare, anche se ti consigliamo di apportare le modifiche necessarie per adattarlo al tuo modello di business.

Gentile {nome-cliente},

È stato bello parlare con te la scorsa settimana. Dopo aver esaminato il sito Web di {company-name}, sono certo che possiamo aiutarti a risparmiare tempo e far crescere rapidamente la tua attività con pochi aggiornamenti.

Infatti, all'inizio di quest'anno abbiamo aiutato un altro cliente con un problema simile a semplificare le proprie operazioni e ad aumentare le vendite di oltre il 250% nei primi tre mesi. Possiamo lavorare con te per creare risultati simili.

Dal momento che hai già un'idea generale di come funzionano i nostri servizi, mi piacerebbe chiamarti al telefono la prossima settimana per fornire una demo completa del prodotto.

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Se hai altre domande prima di passare a una chiamata, fammelo sapere!

E-mail di richiesta di incontro n. 2: il cliente caldo

Il cliente medio sa già chi sei e il valore che dovrebbe ottenere dal tuo servizio.

Esempio di e-mail di richiesta di riunione dell'assistenza clienti

In genere un'e-mail di richiesta di riunione viene inviata quando l'assistenza clienti è stata inoltrata a un manager di successo. Un'e-mail breve ma professionale potrebbe assomigliare a questa:

nome di battesimo,

Suona bene.

Prenotiamo un momento per parlare in modo da poter rivedere tutti i dettagli della tua richiesta. Una volta che avremo tutte queste informazioni, lavorerò con il nostro team per occuparcene.

Clicca qui per programmare il tuo incontro.

Ci sentiamo presto!

Email richiesta riunione n. 3: cliente esistente

Puoi anche impostare l'automazione della posta elettronica per raggiungere i clienti a rischio di abbandono. Coinvolgili nuovamente evidenziando le funzionalità che sono sottoutilizzate oppure puoi proporre un livello più alto di funzionalità. Spetta al tuo team di successo decidere cosa è appropriato. Una volta che hai una strategia chiara, puoi utilizzare un'e-mail di richiesta di riunione come questa.

Ciao nome,

Spero che ti piaccia il prodotto ____!

Siamo sempre alla ricerca di modi per aumentare il successo dei nostri clienti e ho notato che il tuo account potrebbe richiedere ulteriore aiuto. È disponibile un aggiornamento come parte del tuo piano che potrebbe adattarsi a ciò di cui hai bisogno meglio di quello che abbiamo già in atto. Vuoi che ti mandi un'e-mail per i dettagli a riguardo?

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Ci sentiamo presto!

Chiudere il ciclo sulle riunioni programmate

Dopo aver prenotato correttamente una riunione con il tuo utente finale, assicurati che la riunione sia stata pianificata nel tuo calendario. Se il tuo servizio di pianificazione online include gli inviti del calendario di Google o Microsoft per il partecipante, puoi verificare se ha risposto e se ha selezionato "sì". Questo ti consente di sapere che l'evento del calendario è stato riconosciuto e accettato da loro.

Considera la possibilità di impostare promemoria email automatizzati per l'evento se è molto in anticipo. Non è necessario che siano dettagliati come la lettera di richiesta di riunione iniziale. Assicurati solo che la data, l'ora e il luogo siano chiari in modo che sappiano come e quando unirsi a te.