Требуется помощь: как управлять запросом кандидата на собеседование

Когда кандидаты впервые откликаются на вакансию и попадают в кадровый резерв, менеджеры рассматривают заявки и решают, с кем они хотят встретиться. Этот процесс может продолжаться дни, недели или месяцы. В течение этого времени с кандидатами, которые кажутся квалифицированными, обычно связываются с запросом на собеседование.

Первые впечатления решают все. Важно облегчить четкий, организованный процесс найма для ваших потенциальных клиентов. Это поощряет их положительный опыт без трения и может повысить их шансы хорошо выступить во время вашего собеседования.

Чтобы помочь вам подготовиться, в этой статье мы собрали для вас несколько шаблонов и руководящих принципов. Они предоставят вам все необходимое. Вы узнаете, как отправить запрос на собеседование, чтобы он выделялся среди обычных электронных писем, которые они получают каждый день.

Основы запроса на собеседование

Давайте начнем с основ запроса на интервью. При формулировании вашего послания кандидату есть несколько основных требований, которым вы должны соответствовать. Вскоре мы рассмотрим каждый из этих шагов более подробно. Вот краткий обзор:

• Напишите привлекательную тему письма для кандидата
• Установите дружелюбный и приветливый тон
• Поздравьте их с тем, что они выбраны для продвижения вперед в процессе собеседования.
• Предоставьте подробную информацию о том, что ждет кандидата дальше, и установите ожидания от собеседования.
• Уточните любые важные детали о том, как ваша компания работает в целом
• Поделитесь ссылкой на расписание, чтобы автоматизировать регистрацию кандидата на собеседование

Для кандидатов важно чувствовать, что они проходят профессиональный, хорошо продуманный процесс найма, который приведет их к успеху. Настройка твердого шаблона может помочь вам избежать опечаток и быть последовательным. Когда вы ведете с дружественным тоном, устанавливаете будущие ожидания и предоставляете ссылку для планирования, кандидаты чувствуют, что у них есть ясный путь вперед.

Установите дружелюбный и приветливый тон

Когда вы начинаете составлять шаблон запроса на собеседование, важно помнить о дружелюбии. Процесс поиска работы может пугать соискателей. Так что переверните эту эмоцию с ног на голову и напишите электронное письмо, которое кажется теплым и гостеприимным.

Рекрутеры и менеджеры по найму являются посредниками в отношениях между компаниями и будущими сотрудниками. Как посредник между двумя сторонами, ваша работа заключается в том, чтобы способствовать новым отношениям и минимизировать трения в процессе найма. Вот почему так важно придерживаться дружелюбного тона в этих шаблонах электронной почты. Когда соискатель чувствует, что вы заботитесь о нем, он с большей вероятностью проявит себя с лучшей стороны.

Не бойтесь осветлить свое сообщение смайликом или смайликом. Будьте профессиональны, конечно, но всегда помните, что оптимистичное сообщение пробуждает в людях лучшее.

Поздравьте их в своем электронном приглашении

Теплое приветствие в начале письма всегда уместно. Если вы можете дополнить это приветствие какими-нибудь ободряющими словами, это еще лучше. Мы рекомендуем добавить одно-два предложения в начало вашего шаблона электронной почты, которые поздравляют их с продвижением в процессе найма.

Если вы хотите по-настоящему взволновать кандидата, включите краткое заявление о том, почему вы считаете, что он подойдет потенциальному работодателю. Этот метод похож на то, что потенциальный клиент может сделать в своем сопроводительном письме, чтобы сообщить работодателю, что он заранее изучил информацию о своей компании. Выделив сильные стороны соискателя относительно описания работы, вы укрепите его уверенность в том, что он сможет пройти собеседование. Это повысит шансы на то, что они примут меры и назначат вам собеседование.

Предоставьте дополнительную информацию о заявлении о приеме на работу

После того, как вы подогрели соискателей некоторыми ободряющими словами, пришло время предоставить им дополнительную информацию о процессе планирования собеседования. Вы должны убедиться, что политика и процедуры компании четко изложены. Так, например, если есть требования, которые еще не были сообщены, это было бы правильным местом для их добавления.

Вот несколько примеров дополнительной информации, которая им может понадобиться:

• Повторите название компании, должность и должностную инструкцию.
• Ожидания от кандидата, если работодатель сделает предложение о работе
• Необязательно включать некоторые вопросы перед собеседованием
• Будет ли это веб-конференция или телефонное интервью?
• Если это телефонный звонок, вы предоставите номер телефона или заберете их?

Поделитесь ссылкой на расписание интервью

Теперь наступает момент в вашем запросе на собеседование, когда вы действительно можете порадовать кандидата (и сэкономить много времени в качестве менеджера по найму или рекрутера). Со ссылкой на расписание интервью вы сможете сделать простой призыв к действию, например «нажмите здесь, чтобы забронировать время для вашего интервью». Все, что вам нужно сделать, это выделить этот якорный текст и прикрепить ссылку на специальную страницу расписания.

Некоторые из вас могут быть незнакомы с планирующими ссылками и тем, как они работают, поэтому давайте рассмотрим концепцию.

Когда вы отправляете кандидатам ссылку для планирования, они могут выбрать дату и время, которые им подходят. На страницах планирования есть форма ввода, чтобы вы могли собирать с них дополнительную информацию по мере необходимости. Например, вместо того, чтобы запрашивать номер телефона, страница планирования телефонных звонков может собирать эти данные на этапе заполнения формы. Таким образом, вы защищаете важную информацию и связываете ее с данными бронирования. Когда приходит время встретиться с ними, вся информация о кандидате находится в одном месте для вашего менеджера по найму.

Вот лишь несколько преимуществ, которые вы можете ожидать от настройки онлайн-инструмента планирования.

• Позвольте кандидату выбрать дату и время собеседования, удобные для вашей команды.
• Предотвращение конфликтов в расписании
• Автоматизируйте уведомления по электронной почте, такие как электронное письмо с подтверждением интервью
• Распространение собеседований с кандидатами среди сотрудников отдела кадров
• Избегайте переходов между ответами по электронной почте и голосовой почтой, пытаясь найти хорошее время

Кроме того, вы всегда можете предложить дату и несколько раз, которые могут сработать. Но есть риск, что они находятся в другом часовом поясе и могут запутаться. Если они согласятся на время, вы должны надеяться, что они отметят свой календарь и не забудут показать. Вот почему мы рекомендуем автоматизировать этот процесс именно из-за таких тонких недопониманий.

Мы собрали конкретные инструкции о том, как создавать ссылки для планирования и делиться ими с вашими кандидатами. Вы можете использовать бесплатный план Appointlet для оптимизации процессов найма и собеседований без каких-либо затрат для вашей компании.

Образец шаблона электронного письма для запроса на собеседование

Теперь, когда мы рассмотрели основные элементы, которые следует учитывать при написании электронного письма с запросом на собеседование, вот пример электронного письма, которое может написать рекрутер. Вы можете обращаться к ним по их полному имени или с формальным приветствием. Мы следовали рекомендациям в этой статье, чтобы связать концепции с чем-то более осязаемым.

Уважаемый мистер Джексон! Большое спасибо за то, что связались с нами на LinkedIn на этой неделе. Мы получили вашу заявку на вакансию в и хотели бы обсудить эту возможность с вами подробнее.

Судя по вашему резюме, у вас уже есть несколько лет опыта работы в этой должности. Это действительно здорово видеть. Если вы готовы встретиться на следующей неделе, чтобы подробно обсудить позицию, мы будем рады договориться с вами о времени!

Обычно мы встречаемся либо по телефону, либо через веб-конференцию, в зависимости от ваших предпочтений. Первое интервью будет длиться около 30 минут и даст нам возможность познакомиться друг с другом. Если все пойдет хорошо, вы также пройдете этап технического собеседования и собеседования с командой.

хочет заполнить эту вакансию в течение 60 дней, поэтому, если вы решите продолжить этот процесс, мы просим вас быть доступным в течение этого периода времени.

Для телефонных звонков мы соберем ваш номер в форме приема. Если вы заказываете у нас звонок по Skype или Zoom, ожидайте найти ссылку «присоединиться к встрече» в электронном письме с подтверждением собеседования. Если это звучит хорошо, вы можете пойти дальше и забронировать время с нами здесь.

Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами в ближайшее время!

С наилучшими пожеланиями,

< менеджер по найму / имя рекрутера >

Планирование последующих действий после первоначального запроса на собеседование

После того, как вы отправили первоначальный запрос на собеседование, вы можете ожидать, что кандидаты начнут регистрироваться на время встречи. Проведение интервью — еще один набор навыков, который выходит за рамки этой статьи. Как рекрутер или менеджер по найму, вы уже должны быть обучены передовым методам проведения собеседований. Тем не менее, мы можем помочь вам здесь с некоторыми заключительными мыслями о том, как работать с кандидатами после первоначального собеседования.

Поскольку у вас уже есть автоматизированное решение для планирования, мы рекомендуем создавать специальные страницы планирования для каждого этапа процесса собеседования. Например, если у вас есть второй этап технического собеседования, будет полезно создать для него отдельный шаблон типа собрания. Место, продолжительность и организаторы собрания могут измениться. Таким образом, создание отдельных каналов связи — отличный способ сохранить ощущение непрерывности всего процесса адаптации человеческих ресурсов.

Когда придет время сделать предложение о работе, вы также можете создать специальную ссылку на встречу для этого разговора. Этот момент будет означать завершение их первого основного этапа адаптации сотрудников.

Есть и другие вещи, которые вы можете сделать, помимо первоначальных собеседований, чтобы продолжать строить отношения и укреплять доверие ваших новых сотрудников. Например, некоторые компании размещают объявления о новых наймах в своих аккаунтах в социальных сетях. Если на вашем веб-сайте есть страница Teams, вы можете собрать краткую информацию о новом сотруднике и опубликовать его фотографию.

Делая все возможное, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя как дома на самых ранних этапах процесса подачи заявки, вы задаете тон для долгосрочного успеха.