Înțelegerea diferenței dintre consumabile și inventar

Fiecare operațiune de comerț electronic se bazează în mare măsură pe provizii și inventar, dar fiecare îndeplinește o funcție complet diferită.

Deși este ușor să combinați cele două, distincția clară între ele ajută întreprinderile mici să mențină înregistrări adecvate pentru evidența contabilă și urmărirea stocurilor - două funcții care sunt absolut esențiale în operațiunile mai mari ale lanțului de aprovizionare, cum ar fi gestionarea stocurilor, planificarea cererii și prognoza stocurilor.

Deci, prin înregistrarea, urmărirea și gestionarea cu atenție atât a aprovizionării, cât și a stocurilor, companiile pot construi o bază pentru operațiuni de afaceri mai fluide și mai eficiente.

În această postare, vom aprofunda diferențele dintre aprovizionare și inventar și cum să le gestionăm și să contabilizăm ambele.

Care este diferența dintre provizii și inventar?

Rechizitele sunt articolele pe care le utilizați pentru a vă desfășura operațiunile zilnice. Ele nu sunt neapărat o componentă a produselor finite care sunt vândute clienților, dar joacă un rol esențial în funcția dvs. de afaceri.

Inventarul, pe de altă parte, se referă la materiile prime care vor fi transformate în produse finite și la produsele finite în sine care sunt vândute clientului final.

Ce sunt considerate provizii?

Articolele pe care le utilizați pentru a vă susține operațiunile de zi cu zi sunt considerate consumabile. Rechizitele de care aveți nevoie pot varia în funcție de tipul de afacere pe care o conduceți, dar aproape întotdeauna includ materiale de birou obișnuite, cum ar fi:

• Hârtie
• Papetărie
• Toner
• Cutii
• Etichete de expediere și coduri de bare
• Folie cu bule
• Hârtie de ambalaj
• Banda de ambalare

Consumabilele ar trebui, de asemenea, să fie diferențiate de echipamente. Piesele de echipamente sunt instrumente folosite pentru a transforma materiile prime în produse finite și sunt de obicei refolosite din nou și din nou, în timp ce consumabilele sunt folosite pentru a sprijini operațiunile comerciale și sunt adesea epuizabile și au o durată de viață limitată după ce și-au îndeplinit scopul.

De exemplu, într-un revânzător de îmbrăcăminte, etichetele de preț ar fi considerate consumabile (deoarece sunt necesare pentru desfășurarea afacerii, dar sunt folosite o singură dată), iar o mașină de spălat folosită pentru a pregăti multe piese de îmbrăcăminte pentru revânzare ar fi considerată o piesă de echipament. .

Ce este considerat inventar?

Articolele pe care le cumpărați sau le faceți pentru a le vinde clienților dvs. sunt considerate inventar. Pe lângă bunurile finite care sunt gata de vânzare, inventarul poate include inventarul de producție care este în cele din urmă încorporat în produsele finite, articolele care sunt încă în proces de realizare (sau inventarul de lucru în curs) și produse finite.

De exemplu, dacă fabricați și vindeți săpunuri, săpunurile finite pe care le depozitați în depozitul dvs. pot fi considerate inventar.

În plus, materiile prime de care aveți nevoie pentru fabricarea săpunurilor - cum ar fi uleiul, coloranții, leșia, parfumul și apa distilată - pot fi considerate inventar, deoarece devin parte a produsului final.

Și chiar dacă aceste materii prime sunt transformate în produse finite, săpunurile rămân în stoc, în timp ce stau în matriță, așteptând să fie vindecate și tăiate.

Cu toate acestea, foliile cu bule, benzile și cutiile pe care le utilizați pentru a expedia săpunurile către clienții dvs. sunt considerate consumabile. Acest lucru se datorează faptului că nu fac parte din produsul finit și nu servesc drept materii prime pentru producerea săpunurilor.

În mod similar, orice ați putea folosi pentru a curăța și a pregăti produsele finite pentru a le pregăti pentru ambalare este considerat consumabile, deoarece nu fac parte din produsul final și sunt „consumate” în timpul procesului de fabricație.

Produsele dvs. finite sunt considerate inventar atâta timp cât rămân nevândute. Chiar dacă încă le păstrați în depozit, acestea încetează să mai fie „inventar” odată ce clienții le-au cumpărat și au plătit pentru ele.

„Utilizam API-ul de inventar al ShipBob, care ne permite să recuperăm în mod programatic date în timp real despre câte unități din fiecare produs sunt stocate în prezent în depozitele ShipBob. În prezent, folosim acest API pentru a genera rapoarte personalizate pentru a lega aceste date de inventar în platformele noastre de contabilitate.”

Echipa de iluminat cu formă de undă

Gestionarea stocurilor vs. provizii

Așa cum este important pentru companii să facă distincția între inventar și consumabile, este la fel de important să gestioneze diferit inventarul și proviziile. Iată o detaliere a modului în care gestionarea stocurilor și gestionarea aprovizionării diferă.

Gestionarea stocurilor

Gestionarea stocurilor implică supravegherea produselor stocate ale unei companii și asigurarea faptului că sunt păstrate înregistrări adecvate ale stocurilor și liste de inventar corecte.

Deși activitățile de gestionare a stocurilor pot fi efectuate oriunde vă păstrați inventarul, majoritatea companiilor aleg să stocheze și să gestioneze inventarul într-un spațiu mare de depozitare folosind rafturi și culoar dedicate.

Gestionarea inventarului este un efort cu mai multe fațete, constând din mai multe procese distincte. Unele dintre aceste procese includ:

• Primirea inventarului la un depozit
• Organizarea și depozitarea acestuia (în timp ce maximizați spațiul)
• Măsuri de control al stocurilor, cum ar fi audituri periodice ale stocurilor
• Monitorizarea nivelurilor stocurilor și a rulajului stocurilor
• Controlul inventarului
• Cererea de prognoză
• Calcularea punctelor de reordonare și a cantităților ideale de reordonare
• Reaprovizionarea inventarului la nevoie

O bună gestionare a stocurilor vă ajută să vă asigurați că mențineți nivelurile optime ale stocurilor și mențineți stocul în mișcare prin lanțul de aprovizionare cât mai simplu posibil. Acest lucru ajută la eficientizarea operațiunilor de depozitare și de onorare și, în cele din urmă, vă face afacerea mai ușor de condus.

„Una dintre cele mai mari caracteristici ale software-ului ShipBob este funcționalitatea de gestionare a stocurilor, care ne permite să urmărim schimbarea și viteza stocului în timp. Capacitatea de a monitoriza ce stiluri se vând rapid ne ajută să păstrăm întotdeauna cele mai bune vânzări în stoc.

Între expedierea de noi colecții pentru comerț cu ridicata la începutul anului și nebunia din trimestrul IV pentru vânzările directe către consumatori, am reușit să trecem prin cele mai grele sezoane ale noastre, rămânând în fața producției, folosind instrumentele de prognozare a stocurilor de la ShipBob - chiar dacă volumul nostru de comenzi depășește s-a de patru ori în mai puțin de un an.”

Ryan Casas, COO al iloveplum

Managementul aprovizionării

Managementul aprovizionării este procesul de gestionare a proviziilor și a altor articole care nu sunt urmărite ca inventar. În timp ce gestionarea aprovizionării poate fi complicată în sine, se ocupă de obicei cu cantități mai mici de material decât gestionarea stocurilor și nu afectează direct clienții.

În mod normal, veți avea o cameră de depozitare, un dulap sau un spațiu de depozitare dedicat pentru a vă depozita proviziile. În aceste încăperi sau dulapuri, majoritatea întreprinderilor folosesc dulapuri, rafturi și cutii cu etichete adecvate pentru organizarea proviziilor.

Ca și în cazul inventarului, trebuie să urmăriți cum vă folosiți proviziile, cât mai aveți și când ar trebui să umpleți nivelurile de aprovizionare.

Păstrarea unui inventar de provizii

Este important să păstrați un inventar al consumabilelor - adică să urmăriți și să înregistrați ce bunuri au fost achiziționate și când - din două motive.

În primul rând, vă oferă vizibilitate asupra nivelurilor de aprovizionare în orice moment, ceea ce vă ajută să vă asigurați că nu rămâneți fără provizii importante în momentele critice.

În al doilea rând, menținerea unui inventar de provizii ajută compania să reprezinte cheltuielile în mod corespunzător în bilanțul său, iar înregistrarea achizițiilor de provizii pe măsură ce se întâmplă facilitează contabilitatea la sfârșitul anului.

Pentru a păstra un inventar al consumabilelor, începeți prin a crea un jurnal de inventar pentru a înregistra toate consumabilele pe care le aveți la îndemână. Apoi puteți grupa toate consumabilele disponibile în funcție de tip și locație. De exemplu, este posibil să doriți să grupați consumabilele de ambalare într-un grup, în timp ce consumabilele de imprimare rămân în alt grup.

Apoi, înregistrați câte unități aveți în prezent disponibile. Pe baza acestei înregistrări, puteți face planuri adecvate pentru recomandarea consumabilelor la momentul potrivit pentru a evita epuizarea stocurilor.

Nu uitați să luați în considerare cantitatea minimă de comandă și timpul de tranzit (pentru a vă putea planifica logistica de achiziții în consecință) și planificați să păstrați un inventar tampon la îndemână în orice moment.

Contabilitatea proviziilor vs. inventar

Într-un sistem de contabilitate bazat pe angajamente, proviziile sunt de obicei tratate ca cheltuieli suportate asociate cu operarea afacerii dumneavoastră. În contabilitatea aprovizionării, proviziile neutilizate sunt inițial înregistrate ca active, dar sunt apoi scăzute ca o cheltuială atunci când sunt utilizate.

Contabilitatea stocurilor, pe de altă parte, tratează bucățile de inventar ca active și înregistrează modul în care valoarea totală a stocului tău se modifică în timp. Există mai multe metode de calculare a valorii inventarului, inclusiv media ponderată, identificarea specifică, LIFO (ultimul intrat, primul ieşit) şi FIFO (primul intrat, primul ieşit)

Indiferent de metoda pe care o folosiți, este esențial să contabilizați cu exactitate tot inventarul, inclusiv inventarul de bunuri finite, mărfurile în tranzit, inventarul conductelor și inventarul de lucru în proces.

Cu toate stocurile incluse în calculele dvs., sunteți cel mai în măsură să calculați corect marjele de profit și costul mărfurilor vândute la sfârșitul unei anumite perioade contabile.

Ce face ShipBob?

ShipBob este un furnizor lider 3PL care vă permite să externalizați întregul proces de realizare a comerțului electronic. Odată ce trimiteți inventarul către unul (sau mai multe!) dintre centrele noastre de livrare, ShipBob se ocupă de poziționarea stocurilor, organizarea SKU, depozitarea, ridicarea comenzilor, împachetarea și expedierea pentru dvs.

Tehnologia tabloului de bord ShipBob vă permite, de asemenea, să simplificați mai multe aspecte ale gestionării stocurilor. Sistemul nostru proprietar de gestionare a stocurilor vine cu funcții avansate care vă oferă o vizibilitate mai bună a stocurilor la niveluri de stoc la diferite depozite de pe o singură platformă.

Cu urmărirea și raportarea stocurilor în timp real, vă puteți optimiza cu acuratețe procesul de gestionare a stocurilor pentru productivitate și profitabilitate.

Software-ul nostru vă permite să urmăriți inventarul la nivel de SKU, astfel încât să puteți identifica SKU-urile care se vând rapid și care se mișcă lentă și reaprovizionarea în timp perfect pentru a evita suprastocurile și costurile de stocare ridicate, precum și epuizările și comenzile în așteptare costisitoare.

Din tabloul de bord ShipBob, puteți folosi instrumente de analiză pentru a urmări datele istorice în rețeaua dvs. de distribuție, pentru a vă ajuta să estimați cererea, să vă pregătiți pentru sezoanele aglomerate și să răspundeți la tendințe.

Dacă doriți să extindeți acoperirea afacerii dvs. și să reduceți costul mediu de expediere, puteți utiliza instrumentul ideal de distribuție a stocurilor de la ShipBob pentru a calcula locațiile mai strategice de utilizat în funcție de destinațiile comune ale comenzii și cât de mult stoc să depozitați la fiecare.

Cu combinația potrivită de expertiză, optimizare și tehnologie, ShipBob vă poate ajuta afacerea să exceleze prin eficientizarea operațiunilor dvs. de afaceri - atât mari, cât și mici.

„A avea tabloul de bord al lui ShipBob este atât de util, mai ales când poți să te uiți acolo și să vezi câte au fost vândute astăzi și câte poți vinde. Este foarte util să știi că este o sursă de inventar de încredere! Este foarte util și îmi place că implementează automat noi modificări.”

Nakisah Williams, fondatorul Craft Club Co.