Comprendere la differenza tra forniture e inventario

Ogni operazione di e-commerce fa molto affidamento su forniture e inventario, ma ognuna svolge una funzione completamente diversa.

Sebbene sia facile confondere i due, distinguerli chiaramente aiuta le piccole imprese a mantenere registri adeguati per la contabilità e il monitoraggio dell'inventario, due funzioni assolutamente critiche nelle operazioni della catena di approvvigionamento più grandi, come la gestione dell'inventario, la pianificazione della domanda e la previsione dell'inventario.

Pertanto, registrando, monitorando e gestendo attentamente sia la fornitura che l'inventario, le aziende possono creare le basi per operazioni aziendali più fluide ed efficienti.

In questo post, approfondiremo le differenze tra fornitura e inventario e come gestire e tenere conto di entrambi.

Qual è la differenza tra forniture e inventario?

Le forniture sono gli oggetti che usi per eseguire le tue operazioni quotidiane. Non sono necessariamente una componente dei prodotti finiti che vengono venduti ai clienti, ma svolgono un ruolo essenziale nella tua funzione aziendale.

Le scorte, invece, si riferiscono alle materie prime che verranno trasformate in prodotti finiti e ai prodotti finiti stessi che vengono venduti al cliente finale.

Cosa sono considerate forniture?

Gli articoli che utilizzi per supportare le tue operazioni quotidiane sono considerati forniture. Le forniture di cui hai bisogno possono variare a seconda del tipo di attività che svolgi, ma quasi sempre includono forniture per ufficio comuni, come:

• Carta
• Stazionario
• Toner
• Scatole
• Etichette di spedizione e codici a barre
• Pluriball
• Carta da imballaggio
• Nastro da imballaggio

Le forniture dovrebbero anche essere distinte dalle attrezzature. I pezzi di attrezzatura sono strumenti utilizzati per trasformare le materie prime in prodotti finiti e di solito vengono riutilizzati più e più volte, mentre le forniture vengono utilizzate per supportare le operazioni aziendali e sono spesso esauribili e hanno una durata limitata dopo aver raggiunto il loro scopo.

Ad esempio, in un rivenditore di abbigliamento, i cartellini dei prezzi sarebbero considerati forniture (in quanto sono necessari per la gestione dell'attività, ma vengono utilizzati solo una volta) e una lavatrice utilizzata per preparare molti capi di abbigliamento per la rivendita sarebbe considerata un'attrezzatura .

Che cosa è considerato inventario?

Gli articoli che acquisti o fai per vendere ai tuoi clienti sono considerati inventario. Oltre ai prodotti finiti pronti per la vendita, le scorte possono includere scorte di produzione che vengono infine incorporate nei prodotti finiti, articoli che sono ancora in fase di produzione (o scorte in corso di lavorazione) e prodotti finiti.

Ad esempio, se produci e vendi saponi, i saponi finiti che immagazzini nel tuo magazzino possono essere considerati scorte.

Inoltre, le materie prime necessarie per produrre i saponi, come olio, coloranti, lisciva, fragranza e acqua distillata, possono essere considerate scorte, poiché diventano parte del prodotto finale.

E anche se queste materie prime vengono trasformate in prodotti finiti, i saponi rimangono scorte in lavorazione mentre si trovano nello stampo in attesa di essere stagionati e tagliati.

Tuttavia, i pluriball, i nastri e le scatole che usi per spedire i saponi ai tuoi clienti sono considerati forniture. Questo perché non fanno parte del prodotto finito e non servono come materie prime per produrre i saponi.

Allo stesso modo, tutto ciò che potresti utilizzare per pulire e preparare i tuoi prodotti finiti per prepararli per l'imballaggio è considerato materiale di consumo perché non fanno parte del prodotto finale e vengono "consumati" durante il processo di produzione.

I tuoi prodotti finiti sono considerati scorte finché rimangono invenduti. Anche se li tieni ancora nel tuo magazzino, smettono di essere "inventario" una volta che i clienti li hanno acquistati e pagati.

“Utilizziamo l'API di inventario di ShipBob, che ci consente di recuperare in modo programmatico i dati in tempo reale su quante unità di ciascun prodotto sono attualmente immagazzinate nei magazzini di ShipBob. Attualmente utilizziamo questa API per generare rapporti personalizzati per collegare questi dati di inventario alle nostre piattaforme contabili".

Squadra di illuminazione delle forme d'onda

Gestione dell'inventario rispetto alle forniture

Così come è importante per le aziende distinguere tra inventario e forniture, è altrettanto importante gestire l'inventario e le forniture in modo diverso. Ecco una ripartizione di come differiscono la gestione dell'inventario e la gestione della fornitura.

Gestione delle scorte

La gestione dell'inventario implica la supervisione dei prodotti stoccati di un'azienda e la garanzia che vengano mantenuti registri di inventario adeguati e elenchi di inventario accurati.

Sebbene le attività di gestione dell'inventario possano essere eseguite ovunque tu conservi il tuo inventario, la maggior parte delle aziende sceglie di immagazzinare e gestire l'inventario in un ampio spazio di magazzino utilizzando scaffali e corsie dedicati.

La gestione dell'inventario è uno sforzo multiforme, costituito da più processi distinti. Alcuni di questi processi includono:

• Ricezione dell'inventario in un magazzino
• Organizzarlo e conservarlo (massimizzando lo spazio)
• Misure di controllo dell'inventario, come audit periodici dell'inventario
• Monitoraggio dei livelli di inventario e rotazione delle scorte
• Controllo dell'inventario
• Previsione della domanda
• Calcolo dei punti di riordino e delle quantità di riordino ideali
• Rifornimento dell'inventario secondo necessità

Una buona gestione dell'inventario aiuta a garantire di mantenere livelli di inventario ottimali e mantenere l'inventario in movimento attraverso la catena di approvvigionamento nel modo più semplice possibile. Ciò aiuta a semplificare le operazioni di magazzino e di evasione ordini e, in definitiva, semplifica la gestione della tua attività.

“Una delle maggiori caratteristiche del software di ShipBob è la funzionalità di gestione dell'inventario, che ci consente di tenere traccia delle modifiche e della velocità dell'inventario nel tempo. Essere in grado di monitorare rapidamente quali stili stanno vendendo ci aiuta a mantenere sempre in stock i nostri best seller.

Tra la spedizione di nuove collezioni per l'ingrosso all'inizio dell'anno e la follia del quarto trimestre per le vendite dirette al consumatore, siamo stati in grado di superare le nostre stagioni più pesanti rimanendo al passo con la produzione utilizzando gli strumenti di previsione dell'inventario di ShipBob, anche se il nostro volume degli ordini è superiore a quadruplicato in meno di un anno”.

Ryan Casas, COO di iloveplum

Gestione della fornitura

La gestione delle forniture è il processo di gestione delle forniture e di altri articoli che non vengono tracciati come scorte. Sebbene la gestione delle forniture possa essere di per sé complicata, in genere tratta quantità di materiale inferiori rispetto alla gestione dell'inventario e non ha un impatto diretto sui clienti.

Normalmente, avrai un ripostiglio, un armadio o uno spazio di magazzino dedicato per riporre le tue forniture. All'interno di queste stanze o armadi, la maggior parte delle aziende utilizza armadi, scaffali e scatole con etichette appropriate per organizzare le forniture.

Come per l'inventario, devi comunque tenere traccia di come stai utilizzando le tue scorte, quanto ti è rimasto e quando dovresti reintegrare i livelli di scorta.

Tenere un inventario di forniture

È importante tenere un inventario delle forniture, ovvero tenere traccia e registrare quali forniture sono state acquistate e quando, per due motivi.

In primo luogo, ti dà visibilità in ogni momento sui livelli di fornitura, il che aiuta a garantire che non si esauriscano le forniture importanti nei momenti critici.

In secondo luogo, mantenere un inventario delle forniture aiuta la tua azienda a rappresentare correttamente la spesa nel suo bilancio e la registrazione degli acquisti di forniture man mano che accadono rende più semplice la contabilità di fine anno.

Per mantenere un inventario delle forniture, inizia creando un registro dell'inventario per registrare tutte le forniture che hai a portata di mano. È quindi possibile raggruppare tutte le forniture disponibili in base al tipo e alla posizione. Ad esempio, potresti voler raggruppare i materiali di consumo per imballaggio in un gruppo mentre i materiali di consumo per la stampa rimangono in un altro gruppo.

Quindi, registra quante unità hai attualmente disponibili. Sulla base di questo record, puoi fare piani appropriati per riordinare i materiali di consumo al momento giusto per evitare di esaurire le scorte.

Non dimenticare di tenere conto della quantità minima dell'ordine e del tempo di transito (in modo da poter pianificare la logistica di approvvigionamento di conseguenza) e pianificare di tenere sempre a portata di mano un po' di scorta di scorte.

Contabilità delle forniture rispetto all'inventario

In un sistema di contabilità per competenza, le forniture sono generalmente trattate come spese sostenute associate alla gestione dell'attività. Nella contabilità delle forniture, le forniture non utilizzate vengono inizialmente registrate come attività, ma vengono poi sottratte come spesa quando vengono utilizzate.

La contabilità dell'inventario, d'altra parte, tratta pezzi di inventario come risorse e registra come il valore totale dell'inventario cambia nel tempo. Esistono diversi metodi per calcolare il valore dell'inventario, tra cui media ponderata, identificazione specifica, LIFO (ultimo entrato, primo uscito) e FIFO (primo entrato, primo uscito)

Indipendentemente dal metodo utilizzato, è fondamentale contabilizzare accuratamente tutto l'inventario, compreso l'inventario dei prodotti finiti, delle merci in transito, dell'inventario della pipeline e dell'inventario in lavorazione.

Con tutto l'inventario incluso nei tuoi calcoli, sei in grado di calcolare correttamente i tuoi margini di profitto e il costo delle merci vendute alla fine di un particolare periodo contabile.

Cosa fa ShipBob?

ShipBob è un fornitore leader di 3PL che ti consente di esternalizzare l'intero processo di evasione dell'e-commerce. Dopo aver inviato il tuo inventario a uno (o più!) dei nostri centri logistici, ShipBob gestisce il posizionamento dell'inventario, l'organizzazione SKU, il magazzino, il prelievo degli ordini, l'imballaggio e la spedizione per te.

La tecnologia dashboard di ShipBob ti consente anche di semplificare molteplici aspetti della gestione dell'inventario. Il nostro sistema proprietario di gestione dell'inventario è dotato di funzionalità avanzate che offrono una migliore visibilità dell'inventario tra i livelli di stock in diversi magazzini da un'unica piattaforma.

Con il monitoraggio e il reporting dell'inventario in tempo reale, puoi ottimizzare con precisione il processo di gestione dell'inventario per produttività e redditività.

Il nostro software ti consente di tenere traccia dell'inventario a livello di SKU, in modo da poter identificare gli SKU di vendita rapida e lento e il tempo di rifornimento perfetto per evitare scorte eccessive e costi di detenzione elevati, nonché costosi stockout e ordini arretrati.

Dalla dashboard di ShipBob, puoi utilizzare gli strumenti di analisi per tenere traccia dei dati storici attraverso la tua rete di distribuzione per aiutarti a prevedere la domanda, prepararti per le stagioni più impegnative e rispondere alle tendenze.

Se desideri espandere la portata della tua attività e ridurre il costo medio di spedizione, puoi utilizzare lo strumento di distribuzione dell'inventario ideale di ShipBob per calcolare quali posizioni sono più strategiche da utilizzare in base alle destinazioni comuni degli ordini e quanto inventario conservare in ciascuna.

Con la giusta combinazione di esperienza, ottimizzazione e tecnologia, ShipBob può aiutare la tua azienda a eccellere semplificando le operazioni aziendali, sia grandi che piccole.

“Avere la dashboard di ShipBob è molto utile, soprattutto quando puoi guardare lì e vedere quanti sono stati venduti oggi e quanti puoi vendere. È davvero utile sapere che è una fonte di inventario affidabile! È davvero utile e adoro il fatto che implementi automaticamente nuove modifiche".

Nakisah Williams, fondatrice di Craft Club Co.