Den Unterschied zwischen Vorräten und Inventar verstehen

Jeder E-Commerce-Betrieb ist stark auf Lieferungen und Inventar angewiesen, aber jeder erfüllt eine völlig andere Funktion.

Obwohl es einfach ist, die beiden miteinander zu verschmelzen, hilft eine klare Unterscheidung zwischen ihnen kleinen Unternehmen, ordnungsgemäße Aufzeichnungen für die Buchhaltung und Bestandsverfolgung zu führen – zwei Funktionen, die bei größeren Lieferkettenvorgängen absolut entscheidend sind, wie z. B. Bestandsverwaltung, Bedarfsplanung und Bestandsprognose.

Durch die sorgfältige Aufzeichnung, Verfolgung und Verwaltung von Angeboten und Beständen können Unternehmen eine Grundlage für reibungslosere und effizientere Geschäftsabläufe schaffen.

In diesem Beitrag werden wir uns eingehender mit den Unterschieden zwischen Angebot und Inventar befassen und erfahren, wie beides verwaltet und abgerechnet werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen Vorräten und Inventar?

Vorräte sind die Gegenstände, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben verwenden. Sie sind nicht unbedingt ein Bestandteil der fertigen Produkte, die an Kunden verkauft werden, aber sie spielen eine wesentliche Rolle in Ihrer Geschäftsfunktion.

Inventar hingegen bezieht sich auf die Rohstoffe, die in fertige Waren umgewandelt werden, und die fertigen Waren selbst, die an den Endkunden verkauft werden.

Was gilt als Vorräte?

Gegenstände, die Sie zur Unterstützung Ihres täglichen Betriebs verwenden, gelten als Vorräte. Die von Ihnen benötigten Verbrauchsmaterialien können je nach Art Ihres Unternehmens variieren, umfassen jedoch fast immer gängige Büromaterialien, wie z. B.:

• Papier
• Schreibwaren
• Toner
• Boxen
• Versandetiketten und Barcodes
• Luftpolsterfolie
• Verpackungspapier
• Verpackungs Band

Verbrauchsmaterialien sollten auch von Ausrüstung unterschieden werden. Ausrüstungsgegenstände sind Werkzeuge, die verwendet werden, um Rohstoffe in fertige Waren umzuwandeln, und werden normalerweise immer wieder verwendet, während Vorräte zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs verwendet werden und oft erschöpft sind und eine begrenzte Lebensdauer haben, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben.

Bei einem Bekleidungshändler beispielsweise würden Preisschilder als Vorräte gelten (da sie für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind, aber nur einmal verwendet werden), und eine Waschmaschine, die zur Vorbereitung vieler Kleidungsstücke für den Wiederverkauf verwendet wird, würde als Ausrüstungsgegenstand gelten .

Was gilt als Inventar?

Artikel, die Sie kaufen oder herstellen, um sie an Ihre Kunden zu verkaufen, gelten als Inventar. Abgesehen von verkaufsfertigen Fertigerzeugnissen kann das Inventar Produktionsinventar umfassen, das letztendlich in Fertigprodukte eingearbeitet wird, Artikel, die sich noch in der Herstellung befinden (oder In-Progress-Bestand) und Fertigerzeugnisse.

Wenn Sie beispielsweise Seifen herstellen und verkaufen, können die fertigen Seifen, die Sie in Ihrem Lager lagern, als Bestand betrachtet werden.

Darüber hinaus können die Rohstoffe, die Sie zur Herstellung der Seifen benötigen – wie Öl, Farbstoffe, Lauge, Duftstoffe und destilliertes Wasser – als Inventar betrachtet werden, da sie Teil des Endprodukts werden.

Und selbst wenn diese Rohstoffe in fertige Produkte umgewandelt werden, bleiben die Seifen in Arbeit, da sie in der Form sitzen und darauf warten, ausgehärtet und geschnitten zu werden.

Die Luftpolsterfolien, Klebebänder und Schachteln, die Sie für den Versand der Seifen an Ihre Kunden verwenden, gelten jedoch als Verbrauchsmaterialien. Denn sie sind kein Bestandteil des Endprodukts und dienen nicht als Rohstoff für die Herstellung der Seifen.

Ebenso gilt alles, was Sie zum Reinigen und Vorbereiten Ihrer fertigen Waren für die Verpackung verwenden, als Verbrauchsmaterial, da es nicht Teil des Endprodukts ist und während des Herstellungsprozesses „verbraucht“ wird.

Ihre fertigen Produkte gelten als Bestand, solange sie unverkauft bleiben. Selbst wenn Sie sie noch in Ihrem Lager aufbewahren, sind sie kein „Inventar“, sobald Kunden sie gekauft und bezahlt haben.

„Wir verwenden die Inventar-API von ShipBob, die es uns ermöglicht, programmgesteuert Echtzeitdaten darüber abzurufen, wie viele Einheiten jedes Produkts derzeit in den Lagern von ShipBob gelagert sind. Wir verwenden diese API derzeit, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, um diese Bestandsdaten in unsere Buchhaltungsplattformen einzubinden.“

Waveform-Beleuchtungsteam

Verwalten von Inventar vs. Lieferungen

So wie es für Unternehmen wichtig ist, zwischen Inventar und Verbrauchsmaterialien zu unterscheiden, ist es ebenso wichtig, Inventar und Verbrauchsmaterialien unterschiedlich zu verwalten. Hier ist eine Aufschlüsselung, wie sich Bestandsverwaltung und Beschaffungsverwaltung unterscheiden.

Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung umfasst die Überwachung der gelagerten Produkte eines Unternehmens und die Sicherstellung, dass ordnungsgemäße Bestandsaufzeichnungen und genaue Bestandslisten geführt werden.

Obwohl Inventarverwaltungsaktivitäten überall dort durchgeführt werden können, wo Sie Ihr Inventar aufbewahren, entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, Inventar in einem großen Lagerraum mit speziellen Regalen und Gängen zu lagern und zu verwalten.

Die Bestandsverwaltung ist ein facettenreiches Unterfangen, das aus mehreren unterschiedlichen Prozessen besteht. Einige dieser Prozesse umfassen:

• Wareneingang in einem Lager
• Organisieren und Aufbewahren (bei maximaler Platznutzung)
• Bestandskontrollmaßnahmen, wie z. B. regelmäßige Bestandsprüfungen
• Überwachung der Lagerbestände und des Lagerumschlags
• Bestandskontrolle
• Prognose der Nachfrage
• Berechnung von Meldepunkten und idealen Meldemengen
• Lagerbestand nach Bedarf auffüllen

Eine gute Bestandsverwaltung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie optimale Lagerbestände aufrechterhalten und den Lagerbestand so einfach wie möglich durch die Lieferkette bewegen. Dies trägt zur Rationalisierung von Lager- und Abwicklungsvorgängen bei und erleichtert letztendlich die Führung Ihres Unternehmens.

„Eines der größten Merkmale der Software von ShipBob ist die Bestandsverwaltungsfunktion, mit der wir Bestandsänderungen und -geschwindigkeiten im Laufe der Zeit verfolgen können. In der Lage zu sein, zu überwachen, welche Styles sich schnell verkaufen, hilft uns, unsere Bestseller immer auf Lager zu halten.

Zwischen dem Versand neuer Kollektionen für den Großhandel zu Beginn des Jahres und dem Wahnsinn im vierten Quartal für Direktverkäufe an Verbraucher konnten wir unsere schwersten Saisons überstehen und gleichzeitig mit den Bestandsprognosetools von ShipBob der Produktion einen Schritt voraus bleiben – selbst als unser Bestellvolumen mehr als in weniger als einem Jahr vervierfacht.“

Ryan Casas, COO von iloveplum

Versorgungsmanagement

Bestandsverwaltung ist der Prozess der Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und anderen Artikeln, die nicht als Bestand verfolgt werden. Während das Beschaffungsmanagement an sich kompliziert sein kann, handelt es sich in der Regel um kleinere Materialmengen als das Bestandsmanagement und wirkt sich nicht direkt auf die Kunden aus.

Normalerweise haben Sie einen eigenen Lagerraum, Schrank oder Lagerraum, um Ihre Vorräte zu lagern. In diesen Räumen oder Schränken verwenden die meisten Unternehmen Schränke, Regale und Kisten mit geeigneten Etiketten, um die Vorräte zu organisieren.

Wie beim Inventar müssen Sie immer noch im Auge behalten, wie Sie Ihre Vorräte verwenden, wie viel Sie noch haben und wann Sie die Vorräte auffüllen sollten.

Vorratsbestand führen

Es ist aus zwei Gründen wichtig, ein Bestandsverzeichnis der Verbrauchsmaterialien zu führen – d. h. zu verfolgen und aufzuzeichnen, welche Verbrauchsmaterialien wann gekauft wurden.

Erstens gibt es Ihnen jederzeit Einblick in die Vorratsstände, was dazu beiträgt, dass Ihnen wichtige Vorräte in kritischen Zeiten nicht ausgehen.

Zweitens hilft die Führung eines Verbrauchsmaterialbestands Ihrem Unternehmen, die Ausgaben korrekt in seiner Bilanz darzustellen, und die Erfassung von Verbrauchsmaterialkäufen, während sie stattfinden, erleichtert die Jahresabschlussrechnung.

Um eine Bestandsaufnahme der Verbrauchsmaterialien zu führen, beginnen Sie mit der Erstellung eines Bestandsprotokolls, um alle verfügbaren Verbrauchsmaterialien aufzuzeichnen. Sie können dann alle verfügbaren Verbrauchsmaterialien nach Typ und Standort gruppieren. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Verpackungsmaterialien in einer Gruppe gruppieren, während Druckmaterialien in einer anderen Gruppe verbleiben.

Notieren Sie als Nächstes, wie viele Einheiten Sie derzeit zur Verfügung haben. Auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen können Sie geeignete Pläne für die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien zum richtigen Zeitpunkt erstellen, um zu vermeiden, dass die Lagerbestände aufgebraucht sind.

Vergessen Sie nicht, die Mindestbestellmenge und die Laufzeit zu berücksichtigen (damit Sie Ihre Beschaffungslogistik entsprechend planen können) und planen Sie, jederzeit einen gewissen Pufferbestand zur Hand zu haben.

Abrechnung von Vorräten vs. Inventar

In einem periodengerechten Buchhaltungssystem werden Verbrauchsmaterialien normalerweise als angefallene Ausgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb Ihres Unternehmens behandelt. In der Verbrauchsbuchhaltung werden nicht verbrauchte Verbrauchsmaterialien zunächst als Vermögenswert erfasst, dann aber als Aufwand abgezogen, wenn sie verwendet werden.

Die Bestandsbuchhaltung hingegen behandelt Inventarstücke als Vermögenswerte und zeichnet auf, wie sich der Wert Ihres gesamten Inventars im Laufe der Zeit ändert. Es gibt mehrere Methoden zur Berechnung des Lagerwerts, einschließlich gewichteter Durchschnitt, spezifische Identifizierung, LIFO (last in, first out) und FIFO (first in, first out).

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ist es wichtig, alle Bestände, einschließlich Fertigwarenbestand, Waren im Transit, Pipeline-Bestand und Bestand an unfertigen Erzeugnissen, genau zu erfassen.

Wenn Sie alle Bestände in Ihre Berechnungen einbeziehen, sind Sie am besten in der Lage, Ihre Gewinnspannen und die Kosten der verkauften Waren am Ende eines bestimmten Abrechnungszeitraums korrekt zu berechnen.

Was macht ShipBob?

ShipBob ist ein führender 3PL-Anbieter, mit dem Sie Ihren gesamten E-Commerce-Fulfillment-Prozess auslagern können. Sobald Sie Ihren Bestand an eines (oder mehrere!) unserer Fulfillment-Center senden, übernimmt ShipBob die Bestandspositionierung, die SKU-Organisation, die Lagerhaltung, die Kommissionierung, die Verpackung und den Versand für Sie.

Mit der Dashboard-Technologie von ShipBob können Sie auch mehrere Aspekte Ihrer Bestandsverwaltung vereinfachen. Unser proprietäres Bestandsverwaltungssystem verfügt über erweiterte Funktionen, die Ihnen eine bessere Bestandsübersicht über die Lagerbestände in verschiedenen Lagern von einer einzigen Plattform aus ermöglichen.

Mit Bestandsverfolgung und Berichterstellung in Echtzeit können Sie Ihren Bestandsverwaltungsprozess genau auf Produktivität und Rentabilität optimieren.

Mit unserer Software können Sie den Bestand auf SKU-Ebene verfolgen, sodass Sie sich schnell verkaufende und langsam drehende SKUs identifizieren und die Auffüllung perfekt zeitlich festlegen können, um Überbestände und hohe Lagerhaltungskosten sowie kostspielige Fehlbestände und Lieferrückstände zu vermeiden.

Von Ihrem ShipBob-Dashboard aus können Sie Analysetools verwenden, um historische Daten in Ihrem Vertriebsnetz zu verfolgen, um die Nachfrage zu prognostizieren, sich auf Stoßzeiten vorzubereiten und auf Trends zu reagieren.

Wenn Sie die Reichweite Ihres Unternehmens erweitern und Ihre durchschnittlichen Versandkosten senken möchten, können Sie das ideale Bestandsverteilungstool von ShipBob verwenden, um zu berechnen, welche Standorte strategischer zu verwenden sind, basierend auf gemeinsamen Bestellzielen, und wie viel Bestand an jedem zu lagern ist.

Mit der richtigen Kombination aus Know-how, Optimierung und Technologie kann ShipBob Ihrem Unternehmen dabei helfen, sich zu profilieren, indem es Ihre Geschäftsabläufe rationalisiert – sowohl große als auch kleine.

„Das Dashboard von ShipBob zu haben ist so hilfreich, besonders wenn man dort nachsehen kann, wie viele heute verkauft wurden und wie viele man verkaufen kann. Es ist wirklich hilfreich zu wissen, dass es sich um eine vertrauenswürdige Inventarquelle handelt! Es ist wirklich praktisch und ich finde es toll, dass neue Änderungen einfach automatisch implementiert werden.“

Nakisah Williams, Gründerin von Craft Club Co.