Понимание разницы между поставками и запасами

Каждая операция электронной коммерции в значительной степени зависит от поставок и инвентаря, но каждая из них выполняет совершенно другую функцию.

Хотя их легко объединить, четкое различие между ними помогает малым предприятиям вести надлежащий учет для бухгалтерского учета и отслеживания запасов — двух функций, которые абсолютно необходимы в более крупных операциях цепочки поставок, таких как управление запасами, планирование спроса и прогнозирование запасов.

Таким образом, тщательно регистрируя, отслеживая и управляя как поставками, так и запасами, предприятия могут создать основу для более плавных и эффективных бизнес-операций.

В этом посте мы углубимся в различия между поставками и запасами, а также в том, как управлять ими и учитывать их.

В чем разница между поставками и запасами?

Расходные материалы — это предметы, которые вы используете для выполнения своих повседневных операций. Они не обязательно являются компонентом готовых продуктов, которые продаются клиентам, но они играют важную роль в вашей бизнес-функции.

С другой стороны, запасы относятся к сырью, которое будет преобразовано в готовую продукцию, и к самой готовой продукции, которая продается конечному потребителю.

Что считается поставками?

Предметы, которые вы используете для поддержки своих повседневных операций, считаются расходными материалами. Необходимые расходные материалы могут различаться в зависимости от типа вашего бизнеса, но почти всегда включают обычные канцелярские товары, такие как:

• Бумага
• Канцтовары
• Тонер
• Коробки
• Транспортные этикетки и штрих-коды
• Пузырчатая пленка
• Упаковочная бумага
• Упаковочная лента

Припасы также следует отличать от оборудования. Части оборудования — это инструменты, используемые для преобразования сырья в готовую продукцию, и обычно повторно используются снова и снова, в то время как расходные материалы используются для поддержки бизнес-операций и часто неисчерпаемы и имеют ограниченный срок службы после того, как они выполнили свою задачу.

Например, в магазине одежды ценники будут считаться расходными материалами (поскольку они необходимы для ведения бизнеса, но используются только один раз), а стиральная машина, используемая для подготовки многих предметов одежды к перепродаже, будет считаться частью оборудования. .

Что считается инвентарем?

Предметы, которые вы покупаете или производите для продажи своим клиентам, считаются товарно-материальными запасами. Помимо готовой продукции, готовой к продаже, запасы могут включать производственные запасы, которые в конечном итоге включаются в готовую продукцию, товары, которые все еще находятся в процессе производства (или запасы незавершенного производства), и готовую продукцию.

Например, если вы производите и продаете мыло, готовое мыло, которое вы храните на своем складе, может считаться инвентарем.

Кроме того, сырье, необходимое для производства мыла, такое как масло, красители, щелочь, отдушка и дистиллированная вода, можно считать запасами, поскольку они становятся частью конечного продукта.

И даже когда это сырье превращается в готовую продукцию, мыло остается в незавершенном производстве, поскольку оно находится в форме, ожидая отверждения и резки.

Однако пузырчатая пленка, ленты и коробки, которые вы используете для доставки мыла своим клиентам, считаются расходными материалами. Это потому, что они не являются частью готового продукта и не служат сырьем для производства мыла.

Точно так же все, что вы можете использовать для очистки и подготовки готовых изделий к упаковке, считается расходными материалами, поскольку они не являются частью конечного продукта и «потребляются» в процессе производства.

Ваши готовые продукты считаются запасами до тех пор, пока они не проданы. Даже если вы все еще держите их на своем складе, они перестают быть «запасами» после того, как клиенты их купили и заплатили за них.

«Мы используем Inventory API ShipBob, который позволяет нам программно получать данные в режиме реального времени о том, сколько единиц каждого продукта в настоящее время хранится на складах ShipBob. В настоящее время мы используем этот API для создания пользовательских отчетов, чтобы связать эти данные инвентаризации с нашими учетными платформами».

Команда освещения формы волны

Управление запасами и расходными материалами

Так же, как для бизнеса важно различать запасы и расходные материалы, не менее важно по-разному управлять запасами и расходными материалами. Вот разбивка того, чем отличаются управление запасами и управление поставками.

Управление запасами

Управление запасами включает в себя наблюдение за продуктами, хранящимися на складе компании, и обеспечение надлежащего учета запасов и точных списков запасов.

Хотя действия по управлению запасами можно выполнять в любом месте, где вы храните свои запасы, большинство предприятий предпочитают хранить запасы и управлять ими в больших складских помещениях, используя специальные полки и проходы.

Управление запасами — это многогранная задача, состоящая из нескольких отдельных процессов. Некоторые из этих процессов включают:

• Прием инвентаря на склад
• Организация и хранение (при максимальном использовании пространства)
• Меры по управлению запасами, такие как периодические проверки запасов
• Мониторинг уровня запасов и оборачиваемости запасов
• Управление запасами
• Прогнозирование спроса
• Расчет точек повторного заказа и идеальных объемов повторного заказа
• Пополнение запасов по мере необходимости

Надлежащее управление запасами помогает поддерживать оптимальные уровни запасов и обеспечивает максимально простое перемещение запасов по цепочке поставок. Это помогает оптимизировать складские и фулфилмент-операции и, в конечном счете, упрощает управление вашим бизнесом.

«Одной из замечательных особенностей программного обеспечения ShipBob является функция управления запасами, которая позволяет нам отслеживать изменение запасов и их скорость во времени. Возможность отслеживать, какие стили продаются быстро, помогает нам всегда держать на складе наши бестселлеры.

Между отгрузкой новых коллекций для оптовых продаж в начале года и безумием прямых продаж потребителю в четвертом квартале мы смогли пережить самые тяжелые сезоны, опережая производство с помощью инструментов прогнозирования запасов ShipBob — даже несмотря на то, что объем наших заказов превышает в четыре раза менее чем за год».

Райан Касас, главный операционный директор iloveplum

Управление поставками

Управление поставками — это процесс управления расходными материалами и другими предметами, которые не отслеживаются как запасы. Хотя управление поставками само по себе может быть сложным, оно обычно имеет дело с меньшим количеством материала, чем управление запасами, и не оказывает прямого влияния на клиентов.

Обычно у вас будет специальное помещение для хранения, шкаф или складское помещение для хранения ваших припасов. В этих комнатах или шкафах большинство предприятий используют шкафы, полки и коробки с соответствующими этикетками для организации расходных материалов.

Как и в случае с инвентарем, вам все равно нужно следить за тем, как вы используете свои запасы, сколько у вас осталось и когда вы должны пополнять запасы.

Ведение запасов расходных материалов

Важно вести инвентаризацию расходных материалов, то есть отслеживать и записывать, какие расходные материалы были приобретены и когда, по двум причинам.

Во-первых, он дает вам возможность постоянно видеть уровни запасов, что помогает гарантировать, что у вас не закончатся важные запасы в критические моменты.

Во-вторых, ведение запасов расходных материалов помогает вашей компании правильно отразить расходы в своем балансе, а регистрация закупок расходных материалов по мере их совершения упрощает учет на конец года.

Чтобы вести инвентаризацию расходных материалов, начните с создания журнала инвентаризации, чтобы записывать все расходные материалы, которые у вас есть. Затем вы можете сгруппировать все доступные расходные материалы по типу и местоположению. Например, вы можете захотеть сгруппировать упаковочные материалы в одну группу, а расходные материалы для печати — в другую группу.

Затем запишите, сколько единиц у вас есть в настоящее время. Основываясь на этой записи, вы можете составить соответствующие планы повторного заказа расходных материалов в нужное время, чтобы избежать их нехватки.

Не забудьте учесть минимальный объем заказа и время в пути (чтобы вы могли соответствующим образом спланировать свою закупочную логистику) и планируйте постоянно иметь под рукой некоторый буферный запас.

Учет расходных материалов и запасов

В системе учета на основе начисления поставки обычно рассматриваются как понесенные расходы, связанные с ведением вашего бизнеса. В учете запасов неиспользованные запасы первоначально учитываются как активы, но затем вычитаются как расходы, когда они используются.

Учет запасов, с другой стороны, рассматривает единицы запасов как активы и фиксирует изменение общей стоимости запасов с течением времени. Существует несколько методов расчета стоимости запасов, в том числе средневзвешенное значение, конкретная идентификация, ЛИФО (последний пришел, первый ушел) и ФИФО (первый пришел, первый ушел).

Независимо от того, какой метод вы используете, очень важно точно учитывать все запасы, включая запасы готовой продукции, товары в пути, запасы трубопровода и запасы незавершенного производства.

Включив в свои расчеты все запасы, вы сможете правильно рассчитать размер прибыли и себестоимость проданных товаров в конце определенного отчетного периода.

Что делает ШипБоб?

ShipBob — ведущий провайдер 3PL, который позволяет вам передать весь процесс электронной коммерции на аутсорсинг. После того, как вы отправите свой инвентарь в один (или несколько!) наших центров выполнения заказов, ShipBob займется размещением инвентаря, организацией артикулов, складированием, комплектацией заказов, упаковкой и доставкой для вас.

Технология приборной панели ShipBob также позволяет упростить многие аспекты управления запасами. Наша запатентованная система управления запасами обладает расширенными функциями, которые обеспечивают лучшую видимость запасов по уровням запасов на разных складах с единой платформы.

Благодаря отслеживанию запасов и отчетности в режиме реального времени вы можете точно оптимизировать процесс управления запасами для повышения производительности и прибыльности.

Наше программное обеспечение позволяет отслеживать запасы на уровне артикулов, чтобы вы могли определить быстро продаваемые и медленно продаваемые артикулы, а также своевременно пополнять запасы, чтобы избежать затоваривания и высоких затрат на хранение, а также дорогостоящих дефицитов и невыполненных заказов.

На панели инструментов ShipBob вы можете использовать инструменты аналитики для отслеживания исторических данных по вашей дистрибьюторской сети, чтобы помочь вам прогнозировать спрос, подготовиться к напряженным сезонам и реагировать на тенденции.

Если вы хотите расширить охват своего бизнеса и снизить среднюю стоимость доставки, вы можете использовать идеальный инструмент распределения запасов ShipBob, чтобы рассчитать, какие местоположения являются более стратегическими для использования на основе общих пунктов назначения заказов и сколько запасов хранить в каждом.

Благодаря правильному сочетанию опыта, оптимизации и технологий ShipBob может помочь вашему бизнесу преуспеть, оптимизируя бизнес-операции — как крупные, так и малые.

«Наличие информационной панели ShipBob очень полезно, особенно когда вы можете заглянуть туда и увидеть, сколько было продано сегодня и сколько вы можете продать. Очень полезно знать, что это надежный источник инвентаря! Это действительно удобно, и мне нравится, что он просто автоматически вносит новые изменения».

Накиса Уильямс, основательница Craft Club Co.