Comprendre la différence entre les fournitures et l'inventaire

Chaque opération de commerce électronique dépend fortement des fournitures et des stocks, mais chacune remplit une fonction complètement différente.

Bien qu'il soit facile de confondre les deux, les distinguer clairement aide les petites entreprises à tenir des registres appropriés pour la comptabilité et le suivi des stocks - deux fonctions absolument essentielles dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement à plus grande échelle, telles que la gestion des stocks, la planification de la demande et la prévision des stocks.

Ainsi, en enregistrant, en suivant et en gérant soigneusement l'approvisionnement et l'inventaire, les entreprises peuvent jeter les bases d'opérations commerciales plus fluides et plus efficaces.

Dans cet article, nous approfondirons les différences entre l'approvisionnement et l'inventaire, et comment gérer et comptabiliser les deux.

Quelle est la différence entre les fournitures et les stocks ?

Les fournitures sont les articles que vous utilisez pour exécuter vos opérations quotidiennes. Ils ne font pas nécessairement partie des produits finis vendus aux clients, mais ils jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement de votre entreprise.

Les stocks, quant à eux, font référence aux matières premières qui seront transformées en produits finis et aux produits finis eux-mêmes qui seront vendus au client final.

Qu'est-ce qui est considéré comme des fournitures ?

Les articles que vous utilisez pour soutenir vos opérations quotidiennes sont considérés comme des fournitures. Les fournitures dont vous avez besoin peuvent varier selon le type d'entreprise que vous dirigez, mais comprennent presque toujours des fournitures de bureau courantes, telles que :

• Papier
• Papeterie
• Tonique
• Des boites
• Étiquettes d'expédition et codes-barres
• Papier bulle
• Papier d'emballage
• Ruban d'emballage

Les fournitures doivent également être distinguées des équipements. Les pièces d'équipement sont des outils utilisés pour transformer les matières premières en produits finis, et sont généralement réutilisées encore et encore, tandis que les fournitures sont utilisées pour soutenir les opérations commerciales, et sont souvent épuisables et ont une durée de vie limitée après avoir atteint leur objectif.

Par exemple, chez un revendeur de vêtements, les étiquettes de prix seraient considérées comme des fournitures (car elles sont nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, mais ne sont utilisées qu'une seule fois), et une machine à laver utilisée pour préparer de nombreux vêtements pour la revente serait considérée comme une pièce d'équipement. .

Qu'entend-on par inventaire ?

Les articles que vous achetez ou fabriquez pour vendre à vos clients sont considérés comme des stocks. Outre les produits finis prêts à être vendus, les stocks peuvent inclure les stocks de production qui sont finalement incorporés dans les produits finis, les articles qui sont encore en cours de fabrication (ou stocks de travaux en cours) et les produits finis.

Par exemple, si vous fabriquez et vendez des savons, les savons finis que vous stockez dans votre entrepôt peuvent être considérés comme des stocks.

De plus, les matières premières dont vous avez besoin pour fabriquer les savons - telles que l'huile, les colorants, la lessive, le parfum et l'eau distillée - peuvent être considérées comme des stocks, car elles font partie du produit final.

Et même lorsque ces matières premières sont transformées en produits finis, les savons restent des stocks de travaux en cours alors qu'ils sont assis dans le moule en attendant d'être durcis et coupés.

Cependant, les films à bulles, les rubans adhésifs et les boîtes que vous utilisez pour expédier les savons à vos clients sont considérés comme des fournitures. En effet, ils ne font pas partie du produit fini et ne servent pas de matières premières pour produire les savons.

De même, tout ce que vous pourriez utiliser pour nettoyer et préparer vos produits finis afin de les préparer pour l'emballage est considéré comme des fournitures car ils ne font pas partie du produit final et sont « consommés » pendant le processus de fabrication.

Vos produits finis sont considérés comme des stocks tant qu'ils restent invendus. Même si vous les gardez toujours dans votre entrepôt, ils cessent d'être « en stock » une fois que les clients les ont achetés et payés.

"Nous utilisons l'API d'inventaire de ShipBob, qui nous permet de récupérer par programmation des données en temps réel sur le nombre d'unités de chaque produit actuellement stockées dans les entrepôts de ShipBob. Nous utilisons actuellement cette API pour générer des rapports personnalisés afin de lier ces données d'inventaire à nos plateformes comptables. »

Équipe d'éclairage de forme d'onde

Gestion des stocks vs approvisionnements

Tout comme il est important pour les entreprises de faire la distinction entre les stocks et les fournitures, il est tout aussi important de gérer les stocks et les fournitures différemment. Voici une ventilation des différences entre la gestion des stocks et la gestion des approvisionnements.

Gestion de l'inventaire

La gestion des stocks consiste à superviser les produits stockés d'une entreprise et à s'assurer que des registres d'inventaire appropriés et des listes d'inventaire précises sont conservés.

Bien que les activités de gestion des stocks puissent être effectuées partout où vous conservez votre inventaire, la plupart des entreprises choisissent de stocker et de gérer les stocks dans un grand entrepôt à l'aide d'étagères et d'allées dédiées.

La gestion des stocks est une entreprise à multiples facettes, composée de plusieurs processus distincts. Certains de ces processus incluent :

• Réception des stocks dans un entrepôt
• L'organiser et le ranger (tout en maximisant l'espace)
• Mesures de contrôle des stocks, telles que des audits périodiques des stocks
• Suivi des niveaux de stocks et de la rotation des stocks
• Contrôle de l'inventaire
• Prévision de la demande
• Calcul des points de commande et des quantités de commande idéales
• Réapprovisionnement des stocks selon les besoins

Une bonne gestion des stocks vous aide à maintenir des niveaux de stocks optimaux et à faire en sorte que les stocks se déplacent le plus simplement possible dans la chaîne d'approvisionnement. Cela permet de rationaliser les opérations d'entrepôt et d'exécution et, en fin de compte, facilite la gestion de votre entreprise.

"L'une des plus grandes fonctionnalités du logiciel de ShipBob est la fonctionnalité de gestion des stocks, qui nous permet de suivre l'évolution des stocks et la vitesse au fil du temps. Pouvoir surveiller rapidement les styles qui se vendent nous aide à toujours garder nos meilleurs vendeurs en stock.

Entre l'expédition de nouvelles collections pour la vente en gros plus tôt dans l'année et la folie du quatrième trimestre pour les ventes directes aux consommateurs, nous avons pu traverser nos saisons les plus lourdes tout en gardant une longueur d'avance sur la production en utilisant les outils de prévision des stocks de ShipBob - même si notre volume de commandes dépasse quadruplé en moins d'un an.

Ryan Casas, directeur de l'exploitation d'iloveplum

Gestion des achats

La gestion des approvisionnements est le processus de gestion des fournitures et d'autres articles qui ne sont pas suivis en tant qu'inventaire. Bien que la gestion de l'approvisionnement puisse être compliquée en soi, elle traite généralement de plus petites quantités de matériel que la gestion des stocks et n'a pas d'impact direct sur les clients.

Normalement, vous aurez une salle de stockage, un placard ou un entrepôt dédié pour stocker vos fournitures. Dans ces pièces ou placards, la plupart des entreprises utilisent des armoires, des étagères et des boîtes avec des étiquettes appropriées pour organiser les fournitures.

Comme pour l'inventaire, vous devez toujours garder une trace de la façon dont vous utilisez vos fournitures, de la quantité qu'il vous reste et du moment où vous devez réapprovisionner les niveaux d'approvisionnement.

Tenir un inventaire des fournitures

Il est important de tenir un inventaire des fournitures, c'est-à-dire de suivre et d'enregistrer quelles fournitures ont été achetées et quand, pour deux raisons.

Tout d'abord, il vous donne une visibilité sur les niveaux d'approvisionnement à tout moment, ce qui vous permet de vous assurer que vous ne manquerez pas de fournitures importantes à des moments critiques.

Deuxièmement, le maintien d'un inventaire des fournitures aide votre entreprise à représenter correctement les dépenses dans son bilan, et l'enregistrement des achats de fournitures au fur et à mesure facilite la comptabilité de fin d'année.

Pour tenir un inventaire des fournitures, commencez par créer un journal d'inventaire pour enregistrer toutes les fournitures que vous avez sous la main. Vous pouvez ensuite regrouper toutes les fournitures disponibles en fonction du type et de l'emplacement. Par exemple, vous pouvez regrouper les fournitures d'emballage dans un groupe tandis que les fournitures d'impression restent dans un autre groupe.

Ensuite, enregistrez le nombre d'unités dont vous disposez actuellement. Sur la base de cet enregistrement, vous pouvez élaborer des plans appropriés pour réorganiser les fournitures au bon moment afin d'éviter les ruptures de stock.

N'oubliez pas de prendre en compte la quantité minimale de commande et le temps de transit (afin que vous puissiez planifier votre logistique d'approvisionnement en conséquence), et prévoyez de garder un inventaire tampon à portée de main à tout moment.

Comptabilisation des approvisionnements par rapport aux stocks

Dans un système de comptabilité d'exercice, les fournitures sont généralement traitées comme des dépenses engagées associées à l'exploitation de votre entreprise. Dans la comptabilité des approvisionnements, les fournitures non utilisées sont initialement enregistrées en tant qu'actifs, mais sont ensuite soustraites en tant que dépenses lorsqu'elles sont utilisées.

La comptabilité des stocks, quant à elle, traite les éléments de stock comme des actifs et enregistre l'évolution de la valeur totale de votre stock au fil du temps. Il existe plusieurs méthodes de calcul de la valeur des stocks, notamment la moyenne pondérée, l'identification spécifique, le LIFO (dernier entré, premier sorti) et le FIFO (premier entré, premier sorti).

Quelle que soit la méthode que vous employez, il est essentiel de comptabiliser avec précision tous les stocks, y compris les stocks de produits finis, les marchandises en transit, les stocks de pipeline et les stocks de travaux en cours.

Avec tous les stocks inclus dans vos calculs, vous êtes mieux à même de calculer correctement vos marges bénéficiaires et le coût des marchandises vendues à la fin d'une période comptable particulière.

Que fait ShipBob ?

ShipBob est l'un des principaux fournisseurs 3PL qui vous permet d'externaliser l'intégralité de votre processus d'exécution du commerce électronique. Une fois que vous avez envoyé votre inventaire à un (ou plusieurs!) De nos centres de distribution, ShipBob gère le positionnement des stocks, l'organisation des SKU, l'entreposage, la préparation des commandes, l'emballage et l'expédition pour vous.

La technologie de tableau de bord de ShipBob vous permet également de simplifier plusieurs aspects de la gestion de votre inventaire. Notre système exclusif de gestion des stocks est doté de fonctionnalités avancées qui vous offrent une meilleure visibilité des stocks sur les niveaux de stock dans différents entrepôts à partir d'une plate-forme unique.

Grâce au suivi des stocks et aux rapports en temps réel, vous pouvez optimiser avec précision votre processus de gestion des stocks pour la productivité et la rentabilité.

Notre logiciel vous permet de suivre l'inventaire au niveau du SKU, afin que vous puissiez identifier les SKU à vente rapide et lente, et le réapprovisionnement en temps parfait pour éviter les surstocks et les coûts de stockage élevés ainsi que les ruptures de stock et les commandes en attente coûteuses.

À partir de votre tableau de bord ShipBob, vous pouvez utiliser des outils d'analyse pour suivre les données historiques sur votre réseau de distribution afin de vous aider à prévoir la demande, à vous préparer aux saisons chargées et à réagir aux tendances.

Si vous souhaitez étendre la portée de votre entreprise et réduire votre coût moyen d'expédition, vous pouvez utiliser l'outil de distribution d'inventaire idéal de ShipBob pour calculer les emplacements les plus stratégiques à utiliser en fonction des destinations de commande courantes et la quantité d'inventaire à stocker à chacun.

Avec la bonne combinaison d'expertise, d'optimisation et de technologie, ShipBob peut aider votre entreprise à exceller en rationalisant vos opérations commerciales, grandes et petites.

"Avoir le tableau de bord de ShipBob est très utile, surtout lorsque vous pouvez y regarder et voir combien ont été vendus aujourd'hui et combien vous pouvez vendre. Il est vraiment utile de savoir qu'il s'agit d'une source d'inventaire fiable ! C'est vraiment pratique, et j'aime le fait qu'il implémente automatiquement les nouveaux changements.

Nakisah Williams, fondatrice de Craft Club Co.