Zrozumienie różnicy między dostawami a zapasami

Każda operacja e-commerce opiera się w dużej mierze na dostawach i zasobach, ale każda z nich pełni zupełnie inną funkcję.

Chociaż łatwo jest je połączyć, wyraźne rozróżnienie między nimi pomaga małym firmom prowadzić odpowiednią ewidencję księgową i śledzenie zapasów — dwie funkcje, które są absolutnie krytyczne w większych operacjach łańcucha dostaw, takich jak zarządzanie zapasami, planowanie popytu i prognozowanie zapasów.

Dzięki starannemu rejestrowaniu, śledzeniu i zarządzaniu zarówno dostawami, jak i zapasami, firmy mogą zbudować podstawę do płynniejszej i bardziej wydajnej działalności biznesowej.

W tym poście zagłębimy się w różnice między podażą a zapasami oraz jak zarządzać nimi i rozliczać się z nimi.

Jaka jest różnica między dostawami a zapasami?

Zapasy to przedmioty, których używasz do wykonywania codziennych operacji. Niekoniecznie są one składnikiem gotowych produktów sprzedawanych klientom, ale odgrywają zasadniczą rolę w funkcjonowaniu Twojej firmy.

Z drugiej strony, zapasy odnoszą się do surowców, które zostaną przekształcone w wyroby gotowe, oraz same wyroby gotowe, które zostaną sprzedane klientowi końcowemu.

Co uważa się za materiały eksploatacyjne?

Przedmioty używane do obsługi codziennych operacji są uważane za materiały eksploatacyjne. Potrzebne materiały eksploatacyjne mogą się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ale prawie zawsze obejmują typowe materiały biurowe, takie jak:

• Papier
• Materiały piśmienne
• Toner
• Pudła
• Etykiety wysyłkowe i kody kreskowe
• Folia bąbelkowa
• Papier do pakowania
• Taśma pakowa

Zaopatrzenie należy również odróżnić od sprzętu. Części wyposażenia są narzędziami używanymi do przekształcania surowców w gotowe produkty i są zwykle wielokrotnie używane, podczas gdy materiały eksploatacyjne są wykorzystywane do wspierania operacji biznesowych i często się wyczerpują i mają ograniczoną żywotność po spełnieniu swojego celu.

Na przykład u sprzedawcy odzieży metki z ceną będą uważane za materiały eksploatacyjne (ponieważ są niezbędne do prowadzenia działalności, ale są używane tylko raz), a pralka używana do przygotowania wielu elementów odzieży do odsprzedaży będzie uważana za element wyposażenia .

Co jest uważane za zapasy?

Przedmioty, które kupujesz lub sprzedajesz swoim klientom, są uważane za zapasy. Oprócz wyrobów gotowych, które są gotowe do sprzedaży, zapasy mogą obejmować zapasy produkcyjne, które są ostatecznie włączane do wyrobów gotowych, elementy, które są nadal w trakcie wytwarzania (lub zapasy w toku) oraz wyroby gotowe.

Na przykład, jeśli produkujesz i sprzedajesz mydła, gotowe mydła, które przechowujesz w swoim magazynie, można uznać za zapasy.

Ponadto surowce potrzebne do produkcji mydeł — takie jak olej, barwniki, ług, zapach i woda destylowana — można uznać za zapasy, ponieważ stają się one częścią produktu końcowego.

I nawet gdy te surowce są przekształcane w gotowe produkty, mydła pozostają zapasami w toku, ponieważ znajdują się w formie i czekają na utwardzenie i pocięcie.

Jednak folie bąbelkowe, taśmy i pudełka, których używasz do wysyłki mydeł do klientów, są uważane za materiały eksploatacyjne. Dzieje się tak, ponieważ nie są one częścią gotowego produktu i nie służą jako surowiec do produkcji mydeł.

Podobnie wszystko, czego możesz użyć do czyszczenia i przygotowywania gotowych produktów w celu przygotowania ich do pakowania, uważa się za materiały eksploatacyjne, ponieważ nie są one częścią produktu końcowego i są „zużyte” podczas procesu produkcyjnego.

Twoje gotowe produkty są uważane za zapasy, o ile pozostają niesprzedane. Nawet jeśli nadal trzymasz je w swoim magazynie, przestają być „inwentarzem”, gdy klienci je kupią i za nie zapłacą.

„Wykorzystujemy interfejs ShipBob Inventory API, który pozwala nam programowo pobierać dane w czasie rzeczywistym o tym, ile jednostek każdego produktu jest obecnie przechowywanych w magazynach ShipBob. Obecnie używamy tego interfejsu API do generowania niestandardowych raportów, aby powiązać te dane o stanie inwentarza z naszymi platformami księgowymi”.

Zespół ds. Oświetlenia Waveform

Zarządzanie zapasami a zapasami

Podobnie jak dla firm ważne jest rozróżnienie między zapasami a materiałami eksploatacyjnymi, równie ważne jest inne zarządzanie zapasami i materiałami eksploatacyjnymi. Oto zestawienie różnic w zarządzaniu zapasami i dostawami.

Zarządzanie zapasami

Zarządzanie zapasami obejmuje nadzór nad zapasami produktów firmy i zapewnienie, że utrzymywane są odpowiednie zapisy zapasów i dokładne listy zapasów.

Chociaż czynności związane z zarządzaniem zapasami można wykonywać w dowolnym miejscu, w którym przechowujesz zapasy, większość firm decyduje się na przechowywanie i zarządzanie zapasami w dużej przestrzeni magazynowej przy użyciu dedykowanych półek i korytarzy.

Zarządzanie zapasami to wieloaspektowe przedsięwzięcie, składające się z wielu odrębnych procesów. Niektóre z tych procesów obejmują:

• Przyjmowanie zapasów w magazynie
• Porządkowanie i przechowywanie (przy maksymalizacji przestrzeni)
• Środki kontroli zapasów, takie jak okresowe audyty zapasów
• Monitorowanie stanów magazynowych i rotacji zapasów
• Kontrola ekwipunku
• Prognozowanie popytu
• Obliczanie punktów ponownego zamawiania i idealnych ilości ponownego zamawiania
• Uzupełnianie zapasów w razie potrzeby

Dobre zarządzanie zapasami pomaga zapewnić utrzymanie optymalnych poziomów zapasów i możliwie najprostsze przemieszczanie zapasów w łańcuchu dostaw. Pomaga to usprawnić operacje magazynowania i realizacji zamówień, a ostatecznie ułatwia prowadzenie firmy.

„Jedną z największych cech oprogramowania ShipBob jest funkcja zarządzania zapasami, która pozwala nam śledzić zmiany zapasów i szybkość w czasie. Możliwość szybkiego monitorowania, które modele się sprzedają, pomaga nam zawsze utrzymywać nasze bestsellery w magazynie.

Pomiędzy wysyłką nowych kolekcji do sprzedaży hurtowej na początku roku a szaleństwem sprzedaży bezpośredniej w czwartym kwartale, byliśmy w stanie przetrwać najcięższe sezony, jednocześnie wyprzedzając produkcję, korzystając z narzędzi do prognozowania zapasów ShipBob — nawet jeśli wielkość naszych zamówień przekracza czterokrotnie w niecały rok”.

Ryan Casas, dyrektor operacyjny iloveplum

Zarządzanie dostawami

Zarządzanie dostawami to proces zarządzania dostawami i innymi elementami, które nie są śledzone jako zapasy. Chociaż zarządzanie dostawami może samo w sobie być skomplikowane, zazwyczaj dotyczy mniejszych ilości materiałów niż zarządzanie zapasami i nie ma bezpośredniego wpływu na klientów.

Zwykle będziesz mieć wydzielone pomieszczenie do przechowywania, szafę lub przestrzeń magazynową do przechowywania zapasów. W tych pokojach lub szafach większość firm używa szafek, półek i pudełek z odpowiednimi etykietami do organizowania dostaw.

Podobnie jak w przypadku ekwipunku, nadal musisz śledzić, w jaki sposób zużywasz swoje zapasy, ile ci zostało i kiedy powinieneś uzupełnić poziomy zapasów.

Prowadzenie inwentaryzacji dostaw

Ważne jest, aby prowadzić spis materiałów eksploatacyjnych — to znaczy śledzić i rejestrować, jakie materiały zostały zakupione i kiedy — z dwóch powodów.

Po pierwsze, zapewnia stały wgląd w poziomy dostaw, co pomaga zapewnić, że nie zabraknie ważnych materiałów w krytycznych momentach.

Po drugie, prowadzenie spisu materiałów eksploatacyjnych pomaga firmie prawidłowo przedstawiać wydatki w swoim bilansie, a rejestrowanie zakupów materiałów na bieżąco ułatwia księgowanie na koniec roku.

Aby prowadzić spis zapasów, zacznij od utworzenia dziennika inwentaryzacji, w którym będą rejestrowane wszystkie zapasy, które masz pod ręką. Następnie możesz pogrupować wszystkie dostępne materiały eksploatacyjne według typu i lokalizacji. Na przykład możesz chcieć pogrupować materiały opakowaniowe w jedną grupę, podczas gdy materiały eksploatacyjne do drukowania pozostaną w innej grupie.

Następnie zapisz, ile jednostek masz obecnie dostępnych. Na podstawie tego rekordu możesz zaplanować odpowiednie plany ponownego zamawiania materiałów eksploatacyjnych we właściwym czasie, aby uniknąć wyczerpania zapasów.

Nie zapomnij wziąć pod uwagę minimalnej ilości zamówienia i czasu transportu (abyś mógł odpowiednio zaplanować logistykę zaopatrzenia) i planuj cały czas mieć pod ręką zapasy buforowe.

Rozliczanie dostaw a inwentaryzacja

W systemie rachunkowości memoriałowej dostawy są zazwyczaj traktowane jako poniesione wydatki związane z prowadzeniem firmy. W rachunkowości dostaw niewykorzystane dostawy są początkowo rejestrowane jako aktywa, ale następnie są odejmowane jako koszt, gdy są używane.

Z drugiej strony rachunkowość zapasów traktuje zapasy jako aktywa i rejestruje, jak zmienia się całkowita wartość zapasów w czasie. Istnieje kilka metod obliczania wartości zapasów, w tym średnia ważona, specyficzna identyfikacja, LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) i FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło)

Niezależnie od zastosowanej metody, bardzo ważne jest dokładne uwzględnienie wszystkich zapasów, w tym zapasów wyrobów gotowych, towarów w tranzycie, zapasów rurociągów i zapasów produktów w toku.

Mając wszystkie zapasy uwzględnione w obliczeniach, najlepiej możesz poprawnie obliczyć marże zysku i koszt sprzedanych towarów na koniec określonego okresu rozliczeniowego.

Co robi ShipBob?

ShipBob jest wiodącym dostawcą 3PL, który umożliwia outsourcing całego procesu realizacji e-commerce. Po wysłaniu zapasów do jednego (lub więcej!) z naszych centrów realizacji, ShipBob zajmie się pozycjonowaniem zapasów, organizacją SKU, magazynowaniem, kompletacją zamówień, pakowaniem i wysyłką.

Technologia pulpitu nawigacyjnego ShipBob pozwala również uprościć wiele aspektów zarządzania zapasami. Nasz opatentowany system zarządzania zapasami jest wyposażony w zaawansowane funkcje, które zapewniają lepszą widoczność stanów magazynowych w różnych magazynach z poziomu jednej platformy.

Dzięki śledzeniu i raportowaniu zapasów w czasie rzeczywistym możesz dokładnie zoptymalizować proces zarządzania zapasami pod kątem produktywności i rentowności.

Nasze oprogramowanie umożliwia śledzenie zapasów na poziomie SKU, dzięki czemu możesz zidentyfikować szybko sprzedające się i wolno rotujące jednostki SKU oraz uzupełniać czas, aby uniknąć przeładowania zapasów i wysokich kosztów utrzymania, a także kosztownych braków i zaległych zamówień.

Z pulpitu nawigacyjnego ShipBob możesz korzystać z narzędzi analitycznych do śledzenia danych historycznych w całej sieci dystrybucji, aby pomóc w prognozowaniu popytu, przygotowaniu się na pracowite sezony i reagowaniu na trendy.

Jeśli chcesz rozszerzyć zasięg swojej firmy i obniżyć średni koszt wysyłki, możesz użyć idealnego narzędzia ShipBob do dystrybucji zapasów, aby obliczyć, które lokalizacje są bardziej strategiczne w użyciu na podstawie typowych miejsc docelowych zamówień i ile zapasów należy przechowywać w każdym z nich.

Dzięki odpowiedniej kombinacji wiedzy specjalistycznej, optymalizacji i technologii ShipBob może pomóc Twojej firmie osiągnąć sukces, usprawniając operacje biznesowe — zarówno duże, jak i małe.

„Posiadanie pulpitu nawigacyjnego ShipBob jest bardzo pomocne, zwłaszcza gdy możesz tam zajrzeć i zobaczyć, ile sprzedano dzisiaj i ile możesz sprzedać. Warto wiedzieć, że jest to godne zaufania źródło zasobów reklamowych! To naprawdę przydatne i uwielbiam to, że automatycznie wprowadza nowe zmiany”.

Nakisah Williams, założycielka Craft Club Co.