Entendendo a diferença entre suprimentos e estoque

Toda operação de comércio eletrônico depende muito de suprimentos e estoque, mas cada uma tem uma função completamente diferente.

Embora seja fácil confundir os dois, a distinção clara entre eles ajuda as pequenas empresas a manter registros adequados para escrituração e rastreamento de estoque – duas funções que são absolutamente críticas em operações maiores da cadeia de suprimentos, como gerenciamento de estoque, planejamento de demanda e previsão de estoque.

Assim, registrando, rastreando e gerenciando cuidadosamente tanto o suprimento quanto o estoque, as empresas podem construir uma base para operações de negócios mais suaves e eficientes.

Neste post, vamos nos aprofundar nas diferenças entre suprimento e estoque e como gerenciar e contabilizar ambos.

Qual é a diferença entre suprimentos e estoque?

Suprimentos são os itens que você usa para executar suas operações diárias. Eles não são necessariamente um componente dos produtos acabados vendidos aos clientes, mas desempenham um papel essencial em sua função de negócios.

O estoque, por outro lado, refere-se às matérias-primas que serão transformadas em produtos acabados e aos próprios produtos acabados que são vendidos ao cliente final.

O que são considerados suprimentos?

Os itens que você usa para dar suporte às suas operações diárias são considerados suprimentos. Os suprimentos necessários podem variar dependendo do tipo de negócio que você administra, mas quase sempre incluem materiais de escritório comuns, como:

• Papel
• Papelaria
• Toner
• Caixas
• Etiquetas de envio e códigos de barras
• Plástico bolha
• Papel de embalagem
• Fita de embalagem

Os suprimentos também devem ser diferenciados dos equipamentos. Os equipamentos são ferramentas usadas para transformar matérias-primas em produtos acabados e geralmente são reutilizados repetidamente, enquanto os suprimentos são usados ​​para apoiar as operações comerciais e geralmente são esgotáveis ​​e têm uma vida útil limitada depois de cumprirem seu propósito.

Por exemplo, em um revendedor de roupas, as etiquetas de preço seriam consideradas suprimentos (pois são necessárias para o funcionamento do negócio, mas são usadas apenas uma vez) e uma máquina de lavar usada para preparar muitas peças de roupas para revenda seria considerada um equipamento .

O que é considerado estoque?

Os itens que você compra ou fabrica para vender aos seus clientes são considerados estoque. Além dos produtos acabados que estão prontos para vender, o estoque pode incluir estoque de produção que é incorporado aos produtos acabados, itens que ainda estão em processo de fabricação (ou estoque em andamento) e produtos acabados.

Por exemplo, se você fabrica e vende sabonetes, os sabonetes acabados que você armazena em seu depósito podem ser considerados estoque.

Além disso, as matérias-primas que você precisa para fabricar os sabonetes – como óleo, corantes, soda cáustica, fragrância e água destilada – podem ser consideradas estoque, pois se tornam parte do produto final.

E mesmo quando essas matérias-primas estão sendo transformadas em produtos acabados, os sabonetes permanecem em estoque em andamento enquanto ficam no molde esperando para serem curados e cortados.

No entanto, os plásticos-bolha, fitas e caixas que você usa para enviar os sabonetes para seus clientes são considerados suprimentos. Isso porque eles não fazem parte do produto acabado e não servem como matéria-prima para a produção dos sabonetes.

Da mesma forma, qualquer coisa que você possa usar para limpar e preparar seus produtos acabados para prepará-los para embalagem é considerado suprimentos porque não fazem parte do produto final e são “consumidos” durante o processo de fabricação.

Seus produtos acabados são considerados estoque enquanto não forem vendidos. Mesmo que você ainda os mantenha em seu depósito, eles deixam de ser “inventário” quando os clientes os compram e pagam por eles.

“Utilizamos a API de inventário do ShipBob, que nos permite recuperar programaticamente dados em tempo real sobre quantas unidades de cada produto estão atualmente armazenadas nos armazéns do ShipBob. Atualmente, usamos essa API para gerar relatórios personalizados para vincular esses dados de inventário em nossas plataformas de contabilidade.”

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Gerenciando estoque versus suprimentos

Assim como é importante para as empresas distinguir entre estoque e suprimentos, é igualmente importante gerenciar estoque e suprimentos de maneira diferente. Aqui está um detalhamento de como o gerenciamento de estoque e o gerenciamento de suprimentos diferem.

Gestão de inventário

O gerenciamento de estoque envolve a supervisão dos produtos estocados de uma empresa e a garantia de que os registros de estoque adequados e as listas de estoque precisas sejam mantidos.

Embora as atividades de gerenciamento de estoque possam ser realizadas em qualquer lugar onde você mantenha seu estoque, a maioria das empresas opta por armazenar e gerenciar estoque em um grande espaço de armazém usando prateleiras e corredores dedicados.

O gerenciamento de estoque é um empreendimento multifacetado, que consiste em vários processos distintos. Alguns desses processos incluem:

• Recebendo estoque em um armazém
• Organizando e armazenando (enquanto maximiza o espaço)
• Medidas de controle de estoque, como auditorias periódicas de estoque
• Monitoramento dos níveis de estoque e giro de estoque
• Controle de inventário
• Previsão de demanda
• Cálculo de pontos de reabastecimento e quantidades ideais de reabastecimento
• Reabastecer o estoque conforme a necessidade

Um bom gerenciamento de estoque ajuda a garantir que você mantenha níveis de estoque ideais e mantenha o estoque em movimento pela cadeia de suprimentos da maneira mais simples possível. Isso ajuda a agilizar as operações de depósito e atendimento e, em última análise, torna sua empresa mais fácil de administrar.

“Um dos maiores recursos do software ShipBob é a funcionalidade de gerenciamento de estoque, que nos permite rastrear a mudança e a velocidade do estoque ao longo do tempo. Ser capaz de monitorar quais estilos estão vendendo rapidamente nos ajuda a manter sempre nossos produtos mais vendidos em estoque.

Entre o envio de novas coleções para atacado no início do ano e a loucura do quarto trimestre para vendas diretas ao consumidor, conseguimos passar por nossas temporadas mais pesadas enquanto ficamos à frente da produção usando as ferramentas de previsão de estoque do ShipBob - mesmo que nosso volume de pedidos seja superior a quadruplicou em menos de um ano”.

Ryan Casas, COO da iloveplum

Gerenciamento de suprimentos

O gerenciamento de suprimentos é o processo de gerenciamento de suprimentos e outros itens que não são rastreados como estoque. Embora o gerenciamento de suprimentos possa ser complicado por si só, ele normalmente lida com quantidades menores de material do que o gerenciamento de estoque e não afeta diretamente os clientes.

Normalmente, você terá uma sala de armazenamento, armário ou espaço de depósito dedicado para armazenar seus suprimentos. Dentro dessas salas ou armários, a maioria das empresas usa armários, prateleiras e caixas com etiquetas apropriadas para organizar os suprimentos.

Assim como no estoque, você ainda precisa acompanhar como está usando seus suprimentos, quanto ainda resta e quando deve reabastecer os níveis de suprimentos.

Mantendo um estoque de suprimentos

É importante manter um inventário de suprimentos – isto é, rastrear e registrar quais suprimentos foram comprados e quando – por dois motivos.

Primeiro, ele oferece visibilidade dos níveis de suprimentos o tempo todo, o que ajuda a garantir que você não fique sem suprimentos importantes em momentos críticos.

Em segundo lugar, manter um estoque de suprimentos ajuda sua empresa a representar os gastos adequadamente em seu balanço patrimonial e registrar as compras de suprimentos à medida que elas acontecem facilita a contabilidade de fim de ano.

Para manter um inventário de suprimentos, comece criando um registro de inventário para registrar todos os suprimentos que você tem em mãos. Você pode agrupar todos os suprimentos disponíveis com base no tipo e na localização. Por exemplo, você pode querer agrupar os suprimentos de embalagem em um grupo enquanto os suprimentos de impressão permanecem em outro grupo.

Em seguida, registre quantas unidades você tem atualmente disponíveis. Com base nesse registro, você pode fazer planos apropriados para reordenar os suprimentos no momento certo para evitar o estoque de suprimentos.

Não se esqueça de levar em consideração a quantidade mínima do pedido e o tempo de trânsito (para que você possa planejar sua logística de compras de acordo) e planeje manter algum estoque de reserva disponível o tempo todo.

Contabilização de suprimentos versus estoque

Em um sistema de contabilidade de competência, os suprimentos são normalmente tratados como despesas incorridas associadas à operação do seu negócio. Na contabilidade de suprimentos, os suprimentos não utilizados são inicialmente registrados como ativos, mas são subtraídos como despesa quando são usados.

A contabilidade de estoque, por outro lado, trata partes do estoque como ativos e registra como o valor total do estoque muda ao longo do tempo. Existem vários métodos para calcular o valor do estoque, incluindo média ponderada, identificação específica, LIFO (último a entrar, primeiro a sair) e FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair)

Independentemente do método que você emprega, é fundamental contabilizar com precisão todo o estoque, incluindo estoque de produtos acabados, produtos em trânsito, estoque em pipeline e estoque em processo.

Com todo o estoque incluído em seus cálculos, você poderá calcular corretamente suas margens de lucro e o custo das mercadorias vendidas no final de um determinado período contábil.

O que o ShipBob faz?

O ShipBob é um fornecedor líder de 3PL que permite terceirizar todo o processo de atendimento de comércio eletrônico. Depois de enviar seu inventário para um (ou mais!) de nossos centros de atendimento, o ShipBob lida com o posicionamento do inventário, organização de SKU, armazenamento, separação de pedidos, embalagem e envio para você.

A tecnologia de painel do ShipBob também permite simplificar vários aspectos do gerenciamento de estoque. Nosso sistema proprietário de gerenciamento de estoque vem com recursos avançados que oferecem melhor visibilidade do estoque em todos os níveis de estoque em diferentes armazéns a partir de uma única plataforma.

Com rastreamento e relatórios de estoque em tempo real, você pode otimizar com precisão seu processo de gerenciamento de estoque para produtividade e lucratividade.

Nosso software permite que você rastreie o estoque no nível de SKU, para que você possa identificar SKUs de vendas rápidas e lentas e reabastecer o tempo perfeitamente para evitar excesso de estoque e altos custos de manutenção, bem como dispendiosas faltas de estoque e pedidos em atraso.

No painel do ShipBob, você pode usar ferramentas de análise para rastrear dados históricos em sua rede de distribuição para ajudá-lo a prever a demanda, preparar-se para temporadas movimentadas e responder a tendências.

Se você deseja expandir o alcance de sua empresa e reduzir seu custo médio de envio, pode usar a ferramenta de distribuição de estoque ideal do ShipBob para calcular quais locais são mais estratégicos para usar com base em destinos de pedidos comuns e quanto estoque armazenar em cada um.

Com a combinação certa de experiência, otimização e tecnologia, o ShipBob pode ajudar sua empresa a se destacar, simplificando suas operações comerciais - grandes e pequenas.

“Ter o painel do ShipBob é muito útil, especialmente quando você pode olhar lá e ver quantos foram vendidos hoje e quantos você pode vender. É realmente útil saber que é uma fonte de inventário confiável! É realmente útil e adoro que implemente automaticamente novas alterações.”

Nakisah Williams, fundadora do Craft Club Co.