Comprender la diferencia entre suministros e inventario

Cada operación de comercio electrónico depende en gran medida de los suministros y el inventario, pero cada uno cumple una función completamente diferente.

Si bien es fácil combinar los dos, distinguirlos claramente ayuda a las pequeñas empresas a mantener registros adecuados para la contabilidad y el seguimiento del inventario, dos funciones que son absolutamente críticas en las operaciones de la cadena de suministro más grandes, como la gestión del inventario, la planificación de la demanda y la previsión del inventario.

Por lo tanto, al registrar, rastrear y administrar cuidadosamente tanto el suministro como el inventario, las empresas pueden construir una base para operaciones comerciales más fluidas y eficientes.

En esta publicación, profundizaremos en las diferencias entre suministro e inventario, y cómo administrar y contabilizar ambos.

¿Cuál es la diferencia entre suministros e inventario?

Los suministros son los elementos que utiliza para ejecutar sus operaciones diarias. No son necesariamente un componente de los productos terminados que se venden a los clientes, pero juegan un papel esencial en su función comercial.

El inventario, por otro lado, se refiere a las materias primas que se transformarán en productos terminados y los productos terminados en sí mismos que se venden al cliente final.

¿Qué se consideran suministros?

Los artículos que utiliza para respaldar sus operaciones diarias se consideran suministros. Los suministros que necesita pueden variar según el tipo de negocio que administre, pero casi siempre incluyen suministros de oficina comunes, como:

• Papel
• Papelería
• Virador
• Cajas
• Etiquetas de envío y códigos de barras
• Plástico de burbujas
• papel de embalaje
• cinta de embalaje

Los suministros también deben distinguirse de los equipos. Los equipos son herramientas que se utilizan para transformar las materias primas en productos terminados y, por lo general, se reutilizan una y otra vez, mientras que los suministros se utilizan para respaldar las operaciones comerciales y, a menudo, son agotables y tienen una vida útil limitada después de haber cumplido su propósito.

Por ejemplo, en un revendedor de ropa, las etiquetas de precios se considerarían suministros (ya que son necesarias para el funcionamiento del negocio, pero solo se usan una vez), y una lavadora utilizada para preparar muchas prendas para la reventa se consideraría un equipo. .

¿Qué se considera inventario?

Los artículos que compra o fabrica para vender a sus clientes se consideran inventario. Aparte de los productos terminados que están listos para vender, el inventario puede incluir el inventario de producción que finalmente se incorpora a los productos terminados, los artículos que aún están en proceso de fabricación (o inventario de trabajo en proceso) y los productos terminados.

Por ejemplo, si fabrica y vende jabones, los jabones terminados que almacena en su almacén pueden considerarse inventario.

Además, las materias primas que necesita para fabricar los jabones, como aceite, colorantes, lejía, fragancia y agua destilada, pueden considerarse inventario, ya que se convierten en parte del producto final.

E incluso cuando estas materias primas se están convirtiendo en productos terminados, los jabones siguen siendo un inventario de trabajo en progreso mientras se sientan en el molde esperando ser curados y cortados.

Sin embargo, los plásticos de burbujas, las cintas y las cajas que utiliza para enviar los jabones a sus clientes se consideran suministros. Esto se debe a que no forman parte del producto terminado y no sirven como materia prima para producir los jabones.

De manera similar, cualquier cosa que pueda usar para limpiar y preparar sus productos terminados para dejarlos listos para el empaque se considera suministros porque no son parte del producto final y se "consumen" durante el proceso de fabricación.

Sus productos terminados se consideran inventario mientras no se vendan. Incluso si todavía los tiene en su almacén, dejan de ser "inventario" una vez que los clientes los han comprado y pagado.

“Utilizamos la API de inventario de ShipBob, que nos permite recuperar mediante programación datos en tiempo real sobre cuántas unidades de cada producto se almacenan actualmente en los almacenes de ShipBob. Actualmente usamos esta API para generar informes personalizados para vincular estos datos de inventario a nuestras plataformas de contabilidad”.

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Gestión de inventario frente a suministros

Así como es importante para las empresas distinguir entre inventario y suministros, es igualmente importante administrar el inventario y los suministros de manera diferente. Aquí hay un desglose de cómo difieren la gestión de inventario y la gestión de suministros.

La gestión del inventario

La gestión de inventario implica supervisar los productos almacenados de una empresa y garantizar que se mantengan registros de inventario adecuados y listas de inventario precisas.

Si bien las actividades de administración de inventario se pueden realizar en cualquier lugar donde guarde su inventario, la mayoría de las empresas eligen almacenar y administrar el inventario en un gran espacio de almacenamiento utilizando estantes y pasillos exclusivos.

La gestión del inventario es un esfuerzo multifacético, que consta de múltiples procesos distintos. Algunos de estos procesos incluyen:

• Recepción de inventario en un almacén
• Organizarlo y almacenarlo (mientras se maximiza el espacio)
• Medidas de control de inventario, como auditorías periódicas de inventario
• Monitoreo de niveles de inventario y rotación de inventario
• Control de inventario
• Pronóstico de la demanda
• Cálculo de puntos de pedido y cantidades ideales de pedido
• Reponer el inventario según sea necesario

Una buena administración de inventario ayuda a garantizar que mantenga niveles óptimos de inventario y que el inventario se mueva a lo largo de la cadena de suministro de la manera más simple posible. Esto ayuda a optimizar las operaciones de almacenamiento y cumplimiento y, en última instancia, hace que su negocio sea más fácil de administrar.

“Una de las mejores características del software de ShipBob es la función de gestión de inventario, que nos permite realizar un seguimiento de los cambios y la velocidad del inventario a lo largo del tiempo. Ser capaz de controlar qué estilos se venden rápidamente nos ayuda a mantener siempre nuestros productos más vendidos en stock.

Entre el envío de nuevas colecciones para venta al por mayor a principios de año y la locura del cuarto trimestre por las ventas directas al consumidor, hemos podido superar nuestras temporadas más pesadas mientras nos adelantamos a la producción utilizando las herramientas de pronóstico de inventario de ShipBob, incluso cuando nuestro volumen de pedidos supera los cuadruplicado en menos de un año.”

Ryan Casas, director de operaciones de iloveplum

Administración de proviciones

La administración de suministros es el proceso de administrar suministros y otros artículos que no se rastrean como inventario. Si bien la gestión de suministros puede ser complicada por sí misma, generalmente se ocupa de cantidades más pequeñas de material que la gestión de inventario y no afecta directamente a los clientes.

Normalmente, tendrá una sala de almacenamiento, un armario o un espacio de almacén exclusivo para almacenar sus suministros. Dentro de estas habitaciones o armarios, la mayoría de las empresas utilizan armarios, estantes y cajas con las etiquetas adecuadas para organizar los suministros.

Al igual que con el inventario, aún debe realizar un seguimiento de cómo está utilizando sus suministros, cuánto le queda y cuándo debe reponer los niveles de suministro.

Mantener un inventario de suministros

Es importante mantener un inventario de suministros, es decir, rastrear y registrar qué suministros se compraron y cuándo, por dos razones.

En primer lugar, le brinda visibilidad de los niveles de suministro en todo momento, lo que ayuda a garantizar que no se quede sin suministros importantes en momentos críticos.

En segundo lugar, mantener un inventario de suministros ayuda a su empresa a representar adecuadamente los gastos en su hoja de balance, y registrar las compras de suministros a medida que ocurren facilita la contabilidad de fin de año.

Para mantener un inventario de suministros, comience por crear un registro de inventario para registrar todos los suministros que tiene a mano. A continuación, puede agrupar todos los suministros disponibles según el tipo y la ubicación. Por ejemplo, es posible que desee agrupar los suministros de embalaje en un grupo mientras que los suministros de impresión permanecen en otro grupo.

A continuación, registre cuántas unidades tiene actualmente disponibles. Con base en este registro, puede hacer planes apropiados para volver a pedir suministros en el momento adecuado para evitar que se agoten.

No olvide tener en cuenta la cantidad mínima de pedido y el tiempo de tránsito (para que pueda planificar su logística de compras en consecuencia), y planee mantener un inventario intermedio a mano en todo momento.

Contabilización de suministros frente a inventario

En un sistema de contabilidad basado en valores devengados, los suministros generalmente se tratan como gastos incurridos asociados con la operación de su negocio. En la contabilidad de suministros, los suministros no utilizados se registran inicialmente como activos, pero luego se restan como gastos cuando se utilizan.

La contabilidad de inventario, por otro lado, trata las piezas de inventario como activos y registra cómo cambia el valor total de su inventario con el tiempo. Existen varios métodos para calcular el valor del inventario, incluido el promedio ponderado, la identificación específica, LIFO (último en entrar, primero en salir) y FIFO (primero en entrar, primero en salir)

Independientemente del método que emplee, es fundamental contabilizar con precisión todo el inventario, incluido el inventario de productos terminados, los productos en tránsito, el inventario de tuberías y el inventario de trabajo en proceso.

Con todo el inventario incluido en sus cálculos, puede calcular correctamente sus márgenes de beneficio y el costo de los bienes vendidos al final de un período contable en particular.

¿Qué hace ShipBob?

ShipBob es un proveedor líder de 3PL que le permite subcontratar todo su proceso de cumplimiento de comercio electrónico. Una vez que envía su inventario a uno (¡o más!) de nuestros centros logísticos, ShipBob se encarga del posicionamiento del inventario, la organización de SKU, el almacenamiento, la selección de pedidos, el embalaje y el envío por usted.

La tecnología del panel de control de ShipBob también le permite simplificar múltiples aspectos de la gestión de su inventario. Nuestro sistema de gestión de inventario patentado viene con funciones avanzadas que le brindan una mejor visibilidad del inventario en todos los niveles de existencias en diferentes almacenes desde una única plataforma.

Con el seguimiento y la generación de informes de inventario en tiempo real, puede optimizar con precisión su proceso de gestión de inventario para lograr productividad y rentabilidad.

Nuestro software le permite realizar un seguimiento del inventario a nivel de SKU, para que pueda identificar los SKU de venta rápida y de movimiento lento, y programar la reposición perfectamente para evitar el exceso de existencias y los altos costos de mantenimiento, así como los costosos desabastecimientos y pedidos pendientes.

Desde su tablero de ShipBob, puede usar herramientas de análisis para rastrear datos históricos en su red de distribución para ayudarlo a pronosticar la demanda, prepararse para las temporadas altas y responder a las tendencias.

Si desea expandir el alcance de su negocio y reducir su costo promedio de envío, puede usar la herramienta de distribución de inventario ideal de ShipBob para calcular qué ubicaciones son más estratégicas para usar en función de los destinos de pedidos comunes y cuánto inventario almacenar en cada uno.

Con la combinación correcta de experiencia, optimización y tecnología, ShipBob puede ayudar a que su negocio sobresalga al optimizar sus operaciones comerciales, tanto grandes como pequeñas.

“Tener el tablero de ShipBob es muy útil, especialmente cuando puedes mirar allí y ver cuántos se han vendido hoy y cuántos puedes vender. ¡Es realmente útil saber que es una fuente de inventario confiable! Es muy útil y me encanta que simplemente implemente nuevos cambios automáticamente”.

Nakisah Williams, fundadora de Craft Club Co.