فهم الفرق بين المستلزمات والمخزون

تعتمد كل عملية تجارة إلكترونية بشكل كبير على الإمدادات والمخزون ، لكن كل منها يخدم وظيفة مختلفة تمامًا.

في حين أنه من السهل الخلط بين الاثنين ، فإن التمييز الواضح بينهما يساعد الشركات الصغيرة على الاحتفاظ بسجلات مناسبة لمسك الدفاتر وتتبع المخزون - وهما وظيفتان مهمتان للغاية في عمليات سلسلة التوريد الأكبر ، مثل إدارة المخزون وتخطيط الطلب والتنبؤ بالمخزون.

لذلك من خلال تسجيل كل من العرض والمخزون وتتبعهما وإدارتهما بعناية ، يمكن للشركات بناء أساس لعمليات تجارية أكثر سلاسة وفعالية.

في هذا المنشور ، سنتعمق في الاختلافات بين العرض والمخزون ، وكيفية إدارته وحسابهما.

ما الفرق بين المستلزمات والمخزون؟

الإمدادات هي العناصر التي تستخدمها لتشغيل عملياتك اليومية. إنها ليست بالضرورة أحد مكونات المنتجات النهائية التي يتم بيعها للعملاء ، لكنها تلعب دورًا أساسيًا في وظيفة عملك.

من ناحية أخرى ، يشير المخزون إلى المواد الخام التي سيتم تحويلها إلى سلع تامة الصنع ، والسلع التامة الصنع نفسها التي يتم بيعها إلى العميل النهائي.

ما تعتبر التوريدات؟

تعتبر العناصر التي تستخدمها لدعم عملياتك اليومية من الإمدادات. قد تختلف الإمدادات التي تحتاجها اعتمادًا على نوع العمل الذي تديره ، ولكنها دائمًا ما تتضمن اللوازم المكتبية الشائعة ، مثل:

• ورق
• ادوات مكتبيه
• تونر
• مربعات
• ملصقات الشحن والباركود
• التفاف الفقاعة
• ورق التغليف
• شريط التعبئة والتغليف

يجب أيضًا تمييز الإمدادات عن المعدات. قطع المعدات هي أدوات تُستخدم لتحويل المواد الخام إلى سلع تامة الصنع ، وعادة ما يُعاد استخدامها مرارًا وتكرارًا ، في حين تُستخدم الإمدادات لدعم العمليات التجارية ، وغالبًا ما تكون قابلة للاستنفاد ولها عمر محدود بعد أن تؤدي الغرض منها.

على سبيل المثال ، في بائع الملابس ، تُعتبر بطاقات الأسعار من الإمدادات (لأنها ضرورية لإدارة الأعمال ، ولكنها تُستخدم مرة واحدة فقط) ، والغسالة المستخدمة في تحضير العديد من قطع الملابس لإعادة بيعها تعتبر قطعة من المعدات .

ما هو الجرد؟

تعتبر العناصر التي تشتريها أو تبيعها لعملائك مخزونًا. بصرف النظر عن السلع الجاهزة الجاهزة للبيع ، قد يشمل المخزون مخزون الإنتاج الذي تم دمجه في النهاية في المنتجات النهائية ، والعناصر التي لا تزال في طور التصنيع (أو جرد العمل قيد التنفيذ) ، والسلع النهائية.

على سبيل المثال ، إذا كنت تصنع الصابون وتبيعه ، فيمكن اعتبار الصابون النهائي الذي تخزنه في المستودع الخاص بك مخزونًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن اعتبار المواد الخام التي تحتاجها لتصنيع الصابون - مثل الزيت والملونات والغسول والعطر والماء المقطر - مخزونًا ، حيث تصبح جزءًا من المنتج النهائي.

وحتى عندما يتم تحويل هذه المواد الخام إلى منتجات نهائية ، فإن الصابون يظل مخزونًا قيد العمل حيث يجلس في القالب في انتظار المعالجة والقطع.

ومع ذلك ، فإن الفقاعة والأشرطة والصناديق التي تستخدمها لشحن الصابون لعملائك تعتبر من الإمدادات. هذا لأنها ليست جزءًا من المنتج النهائي ولا تستخدم كمواد خام لإنتاج الصابون.

وبالمثل ، فإن أي شيء قد تستخدمه لتنظيف وتجهيز البضائع الجاهزة لتجهيزها للتغليف يعتبر من الإمدادات لأنها ليست جزءًا من المنتج النهائي ويتم "استهلاكها" أثناء عملية التصنيع.

تعتبر منتجاتك النهائية مخزونًا طالما أنها لا تزال غير مباعة. حتى إذا كنت لا تزال تحتفظ بها في المستودع الخاص بك ، فإنها تتوقف عن كونها "مخزونًا" بمجرد أن يشتريها العملاء ويدفعون مقابلها.

"نحن نستخدم واجهة برمجة تطبيقات Inventory API الخاصة بشركة ShipBob ، والتي تتيح لنا استرداد البيانات في الوقت الفعلي برمجيًا حول عدد وحدات كل منتج مخزنة حاليًا في مستودعات ShipBob. نستخدم حاليًا واجهة برمجة التطبيقات هذه لإنشاء تقارير مخصصة لربط بيانات المخزون هذه بأنظمة المحاسبة الخاصة بنا ".

فريق الإضاءة الموجي

إدارة المخزون مقابل الإمدادات

مثلما من المهم للشركات التمييز بين المخزون والإمدادات ، من المهم بنفس القدر إدارة المخزون والإمدادات بشكل مختلف. فيما يلي تفصيل لكيفية اختلاف إدارة المخزون وإدارة التوريد.

ادارة المخزون

تتضمن إدارة المخزون الإشراف على منتجات الشركة المخزنة والتأكد من الاحتفاظ بسجلات جرد مناسبة وقوائم جرد دقيقة.

على الرغم من أنه يمكن تنفيذ أنشطة إدارة المخزون في أي مكان تحتفظ فيه بالمخزون الخاص بك ، إلا أن معظم الشركات تختار تخزين وإدارة المخزون في مساحة مستودع كبيرة باستخدام أرفف وممر مخصصين.

إدارة المخزون مسعى متعدد الأوجه ، يتكون من عمليات متميزة متعددة. بعض هذه العمليات تشمل:

• استلام المخزون في المستودع
• تنظيمها وتخزينها (مع زيادة المساحة)
• تدابير مراقبة المخزون ، مثل عمليات تدقيق المخزون الدورية
• مراقبة مستويات المخزون ودوران المخزون
• مراقبة المخزون
• توقع الطلب
• حساب نقاط إعادة الترتيب والكميات المثالية لإعادة الترتيب
• تجديد المخزون حسب الحاجة

تساعد الإدارة الجيدة للمخزون على ضمان الحفاظ على مستويات المخزون المثلى ، والحفاظ على حركة المخزون عبر سلسلة التوريد بأكبر قدر ممكن من البساطة. يساعد هذا في تبسيط عمليات المستودعات والوفاء ، وفي النهاية يجعل عملك أسهل في التشغيل.

"واحدة من أعظم ميزات برنامج ShipBob هي وظيفة إدارة المخزون ، والتي تتيح لنا تتبع تغير المخزون والسرعة بمرور الوقت. تساعدنا القدرة على مراقبة الأنماط التي يتم بيعها بسرعة على الاحتفاظ دائمًا بأفضل البائعين لدينا في المخزون.

بين شحن مجموعات جديدة للبيع بالجملة في وقت سابق من العام وجنون الربع الرابع للمبيعات المباشرة للمستهلكين ، تمكنا من تجاوز مواسمنا الثقيلة أثناء البقاء في طليعة الإنتاج باستخدام أدوات التنبؤ بالمخزون في ShipBob - حتى مع حجم طلباتنا أكثر من تضاعف أربع مرات في أقل من عام ".

ريان كاساس ، مدير العمليات في iloveplum

إدارة التوريد

إدارة التوريد هي عملية إدارة الإمدادات والعناصر الأخرى التي لا يتم تعقبها كمخزون. في حين أن إدارة التوريد يمكن أن تكون معقدة في حد ذاتها ، فإنها تتعامل عادةً مع كميات أقل من المواد مقارنةً بإدارة المخزون ، ولا تؤثر بشكل مباشر على العملاء.

عادة ، سيكون لديك غرفة تخزين أو خزانة أو مساحة تخزين مخصصة لتخزين المستلزمات الخاصة بك. داخل هذه الغرف أو الخزانات ، تستخدم معظم الشركات الخزائن والأرفف والصناديق ذات الملصقات المناسبة لتنظيم الإمدادات.

كما هو الحال مع المخزون ، ما زلت بحاجة إلى تتبع كيفية استخدامك للمستلزمات الخاصة بك ، والمقدار المتبقي ، ومتى يجب عليك تجديد مستويات الإمداد.

الاحتفاظ بجرد العرض

من المهم الاحتفاظ بقائمة جرد للإمدادات - أي لتتبع وتسجيل الإمدادات التي تم شراؤها ومتى تم شراؤها - لسببين.

أولاً ، يمنحك رؤية لمستويات التوريد في جميع الأوقات ، مما يساعد على ضمان عدم نفاد الإمدادات المهمة في الأوقات الحرجة.

ثانيًا ، يساعد الاحتفاظ بمخزون الإمدادات شركتك على تمثيل الإنفاق بشكل صحيح في ميزانيتها العمومية ، وتسجيل مشتريات التوريد فور حدوثها يجعل محاسبة نهاية العام أسهل.

للاحتفاظ بمخزون من الإمدادات ، ابدأ بإنشاء سجل جرد لتسجيل جميع المستلزمات الموجودة لديك. يمكنك بعد ذلك تجميع جميع المستلزمات المتاحة بناءً على النوع والموقع. على سبيل المثال ، قد ترغب في تجميع مستلزمات التعبئة في مجموعة واحدة بينما تظل مستلزمات الطباعة في مجموعة أخرى.

بعد ذلك ، سجل عدد الوحدات المتوفرة لديك حاليًا. بناءً على هذا السجل ، يمكنك وضع الخطط المناسبة لإعادة ترتيب الإمدادات في الوقت المناسب لتجنب نفاد المخزون.

لا تنسَ أن تضع في اعتبارك الحد الأدنى لكمية الطلب ووقت العبور (حتى تتمكن من التخطيط للخدمات اللوجستية للمشتريات وفقًا لذلك) ، والتخطيط للاحتفاظ ببعض المخزون الاحتياطي في متناول اليد في جميع الأوقات.

المحاسبة للإمدادات مقابل المخزون

في نظام المحاسبة القائم على الاستحقاق ، يتم التعامل مع الإمدادات عادةً على أنها مصروفات متكبدة مرتبطة بتشغيل عملك. في محاسبة التوريد ، يتم تسجيل التوريدات غير المستخدمة مبدئيًا كأصول ، ولكن يتم طرحها بعد ذلك كمصروف عند استخدامها.

من ناحية أخرى ، تتعامل محاسبة المخزون مع قطع المخزون كأصول وتسجل كيف تتغير قيمة المخزون الإجمالية بمرور الوقت. هناك عدة طرق لحساب قيمة المخزون ، بما في ذلك المتوسط ​​المرجح ، والتعريف المحدد ، و LIFO (الوارد أخيرًا ، صادر أولاً) ، و FIFO (الوارد أولاً يصرف أولاً)

بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها ، فمن الأهمية بمكان حساب جميع المخزون بدقة ، بما في ذلك مخزون البضائع النهائية ، والسلع العابرة ، ومخزون خط الأنابيب ، ومخزون العمل في العملية.

مع تضمين كل المخزون في حساباتك ، فأنت أفضل قدرة على حساب هوامش الربح وتكلفة البضائع المباعة بشكل صحيح في نهاية فترة محاسبية معينة.

ماذا تفعل ShipBob؟

ShipBob هو مزود 3PL رائد يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية لعملية تنفيذ التجارة الإلكترونية بالكامل. بمجرد إرسال مخزونك إلى واحد (أو أكثر!) من مراكز الشحن لدينا ، يتولى ShipBob تحديد مواقع المخزون وتنظيم SKU والتخزين وانتقاء الطلبات والتعبئة والشحن نيابة عنك.

تتيح لك تقنية لوحة معلومات ShipBob أيضًا تبسيط جوانب متعددة من إدارة المخزون الخاص بك. يأتي نظام إدارة المخزون الخاص بنا مزودًا بميزات متقدمة تمنحك رؤية أفضل للمخزون عبر مستويات المخزون في مستودعات مختلفة من منصة واحدة.

من خلال تتبع المخزون وإعداد التقارير في الوقت الفعلي ، يمكنك تحسين عملية إدارة المخزون بدقة لتحقيق الإنتاجية والربحية.

يتيح لك برنامجنا تتبع المخزون على مستوى SKU ، بحيث يمكنك تحديد SKUs سريعة البيع وبطيئة الحركة ، وتجديد الوقت بشكل مثالي لتجنب الإفراط في التخزين وتكاليف الاحتفاظ المرتفعة بالإضافة إلى نفاد المخزون والأوامر المؤجلة المكلفة.

من لوحة معلومات ShipBob الخاصة بك ، يمكنك استخدام أدوات التحليلات لتتبع البيانات التاريخية عبر شبكة التوزيع الخاصة بك لمساعدتك على توقع الطلب والاستعداد للمواسم المزدحمة والاستجابة للاتجاهات.

إذا كنت ترغب في توسيع مدى وصول عملك وخفض متوسط ​​تكلفة الشحن ، يمكنك استخدام أداة توزيع المخزون المثالية من ShipBob لحساب المواقع الأكثر إستراتيجية للاستخدام بناءً على وجهات الطلبات المشتركة ومقدار المخزون الذي يجب تخزينه في كل منها.

من خلال المزيج الصحيح من الخبرة والتحسين والتكنولوجيا ، يمكن أن تساعد ShipBob عملك على التفوق من خلال تبسيط عمليات عملك - الكبيرة والصغيرة على حد سواء.

"إن وجود لوحة القيادة في ShipBob مفيد للغاية ، لا سيما عندما يمكنك البحث هناك ومعرفة عدد ما تم بيعه اليوم وعدد ما يمكنك بيعه. من المفيد حقًا معرفة أنه مصدر مخزون جدير بالثقة! إنه مفيد حقًا ، وأنا أحب أنه يقوم تلقائيًا بتنفيذ تغييرات جديدة ".

نكيسة ويليامز ، مؤسس شركة Craft Club Co.