Memahami Perbedaan Antara Persediaan dan Inventaris

Setiap operasi e-niaga sangat bergantung pada persediaan dan inventaris, tetapi masing-masing menjalankan fungsi yang sama sekali berbeda.

Meskipun mudah untuk menggabungkan keduanya, membedakan dengan jelas di antara keduanya membantu usaha kecil mempertahankan catatan yang tepat untuk pembukuan dan pelacakan inventaris — dua fungsi yang sangat penting dalam operasi rantai pasokan yang lebih besar, seperti manajemen inventaris, perencanaan permintaan, dan perkiraan inventaris.

Jadi, dengan mencatat, melacak, dan mengelola persediaan dan inventaris secara hati-hati, bisnis dapat membangun fondasi untuk operasi bisnis yang lebih lancar dan efisien.

Dalam posting ini, kita akan menyelami lebih dalam perbedaan antara persediaan dan inventaris, dan bagaimana mengelola dan memperhitungkan keduanya.

Apa perbedaan antara persediaan dan persediaan?

Persediaan adalah barang-barang yang Anda gunakan untuk menjalankan operasi sehari-hari Anda. Mereka belum tentu merupakan komponen dari produk jadi yang dijual kepada pelanggan, tetapi mereka memainkan peran penting dalam fungsi bisnis Anda.

Persediaan, di sisi lain, mengacu pada bahan baku yang akan diubah menjadi barang jadi, dan barang jadi itu sendiri yang dijual ke pelanggan akhir.

Apa yang dianggap persediaan?

Item yang Anda gunakan untuk mendukung operasi sehari-hari Anda dianggap sebagai persediaan. Perlengkapan yang Anda butuhkan dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan, tetapi hampir selalu mencakup perlengkapan kantor umum, seperti:

• Kertas
• alat tulis
• Toner
• kotak
• Label pengiriman dan barcode
• Plastik gelembung
• Kertas kemasan
• Pita kemasan

Persediaan juga harus dibedakan dari peralatan. Potongan peralatan adalah alat yang digunakan untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi, dan biasanya digunakan kembali berulang kali, sedangkan persediaan digunakan untuk mendukung operasi bisnis, dan seringkali habis dan memiliki masa pakai terbatas setelah memenuhi tujuannya.

Misalnya, di pengecer pakaian, label harga akan dianggap sebagai persediaan (karena diperlukan untuk menjalankan bisnis, tetapi hanya digunakan sekali), dan mesin cuci yang digunakan untuk menyiapkan banyak pakaian untuk dijual kembali akan dianggap sebagai peralatan. .

Apa yang dianggap persediaan?

Item yang Anda beli atau buat untuk dijual kepada pelanggan Anda dianggap sebagai inventaris. Selain barang jadi yang siap dijual, persediaan dapat mencakup persediaan produksi yang pada akhirnya dimasukkan ke dalam produk jadi, barang-barang yang masih dalam proses pembuatan (atau persediaan dalam proses), dan barang jadi.

Misalnya, jika Anda membuat dan menjual sabun, sabun jadi yang Anda simpan di gudang dapat dianggap sebagai persediaan.

Selain itu, bahan baku yang Anda butuhkan untuk membuat sabun — seperti minyak, pewarna, alkali, wewangian, dan air suling — dapat dianggap sebagai persediaan, karena menjadi bagian dari produk akhir.

Dan bahkan ketika bahan mentah ini sedang diubah menjadi produk jadi, sabun tetap menjadi persediaan barang dalam proses saat mereka duduk di cetakan menunggu untuk disembuhkan dan dipotong.

Namun, bungkus gelembung, pita, dan kotak yang Anda gunakan untuk mengirimkan sabun ke pelanggan Anda dianggap sebagai persediaan. Hal ini karena sabun tersebut bukan merupakan bagian dari produk jadi dan tidak berfungsi sebagai bahan baku pembuatan sabun.

Demikian pula, apa pun yang mungkin Anda gunakan untuk membersihkan dan menyiapkan barang jadi agar siap untuk dikemas dianggap persediaan karena bukan merupakan bagian dari produk akhir dan "dikonsumsi" selama proses pembuatan.

Produk jadi Anda dianggap persediaan selama mereka tetap tidak terjual. Bahkan jika Anda masih menyimpannya di gudang Anda, mereka tidak lagi menjadi "persediaan" setelah pelanggan membeli dan membayarnya.

“Kami menggunakan API Inventory ShipBob, yang memungkinkan kami untuk mengambil data real-time secara terprogram tentang berapa banyak unit dari setiap produk yang saat ini disimpan di gudang ShipBob. Saat ini kami menggunakan API ini untuk menghasilkan laporan khusus untuk mengikat data inventaris ini ke dalam platform akuntansi kami.”

Tim Pencahayaan Bentuk Gelombang

Mengelola inventaris vs. persediaan

Sama pentingnya bagi bisnis untuk membedakan antara persediaan dan persediaan, sama pentingnya untuk mengelola persediaan dan persediaan secara berbeda. Berikut adalah rincian bagaimana manajemen persediaan dan manajemen persediaan berbeda.

Manajemen persediaan

Manajemen inventaris melibatkan pengawasan produk yang ditebar perusahaan dan memastikan bahwa catatan inventaris yang tepat dan daftar inventaris yang akurat dipelihara.

Meskipun aktivitas manajemen inventaris dapat dilakukan di mana pun Anda menyimpan inventaris, sebagian besar bisnis memilih untuk menyimpan dan mengelola inventaris di ruang gudang yang besar menggunakan rak dan lorong khusus.

Mengelola persediaan adalah upaya multifaset, terdiri dari beberapa proses yang berbeda. Beberapa proses tersebut antara lain:

• Menerima persediaan di gudang
• Mengatur dan menyimpannya (sambil memaksimalkan ruang)
• Langkah-langkah pengendalian inventaris, seperti audit inventaris berkala
• Memantau tingkat inventaris dan perputaran inventaris
• Kontrol inventaris
• Peramalan permintaan
• Menghitung titik pemesanan ulang dan jumlah pemesanan ulang yang ideal
• Mengisi ulang inventaris sesuai kebutuhan

Manajemen inventaris yang baik membantu memastikan bahwa Anda mempertahankan tingkat inventaris yang optimal, dan menjaga inventaris bergerak melalui rantai pasokan sesederhana mungkin. Ini membantu merampingkan operasi gudang dan pemenuhan, dan pada akhirnya membuat bisnis Anda lebih mudah dijalankan.

“Salah satu fitur terbesar dari perangkat lunak ShipBob adalah fungsi manajemen inventaris, yang memungkinkan kami melacak perubahan dan kecepatan inventaris dari waktu ke waktu. Mampu memantau gaya mana yang terjual dengan cepat membantu kami selalu menjaga stok penjual terbaik kami.

Antara pengiriman koleksi baru untuk grosir di awal tahun dan kegilaan Q4 untuk penjualan langsung ke konsumen, kami telah mampu melewati musim terberat kami sambil tetap menjadi yang terdepan dalam produksi menggunakan alat perkiraan inventaris ShipBob — bahkan saat volume pesanan kami lebih dari empat kali lipat dalam waktu kurang dari setahun.”

Ryan Casas, COO iloveplum

Manajemen pasokan

Manajemen persediaan adalah proses mengelola persediaan dan barang-barang lainnya yang tidak dilacak sebagai persediaan. Sementara manajemen persediaan bisa menjadi rumit dalam dirinya sendiri, biasanya berurusan dengan jumlah material yang lebih kecil daripada manajemen persediaan, dan tidak berdampak langsung kepada pelanggan.

Biasanya, Anda akan memiliki ruang penyimpanan, lemari, atau ruang gudang khusus untuk menyimpan persediaan Anda. Di dalam ruangan atau lemari ini, sebagian besar bisnis menggunakan lemari, rak, dan kotak dengan label yang sesuai untuk mengatur persediaan.

Seperti halnya inventaris, Anda masih perlu melacak bagaimana Anda menggunakan persediaan Anda, berapa banyak yang tersisa, dan kapan Anda harus mengisi kembali tingkat persediaan.

Menjaga persediaan persediaan

Penting untuk menyimpan inventaris persediaan — yaitu, untuk melacak dan mencatat persediaan apa yang dibeli dan kapan — karena dua alasan.

Pertama, ini memberi Anda visibilitas ke tingkat persediaan setiap saat, yang membantu memastikan bahwa Anda tidak kehabisan persediaan penting pada saat kritis.

Kedua, memelihara inventaris persediaan membantu perusahaan Anda mempresentasikan pengeluaran dengan benar di neraca, dan mencatat pembelian persediaan saat terjadi membuat akuntansi akhir tahun lebih mudah.

Untuk menyimpan inventaris persediaan, mulailah dengan membuat log inventaris untuk mencatat semua persediaan yang Anda miliki. Anda kemudian dapat mengelompokkan semua persediaan yang tersedia berdasarkan jenis dan lokasi. Misalnya, Anda mungkin ingin mengelompokkan persediaan pengepakan dalam satu grup sementara persediaan pencetakan tetap berada di grup lain.

Selanjutnya, catat berapa banyak unit yang Anda miliki saat ini. Berdasarkan catatan ini, Anda dapat membuat rencana yang tepat untuk memesan ulang persediaan pada waktu yang tepat untuk menghindari kehabisan persediaan.

Jangan lupa untuk mempertimbangkan jumlah pesanan minimum dan waktu transit (sehingga Anda dapat merencanakan logistik pengadaan yang sesuai), dan berencana untuk menyimpan beberapa persediaan penyangga setiap saat.

Akuntansi untuk persediaan vs. inventaris

Dalam sistem akuntansi berbasis akrual, persediaan biasanya diperlakukan sebagai biaya yang dikeluarkan terkait dengan pengoperasian bisnis Anda. Dalam akuntansi persediaan, persediaan yang tidak digunakan pada awalnya dicatat sebagai aset, tetapi kemudian dikurangi sebagai beban saat digunakan.

Akuntansi inventaris, di sisi lain, memperlakukan bagian inventaris sebagai aset dan mencatat bagaimana nilai total inventaris Anda berubah dari waktu ke waktu. Ada beberapa metode penghitungan nilai persediaan, antara lain rata-rata tertimbang, identifikasi spesifik, LIFO (masuk terakhir, keluar pertama), dan FIFO (masuk pertama, keluar pertama).

Terlepas dari metode mana yang Anda gunakan, penting untuk memperhitungkan semua inventaris secara akurat, termasuk inventaris barang jadi, barang dalam perjalanan, inventaris pipa, dan inventaris barang dalam proses.

Dengan semua inventaris yang termasuk dalam perhitungan Anda, Anda paling mampu menghitung margin keuntungan dan harga pokok penjualan Anda dengan benar pada akhir periode akuntansi tertentu.

Apa yang ShipBob lakukan?

ShipBob adalah penyedia 3PL terkemuka yang memungkinkan Anda mengalihdayakan seluruh proses pemenuhan e-niaga Anda. Setelah Anda mengirim inventaris Anda ke satu (atau lebih!) dari pusat pemenuhan kami, ShipBob menangani pemosisian inventaris, organisasi SKU, pergudangan, pengambilan pesanan, pengepakan, dan pengiriman untuk Anda.

Teknologi dasbor ShipBob juga memungkinkan Anda menyederhanakan berbagai aspek manajemen inventaris Anda. Sistem manajemen inventaris eksklusif kami dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang memberi Anda visibilitas inventaris yang lebih baik di seluruh tingkat stok di gudang yang berbeda dari satu platform.

Dengan pelacakan dan pelaporan inventaris waktu nyata, Anda dapat secara akurat mengoptimalkan proses manajemen inventaris untuk produktivitas dan profitabilitas.

Perangkat lunak kami memungkinkan Anda melacak inventaris di tingkat SKU, sehingga Anda dapat mengidentifikasi SKU yang terjual cepat dan bergerak lambat, dan pengisian waktu dengan sempurna untuk menghindari kelebihan stok dan biaya penyimpanan yang tinggi serta kehabisan stok dan pemesanan kembali yang mahal.

Dari dasbor ShipBob Anda, Anda dapat menggunakan alat analitik untuk melacak data historis di seluruh jaringan distribusi Anda untuk membantu Anda memperkirakan permintaan, mempersiapkan musim sibuk, dan menanggapi tren.

Jika Anda ingin memperluas jangkauan bisnis Anda dan menurunkan biaya pengiriman rata-rata, Anda dapat menggunakan alat distribusi inventaris ideal ShipBob untuk menghitung lokasi mana yang lebih strategis untuk digunakan berdasarkan tujuan pesanan umum, dan berapa banyak inventaris yang harus disimpan di masing-masing lokasi.

Dengan kombinasi keahlian, pengoptimalan, dan teknologi yang tepat, ShipBob dapat membantu bisnis Anda unggul dengan merampingkan operasi bisnis Anda — baik besar maupun kecil.

“Memiliki dasbor ShipBob sangat membantu, terutama ketika Anda dapat melihat di sana dan melihat berapa banyak yang telah terjual hari ini dan berapa banyak yang dapat Anda jual. Sangat membantu untuk mengetahui bahwa ini adalah sumber inventaris yang dapat dipercaya! Ini sangat berguna, dan saya suka itu hanya secara otomatis mengimplementasikan perubahan baru.”

Nakisah Williams, pendiri Craft Club Co.