Cum să știi dacă strategia ta de comunicare internă funcționează

O strategie eficientă de comunicare internă este esențială pentru orice afacere de succes. Eroii deseori necunoscuți ai comunicațiilor interne ajută la menținerea fluxului de informații fără probleme. Dar dacă faci parte din această mică bandă de comunicatori harnici, probabil că ai zeci, chiar sute de angajați de susținut. Diferiți departamente și angajați au procese, obiective și personalități diferite. Poate fi greu de măsurat succesul cu o forță de muncă dispersă.

Vestea bună este că, cu datele potrivite, puteți evalua și îmbunătăți cu precizie strategia de comunicații interne. Făcând acest lucru, puteți îmbunătăți dramatic implicarea angajaților și vă poate ușura mult munca.

Connecteam oferă comunicatorilor interni o varietate de modalități de a măsura impactul și eficacitatea strategiei lor de comunicare și mai mult de câteva modalități de a ajusta strategia în consecință.

Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre valorile care vă vor oferi cea mai clară imagine a strategiei de comunicare internă și ce puteți face pentru a o îmbunătăți.

De ce este importantă stabilirea și urmărirea obiectivelor pentru comunicațiile interne

Setările și urmărirea obiectivelor sunt importante din câteva motive.

În primul rând, ajută echipele să se alinieze la obiectivele importante ale companiei, inclusiv cele care necesită cooperare între diferite departamente. Recent, din ce în ce mai multe companii au ajuns să realizeze că o mai bună comunicare și colaborare între departamente (ceea ce uneori se numește „non-siloed”) duce la o mai mare agilitate, eficiență și stabilitate. Stabilirea unor obiective comune și semnificative aduce claritate scopului și încurajează camaraderia.

În al doilea rând, permite companiilor să devină cu adevărat bazate pe date, ceea ce înseamnă că deciziile cheie sunt luate pe baza datelor și a dovezilor, mai degrabă decât pe cele mai bune presupuneri. Prin stabilirea obiectivelor și măsurarea performanței, aveți o imagine mult mai clară a punctelor forte și a punctelor slabe - unde excelați și unde trebuie să vă îmbunătățiți. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că procesele de afaceri continuă să se îmbunătățească și să răspundă cerințelor creșterii companiei.

În cele din urmă, a avea obiective clare te va ajuta să-ți prioritizezi munca mai eficient și să te concentrezi asupra lucrurilor care contează cu adevărat. Acest lucru nu numai că îmbunătățește productivitatea, dar ajută și la reducerea epuizării și creează un mediu de lucru mai plăcut. Structura oferită de stabilirea și urmărirea obiectivelor ajută echipele mici de comunicații să aibă un impact mai mare.

Măsurați, comparați, ajustați

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți pentru a determina dacă strategia dvs. de comunicare internă este eficientă, încercați câteva cadre simple pentru a genera date utile și pentru a vă evalua obiectivele.

Măsurați, comparați, ajustați este o tehnică esențială. Această metodă simplă ajută la transformarea acțiunilor de zi cu zi în date și a datelor în informații utile. Conceptul este simplu: unul, măsurați valorile cheie; doi, comparați-le cu obiectivele dvs.; și trei, ajustați-vă strategia în consecință.

Atât valorile, cât și obiectivele pot fi descrise folosind indicatori cheie de performanță sau KPI. Acestea sunt măsuri cuantificabile ale progresului în ceea ce privește un anumit obiectiv de afaceri .

De exemplu, o măsură populară pentru echipele de comunicare internă este rata de deschidere pentru mesaje, cum ar fi e-mailurile (discutate mai jos). Un obiectiv de afaceri util ar putea fi: „Creșterea ratei de deschidere a comunicațiilor cu 10% în următoarele trei luni.”

Un alt cadru util este obiectivele SMART. SMART înseamnă Specific, Measurable, Attainable, Relevant și Time-bound. Din exemplul nostru:

• Specific : Creșterea ratei de deschidere
• Măsurabil : cu 10%
• Atins : 10% este un obiectiv rezonabil pentru perioada de timp
• Relevant : se știe că rata de deschidere reflectă implicarea
• Termen : trei luni

Mai jos, veți găsi cinci metrici și obiective cheie pe care le puteți măsura și testa folosind aceste două metode pentru a afla dacă strategia dvs. de comunicare internă funcționează.

Valoarea 1: Acoperire

Acoperirea se referă la numărul de persoane care are potențialul de a fi citit de mesajul tău sau de a avea impact.

Cu Connecteam, de exemplu, puteți măsura acoperirea utilizând numărul de utilizatori înregistrați sau rata totală de conectare.

Primul vă spune câte persoane folosesc platforma. Dacă nu este 100%, veți dori să vă setați un KPI pentru atingerea acelei ținte cât mai curând posibil.

Al doilea vă permite să știți câte persoane folosesc în mod activ aplicația la un moment dat. Este mai probabil ca utilizatorii activi să primească mesaje în timp util. Din nou, veți dori ca acest număr să fie cât mai mare posibil, sau puțin altceva pe care îl faceți în aval va avea impactul pe care l-ar putea altfel.

O modalitate eficientă de a aborda nivelul scăzut este de a vorbi cu șefii de departamente și alți lideri de echipă și să le cereți să abordeze problema pe plan intern. Explicați beneficiile pentru ei și pentru echipa lor, cum ar fi asigurarea că toată lumea este la curent cu politicile la nivel de companie, anunțurile și toate caracteristicile utile oferite de platformă. Connecteam, de exemplu, oferă instrumente de gestionare a oamenilor pentru recunoașterea angajaților, instruire pe mobil, documentare, recompense, chestionare și repere ale echipei.

Valoarea 2: Vizualizări

Vizualizările se referă la numărul de persoane care au văzut efectiv un mesaj.

Vizualizările sunt de obicei mai mici decât acoperirea, așa cum nu oricine poate primi un mesaj (dacă nu se conectează în mod regulat, de exemplu). În plus, nu oricine primește un mesaj chiar îl deschide și îl citește.

Sistemele vechi, cum ar fi e-mailul, oferă valori rudimentare pentru vizualizări, cum ar fi rata de deschidere a e-mailului. Acestea pot oferi informații utile, dar o platformă de comunicații cu funcții complete vă va permite să duceți acest lucru mult mai departe pentru a înțelege mai bine de ce este posibil ca anumite persoane sau grupuri să nu vadă actualizări importante.

De exemplu, tabloul de bord al actualizărilor Connecteam (prezentat mai jos) oferă o prezentare generală a actualizărilor și a mesajelor trimise diferitelor echipe cu mai multe valori, inclusiv numărul de vizualizări. De asemenea, puteți detalia detaliile și puteți vedea cine a văzut exact mesajul dvs. când.

Există mai multe moduri de a îmbunătăți vizualizările, inclusiv mementouri. O abordare direcționată a publicării actualizărilor poate crește, de asemenea, vizionările. Această caracteristică vă permite să trimiteți diferite actualizări către diferite grupuri și persoane în momente diferite. Ajută la reducerea zgomotului care afectează multe platforme de comunicații interne, astfel încât angajații să știe că atunci când primesc un mesaj, este important și merită timpul lor.

Cu Connecteam, puteți seta, de asemenea, anumite ore pentru mesaje și mementouri. Acest lucru este deosebit de util atunci când comunicați cu echipe fără birou care pot fi ocupate sau complet incomunicate în anumite momente ale zilei.

Valoarea 3: Implicare

Implicarea se referă la numărul de persoane care interacționează cu o actualizare.

Există câteva moduri de a măsura acest lucru și fiecare companie este puțin diferită. Cu Connecteam, puteți măsura cu ușurință implicarea prin reacții simple la actualizări, cum ar fi aprecieri și comentarii, dar puteți oferi, de asemenea, oportunitatea unei interacțiuni mai sofisticate și semnificative cu sondaje, sondaje live, liste de verificare și multe altele.

Implicarea este una dintre cele mai importante valori de măsurat, deoarece reflectă în mod direct interesul și atenția angajaților. Există câteva moduri simple de a aborda implicarea scăzută.

Menționate mai sus, actualizările direcționate sunt deosebit de eficiente. Acestea vă permit să ajustați timpul și chiar conținutul actualizărilor pentru diferite audiențe. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că actualizările pe care le văd angajații sunt relevante pentru ei. Actualizările direcționate pot ajuta la creșterea semnificativă a angajamentului: oamenii răspund mai bine la mesajele pe care le consideră scrise special pentru ei.

Acest lucru reduce, de asemenea, numărul de actualizări pe care le văd angajații. Potrivit unui sondaj, unul din trei angajați spune că primește prea multe e-mailuri pentru a ține pasul. Acest lucru duce la pierderea actualizărilor importante și contribuie major la burnout. Echipele fără birou, în special, se bazează pe actualizări scrise pentru a rămâne informate, așa că este o necesitate să faceți acest lucru corect.

Este de asemenea util să vă asigurați că angajații se pot implica cu conținutul într-un mod familiar. Prin definiție, echipele fără birou tind să se bazeze mai mult pe dispozitive mobile, cum ar fi smartphone-urile decât pe computere desktop, așa că o experiență pe mobil este esențială. Feed-ul în stilul social media al Connecteam vă ajută să faceți acest lucru un pas mai departe, cu moduri rapide și simple de a reacționa sau de a oferi o opinie.

Metrica 4: Satisfacția

Satisfacția angajaților cu platforma dvs. de comunicare internă poate avea un impact uriaș asupra altor valori, inclusiv acoperire, vizualizări și implicare. Un sistem de comunicații interioare care este greoi sau greu de utilizat, în special pe dispozitivele mobile, va provoca cu siguranță dureri de cap.

De asemenea, nevoia de a utiliza mai multe platforme tinde să erodeze satisfacția angajaților. Au dispărut vremurile în care trebuie să existe o soluție separată pentru actualizări, mesaje de la persoană la persoană, partajare de fișiere, programare, cronometrare, instruire - ei bine, ați înțeles ideea. Simplitatea este rege.

Ne vom suna cu mândrie propriul claxon pentru aceasta: unul dintre motivele pentru care organizațiile consideră Connecteam atât de eficient este faptul că angajaților le place să îl folosească și să știe că totul este într-un singur loc.

Cu instrumentul potrivit, măsurarea satisfacției cu privire la strategia de comunicare internă este simplă. Sondajele sunt o modalitate extrem de eficientă de a face acest lucru și vă permit să analizați anumite puncte critice în timp ce colectați date despre valorile pentru comunicații și orice alt departament pentru a le compara cu KPI-urile. Ele sunt, de asemenea, o caracteristică de bază a Connecteam. Sondajele anonime sunt deosebit de eficiente în măsurarea satisfacției.

Desigur, sondajele și sondajele nu sunt doar pentru evaluarea strategiei dvs. de comunicare, ci sunt o parte importantă a strategiei în sine! Odată ce vă înțelegeți mai bine forța de muncă, puteți utiliza acele date pentru a face schimbări și a inova.

Valoarea 5: rata de rotație

Ar fi incorect să stabilim o rată ridicată de rotație doar la picioarele comunicării interne. O varietate de factori joacă în decizia majorității angajaților de a părăsi o companie. Cu toate acestea, comunicarea slabă este una semnificativă și nu poate fi ignorată când vine vorba de rata de rotație.

Este simplu să măsori ratele de cifra de afaceri și să le compari cu un KPI relevant, dar ajustările sunt mai dificile. Cu toate acestea, există schimbări relativ simple, dar foarte eficiente, care pot fi făcute exact în ceea ce privește comunicațiile.

În primul rând, o aplicație de comunicații simplă, intuitivă, pe mobil mai întâi este o necesitate. S-a demonstrat că acest lucru îmbunătățește în mod dramatic acoperirea și impactul comunicării interne și îmbunătățește angajamentul general al angajaților cu companii, ceea ce are implicații pe scară largă asupra ratelor de rotație.

Oferirea unei platforme pentru ca angajații să își ofere opiniile, să discute probleme importante și pur și simplu să aibă o voce este, de asemenea, un pas important către îmbunătățirea satisfacției angajaților și reducerea cifrei de afaceri. Cu Connecteam, acest lucru se reflectă în aprecieri, comentarii, sondaje, sondaje și multe altele.

În cele din urmă, o bună platformă de comunicare internă permite comunicațiilor interne și liderilor de la toate nivelurile să ofere sprijin echipelor din prima linie, răspunzând nevoilor și solicitărilor în timp real și evaluând și acționând în funcție de feedback.

Concluzie

Înțelegerea eficienței strategiei tale de comunicare internă este esențială, iar primul pas este măsurarea valorilor tale. Având informații utile pentru a vă îmbunătăți și simplifica operațiunile, vă poate face munca mai ușoară, mai eficientă și mai plăcută.

Connecteam oferă o soluție all-in-one pentru comunicații, cu tot ce au nevoie companiile pentru a comunica eficient cu angajații — nu doar trimiterea de actualizări, ci și primirea de feedback, opinii și implicare neprețuite. Prin combinarea operațiunilor zilnice, a comunicațiilor și a instrumentelor și a asistenței pentru angajați, Connecteam oferă un ghișeu unic pentru comunicații și management de afaceri eficiente și fără efort. Rezervați o demonstrație pentru a vedea cum vă putem ajuta afacerea.