7 sfaturi de experți Cum să gestionați programarea vacanțelor pentru angajații dvs

Cu sezonul sărbătorilor aproape, programarea eficientă a angajaților nu a fost niciodată mai importantă sau mai provocatoare.

Disponibilitatea limitată a angajaților și numeroasele cereri de concediu într-o perioadă atât de aglomerată a anului pot fi o durere de cap. Când sunt gestionate greșit, programarea ineficientă a vacanțelor vă poate lăsa cu personal redus și poate afecta moralul angajaților.

Dar iată vestea bună: Crăciunul a venit devreme pentru tine anul acesta. În acest articol, explorăm modul în care vă puteți face programarea vacanței o briză cu acești pași simpli.

Stabiliți așteptările devreme

Primul pas pentru a crea un program de lucru eficient în vacanță este să luați în considerare nevoile dvs. de afaceri. Este sezonul sărbătorilor una dintre cele mai aglomerate perioade ale anului pentru afacerea dvs.? Dacă da, de cât personal aveți nevoie pentru a-l acoperi?

Alternativ, este o oportunitate de a încetini și opera cu personal limitat? Claritatea în acest sens vă permite să explicați angajaților dvs. la ce să vă așteptați – și la ce se așteaptă de la ei – când vine vorba de sezonul sărbătorilor.

Odată ce știți de ce aveți nevoie de la angajații dvs., dezvoltați-vă politicile și procesele în jurul programelor de lucru din vacanță și solicitărilor de concediu. De exemplu, puteți stabili un termen limită pentru ca angajații să trimită cereri de concediu sau să solicitați fiecărui angajat să lucreze cel puțin un weekend pe lună în timpul vacanțelor.

Luați în considerare cum să gestionați solicitările conflictuale de concediu. S-ar putea să acordați preferință angajaților care au acoperit sezonul anterior de sărbători sau să le solicitați angajaților cu mai puțin de 1 an de serviciu să fie disponibili. De asemenea, este posibil să doriți să setați câteva zile de „încărcare” în care toți angajații trebuie să lucreze.

Faceți acest lucru cât mai devreme posibil. Cunoașterea datelor de vacanță de la începutul anului vă oferă timp suficient pentru a vă planifica programarea vacanței.

Comunicați clar și des cu angajații dvs

Odată ce v-ați decis cum să abordați politicile și procesele de programare a vacanțelor, comunicați-le angajaților dvs. Faceți acest lucru cât mai devreme posibil pentru a vă asigura că angajații dvs. nu sunt luați prin surprindere și pentru a-și putea gestiona obligațiile personale în timpul schimburilor.

Discutarea problemei programului de vacanță cu angajații dvs. le oferă șansa de a exprima orice nelămurire, de a face sugestii și de a pune întrebări. Încurajând un dialog deschis, construiți un sentiment de camaraderie în jurul problemei. În loc să fie forțați să muncească, angajații tăi simt că au o anumită contribuție în deciziile privind programarea vacanțelor.

Acest proces vă ajută, de asemenea, să aflați despre preferințele individuale ale angajaților dvs. S-ar putea să descoperiți că unii angajați sunt dispuși să se ofere voluntar pentru a lucra în anumite ture de vacanță în schimbul să-i scoată pe alții.

Comunicarea clară cu privire la programul de vacanță vă oferă, de asemenea, siguranța dvs. și a angajaților dvs. Ei pot decide când doresc să-și folosească timpul liber plătit (PTO) și vă puteți menține planificarea afacerii și reduce riscul apariției oricăror probleme de personal în perioada vacanței.

Luați în considerare să oferiți vacanțe de companie

Dacă afacerea dvs. își permite, luați în considerare să oferiți angajaților tăi concedii plătite. Deși nu este impus de lege, mulți angajatori aleg să le ofere angajaților concediu plătit în anumite sărbători, cum ar fi Ziua Muncii, Ziua Independenței, Ziua Veteranilor, Ziua Recunoștinței, Ajunul Crăciunului (24 decembrie), Ziua Crăciunului (25 decembrie) și Anul Nou. Zi.

Închiderea în perioada vacanței nu este o opțiune pentru orice afacere, în special pentru cele din industria ospitalității sau a turismului. Dar dacă poți, vacanțele de companie reprezintă un avantaj suplimentar pentru angajați pe care îl poți oferi angajaților tăi. Este o modalitate bună de a-ți arăta interesul pentru bunăstarea lor și de a crea bunăvoință cu angajații tăi.

Sărbătorile companiei pot, de asemenea, să vă încurajeze angajații să se ofere voluntar pentru a lucra în alte zile în timpul sezonului de sărbători sau, cel puțin, să scadă din cauza nevoii de a lucra în alte sărbători.

Utilizați o aplicație de programare a angajaților

Gestionarea disponibilității angajaților dvs. și a numeroaselor solicitări de concediu în perioada sărbătorilor poate fi o bătaie de cap. A face acest lucru manual necesită timp și poate duce la erori de programare și comunicare greșită atunci când se fac modificări.

Cel mai simplu mod de a gestiona programarea vacanțelor companiei tale este cu o aplicație de programare a angajaților. Cu o aplicație de programare, angajații tăi își pot trimite cererile de concediu, iar tu poți crea și comunica programul tău de lucru din vacanță dintr-un loc central.

Cu programul lor disponibil de pe orice dispozitiv, angajații își pot verifica lista, schimba turele și pot primi notificări instantanee cu privire la orice actualizări. De asemenea, puteți vedea rapid cine este disponibil într-o anumită zi și îl puteți integra cu statul de plată pentru a gestiona plata pentru concediu.

Plătiți tarife de vacanță

Dacă aveți nevoie de personal care să lucreze în anumite sărbători, luați în considerare să le oferiți tarife de vacanță. Puteți decide să le despăgubiți cu o rată mai mare decât de obicei, de exemplu, de 1,5 ori sau chiar dublarea salariului lor obișnuit.

Făcând acest lucru, recunoaște sacrificiul personal pe care îl pot face pentru a lucra în acea zi. Această abordare poate, de asemenea, să stimuleze oamenii să se ofere voluntari pentru schimburi nepopulare, cum ar fi ziua de Anul Nou, reducând riscul de a vă găsi cu personal scurt în perioadele aglomerate.
Recunoașterea contribuțiilor angajaților dvs. în perioada de vacanță nu se limitează la plata. S-ar putea să vă gândiți să oferiți cadouri de sărbători angajaților dvs., să găzduiți o petrecere de vacanță la birou, să permiteți lucrul de la distanță în anumite zile pentru o flexibilitate suplimentară sau să oferiți PTO suplimentar după sezonul sărbătorilor.

Programează strategic

Pentru multe companii, sezonul sărbătorilor poate fi unul dintre cele mai aglomerate perioade ale anului. Programarea eficientă a vacanțelor pentru această perioadă presupune nu numai să vă asigurați că aveți suficient personal, ci și combinația potrivită de personal.

Atunci când creați un program de lucru pentru vacanță, fiți atenți la lacunele de competențe. Trebuie să vă asigurați că angajații pe care îi înregistrați au abilități complementare, astfel încât toate aspectele afacerii să fie acoperite în timp ce funcționează cu personal schelet. O modalitate de a face acest lucru este asocierea angajaților juniori sau a lucrătorilor sezonieri cu angajați mai experimentați.

Dacă aveți de gând să vă descurcați cu mai puțin personal în perioada vacanței, asigurați-vă că cei care sunt înscriși sunt pregătiți. Oferiți-le orice formare de care ar putea avea nevoie cu mult timp înainte și asigurați-vă că angajații care iau concediu pregătesc instrucțiuni de predare acolo unde este necesar.

Luați în considerare angajarea de angajați sezonieri

Dacă sezonul sărbătorilor înseamnă că afacerea dvs. este în plină expansiune, atunci luați în considerare angajarea temporară de lucrători sezonieri suplimentari. Dacă mergeți pe acest drum, fiți foarte clar despre politicile dvs. de vacanță și așteptările de programare în timpul procesului de angajare. Angajarea de angajați sezonieri care nu sunt disponibili atunci când aveți nevoie de ei nu vă va ajuta cu programarea vacanței.

De asemenea, este esențial să pregătiți angajații sezonieri printr-un proces de îmbarcare bine conceput. Deși aceasta poate fi adaptată de la cea pe care o utilizați pentru angajații permanenți, trebuie totuși să acopere toate informațiile pe care trebuie să le cunoască pentru a-și îndeplini treaba.
La fel ca și angajații tăi obișnuiți, le poți oferi lucrătorilor sezonieri acces la o aplicație de programare pentru a-și înregistra disponibilitatea. De acolo, puteți gestiona cu ușurință orice schimburi de ture și puteți comunica actualizări întregii forțe de muncă.

Programarea vacanțelor nu trebuie să vă dea bătăi de cap

Când îți pregătești programul de lucru pentru vacanță anul acesta, ține cont de sfaturile de mai sus pentru a-l face cât mai ușor posibil. Prin dezvoltarea politicilor și procedurilor echitabile privind programarea vacanțelor în organizația dvs., puteți comunica așteptările dvs. într-un stadiu incipient angajaților.

O aplicație eficientă de programare a angajaților este un prim pas bun către o programare eficientă a vacanțelor. Angajarea angajaților suplimentari sezonieri, oferirea plății de vacanță sau alte beneficii sau închiderea biroului și oferirea angajaților tăi o vacanță de companie te pot ajuta, de asemenea, pe tine și pe angajații tăi să te bucuri de sezonul sărbătorilor, atât la locul de muncă, cât și în afara ei.