Orientação para o trabalho: seu significado, propósito e como torná-lo um sucesso

Qual é o mais rápido que um novo funcionário já deixou sua empresa?

Você pode se surpreender ao saber que 4% dos novos funcionários deixam o emprego após o primeiro dia, e 22% da rotatividade de funcionários ocorre nos primeiros 45 dias.

Boas notícias: um bom programa de orientação para o trabalho pode ajudar a evitar que isso aconteça na sua empresa.

As contratações que participam de uma orientação estruturada no local de trabalho têm 69% mais chances de permanecer na empresa por pelo menos três anos — isso é um retorno significativo do seu investimento.

O que é Orientação para o Trabalho?

A Orientação para o Trabalho é quando os funcionários recém-contratados são recebidos em seu novo local de trabalho e apresentados ao seu trabalho, empresa, ambiente de trabalho e colegas. Isso geralmente acontece durante os primeiros dias de trabalho.

Os programas de orientação geralmente incluem:

• Um tour pelo local de trabalho
• Apresentação de colegas de trabalho, equipes e supervisores
• Apresentações da empresa, incluindo uma introdução às políticas e processos
• Tratamento da papelada de novos contratados

Por que a orientação para o trabalho é importante para novos funcionários?

O principal objetivo da orientação dos funcionários é ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos e fornecer a eles uma compreensão clara de sua função e de todos os recursos, equipamentos e instruções necessários para realizar seu trabalho.

Além disso, há muitas outras razões pelas quais uma orientação bem-sucedida para o trabalho é importante.

A orientação para o trabalho é a melhor oportunidade para você ajudar seus novos funcionários a se familiarizarem com a empresa em um nível mais profundo. Isso inclui a missão, o histórico, os padrões e os valores de sua empresa que definem a cultura organizacional.

Isso, por sua vez, melhora a capacidade dos novos funcionários de entender:

• Missão e valores da sua empresa
• Seu lugar dentro da empresa
• O que se espera deles

Também os ajuda:

• integrar-se suavemente nos princípios de trabalho e na cultura da empresa
• contribuir para os objetivos da empresa

Cada empresa tem seu próprio conjunto exclusivo de políticas e procedimentos orientadores que moldam as maneiras pelas quais os funcionários devem se comportar.

Isso pode incluir políticas relacionadas ao seguinte:

• Código de roupa
• Tempo de trabalho e assiduidade
• Pausas e refeições
• Política de segurança
• Antidiscriminação e assédio

Introduzir os novos funcionários aos valores fundamentais da sua empresa neste estágio inicial e de forma organizada os ajudará a se acostumar e agir de acordo desde o início.

Certifique-se de que as políticas e procedimentos da sua empresa e outras informações importantes sejam acessíveis e fáceis de encontrar para seus funcionários. Uma base de conhecimento digital é uma maneira fácil de fazer isso.

A orientação para o trabalho é um excelente momento para garantir que seus novos funcionários entendam seu papel dentro de sua empresa e o que se espera deles.

Isso, por sua vez, ajuda a eliminar qualquer confusão que seus novos contratados possam ter em relação à sua posição. Também permite que eles definam suas expectativas e, portanto, a ansiedade potencial de saber agora o que esperar das primeiras semanas no novo emprego.

A comunicação eficaz de sua importância geral e contribuição para os objetivos da empresa os motivará a desempenhar suas tarefas ainda melhor.

Os recrutas muitas vezes podem lutar para construir relacionamentos com seus colegas de trabalho e se tornar parte de uma equipe.

Um programa de orientação para o local de trabalho supera esse obstáculo ao construir esses relacionamentos ao acolher e apresentar os novos funcionários às pessoas com quem trabalharão.

Certifique-se de que seus novos funcionários se sintam parte da equipe e se sintam à vontade para fazer perguntas ou expor quaisquer preocupações. Isso dará o tom para relacionamentos duradouros positivos e produtivos.

Pode parecer óbvio, mas funcionários felizes tendem a permanecer em suas empresas. Um bom programa de orientação para o trabalho dá aos novos funcionários uma primeira impressão positiva de seu novo ambiente de trabalho, aumenta o moral, a motivação, a satisfação no trabalho e o comprometimento organizacional a curto e longo prazo.

As primeiras semanas em qualquer novo emprego geralmente são marcadas pelo aprendizado e absorção de novas informações – não tanto pelo trabalho eficiente. Ao ajudar os novos contratados a se ajustarem à sua nova função o mais rápido possível, eles se tornam produtivos mais cedo.

Além disso, aumenta a capacidade de seus novos funcionários de produzir um trabalho de qualidade que atenda aos objetivos da empresa e reduz o tempo necessário para atingir todo o seu potencial.

Isso os ajuda a se sentirem menos tensos e mais confortáveis ​​e confiantes, o que reduz mal-entendidos e erros e aumenta os níveis de produtividade no local de trabalho.

Quanto tempo deve durar a orientação para o trabalho?

Normalmente, a orientação de trabalho dura de algumas horas a uma semana inteira de trabalho. A duração ideal varia de empresa para empresa e depende muito da complexidade da empresa e da função do novo funcionário.

A orientação do funcionário não deve ser confundida com o processo geralmente mais longo de integração, do qual a orientação para o trabalho é apenas um componente pequeno, mas crucial.

11 etapas para tornar a orientação de trabalho em sua organização um sucesso

Começar um novo emprego pode ser estressante. Alivie a ansiedade de seus novos funcionários comunicando o que eles devem esperar.

Antes do primeiro dia, comunique claramente:

• A que horas devem chegar
• Instruções detalhadas sobre como chegar ao local de trabalho
• A quem devem reportar
• Seu código de vestimenta
• Qualquer coisa que eles precisem trazer, como documentos, ferramentas, etc.
• Como eles precisam entrar e sair

Além disso, crie um plano estabelecendo o programa para os primeiros dias do funcionário para que ele saiba o que está por vir.

O uso de um software de gerenciamento de funcionários completo permitirá que você se comunique facilmente com seus funcionários que trabalham remotamente e compartilhe documentos importantes.

Dar aos novos contratados um tour pelo local de trabalho e apresentá-los a seus colegas de trabalho, membros da equipe e supervisores ajudará todos a se sentirem mais à vontade.

Prepare as estações de trabalho de seus novos funcionários e tenha todos os itens relacionados ao trabalho necessários para realizar seu trabalho prontos e esperando por eles quando chegarem.

Isso pode incluir:

• Equipamento técnico
• Cartão de identificação da empresa
• Armário ou armário
• Material de escritório
• E-mail e senhas da empresa
• Convite para software de comunicação e gerenciamento de tarefas em equipe

Além disso, certifique-se de que alguém esteja preparado para mostrar como tudo funciona.

Para novos funcionários que trabalham remotamente, esses itens devem ser enviados com antecedência suficiente para que possam usá-los no primeiro dia de trabalho.

Além disso, certifique-se de que alguém esteja preparado para ajudá-los a configurar e mostrar como tudo funciona.

Dê a seus novos funcionários uma recepção calorosa em sua nova equipe e fique entusiasmado com a chegada deles. Isso melhorará seu senso de pertencimento e dará uma excelente primeira impressão.

Permita que eles conheçam os membros de sua equipe marcando uma reunião de equipe ou almoçando em grupo.

Você também pode adicionar algumas vantagens legais para fazer os recém-chegados se sentirem especiais. Crie um kit de boas-vindas que inclua uma camiseta da empresa, bloco de notas e garrafas de água – quem não gosta de ganhar presentes?

Certifique-se de proporcionar aos seus funcionários que trabalham remotamente uma experiência igualmente acolhedora.

Desenvolva um cronograma para o seu programa de orientação para o trabalho, abrangendo tudo o que seus novos funcionários precisam saber, mantendo suas necessidades em mente.

Mantenha a orientação específica e consistente e evite sobrecarregar seus novos contratados apresentando-lhes muitas informações. Adicione muitas pausas para permitir que eles processem tudo e respirem.

Para simplificar essa tarefa, você pode considerar o uso de um aplicativo de agendamento.

Incentive seus recém-chegados a fazer perguntas e adicionar um ponto de contato com seu supervisor pelo menos duas vezes por dia.

Mantenha seu programa de orientação de trabalho consistente para todos os novos contratados criando ou usando uma lista de verificação de orientação de trabalho existente.

Estudos mostram que as pessoas absorvem muito mais informações do que ouvem e veem, ou seja, 50%, em comparação com apenas 20% do que ouvem e 10% do que leem.

Em vez de apenas dizer aos seus novos funcionários as informações que eles precisam saber, mude-as adicionando uma apresentação visual. Isso fornece estimulação visual e auditiva para ajudar a manter seus novos funcionários envolvidos e absorver melhor as informações.

Por exemplo, isso pode ser:

• uma apresentação em PowerPoint dando uma visão geral do que é apresentado
• um vídeo de apresentação da empresa

As apresentações visuais podem ser salvas e compartilhadas com seus funcionários para referência futura. Isso vai lhe poupar tempo e esforço.

Essas apresentações também são fáceis de compartilhar com seus funcionários que trabalham remotamente ou não trabalham atrás de uma mesa, especialmente ao usar um aplicativo de comunicação em equipe.

Ao agrupar sua orientação de trabalho por tópico, você cria uma visão clara do material e das tarefas cobertas pelo programa.

Isso também permite que você atribua sessões para serem gerenciadas pelos departamentos ou pessoas relevantes.

Por exemplo, os líderes de equipe lidarão com tarefas que familiarizam os novos funcionários com seu novo ambiente de trabalho, como:

• Um tour pelo local de trabalho
• Apresentando os membros da equipe
• Apresentação da missão e visão da empresa
• Revendo as políticas e procedimentos da empresa

Considerando que o departamento de RH irá lidar com tarefas administrativas, tais como:

• Nova papelada de contratação
• Fornecimento de itens necessários relacionados ao trabalho
• Coleta de feedback dos funcionários após a conclusão do processo

É importante certificar-se de que seus novos funcionários entendam completamente o que se espera deles no trabalho e, em geral, como parte da empresa.

Algumas expectativas centrais precisam ser comunicadas desde o primeiro dia. Isso pode incluir que todos os funcionários devem:

• Faça o seu melhor e assuma a responsabilidade pelo seu trabalho
• Aja profissionalmente
• Seja honesto e tenha integridade
• Aceite que as pessoas às vezes podem cometer erros
• Compreender que o respeito é crucial para manter relações de trabalho positivas
• Procurar ajuda e orientação quando necessário
• Esteja disposto a aprender coisas novas regularmente

Além disso, comunicar aos seus novos funcionários sobre o que eles serão avaliados no futuro os estimulará a desempenhar bem seu trabalho.

Seus novos funcionários ficarão animados para saber mais sobre seu novo trabalho – afinal, é para isso que eles estão aqui.

Comunique como é seu dia-a-dia no trabalho e quais são suas tarefas, responsabilidades e prioridades gerais.

Dê-lhes uma visão geral de todos os projetos em que estarão trabalhando. Por exemplo, você pode apresentá-los com informações do projeto, como:

• Alguns antecedentes
• Com quem eles vão trabalhar
• A importância do seu papel para completá-lo com sucesso

Destacar a importância de seus funcionários dentro da empresa irá motivá-los a trabalhar duro em direção à missão e visão da empresa e internalizar essas metas.

Além de apenas comunicar o que se espera do novo funcionário e como ele deve fazer seu trabalho, é essencial expressar como a empresa os valoriza e os recompensa por seu trabalho árduo.

Todos os seus funcionários devem entender o sistema da empresa de como seu desempenho está ligado ao reconhecimento e promoção positivos dos funcionários.

Estudos mostram que, com programas de reconhecimento, a produtividade, o desempenho e o engajamento de seus funcionários são 14% maiores do que as empresas sem eles.

Além disso, eles precisam estar cientes de que a empresa oferece uma oportunidade de trabalho totalmente justa e inclusiva, onde todos os seus funcionários podem prosperar.

Preparar questionários para seus funcionários fazerem após as sessões de orientação é uma maneira divertida e envolvente de testar a compreensão de seus funcionários sobre o material e ver se você conseguiu transmitir tudo o que queria que eles aprendessem.

Você pode simplificar todo o processo de criação, preenchimento e revisão de questionários com o clique de um botão usando um questionário online. Isso também será fácil de usar com seus funcionários remotos e sem mesa.

Há sempre espaço para melhorias em qualquer orientação no local de trabalho.

Coletar feedback de seus novos funcionários após concluir a orientação de trabalho é a maneira perfeita de obter informações valiosas sobre como melhorar o processo.

Uma ótima maneira de coletar feedback é por meio de uma pesquisa de funcionários.

Tome nota de qualquer aumento:

• Preocupações
• Sugestões para melhorar
• Questões

Também é uma ótima oportunidade para revisar seu desempenho para garantir que a contratação tenha se estabelecido bem.

Além disso, pedir feedback promove o envolvimento dos funcionários, aprimorando sua experiência desde o início.

Pedir feedback aos novos funcionários provou melhorar seu relacionamento em 91%.

O que é uma lista de verificação de orientação para o trabalho?

Uma lista de verificação de orientação de trabalho é uma lista de verificação de todos os elementos que você deseja incluir em sua orientação de trabalho, desde a assinatura de formulários de novos funcionários até a configuração de sua área de trabalho e a apresentação da cultura da empresa.

Isso facilita muito a organização da orientação no trabalho, pois você não terá que criar o programa do zero e ajuda a garantir que nada passe despercebido.

Sinta-se à vontade para experimentar este modelo de lista de verificação de orientação para novos funcionários.

Orientação de trabalho e integração são a mesma coisa?

Embora a orientação no trabalho e um processo de integração de funcionários tenham como objetivo ajudar seus novos funcionários a se estabelecerem, são duas coisas diferentes.

A orientação começa no primeiro dia de trabalho e tem um foco mais geral, acolhendo os novos funcionários e apresentando-os ao seu novo ambiente de trabalho.

A integração é um processo muito mais longo, normalmente algumas semanas ou meses, e é mais específico do trabalho e do departamento. Consiste em uma série de treinamentos e eventos, incluindo orientação para o local de trabalho, que ajudam os novos funcionários a se integrarem em seus departamentos e se tornarem trabalhadores bem-sucedidos.

Um forte processo de integração melhora a retenção de novos funcionários em 82% e a produtividade em mais de 70%, além de muitos outros benefícios.

No geral, a orientação para o trabalho é fundamental, mas apenas uma pequena parte do processo de integração. No entanto, ambos são essenciais para preparar sua nova contratação para o sucesso.

Agora vamos trabalhar

Portanto, no geral, está claro agora que a orientação para o trabalho é fundamental para acolher seus novos funcionários e definir o tom para relacionamentos de trabalho duradouros, positivos e produtivos.

E a melhor parte é que nem precisa ser difícil.

Com as ferramentas certas e a lista de verificação de orientação de trabalho certa, você pode facilmente preparar um cronograma para seus recém-chegados.

Além disso, existem algumas soluções de software incríveis, como o Connecteam, um aplicativo de gerenciamento de funcionários premiado que permite criar facilmente um programa de orientação para o trabalho e compartilhá-lo com seus funcionários diretamente em seus dispositivos móveis.

E isso é apenas a ponta do iceberg!