توجيه العمل: معناه والغرض منه وكيفية إنجاحه

ما هو أسرع موظف غادر شركتك على الإطلاق؟

قد تتفاجأ عندما تسمع أن 4٪ من الموظفين الجدد تركوا وظائفهم بعد يومهم الأول ، و 22٪ من معدل دوران الموظفين يحدث خلال أول 45 يومًا.

بشرى سارة: يمكن أن يساعدك برنامج توجيه العمل الجيد في منع حدوث ذلك في شركتك.

الموظفون الذين يشاركون في توجه منظم في مكان العمل هم أكثر عرضة بنسبة 69٪ للبقاء مع شركتهم لمدة ثلاث سنوات على الأقل - وهذا عائد كبير على استثمارك.

ما هو توجيه العمل؟

يتم توجيه العمل عندما يتم الترحيب بالموظفين المعينين حديثًا في مكان عملهم الجديد وتقديمهم إلى وظائفهم وشركاتهم وبيئة العمل والزملاء. يحدث هذا عادة خلال الأيام القليلة الأولى من العمل.

تشمل برامج التوجيه بشكل عام:

• جولة في مكان العمل
• التعريف بزملاء العمل والفرق والمشرفين
• عروض الشركة ، بما في ذلك مقدمة للسياسات والعمليات
• التعامل مع أوراق الاستئجار الجديدة

لماذا يعد توجيه العمل مهمًا للموظفين الجدد؟

الغرض الرئيسي من توجيه الموظفين هو مساعدة الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب ومنحهم فهمًا واضحًا لدورهم وجميع الموارد والمعدات والتعليمات التي سيحتاجون إليها لأداء عملهم.

علاوة على ذلك ، هناك العديد من الأسباب التي تجعل التوجيه الوظيفي الناجح مهمًا.

يعد توجيه العمل هو أفضل فرصة لك لمساعدة موظفيك الجدد على التعرف على الشركة على مستوى أعمق. يتضمن ذلك مهمة شركتك وخلفيتها ومعاييرها وقيمها التي تحدد الثقافة التنظيمية.

وهذا بدوره يحسن قدرة الموظفين الجدد على فهم:

• مهمة شركتك وقيمها
• مكانهم داخل الشركة
• ما هو متوقع منهم

كما أنه يساعدهم في:

• الاندماج بسلاسة في مبادئ وثقافة عمل الشركة
• المساهمة في تحقيق أهداف الشركة

لكل شركة مجموعتها الفريدة من السياسات والإجراءات الإرشادية لتشكيل الطرق التي يجب أن يتصرف بها الموظفون.

يمكن أن يشمل ذلك السياسات المتعلقة بما يلي:

• اللباس الواجب ارتداؤه
• اوقات العمل والحضور
• فترات الراحة وتناول الطعام
• سياسة الأمن
• مناهضة التمييز والتحرش

إن تعريف الموظفين الجدد بالقيم الأساسية لشركتك في هذه المرحلة المبكرة وبطريقة منظمة سيساعدهم على التأقلم والتصرف وفقًا لذلك منذ البداية.

تأكد من أن سياسات وإجراءات شركتك وغيرها من المعلومات المهمة يمكن الوصول إليها ويسهل العثور عليها لموظفيك. قاعدة المعرفة الرقمية هي طريقة سهلة للقيام بذلك.

يعد توجيه العمل وقتًا ممتازًا للتأكد من أن موظفيك الجدد يفهمون دورهم داخل شركتك وما هو متوقع منهم.

وهذا بدوره يساعد في القضاء على أي لبس قد يكون لدى موظفيك الجدد بشأن مناصبهم. كما يتيح لهم تحديد توقعاتهم وبالتالي القلق المحتمل من معرفة الآن ما يمكن توقعه من الأسابيع الأولى في الوظيفة الجديدة.

إن توصيل أهميتهم الإجمالية ومساهمتهم في أهداف الشركة بشكل فعال سيحفزهم على أداء مهامهم بشكل أفضل.

غالبًا ما يكافح المجندون لبناء علاقات مع زملائهم في العمل ويصبحوا جزءًا من فريق.

يتغلب برنامج التوجيه في مكان العمل على هذه العقبة من خلال بناء مثل هذه العلاقات من خلال الترحيب بالموظفين الجدد وتعريفهم بالأشخاص الذين سيعملون معهم.

تأكد من أن موظفيك الجدد يشعرون بأنهم جزء من الفريق وأنهم مرتاحون لطرح الأسئلة أو إثارة أي مخاوف. سيحدد هذا الاتجاه لعلاقات إيجابية ومثمرة دائمة.

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن الموظفين السعداء يميلون إلى البقاء مع شركاتهم. يعطي برنامج التوجيه الجيد للعمل للموظفين الجدد انطباعًا أوليًا إيجابيًا عن بيئة عملهم الجديدة ، ويعزز الروح المعنوية ، والتحفيز ، والرضا الوظيفي ، والالتزام التنظيمي على المدى القصير والطويل.

عادةً ما يتم تمييز الأسابيع القليلة الأولى في أي وظيفة جديدة بالتعلم واستيعاب المعلومات الجديدة - وليس كثيرًا بالعمل الفعال. من خلال مساعدة الموظفين الجدد على التكيف مع دورهم الجديد بأسرع ما يمكن ، يصبحون منتجين في وقت أقرب.

علاوة على ذلك ، فهو يزيد من قدرة العاملين الجدد لديك على إنتاج عمل جيد يلبي أهداف الشركة ويقصر الوقت اللازم للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.

هذا يساعدهم على الشعور بتوتر أقل وأكثر راحة وثقة ، مما يقلل من سوء الفهم والأخطاء ويزيد من مستويات الإنتاجية في مكان العمل.

كم من الوقت يجب أن يستمر توجيه العمل؟

عادةً ما يستمر توجيه العمل من بضع ساعات إلى أسبوع عمل كامل. يختلف الطول المثالي لكل شركة ويعتمد إلى حد كبير على مدى تعقيد الشركة ودور الموظف الجديد.

لا يجب الخلط بين توجيه الموظف وعملية الإعداد الطويلة بشكل عام ، والتي يكون توجيه العمل فيها مجرد مكون صغير ولكنه حاسم.

11 خطوة لنجاح التوجيه في العمل في مؤسستك

قد يكون بدء عمل جديد مرهقًا. خفف من قلق موظفيك الجدد من خلال إيصال ما يجب أن يتوقعوه.

قبل يومهم الأول ، التواصل بوضوح:

• في أي وقت يجب أن يصلوا
• إرشادات مفصلة حول كيفية الوصول إلى مكان العمل
• لمن ينبغي عليهم الإبلاغ
• قواعد اللباس الخاص بك
• أي شيء يحتاجون إلى إحضاره ، مثل المستندات والأدوات وما إلى ذلك.
• كيف يحتاجون إلى تسجيل الدخول والخروج

أيضًا ، قم بإنشاء خطة تحدد البرنامج للأيام القليلة الأولى للموظف حتى يعرف ما هو قادم.

سيسمح لك استخدام برنامج إدارة الموظفين الكل في واحد بالتواصل بسهولة مع موظفيك الذين يعملون عن بُعد ومشاركة المستندات المهمة.

إن منح الموظفين الجدد جولة في مكان العمل وتعريفهم بزملائهم في العمل وأعضاء الفريق والمشرفين سيساعد الجميع على الشعور براحة أكبر.

جهز محطات عمل الموظفين الجدد واجعل أي عناصر متعلقة بالعمل ضرورية لأداء عملهم جاهزة وانتظارهم عند وصولهم.

يمكن أن يشمل ذلك:

• معدات تقنية
• بطاقة تعريف الشركة
• خزانة أو خزانة
• اللوازم المكتبية
• البريد الإلكتروني للشركة وكلمات المرور
• دعوة لاتصالات الفريق وبرامج إدارة المهام

تأكد أيضًا من أن شخصًا ما مستعدًا ليوضح لهم كيف يعمل كل شيء.

بالنسبة للموظفين الجدد الذين يعملون عن بعد ، يجب إرسال هذه العناصر إليهم بوقت كافٍ مسبقًا حتى يتمكنوا من استخدامها في أول يوم عمل لهم.

تأكد أيضًا من أن شخصًا ما مستعدًا لمساعدتهم في الإعداد وإظهار كيفية عمل كل شيء.

رحب بموظفيك الجدد ترحيبًا حارًا في فريقهم الجديد وكن متحمسًا لوصولهم. سيؤدي ذلك إلى تحسين شعورهم بالانتماء وإعطاء انطباع أول ممتاز.

اسمح لهم بالتعرف على أعضاء فريقهم من خلال إعداد اجتماع للفريق أو تناول الغداء كمجموعة.

يمكنك أيضًا إضافة بعض الامتيازات اللطيفة لجعل الوافدين الجدد يشعرون بأنهم مميزون. قم بإنشاء مجموعة ترحيب تتضمن قميصًا للشركة ومفكرة وزجاجات مياه - من الذي لا يحب الحصول على الهدايا؟

تأكد من منح موظفيك الذين يعملون عن بعد تجربة ترحيبية على حد سواء.

ضع جدولاً زمنيًا لبرنامج توجيه العمل الخاص بك والذي يغطي كل ما يحتاج الموظفون الجدد إلى معرفته مع مراعاة احتياجاتهم.

حافظ على التوجه محددًا ومتسقًا ، وتجنب إرباك الموظفين الجدد من خلال تقديم الكثير من المعلومات لهم. أضف الكثير من فترات الراحة للسماح لهم بمعالجة كل شيء وأخذ قسط من الراحة.

لتبسيط هذه المهمة ، يمكنك التفكير في استخدام تطبيق صانع الجدول.

شجع الوافدين الجدد على طرح الأسئلة وإضافة نقطة اتصال مع مشرفهم مرتين على الأقل في اليوم.

حافظ على اتساق برنامج توجيه العمل الخاص بك لجميع الموظفين الجدد عن طريق إنشاء أو استخدام قائمة مرجعية لتوجيه العمل موجودة.

تشير الدراسات إلى أن الناس يمتصون قدرًا أكبر بكثير من المعلومات التي يسمعونها ويرونها ، أي 50٪ ، مقارنة بـ 20٪ فقط مما يسمعونه و 10٪ مما يقرؤونه.

بدلاً من مجرد إخبار موظفيك الجدد بالمعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها ، قم بتغييرها عن طريق إضافة عرض تقديمي مرئي. يوفر هذا تحفيزًا بصريًا وسمعيًا للمساعدة في الحفاظ على مشاركة الموظفين الجدد واستيعاب المعلومات بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، يمكن أن يكون هذا:

• عرض PowerPoint تقديمي يعطي نظرة عامة بصرية عما يتم تقديمه
• فيديو تعريفي عن الشركة

يمكن حفظ العروض التقديمية المرئية ومشاركتها مع موظفيك للرجوع إليها في المستقبل. سيوفر لك الوقت والجهد.

من السهل أيضًا مشاركة مثل هذه العروض التقديمية مع موظفيك الذين يعملون عن بُعد أو لا يعملون خلف مكتب ، خاصة عند استخدام تطبيق اتصالات الفريق.

من خلال تجميع اتجاه عملك حسب الموضوع ، يمكنك إنشاء نظرة عامة واضحة على المواد والمهام التي يغطيها البرنامج.

يسمح لك هذا أيضًا بتعيين الجلسات لإدارتها من قبل الإدارات أو الأشخاص المعنيين.

على سبيل المثال ، سيتعامل قادة الفريق مع المهام التي تعرّف الموظفين الجدد ببيئة عملهم الجديدة ، مثل:

• جولة في مكان العمل
• التعريف بأعضاء الفريق
• عرض رسالة الشركة ورؤيتها
• مراجعة سياسات وإجراءات الشركة

في حين أن قسم الموارد البشرية سيتولى المهام الإدارية ، مثل:

• أوراق الاستئجار الجديدة
• توفير العناصر اللازمة المتعلقة بالعمل
• جمع الملاحظات من الموظفين بعد الانتهاء من العملية

من المهم التأكد من أن موظفيك الجدد يفهمون تمامًا ما هو متوقع منهم في الوظيفة وبشكل عام كجزء من الشركة.

يجب توصيل بعض التوقعات الأساسية من اليوم الأول. يمكن أن يشمل ذلك أنه يجب على جميع الموظفين:

• بذل قصارى جهدهم وتحمل المسؤولية عن عملهم
• تصرف باحتراف
• تحلى بالصدق والنزاهة
• تقبل حقيقة أن الناس قد يرتكبون أخطاء في بعض الأحيان
• افهم أن الاحترام أمر حاسم في الحفاظ على علاقات عمل إيجابية
• اطلب المساعدة والإرشاد عند الحاجة
• كن على استعداد لتعلم أشياء جديدة بانتظام

كما أن إبلاغ موظفيك الجدد بما سيتم تقييمهم عليه في المستقبل سيحفزهم على أداء عملهم بشكل جيد.

سيكون موظفوك الجدد متحمسين لمعرفة المزيد عن وظائفهم الجديدة - بعد كل شيء ، هذا ما هم هنا من أجله.

قم بالإبلاغ عن شكلهم اليومي في الوظيفة وما هي مهامهم ومسؤولياتهم وأولوياتهم بشكل عام.

أعطهم لمحة عامة عن أي مشاريع سيعملون عليها. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم معلومات المشروع لهم ، مثل:

• بعض الخلفية
• مع من سيعملون
• أهمية دورهم في إكماله بنجاح

إن إبراز أهمية موظفيك داخل الشركة سيحفزهم على العمل الجاد لتحقيق مهمة الشركة ورؤيتها واستيعاب هذه الأهداف.

إلى جانب مجرد توصيل ما هو متوقع من الموظف الجديد وكيف يجب أن يقوموا بعملهم ، من الضروري التعبير عن كيفية تقدير الشركة لهم ومكافأتهم على عملهم الشاق.

يجب أن يفهم جميع موظفيك نظام الشركة لكيفية ارتباط أدائهم بالتقدير الإيجابي للموظفين والترقية.

تشير الدراسات إلى أنه من خلال وجود برامج تقدير ، تكون إنتاجية العاملين لديك وأدائهم ومشاركتهم أعلى بنسبة 14٪ من الشركات التي لا تمتلكها.

علاوة على ذلك ، يجب أن يكونوا على دراية بأن الشركة تقدم فرصة عمل عادلة وشاملة تمامًا حيث يمكن لجميع موظفيها الازدهار.

يعد إعداد الاختبارات لموظفيك ليأخذوها جلسات التوجيه التالية طريقة ممتعة وجذابة لاختبار فهم موظفيك للمادة ومعرفة ما إذا كنت قد تمكنت من نقل كل ما تريد منهم أن يتعلموه.

يمكنك تبسيط العملية الكاملة لإنشاء الاختبارات وملؤها ومراجعتها بنقرة زر واحدة باستخدام اختبار عبر الإنترنت. سيكون هذا أيضًا سهل الاستخدام مع موظفيك عن بُعد والذين ليس لديهم مكاتب.

هناك دائمًا مجال للتحسين في أي اتجاه في مكان العمل.

يعد جمع التعليقات من موظفيك الجدد بعد الانتهاء من توجيه العمل هو الطريقة المثلى لاكتساب رؤى قيمة حول كيفية تحسين العملية.

طريقة رائعة لجمع التعليقات هي من خلال استطلاع للموظفين.

لاحظ أي شيء أثار:

• مخاوف
• اقتراحات للتحسين
• أسئلة

إنها أيضًا فرصة رائعة لمراجعة أدائهم للتأكد من أن الموظف قد استقر جيدًا.

علاوة على ذلك ، فإن طلب التعليقات يعزز مشاركة الموظفين ، ويعزز تجربتهم منذ البداية.

أثبت سؤال الموظفين الجدد عن آرائهم أنه يحسن علاقتك بنسبة 91٪.

ما هي قائمة مراجعة توجيه العمل؟

قائمة مراجعة توجيه العمل هي قائمة مرجعية لجميع العناصر التي ترغب في تضمينها في توجه عملك ، من توقيع نماذج الموظفين الجدد إلى إعداد منطقة عملهم وتقديم ثقافة الشركة.

إنه يجعل تنظيم التوجيه في العمل أسهل بكثير حيث لن تضطر إلى إنشاء البرنامج من نقطة الصفر ويساعدك على التأكد من عدم تسلل أي شيء عبر الشقوق.

لا تتردد في تجربة نموذج قائمة التحقق من اتجاه الموظف الجديد.

هل التوجيه في العمل والتهيئة متماثلان؟

بينما يهدف التوجيه في العمل وعملية إعداد الموظف إلى مساعدة موظفيك الجدد على الاستقرار ، فهما شيئان مختلفان.

يبدأ التوجيه في اليوم الأول من العمل ويكون التركيز أكثر عمومية ، حيث يرحب بالموظفين الجدد ويعرّفهم على بيئة عملهم الجديدة.

يعد الإعداد عملية أطول بكثير ، عادةً ما تكون بضعة أسابيع أو أشهر ، وتكون خاصة بالوظيفة والقسم. وهو يتألف من سلسلة من التدريبات والأحداث ، بما في ذلك التوجيه في مكان العمل ، والتي تساعد الموظفين الجدد على الاندماج في أقسامهم والتطور إلى عمال ناجحين.

تعمل عملية الإعداد القوية على تحسين الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82٪ والإنتاجية بأكثر من 70٪ ، إلى جانب العديد من المزايا الأخرى.

بشكل عام ، يعد توجيه العمل مفتاحًا ولكنه جزء صغير فقط من عملية الإعداد. ومع ذلك ، كلاهما ضروري في إعداد تعيينك الجديد لتحقيق النجاح.

الآن هيا بنا إلى العمل

بشكل عام ، من الواضح الآن أن توجيه العمل هو المفتاح للترحيب بالموظفين الجدد وتحديد النغمة لعلاقات عمل إيجابية ومثمرة دائمة.

وأفضل جزء هو أنه لا يجب أن يكون صعبًا.

باستخدام الأدوات المناسبة وقائمة مراجعة توجيه العمل الصحيحة ، يمكنك بسهولة إعداد جدول زمني للقادمين الجدد.

علاوة على ذلك ، هناك بعض الحلول البرمجية الرائعة ، مثل Connecteam ، وهو تطبيق لإدارة الموظفين حائز على جوائز يتيح لك بسهولة إنشاء برنامج توجيه للعمل ومشاركته مع موظفيك مباشرة على أجهزتهم المحمولة.

وهذا فقط غيض من فيض!